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予算等集計方法の改善による 残業時間の抑制 2015 年度業務改善コンテスト 財務部主計課 勝山貴史 西村友太.

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1 予算等集計方法の改善による 残業時間の抑制 2015 年度業務改善コンテスト 財務部主計課 勝山貴史 西村友太

2 予算期における主計課の業務 予算等集計方法の改善による残業時間の抑制 ◆ 提出された予算書の内容精査及び集計 ① 入力用予算書 ・概要説明書 ・財務諸表 ・教職員数 ・学生生徒数 など 紙ベース: 50 枚 ② 施設設備入力用予算書 ・ 施設設備科目詳細 ・工事計画 ・修繕計画 ・ 75 周年記念事業計 画 など 紙ベース: 15 枚 予算書のファイル形式は Excel ( Microsoft )であり、主計課が用 意した所定のフォーマットを使用し、複数の入力シートで構成 されている。 ③ 予算執行点検評価書 紙ベース: 5 枚 ・予算の自己点検評 価 ・募集活動状況 など

3 予算期における主計課の業務 予算等集計方法の改善による残業時間の抑制 ◆ 提出された予算書の内容精査及び集計 ◆ 法人本部 1 0 ◆ 大学院・大学・短大 22 ◆ 高校・中等部・小学 校 認定こども園・幼 稚園 23 ◆ 医学部・付属病院 群 8 × 6363 = 3,150 枚 50 枚 ※値=予算提出単位

4 予算期における主計課の業務 予算等集計方法の改善による残業時間の抑制 ◆ 提出された予算書の内容精査及び集計 ★ 集計に関わる主な予算書(財務三表) ● 資金収支予算書 収支科目(大科目、合計含む) 315セル × 11カ年 × 63 = 218,295 セル ● 活動区分資金収支予算書 収支科目(大科目、合計含む) 95セル × 11カ年 × 63 = 65,835 セル ● 事業活動収支予算書 収支科目(大科目、合計含む) 147セル × 11カ年 × 63 = 101,871 セル ※その他、委託費明細表、教職員数、学生生徒数など集計が必要とな る 予算資料はいくつもある。 正確に!

5 従来の集計方法 予算等集計方法の改善による残業時間の抑制 ◆ コピー & ペースト ・時間がかかる ・科目の段ズレの可能性 ・本来重きを置かねばな ら ない内容精査の時間を 圧迫する ● 提出された予算書 ・資金収支予算書 ★ 集計表 ・資金収支集計表 “ 横並べ ” コピー & ペー スト

6 手動集計から自動集計へ 予算等集計方法の改善による残業時間の抑制 ◆ 検討: Access ( Microsoft )を利用した集計 ・主計課のみでは運用に支障 がある ・不具合が起こった場合、原 因の究明に時間がかかる ・外部要因による変化があっ た場合、メンテナンスに時 間が かかる ・課員が使い慣れていない ・複数の予算書を同時に 集計可能 ● 提出された予算書 ★ 集計表 ・資金収支集計表 “ 横並べ ” Access に取り込む

7 手動集計から自動集計へ 予算等集計方法の改善による残業時間の抑制 ◆ Excel のファイルリンク機能を利用した自動集 計 ● 提出された予算書 ・ファイル管理は課員全員が 徹底して注意する必要があ る ・複数の予算書を同時に 集計可能 ・メンテナンスが容易 ・複雑な計算式は使用し な いため構成の理解が容 易 ・課員が使い慣れている ★ 集計表 ・資金収支集計表 “ 横並べ ” Excel のファイルリ ンク

8 Excel のファイルリンク機能を利用した自 動集計 予算等集計方法の改善による残業時間の抑制 ◆ 集計表、 “ 横並べ ” の構成 63ある予算提出単位の資金収支予算書(単年度)を、横一列に 並べる

9 Excel のファイルリンク機能を利用した自 動集計 予算等集計方法の改善による残業時間の抑制 ◆ 従来の提出予算書管理方法(フォルダ構成) 大学 短大 ~ ~ 提出予算書 湘南校舎 ① 入力用予算書 ※ファイル名に法則はなく、そのほとんどが 担当者 の裁量に任されていた。 ~ ・「法人」「大学」「短大」などといった区分けとファ イル名のみの管理だった。

10 Excel のファイルリンク機能を利用した自 動集計 予算等集計方法の改善による残業時間の抑制 ◆ ファイルリンク機能利用のフォルダ構成と通し 番号 予算書提出 0××× 湘南校舎 1 ××× 代々木校舎 2 ××× 清水校舎 3 ××× 高輪校舎 ~ ① 入力用予算書 _ 湘南校舎 _01 ※ファイル名は規則通りに。 ①0××× ※ファイル名は通し番号の み。 リンクファイル 0××× 湘南校舎 1 ××× 代々木校舎 2 ××× 清水校舎 3 ××× 高輪校舎 ~ 同期

11 Excel のファイルリンク機能を利用した自 動集計 予算等集計方法の改善による残業時間の抑制 ◆ リンクファイルと “ 横並べ ” をファイルリンク接 続 リンクファイル 0××× 湘南校舎 2 ××× 清水校舎 3 ××× 高輪校舎 ①0××× ~ 1 ××× 代々木校舎 ① 1 ××× ★ 集計表 “ 横並べ ” Excel のファイルリ ンク

12 Excel のファイルリンク機能を利用した自 動集計 予算等集計方法の改善による残業時間の抑制 ◆ 期待される効果 ◎ 作業工程が単純化されることにより、正確性が高まる ⇒コピー&ペーストのような人為的な作業工程を減らすことにより、 正確性が高まることが期待される。 ◎ 予算編成の「質」の向上 ⇒要求予算を迅速かつ正確に把握することにより、的確な経営 判断を 行えるようになる。 ◎ フォルダ構成は単純であるため、来年度以降も改修する手間が少 ない ⇒ファイルリンク状態を確認すればよいため、外部要因の変化への対応が容 易。

13 ★ 集計表 Excel のファイルリンク機能を利用した自 動集計 予算等集計方法の改善による残業時間の抑制 ◆ 集計時間短縮以外の効果 ● 所定フォーマットが変更されている ● 小数点や端数( 1,000 円単位)の発生 ● 収入・支出の合計不一致 など 提出された予算書に発生する集計を妨げる要因 ◎不具合状況が一目で判断できる エラーチェッ ク 予算書が提出された時点で不具合箇所が判明するため、主計課 としては内容精査の前に再提出を促すことができ、現地担当者 は、提出後すぐに訂正・差替が可能となる。 主計課だけでなく、学園全体の予算業務短縮、 残業時間の抑制に繋がる。

14 予算期における残業時間の抑制 予算等集計方法の改善による残業時間の抑制 ◆ 直近5年間の一人当たりの残業時間と今年度の目標値 一人当たり10時間の残業時間の抑制、 65時間を切ることが目標となる

15 今後の展望 予算等集計方法の改善による残業時間の抑制 ◆ 応用として ◎ “ 横並べ ” 以外の集計表にも柔軟な対応が可能となる ⇒予算編成の段階において、特殊な様式での集計状況の報告が必要と なっても元となる数値が提出された予算書に入力済みであれば、集 計 表自体を組み替えることで対応可能。 ◎ 補正予算、決算業務にも応用できる ⇒年間業務のうち、繁忙期となる上記業務の残業時間抑制に繋がる。 年間を通して、さらなる残業時間の抑制 へ

16 今後の展望 予算等集計方法の改善による残業時間の抑制 ◆ GrowOne (財務会計システム)の導入 GrowOne 学園全体を GrowOne という財務会計システムで統一し、 日々の会計業務から予算、補正予算、決算に至るまで、 すべてこのシステムを通して展開していくことを検討し ている。

17 予算等集計方法の改善による残業時間の抑制 ご清聴ありがとうございました。


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