中小企業診断士 野田 幸紀 2010 年 2 月 10 日（水） データ分析をする前に知っておきたいノウハウ （ＡＣＣＥＳＳ初級編）

1 これらのソフトは親和性が高 く、 csv データ等に変換する事 でどのソフトでも同じデータ を扱うことも出来る。 【メリット】 －比較的一般的なソフトなので、操作方法がイメージ しやすい －関数も充実しているため、使い方次第ではかなりの 分析まで可能 【デメリット】 －扱えるデータ量には限界があり ver2003 では 行まで しか扱えない 第１章 データを扱う際の三種の神器 テキストエディタ ＥＸＣＥＬＡＣＣＥＳＳ 【メリット】 －データベースソフトなので、膨大なデータ量でも扱える －クエリでの検索が非常に強力 －プログラムやレポート機能など、非常に多機能 【デメリット】 －一般的なソフトではないため、操作に慣れるまでに 時間がかかる －表の装飾などは苦手 【メリット】 －文字データのみなので、ファイルが扱いやすく軽い。 －ツール次第だが、検索・置換・マクロ機能・ grep 検索など非常に強力な機能が使える 【デメリット】 －複雑な事は出来ない －文字の装飾やデータ整理はできない

2 CSV とは、データをカンマ (",") で区切って並べたファイル形式。 主に表計算ソフトやデータベースソフトがデータを保存するときに使う形式だが、 汎用性が高く、多くの電子手帳やワープロソフトなどでも利用できるため、 異なる種類のアプリケーションソフト間のデータ交換に使われることも多い。 実体はテキストファイルであるため、テキストエディタやワープロなどで開いて 直接編集することも可能。 ＣＳＶ 第 2 章 ファイル形式について知っておく いわずと知れた MicroSoft Office EXCEL のファイル形式 EXCEL2007 からは拡張子が xlsx となるので注意 ＸＬＳ テキストファイルとは、文字データだけで構成されたファイル。 どんな機種のコンピュータでも共通して利用できる数少ないファイル形式の一つ。 ワープロソフトなどで文書を作成した際には、テキストファイルに変換すれば、 他の機種やソフトウェアでもそのデータを利用することができる。 テキストファイルの編集のみを行なうためのソフトウェアをテキストエディタ という。 ＴＸＴ MicroSoft Office ACCESS のファイル形式 ACCESS2007 からは拡張子が accdb となるので注意 ＭＤＢ

3 第 3 章 便利なフリーソフト 【 otbedit 】 とりあえずオススメのテキストエディタ。 USB メモリに入れて持ち運ぶ事も可能な上、 数メガ単位のファイルもフリーズする事なく開く事が出来る －＜マクロ機能＞ キー操作を覚えさせ、 F4 キーで実行可能 これにより単純操作を連続実行する事が出来るので作業効率化が図れる －＜ grep 機能＞ 指定したフォルダ以下のテキストファイルを総ざらいしてキーワード検索が出来る 膨大なログファイルだったり、どのファイルか検討つかない場合に grep 検索する事で効率的に検索をかける事ができる 【 WinMerge 】 バージョンの異なる文書間で、どこに差異があるのかを見つける事が出来る便利ソフト。 例えば、バージョンの異なる病名マスタで、違いを表示させたい時などで非常に有用。 【 speeeeed 】 文字置換に特化したソフト。 非常に高速に置換が可能なので、置換処理に時間がかかる場合に使用

4  ACCESS のテーブルを開く  検索を行いたい「列」で右クリック  フィルタの対象に検索したい文字列を入力して Enter キー ⇒『 * 』で囲むと入力文字列を含む検索が実行される。囲まなければ全文一致での検索 第 4 章 ACCESS 入門 １．テーブル（データ抽 出）

5  『クエリ』－『デザインビューでテーブルを作成する』をダブルクリック  新規クエリ画面で、結合するテーブルを表示させる  結合する「列」をドラッグ＆ドロップで操作  クエリ結果として表示させたい項目を画面下のフィールドにドラッグ＆ドロップ  ACCESS 画面上部ツールバーにある『！』をクリックするとクエリが実行される 第 4 章 ACCESS 入門 ２．クエリ（結合） ① ③ ④ ⑤

6  『クエリ』－『デザインビューでテーブルを作成する』をダブルクリック  新規クエリ画面で、検索するテーブルを表示させる  クエリ結果として表示させたい項目を画面下のフィールドにドラッグ＆ドロップ  「抽出条件：」に「 Like “*” & [ICD10 検索コードを入力 ] & “*” 」と入力する  ACCESS 画面上部ツールバーにある『！』をクリックするとクエリが実行される  『 [ ] 』の部分はパラメータの入力が求められるので、異なる条件で何度もクエリ実行する場合に便利 第 4 章 ACCESS 入門 ３．クエリ（パラメータク エリ）

7  『クエリ』－『デザインビューでテーブルを作成する』をダブルクリック  新規クエリ画面で、検索するテーブルを表示させる  クエリ結果として表示させたい項目を画面下のフィールドにドラッグ＆ドロップ  画面下フィールドで右クリックして「集計」をクリック  『集計：』という行が表示されるので、「グループ化」や「合計」を選択する  ACCESS 画面上部ツールバーにある『！』をクリックするとクエリが実行される 第 4 章 ACCESS 入門 ４．クエリ（グループ化、 合計） ④ ⑤

8  『クエリ』－『デザインビューでテーブルを作成する』をダブルクリック  新規クエリ画面で、検索するテーブルを表示させる  クエリ結果として表示させたい項目を画面下のフィールドにドラッグ＆ドロップ  例として「病名最初 1 文字 : Left([ 病名表記カナ ],1) 」と入力する  ACCESS 画面上部ツールバーにある『！』をクリックするとクエリが実行される  クエリ結果として「病名表記カナ」の 1 文字目のみ抽出される 第 4 章 ACCESS 入門 ５．クエリ（関数） ※関数は非常に幅が広いので、あくまでも例を紹介します。 これを使いこなせるとグッと便利になります。 ④

9 【やりたいこと】時間がなかったので説明資料なし －オートフィルタ － sumproduct 関数 －ピボットテーブル －グループ化 － F4 キー －マクロ化 第 5 章 EXCEL 便利な使い方