情報リテラシー演習 第 6 週 Excel の使い方 3

Excel の使い方 一応シラバスでは 先々週 – セル入力の基本操作 – 数式の記述法 – よく利用される関数 – 範囲指定とグラフの描画 – 表とグラフの作成演習 先週 – IF 関数を用いた判定と表 示 – その他の関数 – 判定表の作成演習 – ヒストグラムの作成演習 今週 – 並び替えとオートフィル タ – グラフ表示の編集 – クロス集計 – 上記機能の演習

データの入力規則 (1/6) データの誤入力防止に効果的 – 値の範囲指定 – 入力可能データをリストから選択 – 等々 サンプルデータ ( 資料 001) 資料 001

データの入力規則 (2/6) 規則を設定したい範囲を選択 – 「データ」 → 「データの入力規則」

データの入力規則 (3/6) 別のワークシートから取ってくる場合 – 入力値の種類 リスト – 元の値 = 性別 !A:A

データの入力規則 (4/6) 直接入力設定する場合 – 入力値の種類 リスト – 元の値 男, 女 列挙 – 半角カンマで

データの入力規則 (5/6) 入力欄にプルダウンボタン – リストから値を選択可能に – キーボード入力の時は ALT+↑ または ALT+↓

データの入力規則 (6/6) 元の値 – どういうわけか カーソルキーでの移動がセル移動 クリックドラッグで範囲指定はできるが 他のワークシートを選択できない – 多分バグですが 使い難くて困る orz

クロス集計 IT 用語辞典 e-Word 「クロス集計」によると IT 用語辞典 e-Wordクロス集計 – 与えられたデータのうち、 2 つないし 3 つ程度 の項目に着目してデータの分析や集計を行な うこと。 – 1 つ ( ないし 2 つ ) の項目を縦軸に、もう 1 つの項 目を横軸において表を作成して集計を行なう。 Excel の場合 – ピボットテーブルの機能がこれに該当 – Pivot : 回転軸 – 詳しいことはヘルプ参照ヘルプ参照

ピボットテーブル (1/7) サンプル ( 資料 002) 資料 002 「挿入」 → 「ピボットテーブル」

ピボットテーブル (2/7) フィールドを – 行列ラベル、 Σ 値にドラッグ＆ドロップ

ピボットテーブル (3/7) 行と列の交差部分の条件で集計される – 条件に合致する値の数や値の合計等

ピボットテーブル (4/7) Σ 値の集計方法を変えたい場合 – Σ 値をクリックして「値フィールドの設定」

ピボットテーブル (5/7) 表示順を変えたい場合は – ラベルを選択して枠線上でドラッグ

ピボットテーブル (6/7) 元データを更新した場合 – 自動で変更されない – 手動で「更新」が必要 「ピボットテーブルツール」 → 「オプショ ン」から

ピボットテーブル (7/7) その他デザインの変更等も簡単にできる

ソート順序のカスタマイズ (1/6) ソートで – 昇順・降順に自動で並んでほしい場合

ソート順序のカスタマイズ (2/6) 「 Office ボタン」 → 「 Excel のオプション」 – → 「基本設定」 → 「ユーザー定義リストの編 集」

ソート順序のカスタマイズ (3/6) 「新しいリスト」に – 「不, 可, 良, 優, 秀」のように昇順に – カンマ区切りでリスト項目を「追加」 – 改行で区切っても良い

ソート順序のカスタマイズ (4/6) ソートしてみると – 定義した並び順で無事ソートされる

ソート順序のカスタマイズ (5/6) もし上手く並ばない時は – 並べ替え規則を手動で設定する – 「その他の並べ替えオプション」 – → 「その他のオプション」

ソート順序のカスタマイズ (6/6) 自動並べ替えのチェック外して 並べ替え規則を設定 – ここまでの結果 ( 資料 003) 資料 003

ピボットグラフ ピボットテーブルとやることは同じ – 結果サンプル ( 資料 004) 資料 004

他のプログラムとのデータ交換 テキストのみのファイル形式を用いる – CSV – Comma Separated Value – TSV – Tab Separated Value 「名前を付けて保存」で – 「ファイルの種類」選ぶと保存できる 読み込みは後述

CSV カンマで列、改行で行を区切った形式

TSV タブで列、改行で行を区切った形式

アドレス帳 Windows Mail または Explorer から

連絡先 メールアドレスのほか住所等が記録でき る – 新規作成は「新規作成」 → 「連絡先」

アドレス帳のエクスポート (1/7) 「エクスポート」で CSV に書き出せる

アドレス帳のエクスポート (2/7) 「エクスポートが見当たらない」場合 – アドレス帳右クリックして「プロパティ」

アドレス帳のエクスポート (3/7) 「カスタマイズ」 → フォルダの種類「連絡 先」

アドレス帳のエクスポート (4/7) CSV 選んでエクスポート – エクスポート先「参照」

アドレス帳のエクスポート (5/7) デスクトップにファイル名「住所録」で

アドレス帳のエクスポート (6/7) エクスポートするフィールド – 名、姓、自宅の番地、市区町村、都道府県 – 選択して「完了」

アドレス帳のエクスポート (7/7) エクスポート結果のサンプル ( 資料 101) 資料 101

CSV を Excel で開く 「 Office ボタン」 → 「開く」で「すべての ファイル」

CSV を Excel で開く 文字コードを適切に ( 通常は自動識別 ) – 文字化けしてたら、適切なコードに – JIS, シフト JIS,UTF-8 等

CSV を Excel で開く 区切り文字を適切に – プレビューが縦線で区切られるよう

CSV を Excel で開く 必要なら、各列にデータ形式を設定 – 主には文字列とか日付とか

CSV を Excel で開く 正常に読めた場合 文字コードが合ってない場合とか – ダブルクリック、ドラッグ＆ドロップの場合 なるかも

差し込み印刷 (1/15) Word の機能 Excel などのデータを定型に流しこめる – 宛名、あいさつ文 (○○ 様 ) 等 – 文面の大半は同じだが 名前だけが異なるような大量の印刷に便利 例 : はがきの宛名 – 「差し込み印刷」 → 「はがきの印刷」

差し込み印刷 (2/15) はがきの場合は、ウイザード形式になっ てる – 自分で作る場合 – 差し込みフィールドを埋めていく

差し込み印刷 (3/15) ウイザード形式の場合 – 質問に答えながらどんどん「次へ」 まずはがきの種類

差し込み印刷 (4/15) 宛名のフォント 宛名の縦書き、横書き

差し込み印刷 (5/15) 差出人の住所を作成

差し込み印刷 (6/15) 「他の住所録ファイル」 → 「参照」 「デスクトップ」 → 「すべてのファイル」 – CSV ファイル選ぶ

差し込み印刷 (7/15) とりあえず設定は完了

差し込み印刷 (8/15) とりあえず出来たが – 宛名住所が出ない

差し込み印刷 (9/15) 「差し込み印刷」 → 「結果のプレビュー」 OFF に – 差し込みフィールドが見える

差し込み印刷 (10/15) 「フィールドの対応」で対応付けする – 住所 1 自宅の番地 – 郵便番号 自宅の郵便番号

差し込み印刷 (11/15) 足らないフィールドは – 「差し込みフィールドの挿入」 自宅の都道府県 自宅の市区町村 – カーソル位置に 挿入される

差し込み印刷 (12/15) 「結果のプレビュー」 ON に戻す

差し込み印刷 (13/15) ページを送って、他の人の結果も確認 問題なければ印刷

差し込み印刷 (14/15) 必要ない人は – 「アドレス帳の編集」から – チェック外す

差し込み印刷 (15/15) 全く新規にひな形を起こしたい場合は – 「差し込み印刷の開始」 – → 「差し込み印刷ウイザード」から – 基本は同じなので詳細はヘルプ参照ヘルプ参照

あとは マクロ – 操作を記録、再生できる – 記録内容は VBA になってる – VBA(Visual Basic for Application) プログラミング言語 – プログラミングしてやることで自動操作が可能 – 関数を自分で作ったりもできる とても便利なのだけど – 時間的に無理です – プログラミングの授業は半期くらいないと