共有サーバーを活用した OA 化による業務改善事例 （情報共有における業務効率改善） 事務部業務管理課 薄井、島貫.

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1 共有サーバーを活用した OA 化による業務改善事例 （情報共有における業務効率改善） 事務部業務管理課 薄井、島貫

2 ・作業効率化、高品質化、定型業務化 ・非定形業務への即時対応 文書 表 台帳 資料 ﾃﾞｰﾀﾍﾞｰｽ 業務手順、ノウハウ、 計算条件、書式、規程 を プログラム 化 帳票 共有サーバによる情報共有化（ OA 化イメージ） 共有ドライブで 資料をデータベース化 課員の一部が DB 操作プログラムの研修中 ﾌﾟﾛｸﾞﾗﾑ 事務用ネットワーク 事務用 PC で共有 他部署 ﾃﾞｰﾀﾍﾞｰｽ 課内の様々な情報 ワード、ＰＤＦ、エクセル・・

3 気になっていたこと １ 業務管理課に異動して、 ①課員全員の業務スケジュールを一元的に可視化できないか ・業務担当情報、状況を把握したい （何処からの依頼で、何処で、いつ、誰が、何をする） ・不在情報を把握したい（休暇、早退、遅刻、会議、出張、・） ・当日（分刻み）、週、月、長期で一覧表示できないか ・見やすい形で、記録しやすい形で、画面表示できないか ②それが把握できると ・課の動きを把握できる。 ・重複割り当てを回避できる ・業務の負荷分散（均一化）が図れる ・業務担当外者の把握ができる ・勤務管理ができる。所在確認ができる。 ・年間統計により、経験業務の記録を元に、スキル向上進捗を把 握できる ＜改善施策＞こんな情報を課員間で互いに入力し共有（一覧）できな いか ＜改善結果＞業務管理課のスケジュール管理システムを紹介します

4 １０月１日の業務予定 ９月１９日の業務予定 スケジュール管理システム：表示画面例 （毎朝 課員全員で確認）

5 スケジュール管理システム：表示画面例 ９月の業務 予定

6 スケジュール管理システム：表示画面例 ８月の休暇

7 業務管理課に異動して、 ①湘南キャンパスの教育施設・設備・機材はどうなっているのか ・何処に何があるのか、誰がいつ使用しているのか（授業、行 事・・） ・課の管理・支援する範囲はなにか（操作、活用支援、接続・設 定） ・維持・保守の状況は（障害記録は、消耗度は、点検記録 は・・） ・学生貸し出し機材は？ 今貸している機材は、いつ戻る？ ②この情報が瞬時に検索できると ・教職員、学生からの問い合わせに対応できる ＊この施設ではこのようなことが出来ますか・・ ＊・・が設置されている教室はどこに、どのくらいあります か・・ ＊授業中に、この装置が機能しないのだけれど・・ ＊こんな機材が借用できますか・・ ・業者からの問い合わせに的確に対応できる ＊修理に行きたいのだけれど、教室の機材構成、配置図はあり ますか ＊故障の概要を知らせてほしい ＜改善施策＞こんな情報を課員間で互いに入力し共有（一覧）できな いか ＜施策実施＞業務管理課の教育施設設備台帳、障害記録簿、 教育機材貸し出しシステムを紹介します 気になっていたこと２

8 ①検索したい号館を指定します。 指定した号館毎の 教室（部屋）台帳を検索・出力で きます。 ②１号館の教室一覧が表示されます 教育施設設備台帳

9 １号館の教室一覧です １号館の教室一覧表（プレビュー） です 指定教室の詳細が表示されます

10 管財番号 教室 の写真 点検記録 指定した教室の詳細情報です

11 この教室の時間割：教室使用状況は？ 当日の時間割を見ることが出来ます（教務情報 の共有） 教室利用情報の詳細一覧表 プレビュー 点検・修理ができる日は？ 担当の先生への連絡は？ 同じ設備の空き教室は？

12 台帳のプリントイメージです。 → 修理業者へ FAX 送信 全教室の台帳は教務課へ提 供 故障連絡：４月 日にプロジェクターが授業中に突然故障、ランプ切れではありませんでした。 調査、修理願います。水曜日、金曜日２時限以降は授業に使用しておりません。 業務管理課担当：和田 （２６７０）

13 設備障害記録簿 障害の連絡を受け課員、対応した課員、は適時入力します。

14 設備障害記録簿 障害の連絡を受け課員、対応した課員、は適時入力します。

15 設備障害管理 毎月の教務課との定期連絡会で一覧表を提出します。 年間では老朽化度を調査します。

16 機材貸し出し管理 業務改善コンテストで報告済み。 教育機材貸し出しシステム ↑ 機材貸し出し情報の入力 ← 機材情報 機材仕様、 貸し出し履歴 ↑ 保有機材カタログ ９０分類 約１０００の機材 数 ケーブル等を除く

17 その他の情報共有による業務改善事例 １．課員の勤務状況把握 当日担当業務 → 当日勤務記録 → 業務分類記録 → 業務マップ ＜改善施策＞業務マップを正確に作業負荷無く作成 ＜施策実施＞勤務記録の発生源入力、業務マップ集計 の 自動化システムの構築 ２．印刷依頼の受付、委託業者指示の OA 化 ＜改善施策＞印刷用語の違いから起こる依頼内容の取 り 違いを防ぐ。工場への指示書の相 互チェック。 ＜施策実施＞学内印刷依頼仕様と委託業者の工場への 指示内容を相互に共有・チェッ ク・管理 できるシステムの構築

18 課員が毎日、業務記録を 経過時間と業務マップ区分 の大・中分類で入力（５ 分） 業務マップが自動生成され る。 （処理時間１秒） 管理職の業務改善 手作業では何時間？ 内容は正確ですか？ 勤務記録 業務マップ作成システ ム

19 自動出力： 当日までの累積＋昨年実績（昨年実績は一覧表示され、調整することが出来ます） → そのまま人事担当へ提出

20 課全体、個人別の グラフが出力できる。 目標設定シートの 担当業務％が正確になる。 ↓ 翌年の要員調査の参考に してほしい。（人事担当 へ）

21 大学で記載 → 業者内容把握・業者用語に変換 → 工場指示書作成 この流れを同一画面で共有 印刷依頼受付・業者指示管理システム これは一画面で表示され大学と業者が共有します。 指示書をプレビュー

22 指示書の自動発行 内容を大学と業者で共有（確認 ) 両者が確認しないと指示書は発行 出来ない仕組み。 委託業者からの強い要請で構築 されたシステムです。

23 情報の分類 依頼業務 情報 施設情報 教育設備 情報 時間割情報 ・教室利用 ・教員出講 学生情報 教員情報 職員情報 教育設備・機材 トラブル情報 教育機材 情報 機材貸出し 情報 機材点検 情報 印刷依頼 情報 随時事務情報 施設設備台帳情報 他部署提供情報 情報活用業務 （業務システム） ①依頼業務管理 ②印刷依頼管理 ③機材貸出管理 （デジタル台帳） ①教育設備台帳 ②教育機材台帳 （統計、計画立案） ①障害統計 DB ②整備計画 DB ③勤務管理 DB ④業務マップ DB 施設・教室 情報

24 業務システムの起動は 事務用 PC で専用フォームから 情報活用業務 （業務システム） ①設備障害管理 ②機材貸出管理 ③依頼業務管理 ④印刷依頼管理 （デジタル台帳） ①教育設備台帳 ②教育機材台帳 （統計、計画立案） ①障害統計 DB ②整備計画 DB ③勤務管理 DB 業務マップ DB