Microsoft® Access® 2010 トレーニング

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1 Microsoft® Access® 2010 トレーニング
[トレーナー向けコメント: このテンプレートのカスタマイズの詳細については、最後のスライドを参照してください。 また、一部のスライドのノート ウィンドウには、追加のレッスン テキストが用意されています。] 新しいデータベースの テーブルをデザインする

2 新しいデータベースのテーブルをデザインする
コースの内容 概要: 優れたデザインを計画する レッスン: 9 つの手順のセクション 推奨される演習タスク テスト クイック リファレンス カード 新しいデータベースのテーブルをデザインする

3 新しいデータベースのテーブルをデザインする
概要: 優れたデザインを計画する Access 2010 を使うのは初めてですか。 ここから Access の基本についての学習を開 始しましょう。初めに優れたデザインについて学 習します。デザインが優れていると、データベー スですべてのデータを正確に収集できます。 このコースでは、新しいデータベースのテーブル とリレーションシップをデザインする方法を中心 に学習します。 新しいデータベースのテーブルをデザインする

4 新しいデータベースのテーブルをデザインする
コースの目標 新しいデータベースのテーブル構造を計画する。 各テーブルの個別の列であるフィールドを計画する。 テーブル間のリレーションシップを有効にする主キー フィー ルドを計画する。 Microsoft® SharePoint® サイトに発行できるデータ ベースである Web データベースのテーブルをデザインする。 新しいデータベースのテーブルをデザインする

5 新しいデータベースのテーブルをデザインする
計画を開始する あなたは、このコースで、コンピューター、机など、会社の資産に関するデータを管理しているとします。 これまで、このようなデータを入力して管理するのにスプレッドシートを使ってきましたが、ファイルが非常に大きくなり、データの検索と変更が困難になっているほか、一部のレコードが正確でなくなっています。 このデータを Access データベースに移動すると作業が楽になりますが、どこから始めたらよいでしょうか。 計画によって時間と労力を節約できます。 新しいデータベースのテーブルをデザインする

6 新しいデータベースのテーブルをデザインする
計画を開始する データベースのデザインに関連する用語はかなり専門的な場合があり、"正規形" のような用語を耳にしますが、基本は次のとおりです。 初めに収集する必要があるデータに注目します。 そのデータのうち、繰り返されるものはどれくらいですか。 たとえば、スプレッドシートで何回、仕入先をリストしていますか。 この繰り返しのデータを探し、そのデータを単独のテーブルに移動します。 さまざまな種類の繰り返しのデータを確認し、それぞれの種類のデータを単独のテーブルに移動するまで、この手順を繰り返します。 計画によって時間と労力を節約できます。 新しいデータベースのテーブルをデザインする

7 新しいデータベースのテーブルをデザインする
計画を開始する この手順の一部として、各テーブルに一意のデータが含まれることを確認します。 たとえば、資産データのテーブルには売上情報は含まれず、給与データのテーブルに医療レコードを含めることはできません。 データをより小さいテーブルに分割することを、"正規化" と呼びます。 計画によって時間と労力を節約できます。 新しいデータベースのテーブルをデザインする

8 新しいデータベースのテーブルをデザインする
計画を開始する データを正規化した後は、 テーブルとリレーションシッ プをリンクしてデータを "再度関連付け" させます。 これを図に示します。 元のスプレッドシートではデータを 1 つの長いリストに配置していますが、データベースではデータをテーブルに分割します。 その代わり、必要な情報を見つけ、データから意味のある情報を得られるような方法でテーブルを関連付けます。 計画によって時間と労力を節約できます。 新しいデータベースのテーブルをデザインする

9 新しいデータベースのテーブルをデザインする
計画を開始する この一連のテーブルとリレーションシップが、いずれの リレーショナル データベースにおいてもそのバックボーンとなります。 これらがなければデータベースではありません。 これから学習を進める過程で、手順を追ってデザイン プロセスについて学びます。 計画によって時間と労力を節約できます。 新しいデータベースのテーブルをデザインする

10 新しいデータベースのテーブルをデザインする
目的を決定する 新しいデータベースを計画するうえでの最初の手順は、その目的を書き留めることです。 ここでは、会社の資産データを入力して管理する必要があります。 ただし、これだけでは目的として不十分です。 だれがどのようにデータベースを使用するのかを自問自答して、それらのさまざまなニーズや使用方法を目的記述書にすべて網羅するようにしてください。 たとえば、故障した機械を修理する技術者は、原価を管理する経理担当者とは異なる情報ニーズを持っています。 だれが、何を、いつ、どこで、なぜ、どうやって 新しいデータベースのテーブルをデザインする

11 新しいデータベースのテーブルをデザインする
目的を決定する 目的記述書はいつも手元に置き、テーブルをデザインするときに参照します。 この記述を完璧なものにする必要はありません。いつでも変更できるものであり、またその必要が生じるものです。 だれが、何を、いつ、どこで、なぜ、どうやって 新しいデータベースのテーブルをデザインする

12 新しいデータベースのテーブルをデザインする
格納するデータをリストアップする データベースのデザインが優れていることは、データの重複を防ぎ、データを完全にするうえで有効です。 さらに、最も重要なのは、それによってデータが正確になるということです。 格納に適したすべてのデータ 新しいデータベースのテーブルをデザインする

13 新しいデータベースのテーブルをデザインする
格納するデータをリストアップする こうした目標を達成するには、まず、収集するデータをリストアップします この作業は既存のデータを使って始めることができます。ここでは、スプレッドシートを使います。 紙の帳票やフォームを使用している場合は、そのサンプルを集めます。 さらに、どのようなデータが必要かについて、遠慮なく同僚にたずねてください。 格納に適したすべてのデータ 新しいデータベースのテーブルをデザインする

14 新しいデータベースのテーブルをデザインする
格納するデータをリストアップする 格納する必要がある情報を確認するための別の方法として、データに関連するタスクのフローチャートを作成する方法があります。 たとえば、だれがどのようにしてデータを入力しますか。 どのような種類のフォームが必要ですか。 格納に適したすべてのデータ 新しいデータベースのテーブルをデザインする

15 新しいデータベースのテーブルをデザインする
格納するデータをリストアップする さらに、この作業では、データベースから作成するレポートや差し込み文書についても検討します。 たとえば、机やいすをいつ取り替える必要があるかを知る必要がありますか。 その情報はだれが必要としていますか。 入力して使用する必要があるデータに注目すると、どのデータを格納するかを決定するうえで役立ちます。 格納に適したすべてのデータ 新しいデータベースのテーブルをデザインする

16 新しいデータベースのテーブルをデザインする
テーマ別にデータをグループ化する 収集するデータをリストアップしていくと、それらのデータを 1 つまたは複数の件名カテゴリまたはグループに分類できることがわかります。 たとえば、情報のグループは次のようになります。 型、購入日、コストなどの資産に関するデータ。 一意の情報ごとに分類されたグループ 新しいデータベースのテーブルをデザインする

17 新しいデータベースのテーブルをデザインする
テーマ別にデータをグループ化する コンピューター、机などの仕入先に関するデータ。 このカテゴリには、会社名、住所、電話番号、連絡先の担当者名などが含まれます。 備品の修理やメンテナンスのサポートに関する データ 。 このデータには 会社名や連絡先の 担当者名が含まれる ため、仕入先データと 類似したものになります。 一意の情報ごとに分類されたグループ 新しいデータベースのテーブルをデザインする

18 新しいデータベースのテーブルをデザインする
テーマ別にデータをグループ化する グループ化が重要なのは、各グループが、資産、 サポート、仕入先などのテーブルに対応できるためです。 グループ化によってテーブルの完全なリストは作成できないかもしれませんが、これは第一歩の作業です。 いつでも書き直すことができます。 各グループには、一意のデータが含まれるようにしてください。たとえば、あるグループには資産情報のみが含まれ、別のグループには仕入先のデータのみが含まれるようにします。 一意の情報ごとに分類されたグループ 新しいデータベースのテーブルをデザインする

19 新しいデータベースのテーブルをデザインする
グループからフィールドへ デザインにおける次の手順は、各テーブルのフィールドをリストアップすることです。 Access テーブルでは、列を "フィールド" と呼び、個別のレコードを "行" と呼びます。 通常、テーブル内の各フィールドは他のフィールドに関連付けられます。 たとえば、仕事の連絡先データのテーブルでは、姓、名、会社名、電話番号などのフィールドを作成します。 重要な詳細から作業を開始します。 新しいデータベースのテーブルをデザインする

20 新しいデータベースのテーブルをデザインする
グループからフィールドへ 各フィールドは他のフィールドに関連付けられ、仕事の連絡先のみに適用される必要があります。 関連付けられた一連のフィールドを "リレーション" と呼びますが、これがリレーショナル データベースという用語の語源となっています。 フィールドの計画は、各グループで収集する特定の情報を決定することから開始します。 ここでも、既存のデータであるスプレッドシート、帳票、カード ファイルなどを参照できます。 また、Access データベース テンプレートなど、既存のデータベースを開き、使用しているフィールドを確認することもできます。 重要な詳細から作業を開始します。 新しいデータベースのテーブルをデザインする

21 新しいデータベースのテーブルをデザインする
グループからフィールドへ 通常、資産データベースには、各項目と、購入日、コストなど、各項目に関する情報を含めます。 この際に、各フィールドを論理的に最小のコンポーネントに減らすようにします。 優れたデザインでは、フィールドは 1 つの情報を表し、フィールド名からは明確にそのデータが何であるかがわかります。 たとえば、テーブルには姓と名のそれぞれ個別のフィールドが含まれている必要があります。これは、情報の検索と並べ替えを簡単にするためです。 また、国際対応のデータも記録する必要があるかどうか検討します。 国際対応のデータも記録する場合は、"国" フィールドが必要になり、"都道府県" フィールドではなく "地域" フィールドなどにする必要があります。 重要な詳細から作業を開始します。 新しいデータベースのテーブルをデザインする

22 新しいデータベースのテーブルをデザインする
グループからフィールドへ 作業中には、1 つのテーブルのデータを他のテーブルで使用する必要が生じることもあります。 たとえば、図では、"資産" グループには仕入先とサポートのフィールドが含まれています。 これは当然なことであり、テーブルの関連付けのニーズを示しています。このリレーションシップについてはすぐ後で学習します。 ここでは、各テーブルで必要と思われるすべてのフィールドを含めてください。 メモ: フィールド名に複数の単語が含まれている場合は、スペースで単語を区切らないでください。 スペースで区切ると、Visual Basic for Applications コード、"式" と呼ばれる種類の数式など、他のコンポーメントの作成が困難になります。 フィールド名で複数の単語を使用する必要がある場合は、スペースを削除し、各単語の最初の文字を大文字にするか、アンダースコアで単語を区切ります。 重要な詳細から作業を開始します。 新しいデータベースのテーブルをデザインする

23 新しいデータベースのテーブルをデザインする
グループからフィールドへ 最後に、行については計画しません。 行は、フィールドにデータを入力すると作成されます。 重要な詳細から作業を開始します。 新しいデータベースのテーブルをデザインする

24 新しいデータベースのテーブルをデザインする
データ型を計画する 各テーブルのフィールドをリストアップした後は、各フィールドの "データ型" を決定する必要があります。 データ型は、フィールドに入力できるデータとそうでないデータを制御するプロパティです。 たとえば、名前、住所などのテキスト型のデータを格納する場合は、フィールドをテキスト型に設定します。 日付と時刻を格納する場合は、フィールドを日付/時刻型に設定します。 各フィールドにデータ型を設定します。 新しいデータベースのテーブルをデザインする

25 新しいデータベースのテーブルをデザインする
データ型を計画する データ型はすべてのリレーショナル データベースの基準となっており、これにより正確なデータ入力が可能になります。 たとえば、日付と時刻を含むように設定されたフィールドに名前を入力することはできません。 さらに、データ型はフィールドのサイズを制御するので、データベースのサイズを制御するうえでも有効です。 大きいフィールドに少量のテキストを入力して容量を無駄にすることがありません。 各フィールドにデータ型を設定します。 新しいデータベースのテーブルをデザインする

26 新しいデータベースのテーブルをデザインする
データ型を計画する Access ではデータ型を簡単に設定することができます。 ここでは、フィールドをリストアップする際に、各フィールドのデータ型もメモします。 データ型の完全な一覧については、このコースの最後にあるクイック リファレンス カードのリンクを参照してください。 各フィールドにデータ型を設定します。 新しいデータベースのテーブルをデザインする

27 新しいデータベースのテーブルをデザインする
主キーを計画する 計画の次の手順は、各テーブルに主キー フィールドを追加することです 主キーはフィールドまたはフィールドの組み合わせであり、テーブルの各行のレコードを一意にする値が含まれています。 たとえば、電話会社は "山田 太郎" というすべての名前を、一意の主キー値を使って識別することで管理しています。 すべてのテーブルの重要なフィールド 新しいデータベースのテーブルをデザインする

28 新しいデータベースのテーブルをデザインする
主キーを計画する データベースの各レコードの識別に加えて、テーブル間のリレーションシップでも主キーを使用します。 実際に、主キーは非常に重要なので、そのルールが存在します。データベースの各テーブルには主キーが必要です。 主キーがないと、リレーションシップを作成することができず、データから意味のある情報を取得することができません。 また、主キーがないと、レコードを重複させる可能性が高く、データの使用がはるかに困難になります。 すべてのテーブルの重要なフィールド 新しいデータベースのテーブルをデザインする

29 新しいデータベースのテーブルをデザインする
主キーを計画する Access には、主キーを作成するための複数の方法が用意されています。 初心者ユーザーにとって最も簡単な方法は、各テーブルで "資産 ID"、"仕入先 ID" などの "ID" フィールドを計画し、そのフィールドをオートナンバー型に設定することです。 すべてのテーブルの重要なフィールド 新しいデータベースのテーブルをデザインする

30 新しいデータベースのテーブルをデザインする
主キーを計画する 新しいレコードを追加するたびに、このフィールドの値が 1 ずつ増分されます。 また、データベースを SharePoint に発行することを計画している場合は、オートナンバー型フィールドをすべてのテーブルの主キーとして使用する必要があります。 すべてのテーブルの重要なフィールド 新しいデータベースのテーブルをデザインする

31 新しいデータベースのテーブルをデザインする
外部キーを計画する このコースで既に学習したように、データをテーブルに分割した後で、リレーションシップと呼ばれるリンクを使ってデータを "再度関連付け" させます。 テーブルのリレーションシップは複雑になることがあり、このコースの対象範囲には含まれません。 ここでは、この計画を行う必要がありますが、そのためには "外部キー" をどこに設定するかを決定します。 リレーションシップの鍵: キーの共有 新しいデータベースのテーブルをデザインする

32 新しいデータベースのテーブルをデザインする
外部キーを計画する 外部キーは、別のテーブルで使用する主キーです。 これを図に示します。"仕入先" テーブルおよび "サポート" テーブルの主キーが、どのようにして "資産" テーブルのフィールドになったかがわかります。 "資産" テーブルの重複するフィールドが外部キーです。 リレーションシップの鍵: キーの共有 新しいデータベースのテーブルをデザインする

33 新しいデータベースのテーブルをデザインする
外部キーを計画する この時点で、「このようにフィールドを共有すると、一部のデータが重複する」と思われるかもしれませんが、心配する必要はありません。このような重複は問題ありません。 主キーの値は小さく、リレー ションシップで使用しない限 り、データベースから情報を 取得することはできません。 デザインの手順として、外部 キー フィールドを指定します。 たとえば、図のリレーションシップでは、「2 年前に購入したモニターの仕入先はどこですか」のような質問に答えることができます。 データベース デザインとリレーションシップの詳細については、このコースの最後にあるクイック リファレンス カードのリンクを参照してください。 リレーションシップの鍵: キーの共有 新しいデータベースのテーブルをデザインする

34 SharePoint 用のテーブルをデザインする
デザイン プロセスの最後の手順として、データベースを SharePoint に発行するかどうかを決定します。 データベースを SharePoint に発行する場合は、Access で提供される機能の一部をテーブルで使用することはできません。 たとえば、テーブルを作成するには、データシート ビューのみを使用でき、テーブル デザイナーを使用することはできません。 Web データベースでは計画が必要 新しいデータベースのテーブルをデザインする

35 SharePoint 用のテーブルをデザインする
さらに、作成できる唯一の種類のリレーションシップは "ルックアップ フィールド" と呼ばれます。 この種類のリレーションシップでは、1 つのテーブルにある値を、別のテーブルのリストから選択することができます。 Web データベースでは計画が必要 新しいデータベースのテーブルをデザインする

36 SharePoint 用のテーブルをデザインする
Access でこのような制限があるのは、発行プロセスではデータベースがダイナミック HTML と ECMAScript に変換されるので、データベース コンポーネントの作成を避ける必要があるためです。Access では、それらの言語に変換できないコンポーネントを "オブジェクト" と呼んでいます。 SharePoint で使用するデータベースの作成の詳細については、クイック リファレンス カードのリンク先を参照してください。 したがって、計画の最後の手順として、データベースを発行するかどうかを考えます。 これは細かい点ですが、非常に重要です。 Web データベースでは計画が必要 新しいデータベースのテーブルをデザインする

37 新しいデータベースのテーブルをデザインする
演習のヒント 計画を開始する。 "資産" データベース テンプレートを使ってみる。 テーブルを作成せずに冗長データを避ける方法を検討する。 [トレーナー向けコメント: Access 2010 がコンピューターにインストールされていれば、スライド内のリンクをクリックしてオンライン演習にアクセスできます。 演習では、指示に従いながら、これらの各タスクを Access 2010 で行うことができます。 重要: Access 2010 をお持ちでない場合は、演習の指示を受けることはできません。] オンライン演習 (Access 2010 が必要です) 新しいデータベースのテーブルをデザインする

38 新しいデータベースのテーブルをデザインする
テスト問題 1 主キーの機能に関する説明として正しいものは、次のうちどれですか。 (答えを 1 つ選んでください。) テーブルの各レコードを一意に識別する。 データベースを暗号化し、暗号化解除する。 正しいテーブルにデータを入力できるようにする。 新しいデータベースのテーブルをデザインする

39 新しいデータベースのテーブルをデザインする
テスト問題 1 主キーの機能に関する説明として正しいものは、次のうちどれですか。 正解: テーブルの各レコードを一意に識別する。 主キーにはすべてこの機能があり、すべてのテーブルには主キー フィー ルドが必要です。 新しいデータベースのテーブルをデザインする

40 新しいデータベースのテーブルをデザインする
テスト問題 2 データベース デザインが優れていることのデータに対する利点の説明 として正しいものは、次のうちどれですか (1 つだけ選択してください)。 データは常にバックアップされる。 データは完全で正確になる。 データが重複するので検索が簡単になる。 新しいデータベースのテーブルをデザインする

41 新しいデータベースのテーブルをデザインする
テスト問題 2 データベース デザインが優れていることのデータに対する利点の説明として 正しいものは、次のうちどれですか。 正解: データは完全で正確になる。 完全性と正確性は、正しい決定を下すうえで必要不可欠です。 新しいデータベースのテーブルをデザインする

42 新しいデータベースのテーブルをデザインする
テスト問題 3 すべてのデータを常に個別のテーブルに配置する必要がある。 (答えを 1 つ選んでください。) この文章は正しい。 この文章は間違っている。 新しいデータベースのテーブルをデザインする

43 新しいデータベースのテーブルをデザインする
テスト問題 3 すべてのデータを常に個別のテーブルに配置する必要がある。 正解: この文章は間違っている。 少量の項目を格納および管理するだけの場合は、値の一覧を含む ルックアップ フィールドを使用できます。 新しいデータベースのテーブルをデザインする

44 新しいデータベースのテーブルをデザインする
テスト問題 4 優れたデザインのデータベースに含める適切なテーブルの数として正し いものは、次のうちどれですか。 (答えを 1 つ選んでください。) 重複していないすべてのデータを収集するために必要な数 1 つ 2 つ 新しいデータベースのテーブルをデザインする

45 新しいデータベースのテーブルをデザインする
テスト問題 4 優れたデザインのデータベースに含める適切なテーブルの数として正し いものは、次のうちどれですか。 正解: 重複していないすべてのデータを収集するために必要な数 1 つのテーブルとすることも、数十のテーブルとすることもできます。 新しいデータベースのテーブルをデザインする

46 新しいデータベースのテーブルをデザインする
テスト問題 5 テーブル A とテーブル B 間のリレーションシップを確立する方法は、 次のうちどれですか (1 つだけ選択してください)。 テーブル A をテーブル B と結合する。 テーブル A をテーブル B とリンクする。 テーブル A からテーブル B に主キーを追加する。またはその反対。 新しいデータベースのテーブルをデザインする

47 新しいデータベースのテーブルをデザインする
テスト問題 5 テーブル A とテーブル B 間のリレーションシップを確立する方法は、 次のうちどれですか。 正解: テーブル A からテーブル B に主キーを追加する。またはその反 対。 主キー フィールドを別のテーブルに追加してリレーションシップを作成 すると、その新しいフィールドが外部キーになります。 新しいデータベースのテーブルをデザインする

48 新しいデータベースのテーブルをデザインする
クイック リファレンス カード このコースで説明しているタスクのまとめとして、クイック リファレンス カードを参照してください。 新しいデータベースのテーブルをデザインする

49 このテンプレートの使い方 このテンプレートの使い方 この Microsoft PowerPoint® テンプレートには、Microsoft Access® 2010 データベースのテーブルとリレーションシップのデザインに関するトレーニングの内容が含まれています。 この内容は、「新しいデータベースのテーブルをデザインする」というタイトルの Office.com のトレーニング コースに基づいています。 スライドのレイアウト: 各スライドにはカスタム レイアウトがあります。 カスタム レイアウトを新しいスライドに適用するには、スライドのサムネイルを右クリックし、[レイアウト] をポイントして、[レイアウト] ギャラリーの中のレイアウトをクリックします。 レイアウトを変更するには、マスター ビューを開き、そのビューの中で特定のマスター レイアウトを変更します。 レイアウトのタイトルを確認するには、そのサムネイルをポイントします。 アニメーション: カスタムのアニメーション効果は、プレゼンテーション全体に適用されます。 これには、フロートイン ([上へ] または [下へ] オプション)、フェード、およびズームがあります。 アニメーション効果を変更するには、[アニメーション] タブをクリックして、[アニメーションの追加] ギャラリーおよび [タイミング] オプション を使用します。[効果] オプションでは、効果を選択できます。複数のアニメーションを操作するには、 [アニメーション] タブでアニメーション ウィンドウをクリックします。 画面切り替え: スライド ショーのセクションを強調するために、[扉] という 1 種類の画面切換が使用されています。 これは、コースの内容についてのスライド、レッスン スライド、および最初のテスト スライドに使用されます。 オンライン コースへのハイパーリンク: テンプレートには、このトレーニング コースのオンライン版へのリンクが含まれています。 このリンクをクリックすると、各レッスンの実践用演習セッション、およびこのコースのために作成されているクイック リファレンス カードにアクセスできます。 注意: 実践用演習セッションを表示するには、Access 2010 がインストールされている必要があります。 Access 2010 をお持ちでない場合は、演習の指示を受けることはできません。 ヘッダーとフッター: テンプレートには、コースのタイトルを示すフッターがあります。 日付やスライド番号などをフッターとして追加するには、[挿入] タブをクリックし、[ヘッダーとフッター] をクリックします。 ノート ウィンドウを参照するか、ノート ページ全体を表示して ([表示] タブ、[ノート])、このテンプレートに関する詳細なヘルプを参照してください。