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①長文にしない ②eメールに挨拶は必要？ ③改行を入れる ④一行空けて読みやすく ⑤最後に署名を入れる ⑥引用は最小限に ⑦タイトルは具体的に ⑧一つのメールに一つの用件 ⑨相手のＥメール活用度を確かめてから送ろう ⑩すぐに返信する 【ＣＨＥＣＫ！】 発展途上のＥメールのマナー。 相手への思いやりが基本！
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通信速度が速くなり、通信時間が気にならない環境でイ ンターネットを利用できる人が増えてきたが、むやみに 長いメールは受信するのに時間がかかり、相手に負担を かける場合があることも知っておかなくてはならない。 また、コンピュータのモニターで文章を読むとき、長い ものは画面をスクロールしながら読まなくてはならず、 延々と続くメールは読むのに疲れる。 そんなわけで、Ｅメールは長文にしない、というのが 原則になっている。どうしても必要な内容だけで長く なってしまうときはしかたがないが、できるだけ無駄な 部分を省いて、短くしたほうがいい。もちろん、「簡 潔」が求められるのは手紙の文書でも同じなのだが、Ｅ メールの場合は特に行数節約を考えよう。
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というわけで、挨拶も短いほうがいい 「拝啓」「敬具」などの頭語・結語や、「～の候」な どの時候の挨拶はほとんど使われていない。文面に よっては挨拶をまったく入れなくても違和感がない はずだ。とはいえ、「やはりひとことほしい」とい う場合も多いはずなので、そのときは短い挨拶にし よう。 一般的には
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「いつもお世話になっております。～」 「突然のメールにて失礼致します。～」 などがよく用いられる。かしこまった文書なら、 「平素は格別のご厚情を賜わり厚く御礼申し上げま す。～」 「日頃は格別のご愛顧を賜わりまして、ありがとう ございます。～」 など、手紙文の感謝の挨拶をつかってもいい。 返信の場合は、 「メールありがとうございました。～」 で始めてもよいだろう。
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Ｅメールを書くときは、30～35字くらいで改行を入 れるのが原則となっている。
というのも、改行を入れずに送ると、受け取った 側のメーラー（メールを送受信するソフト）の自動 改行によって、読みにくい文面になってしまうこと があるからだ。
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30～35字くらいなら、引用マーク（>）が何回か入っても、改行位置がズレることはない。
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メール画面はなるべく行数を多く表示する ために行間が狭くなっている。そのために、 べったり詰めて書かれたメール文はとても 読みにくい。
段落ごとか、内容のかたまりごとに1行ア キを入れていくと、かなり読みやすくなる。
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受信したＥメールを開くと、日付や宛先、差出人、 件名（タイトル）などのヘッダ情報がメーラーの書 式にしたがって表示されるが、本文の最後にも自分 の所属や名前などを記した「署名」が入っていたほ うがよい。 「署名」を単語登録しておけば、いちいち入力しな くてもすむ。 また、メーラーには「署名」を自動的に入れてく れる機能をもつものが多いので、活用しよう。
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署名に入れるべき要素は、以下のとおりだ。（＊は必要に応じて）
名前 メールアドレス 所属（会社名、部署名） 住所 ＊ 電話番号 ＊ ファックス番号 ＊
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Ｅメールでは、返事を書くときに、相手の書いたこ とを引用するということが広く行われている。メー ラーには、返信ボタンを押すと、自動的に受信文に 引用マーク（>）を貼りつけた返信メールを起こし てくれる機能があり、これを活用すると、手軽に返 事のメールが書けてしまう。 ところが、これを多用しすぎると、受け取った側 は自分が書いた文章を延々読まされるハメに。しか もダラダラと長いメールになり、とても迷惑。引用 は必要最小限にとどめよう。
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Ｅメールを活用するようになると、メーラーの受信箱はメール でいっぱいになる。
受信箱からあとで読みたいメールをさがすときの手がかりは タイトル（件名、Subject）。もしもメールのタイトルが、 「こんにちは」「お久しぶり」「例の件で」「至急」なんてい うものばかりだったら、もうお手上げになってしまう。紙の ファイルなら、ペラペラとめくるだけで次々に中身をチェック できるが、データのファイルはいちいちクリックして開いてい かなくては中身を読めない。メールがたまったら不要なものを 捨てたいが、いるのかいらないのかも、中身がわからなければ 判断できない。 そんなわけで、メールのタイトルは、自分のパソコンのファ イル名と同様、具体的な言葉にする必要がある。 タイトルの文字数は限られているので、よく練ってつけるこ と。相手のファイルに入っているところを想像して整理しやす いようにタイトルをつけてあげれば喜ばれる。
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情報管理上の意味。たとえば、メールを整理して「事業Ａ関係」 「事業Ｂ関係」などのファイルに分類して保管したいとき、1つのメールに事業Ａについても事 業Ｂについても書かれていると、手続きが面倒になる。また、タイトルに現れなかった内容で重 要なものがあると、あとでもう一度見たいと思っても探し出せなくなる。 メールの返信のときの混乱を避ける意 味。メーラーには、自動的に返信メールの宛先と件名を作成し てくれる機能があるが、「事業Ａについて」というタイトルで、事 業Ａと事業Ｂについて書いてあると、特に事業Ｂの部分について返 信しても、タイトルは「Ｒｅ：事業Ａについて」となってしまう。 メーリングリストなどで複数の人がメールをやりとりする場合は、 こうした「Ｒｅ：」で話題をたどって話し合っていくことが多いが、 開いてみるとタイトルとまったく違う話題だった、なんていうこと もある。
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名刺にメールアドレスがあったからといって、 緊急で大事な用事をはじめてのメールアドレ スに送信するのは危険。送ってもずっと見て もらえないということは十分にありうる。
郵便と違って、Ｅメールの場合、相手がパ ソコンを起動し、サーバーにアクセス（接 続）しない限り、メールが届いたことさえわ からない場合もある。Ｅメールを十分に活用 していない人、複数のメールアドレスを持っ ていて、つかっていない古いアドレスを放置 している人もいるので、注意しよう。
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Ｅメールを仕事でつかい始めたら、コンスタント にアクセスすること。相手が「あの人は毎日メール を読んでいるはずだ」と思っているのに、何日もＥ メールを見ないと、大切な連絡を見逃して迷惑をか けてしまうことにもなりかねない。 このため、Ｅメールでは、受け取ったらとにかく 返事をすぐに出すことが原則となっている。返事に 時間がかかる場合は、「メールを受け取りました。 検討致しますので、しばらくお待ちください」など と返信して、メールを読んだことだけでも知らせて おいたほうがよい。
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郵送、電話、FAX、メール どっちにするか.doc
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