Ⅱ 農業者年金記録管理システムの 利用に係る手続き

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1 Ⅱ 農業者年金記録管理システムの 利用に係る手続き
Ⅱ　農業者年金記録管理システムの 利用に係る手続き 農業者年金基金　業務部　情報管理課

2 《参考》 農業者年金記録管理システムシステム関連様式等 http://www2.nounen.go.jp/toiawase.html
１　農業者年金記録管理システムの利用に関する申請 （１）業務受託機関で本システムを新規利用する場合 　　　業務受託機関が本システムを初めて利用する場合、以下の申請が必要です。 　　ア　管理責任者の登録 農業者年金記録管理システム利用申込書【 様式第１－１号 】により、管理責任者を登録します。 管理責任者は、原則として各業務受託機関で定める個人情報保護管理規程等に規定されている個人情報保護管理者の方を登録してください。 また、管轄区域外の被保険者・受給権者等の情報閲覧が必要な場合は、同時に「 農業者年金記録管理システム閲覧範囲拡大申請書（様式１－２号）」及び業務受託機関で定めている「 個人情報保護管理規程 」の写しの提出が必要となります。 　　イ　システム利用者の登録 農業者年金記録管理システム利用者登録申請書【 様式第２号 】により、システム利用者を登録します。 管理責任者も、この申請書でシステム利用者登録をすることによって、システム利用者に関する諸申請をオンラインで行うことが可能になります。 公印必要 《参考》 　農業者年金記録管理システムシステム関連様式等　

3 （２）既に本システムを使用している業務受託機関で変更等があった場合
　　　既に本システムを利用している業務受託機関において、人事異動等によりシステム利用者が替わるなどの場合、以下の申請が必要です。 　ア　管理責任者が替わる場合 　　　農業者年金記録管理システム管理責任者変更届【 様式第３号 】 　イ　システム利用者が替わる場合 　　　システム利用者が人事異動等により、今後、本システムを利用しなくなる場合、農業者年金記録管理システム利用者削除届【 様式第８号 】を申請してください。 　　　 また、後任者が、本システムを利用する場合は、後任者の分のシステム利用者登録申請書【 様式第２号 】を申請してください。 　ウ　本システムを利用していたパソコンが変わる場合等 　　　パソコンの入替え、故障等によるHDD交換・OSの再インストールを行ったなどの場合、電子証明書の再設定が必要になりますので、電子証明書の再交付申請書【 様式第５号 】を申請してください。 　　　この申請により、新しいユーザＩＤを発行します。 　エ　パスワードを忘れた場合 　　　パスワード再設定依頼書【 様式第６号 】を申請してください。 　　※　パスワードの有効期限切れ、または、一定回数以上パスワードを誤入力してユーザIDがロックされた場合は、直接、業務部情報管理課（ )までご連絡ください。 　オ　システムの不正使用の恐れがある場合 　　　ユーザＩＤ、パスワード、電子証明書、システム利用端末等の紛失・盗難等によりシステムの不正利用の恐れがあるときは、直ちに農業者年金基金に電話等により連絡するとともに、電子証明書・パスワード等紛失・盗難届【 様式第７号 】を申請してください。 　 公印必要

4 ２ 農業者年金記録管理システムによるオンライン申請
２　農業者年金記録管理システムによるオンライン申請 　管理責任者は、人事異動等によりシステム利用者の変更があった場合、該当のシステム利用者に係る諸申請を行います。 　なお、管理責任者がオンライン申請を行うには、管理責任者もシステム利用者として登録していなければなりません。 インターネット 業務受託機関 管理責任者（＝利用者C） 農業者年金基金 管理責任者は、システム利用者に関する申請をオンラインで行えます。 農業者年金記録管理システム 利用者A 利用者B 様式１号と様式３号は、公印が必要ですので、郵送となります。

5 農業者年金記録管理システムの利用に係るオンライン申請のながれ
１　業務受託機関 　　システム利用者登録を行っている管理責任者は、以下の様式についてオンライン申請が可能です。 　　　①　農業者年金記録管理システム利用者登録申請書（ 様式第２号 ）　 　　　②　電子証明書再交付申請書（ 様式第５号 ） 　　　③　パスワード再設定依頼書（ 様式第６号 ） 　　　④　農業者年金記録管理システム利用者削除届（ 様式第８号 ）　 ２　基金 　　利用者の登録・削除、電子証明書の再交付、パスワード再設定の処理を行います。 ３　業務受託機関 　　管理責任者（農業者年金記録管理システム利用者）は、決定通知を取得します。 　　① 決定通知書は該当のシステム利用者へ通知してください。 　　② 決定通知書（12-2号）については、オンラインで申請を頂いても郵送になります。

6 ３ 管理責任者によるオンライン申請 管理責任者は、オンライン申請により、システム利用者に係る各申請及び決定通知を取得することができます。
３　管理責任者によるオンライン申請 　管理責任者は、オンライン申請により、システム利用者に係る各申請及び決定通知を取得することができます。 電子証明書の再交付、ﾊﾟｽﾜｰﾄﾞの再設定、ｼｽﾃﾑ利用者の削除申請（ P8へ ） ①「管理者責任者メニュー」をクリック ｼｽﾃﾑ利用者の登録申請（ P7へ ） ｼｽﾃﾑ利用者の管理（ P14へ ） 決定通知の取得（ P10へ ） ｼｽﾃﾑ利用者の登録情報の修正（ P15へ ）

7 （１）システム利用者の登録申請「利用者登録申請（様式２号）」
本申請により、新規のシステム利用者の登録申請を行います。 ①　所属、氏名などの必要事項を入力して、【 申請 】ボタンをクリックします。 ※ 入力必須項目は、アスタリスク（＊）が表示されています。 これで、システム利用者の登録申請は完了です。この後、基金での処理が完了したら、決定通知の取得（ P10へ ）を行います。 ①必要事項を入力 ②クリック

8 （２）電子証明書の再交付、パスワードの再設定及びシステム利用者の削除申請
「利用者諸変更申請(様式５,６,８号)」 本申請により、電子証明書の再交付申請書、パスワードの再設定及びシステム利用者の削除申請を行います。 ①　申請対象であるシステム利用者と申請書の種類を選択し、【 次へ 】ボタンをクリックします。 （ 画面例は、電子証明書再交付申請書（様式５号）） ①申請する対象者を選択 ②申請書の様式を選択 ③クリック

9 ②　再交付の理由を選択して、【 申請 】ボタンをクリックします。これで、電子証明書の再交付申請は完了です。この後、基金での処理が完了したら、決定通知の取得（ P10へ ）を行います。
※ パスワード再設定依頼書（様式６号）及びシステム利用者削除届（様式８号）の申請も同様の操作となります。 ①再交付の理由を選択 　　　　　　 申請ボタンをクリックすると申請書No.が表示されます。　 ②クリック

10 （３）オンライン申請一覧画面 ア オンライン申請一覧画面の概要
　　ア　オンライン申請一覧画面の概要 基金でシステム利用者の処理が完了（オンライン申請から３日程度）したら、業務受託機関の管理責任者は、該当のシステム利用書の決定通知（PDFファイル）を本画面から取得します。 　決定通知は、必ず該当のシステム利用者にお渡しください。 決定通知は必ず該当のｼｽﾃﾑ利用者へ 主な処理状況の表示 　・申請中 　・基金受付 　・処理日

11 イ 決定通知の印刷 ① 決定通知欄の【 未開封 】または【 開封済 】のリンクをクリックします。
イ　決定通知の印刷 ①　決定通知欄の【 未開封 】または【 開封済 】のリンクをクリックします。　 ②　ファイルのダウンロード画面が表示されたら、【 開く 】ボタンをクリックします。　　 ②クリック ①クリック

12 ③ 決定通知のPDFファイルが開くので、印刷して該当のシステム利用者に渡します。
④　【 未開封 】のリンクをクリックして、決定通知をダウンロードすると、表示は【 開封済 】に変わります。　　 ④【開封済】となる

13 なお、基金で処理が終了していない場合は、決定通知欄のリンクは表示されません。 ※ 以下にオンライン申請後の各申請様式の取扱手順を示します。
※　決定通知欄のリンクについては、オンライン申請した申請が基金にて処理が終了したら、リンクが表示されます。その際、処理状況欄には、基金で処理を行った日付が表示されます。 　　なお、基金で処理が終了していない場合は、決定通知欄のリンクは表示されません。 　※　以下にオンライン申請後の各申請様式の取扱手順を示します。 ・農業者年金記録管理システム利用者登録申請書（様式２号） ①　オンライン申請一覧画面から決定通知「農業者年金記録管理システム利用者登録のお知らせ（様式12-1号）」を印刷します。 ②　基金から「シークレットコードのお知らせ（様式12-2号）」が郵送されます。 ③　上記２通のお知らせを該当の利用者へ通知します。 ・電子証明書再交付申請書（様式５号） ①　オンライン申請一覧画面から決定通知「電子証明書再交付のお知らせ（様式15号） 」を印刷します。 ②　基金から「シークレットコードのお知らせ（様式12-2号）」が郵送されます。 ③　上記２通のお知らせを該当の利用者へ通知します。 ・パスワード再設定依頼書（様式６号） ①　オンライン申請一覧画面から決定通知「パスワード再設定のお知ら（様式16号） 」を印刷します。 ②　上記１通のお知らせを該当の利用者へ通知します。 ・農業者年金記録管理システム利用者削除届（様式８号） ① 何もする必要はありません。

14 本利用者一覧画面により、各システム利用者のパスワード有効期限の確認や所属・役職等についての情報の更新等を行うことができます。
（４）利用者一覧 　　　本利用者一覧画面により、各システム利用者のパスワード有効期限の確認や所属・役職等についての情報の更新等を行うことができます。 各システム利用者の「利用者情報ページ」を開いて、利用者情報の修正が可能 パスワードの有効期限切れにご注意ください

15 （５）利用者詳細 システム利用者本人が、システムに登録されている利用者情報の確認、修正が可能です。
システム利用者の登録情報の確認、修正が可能 パスワードの有効期限切れにご注意ください

16 《参考》 農業者年金記録管理システム 関係様式一覧
※太字はオンラインによる申請が可能 申請書（業務受託機関　→　基金） 決定通知（基金　→　業務受託機関） 備　考 【 様式第１－１号 】 　農業者年金記録管理システム利用申込書 【 様式第１１－１号 】 　農業者年金記録管理システム利用登録完了通知書 業務受託機関がシステムを初めて使用するとき 【 様式第１－２号 】 　農業者年金記録管理システム閲覧範囲拡大申請書 【 様式第１１－２号 】 　農業者年金記録管理システム閲覧範囲拡大承認書 管轄区域外の被保険者・受給権者の閲覧が必要なとき 【 様式第２号 】 　農業者年金記録管理システム利用者登録申請書 【 様式第１２－１号 】 　農業者年金記録管理システム利用者登録のお知らせ 【 様式第１２－２号 】 　シークレットコードのお知らせ システム利用者を登録するとき（１人１枚で申請） オンライン申請の時でも（様式第１２-２号）は郵送となります 【 様式第３号 】 　農業者年金記録管理システム管理責任者変更届 【 様式第１３号 】 　農業者年金記録管理システム管理責任者変更処理完了報告書 管理責任者が変更したとき 【 様式第５号 】 　電子証明書再交付申請書 【 様式第１５号 】 　電子証明書再交付のお知らせ 【 様式第１２－２号　】 電子証明書の有効期限（３年）が満了、端末を変更したとき 【 様式第６号 】 　パスワード再設定依頼書 【 様式第１６号 】 　パスワード再設定のお知らせ パスワードの失念等 【 様式第７号 】 　電子証明書・パスワード等紛失・盗難届 － ユーザＩＤ、パスワード及び端末等の紛失・盗難により、システムの不正使用の恐れがあるとき。電話等の連絡とともに届出 【 様式第８号 】 　農業者年金記録管理システム利用者削除届 システム利用者を削除するとき

17 ４ 申請用紙による申請 （１）農業者年金記録管理システム利用申込書（様式第1-1号等） Ａ機関 合併 Ｃ機関 Ｂ機関 Ａ機関 合併 Ａ機関
４　申請用紙による申請　 （１）農業者年金記録管理システム利用申込書（様式第1-1号等） 業務受託機関が本システムを初めて利用する時、または、業務受託機関の合併により新業務受託機関となったときに申込みが必要です。 また、管轄外の被保険者・受給権者等の情報を閲覧する必要がある場合は「農業者年金記録管理システム閲覧範囲拡大申請書（様式第１-２号） 」を提出してください。 業務受託機関合併の場合 公印 ○○　○○ （例1） 再度、農業者年金記録管理システム利用申込書（様式１号）が必要 Ａ機関 合併 Ｃ機関 Ｂ機関 （例２） 農業者年金記録管理システム利用申込書（様式１号）は不要 Ａ機関 合併 Ａ機関 Ｂ機関 この様式で、管理責任者を指定します。 管理責任者は、原則として各受託機関で定める個人情報保護管理規程等に規定されている個人情報保護管理者等のもの。 管理責任者は、システム利用者の利用登録、変更、削除等の申請を行います。

18 （２）農業者年金記録管理システム利用者登録申請書（様式第2号）
農業者年金記録管理システムの利用者を登録するときに本申請が必要です。 利用者１名につき１枚申請が必要です。また、管理責任者を利用者として登録する場合も必要です。 重要 　この申請に基づき、農業者年金基金ではシステム利用者の登録を行い、 「農業者年金記録管理システム利用者登録のお知らせ（様式１２-１号）」 及び 「シークレットコードのお知らせ（様式１２-２号）」 を業務受託機関宛に郵送します。(次ページ参照） 　お知らせを受け取ってから、１ヶ月以内に必ず、電子証明書の初期設定を行ってください。

19 注意 上記のお知らせは、それぞれ管理責任者あてに別便で郵送します。
「農業者年金記録管理システム利用者登録申請書（様式第２号）」に基づき、農業者年金基金から以下のお知らせを送付しますので、シークレットコードの有効期限（３０日）内に必ず初期設定を行ってください。 農業者年金記録管理システムの利用者登録のお知らせ【 様式第１２－１号 】 シークレットコードのお知らせ 【 様式第１２－２号 】 注意　上記のお知らせは、それぞれ管理責任者あてに別便で郵送します。 　　　　初期設定の方法については、農業者年金記録管理システムの利用マニュアル【初期設定編】 　　　　　（

20 （３）農業者年金記録管理システム管理責任者変更届（様式第3号）
管理責任者が替わる場合または、新たに管理責任者を追加する場合に本届が必要です。 　「変更前」欄に、システムに登録されている前任の管理責任者を記入します。「変更後」欄に、後任の管理責任者を記入します。 公印 伊藤　健一　殿 ○○　○○ 　例えば、業務受託機関が合併した場合 Ａ機関 合併 Ａ機関 Ｂ機関 元Ｂ機関にも管理責任者を設置する場合は、この様式により管理責任者の追加を行うことが出来ます。

21 （４）電子証明書再交付申請書（様式第5号） 重要 本申請書は、 ① 本システムを利用していたパソコンが更新（変更）される場合。
　①　本システムを利用していたパソコンが更新（変更）される場合。 　②　パソコンの修理等（HDD交換、OSの再インストール等）により電子証明書が無効となった場合。 　 　（電子証明書は１回しか発行できません。既に発行済みとなった電子証明書を再度発行することはできませんので、この申請により電子証明書を再交付する必要があります。） 　③ 電子証明書の有効期限（３年）が満了する場合。 　④ ドメインサーバの更新（変更）により、ログオン先のドメイン名が変わった場合。 に申請が必要です。　　　 重要 この申請に基づき、農業者年金基金では 「電子証明書再交付のお知らせ（様式第１５号）」 及び 「シークレットコードのお知らせ（様式第１２-２号）」を発行します。 　これらを受け取ってから1ヶ月以内に必ず、農業者年金記録管理システムの初期設定を行って下さい。 ※　「農業者年金記録管理システム利用者登録申請（様式第２号）」と同様のながれ。

22 （５）パスワード再設定依頼書（様式第6号） 本システムのパスワードを失念した場合、本依頼書の提出が必要です。
農業者年金基金では、この依頼書に基づき、仮のパスワード（有効期限は３０日）を発行します。 これを受け取ったら、パスワードの有効期限内に必ずパスワードの変更を行ってください。 業務受託機関　　 農業者年金基金 「パスワード再設定依頼書（様式第６号）」 農業者年金基金　　　業務受託機関 「パスワード再設定のお知らせ（様式第１６号）」

23 （６）農業者年金記録管理システム利用者削除届（様式第8号）
　人事異動等に伴い、システム利用者が本システムを利用しなくなる場合に本届が必要です。 　農業者年金基金では、この届に基づき、本システムに登録されているシステム利用者を削除します。

24 《農業者年金記録管理システムの利用に係る申請書の入手方法 》
《農業者年金記録管理システムの利用に係る申請書の入手方法 》　 各申請書は、本システムのＨＰから入手してください。 【農業者年金記録管理システムトップページ 】 クリック 【 各種申請書（Wordファイル） 】 クリック 【 マニュアル・申請書等 】