サイボウズ ガルーン バージョン 4.2 機能紹介ガイド 基本システムの管理 第2版

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1 サイボウズ ガルーン バージョン 4.2 機能紹介ガイド 基本システムの管理 第2版
サイボウズ ガルーン バージョン 4.2 機能紹介ガイド 基本システムの管理 第2版 サイボウズ株式会社 Copyright © Cybozu

2 本文書の取り扱いと商標について 本文書の取り扱いについて 商標について
この文書内における掲載情報の二次利用においては、ご自身の判断と責任の下に行ってください。 サイボウズ株式会社は、それらの情報をご利用になることにより発生したあらゆる商業的損害・損失を含め一切の直接的、間接的、特殊的、付随的または結果的損失、損害について責任を負いません。 本文書を一部引用して作成した文書には、次のような当社の著作権表示文を記載してください。 「この文書は、サイボウズ株式会社による『サイボウズ ガルーン バージョン 4.2 機能紹介ガイド』を一部引用しています。」 また、本ファイルに編集を加えて二次利用する場合には、次のように修正箇所と修正者を明記してください。 「本ファイルの（修正箇所）は、（修正者）が編集しました。」 商標について 記載された商品名、各製品名は各社の登録商標または商標です。また、当社製品には他社の著作物が含まれていることがあります。個別の商標･著作物に関する注記については、弊社のWebサイトを参照してください。 Copyright © Cybozu

3 基本システムの管理 シンプルな管理機能 組織や業務に合わせて、利用者を制限したり、使用するアプリケーションを制限したりできます。
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4 基本システムの管理 基本システムで管理する項目 主な設定項目 管理機能 主な設定項目 管理機能 画面 お客様情報 アプリケーション
会社名とロゴの変更 アプリケーション ユーザーが使用するアプリケーション アプリケーション名の変更 アプリケーションを利用するユーザー1 ユーザー 組織、ユーザー、ロールの設定1 カスタマイズ項目の設定 パスワードの制限 削除済みユーザーの復旧 ユーザーデータを完全に削除する時間の設定 組織の事前設定 認証 ログイン認証 セッション認証 認証データベース シングルサインオン シングルサインオンの設定 ファイル 添付できるファイルサイズの上限 バージョン管理の上限値 ロック機能のオン／オフ MIMEタイプの設定1 管理機能 主な設定項目 画面 モバイル表示の許可 表示に関する初期値 アプリケーションメニューの設定 Webメールの設定 ドロップダウンリストの設定 カレンダー 祝日や就業日の管理1 拠点ごとの稼働日の設定1 通知 「サイボウズからのお知らせ」の受信のオン／オフ ロギング ログの出力設定 ログのアーカイブの設定 ライセンス ライセンスの登録 外部サーバー システムメールアカウントの設定 Webプロキシの設定 ローカライズ ユーザーが選択可能な言語 ユーザー情報の英語表記入力欄のオン／オフ ロケールの初期値 管理権限 基本システム管理者の設定 アプリケーション管理者の設定 1:CSVファイルを使用して、データを一括で管理できます。 Copyright © Cybozu

5 お客様情報 法人名とロゴの変更 ガルーンのインストール時にお客様情報に登録した、法人名やロゴを変更します。 主な機能
ログイン画面に表示されている法人名を変更できます。 ログイン画面やヘッダーに表示されているロゴを変更できます。 主な機能 法人名と、法人名のよみの変更 ヘッダーのロゴの変更 Copyright © Cybozu

6 アプリケーション アプリケーション一覧 アプリケーションごとに使用の停止／開始を設定します。
使用するアプリケーションを段階的に増やすことで、ガルーンの導入をスムーズに進めることもできます。 アプリケーションメニューやアプリ一覧に、使用開始にしたアプリケーションが表示されます。 主な機能 アプリケーションの使用開始／停止 アプリケーションのプレビュー アプリケーションの名称の変更 （日本語、English、中文（簡体）） アプリケーションの再初期化 Copyright © Cybozu

7 アプリケーション 利用ユーザーの設定 組織、ユーザー、またはロールごとに、利用するアプリケーションを制限できます。
例えば、経理部と課長以上の社員だけにワークフローの利用を許可したり、一般社員にはメッセージの利用を禁止したりできます。 利用を許可するアプリケーションの変更が可能 主な機能 ユーザー、組織、またはロールごとのアプリケーションの利用の許可／禁止 Copyright © Cybozu

8 アプリケーション 利用ユーザーの読み込み 利用ユーザーの書き出し アプリケーションの利用ユーザーの設定を、CSVファイルから読み込みます。
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9 ユーザー 組織/ユーザーの設定 組織、ユーザー、およびロールを管理します。 組織とユーザーの追加や変更などを行います。組織は階層化できます。
主な機能 ユーザーの追加および削除 ユーザーが所持するロールの変更 ユーザー情報の変更 ユーザーが利用する拠点の設定 組織の追加、変更、および削除 ユーザーが利用するロケールの設定 ユーザーが所属する組織の変更 組織とユーザーの運用管理者の設定 Copyright © Cybozu

10 ユーザー ロールの設定 組織やグループとは別に、役職や役割などで分類したユーザーのグループを、ロールとして設定します。ロールに対して管理権限やアクセス権を設定できます。 主な機能 ロールの追加、変更、および削除 ユーザーへのロールの付与 ユーザーに付与したロールの変更および削除 ロールの表示順の変更 Copyright © Cybozu

11 ユーザー ユーザー情報の項目 ユーザー情報の項目を設定します。任意の項目をカスタマイズ項目として追加することもできます。 主な機能
例：カスタマイズ項目「入社日」を追加 主な機能 項目の表示／非表示、検索対象にする／しないなどの設定 カスタマイズ項目の追加、変更、削除、および表示順の変更 Copyright © Cybozu

12 ユーザー パスワードの制限 パスワードに使用できる文字や、パスワードの有効期限などを設定します。
パスワードに制限を設定すると、パスワードが強固になり、セキュリティの向上が見込めます。 主な機能 パスワードの文字数や入力文字の制限 ユーザーによるパスワードの変更の許可または禁止 パスワードの有効期限の設定 空パスワードでのログインの許可または禁止 有効期限の通知の設定 Copyright © Cybozu

13 ユーザー ユーザーデータの削除時間の設定 削除したユーザーのデータを、サーバーから削除する時間帯を設定します。 データを即時に削除することもできます。 ユーザーがアクセスする時間帯を避けて指定 注意： 削除中はガルーンに高い負荷がかかります。ユーザーデータの削除は、業務に支障がない時間帯に実施してください。 選択したユーザーを復旧、または ユーザーのデータを即時に削除 主な機能 ユーザーデータの削除時間の設定 ユーザーデータの即時削除 ユーザーデータの削除の保留 削除したユーザーの復旧 Copyright © Cybozu

14 ユーザー 組織の事前設定 運用中の組織やユーザー情報を複製し、新しい組織構成を準備します。
新しい組織構成は、即時または日時を指定して運用環境に反映できます。運用環境に反映されるまで、ユーザーには公開されません。 主な機能 組織の事前設定の作成、変更、および削除 ユーザー情報の事前変更 事前に設定した組織構成の、運用環境への反映日時の設定 Copyright © Cybozu

15 ユーザー CSVファイルからの読み込み CSVファイルへの書き出し
主な機能 組織に関する次のデータの入出力 ロールに関する次のデータの入出力 組織情報 ロール情報 組織の所属ユーザー ロールの所持ユーザー 組織名 ユーザーに関する次のデータの入出力 ユーザー情報 ユーザーの所属組織 ユーザーの所持ロール Copyright © Cybozu

16 認証 認証機能を使用して、ガルーンへのログインを処理したり、ガルーン以外の製品やサービスなどとのシングルサインオンを実現します。
ガルーンは、次の認証機能に対応しています。 ログイン認証 ユーザーがログインする際の認証形式を設定します。 セッション認証 ガルーンにログインしたあとの、認証情報の保持の方法を設定します。 標準認証 ガルーンの認証情報を使って認証します。認証結果はCookie に保存されます。 環境変数認証 環境変数に設定された情報を元に認証します。多くのシングルサインオン製品で採用されている認証形式です。 標準認証 ガルーンが発行したCookieを使って認証します。 サイボウズ共通認証 認証結果を Cookie に保存します。認証情報は、デヂエ、メールワイズなどのサイボウズ製品間で共有できます。 環境変数認証 環境変数に設定された情報を元に認証します。多くのシングルサインオン製品で採用されている認証形式です。 オープン統合認証 認証結果を Cookie に保存します。認証情報は、ガルーンと他社製品の間で共有されます。 Copyright © Cybozu

17 認証 ログイン認証 ユーザーがガルーンにログインする際の認証形式を設定します。 ほかのシステムからガルーンにシングルサインオンを行う場合や、ログイン時のみ認証データベースを変更する場合などに設定します。 主な機能 ログイン認証の追加、変更、および削除 使用するログイン認証の変更 Copyright © Cybozu

18 認証 セッション認証 ガルーンにログインしたあとの、認証情報を保持する方法を設定します。
ログイン時のみLDAPサーバーで認証し、以後の認証は「標準認証」や「オープン統合認証 Ver.2」を使用するなど、自由な組み合わせを設定できます。 主な機能 セッション認証の追加、変更、および削除 使用するセッション認証の変更 Copyright © Cybozu

19 認証 認証データベース ログイン認証やセッション認証を行う場合に、どのデータベースで認証を行うかを設定します。
認証方法に合わせて認証情報の参照先を切り替えます。 主な機能 認証データベースの追加、変更、および削除 使用する認証データベースの変更 Copyright © Cybozu

20 シングルサインオン シングルサインオンの設定
シングルサインオンを設定すると、ガルーンにログインしたユーザーは、シングルサインオン先のほかのシステムにアクセスする際に、ログイン情報の入力を省略できます。 シングルサインオンの設定 主な機能 シングルサインオンの設定の追加、変更、および削除 Copyright © Cybozu

21 ファイル 一般設定 各アプリケーションに添付するファイルに関する項目を設定します。
サイズ制限の上限値や、バージョン管理する世代数の上限値などを設定します。 「スペース」「スケジュール」「メッセージ」「掲示板」 「ファイル管理」「メモ」 「アドレス帳」「ワークフロー」「マルチレポート」で添付するファイルが対象です。 次のサイズから選択 512KB 1MB 3MB 5MB 10MB 50MB 100MB 無制限 ファイルの復旧が可能な世代数を選択 1～10世代 0（使用しない） 編集中のファイルをロックして、ほかのユーザーが編集できないように保護 主な機能 ファイルサイズの制限 バージョン管理の上限値の設定 ファイル一括添付の有効／無効1 編集中のファイルをロックする期間の設定 ロック機能の有効／無効 1：バージョン9以前のInternet Explorerで、複数のファイルの一括添付を禁止する場合は、チェックボックスの選択を外します。 Copyright © Cybozu

22 ファイル MIMEタイプ MIMEタイプの読み込み MIMEタイプの書き出し 主な機能
ファイルのMIMEタイプを設定すると、HTTP ヘッダーの「Content-Type:」にMIME タイプが設定されてダウンロードされます。 MIMEタイプの読み込み MIMEタイプの設定をCSVファイルから読み込みます。 MIMEタイプの書き出し MIMEタイプの設定をCSVファイルに書き出します。 主な機能 MIME タイプの追加、変更、および削除 MIME タイプの一括削除 CSVファイルを使用したMIME タイプの設定の入出力 Copyright © Cybozu

23 画面 一般設定 一覧表示で表示する件数や画面のデザインなど、表示に関する初期値を設定できます。 ユーザーが個人設定で設定を変更した場合は、ユーザーが設定した値が優先されます。 共通設定： すべてのユーザーの画面に反映 個人設定の初期値： 新たに追加するユーザーの画面の初期値として反映 補足： 既存のユーザーの画面には反映されません。 Copyright © Cybozu

24 画面 一般設定 主な機能 個人設定の初期値 共通設定 一覧画面で表示する件数 モバイル表示の使用の許可 標題を表示する幅
プロフィール画像の表示の許可 本文、フォローなどの抄録を表示する幅 添付画像のサムネイル表示の許可 差出人、受取人などを表示する幅 フォローの一覧画面で表示する件数 ユーザー名の後に表示する情報 メールアドレスのリンク先アプリケーション gifやjpegなどの画像ファイルを本文に表示するかどうか ファイルに出力する文字コード 本文の入力欄の横幅と縦幅 モバイル表示の例 添付画像のサムネイル表示の例 オンの場合： オフの場合 ： プロフィール画像の表示例 Copyright © Cybozu

25 画面 デザインの設定 ユーザー画面のデザインの初期値を設定します。さまざまなデザインから選択できます。 「富士山」の設定例：
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26 画面 ヘッダーとフッターの設定 アプリケーションメニューやアプリ一覧の表示方法を設定します。 主な機能 例：アイコンなしを選択した場合
アプリケーションメニューの表示／非表示 個人設定における設定変更の許可 アプリケーションメニューの表示形式の設定 始めるメニューの表示／非表示 Copyright © Cybozu

27 画面 アプリケーションメニュー一覧 アプリケーションメニューの、項目の追加や削除ができます。アイコンを指定したり、使いやすいようにメニューの配置を変更したりできます。 例：「報告書作成」を追加した場合 主な機能 メニューの追加、変更、および削除 メニューの表示順の変更 メニューの初期化 Copyright © Cybozu

28 画面 アプリ一覧 プルダウンメニューから各アプリケーションへ移動できる、アプリ一覧を設定します。使用頻度の高いアプリケーションだけを表示したり、表示順を変更したりできます。 例：「スケジュール」を先頭に移動した場合 主な機能 メニューの追加、変更、および削除 メニューの表示順の変更 メニューの初期化 Copyright © Cybozu

29 画面 Webメール メールアドレスをクリックしたときに起動するアプリケーションを指定できます。 パソコンにインストールされているメールソフトや、WebメールのURLなどを指定できます。 例：Webメール「sample.cybozu」を追加した場合 登録したWebメールは、「一般設定」画面で、「メールアドレスのリンク先アプリケーション」の候補として表示されます。 主な機能 Webメールの追加 Webメールの詳細の確認と変更 Copyright © Cybozu

30 画面 ドロップダウンリストの設定 予定の参加者やメッセージの宛先などの選択に使用する、組織やユーザーなどのドロップダウンリストの設定を変更します。 例：「組織」の履歴（最近選択した組織）を削除した場合 主な機能 個人設定での設定の許可 組織やユーザーなどの表示件数の設定 組織やユーザーなどの選択履歴の削除 Copyright © Cybozu

31 カレンダー カレンダーの設定 ガルーンの全ユーザーに適用する祝日や就業日などのカレンダーを設定します。組織や拠点ごとに独自のカレンダーを使用できます。日本の祝日データを取り込むこともできます。 CSVファイルを使用して、イベントの一括登録や変更ができます。 日本の祝日データの取り込み 補足： 日付、イベント内容、およびイベントタイプが一致する祝日データは、読み込まれません。 登録した祝日やイベントが、スケジュールに表示されます。 Copyright © Cybozu

32 カレンダー カレンダーの設定 拠点の設定 拠点ごとに、稼働日、稼働時間、使用するカレンダーを設定します。 主な機能
日本の祝日データの取り込み イベントの登録、変更、および削除 カレンダー内の全イベントの削除 カレンダーの追加、名称変更、および削除 CSV ファイルを使用したイベントデータの入出力 Copyright © Cybozu

33 通知 サイボウズからのお知らせ サイボウズからのお知らせを受信するかどうかを設定します。 主な機能 お知らせの受信／受信停止の設定
サイボウズからのお知らせの例： 主な機能 お知らせの受信／受信停止の設定 Copyright © Cybozu

34 ロギング ガルーンのログを管理します。ログには、ユーザーのログイン情報、ガルーンの基本システムでの操作、ユーザーが各アプリケーションを使用した際の操作などが記録されます。 ログ一覧 ログイン情報や、ファイルのダウンロード情報などを確認できます。監査ログとしても活用できます。 主な機能 ログの検索 ログの出力の設定 ログのCSVファイルへの出力 ログの詳細の確認 ログの削除と一括削除 Copyright © Cybozu

35 ロギング アーカイブの設定 3か月以前のログを、指定した曜日と時刻に、指定した形式でアーカイブします。アーカイブされたログはデータベースから削除されます。アーカイブファイルはシステム管理画面からダウンロードします。 アーカイブされたログファイルの例： 主な機能 ログアーカイブの保存期間の設定 ログ出力のファイル形式（XLSX／CSV(UTF-8)／CSV(シフトJIS)）の選択 アーカイブ作成日時の設定 Copyright © Cybozu

36 ライセンス ガルーンを継続的に利用するには、ライセンス情報を登録する必要があります。 ライセンスの登録や登録履歴の確認など、ガルーンのライセンスを管理します。 ライセンスの管理 登録キー証明書に記載されているお客様番号、登録キーなど、ガルーンのライセンス情報を登録します。 主な機能 ライセンスの登録 ライセンス登録履歴の確認 Copyright © Cybozu

37 外部サーバー システムメールアカウントの設定 システムメールアカウントの管理とWebプロキシの設定ができます。
ガルーンのシステムが使用するメールアカウントを設定します。 次の機能でシステムメールを使用します。 スケジュールの予定通知のメール転送 電話メモのメール転送 ワークフローのメール通知 ケータイのログインURLの送信 通知メールの送信には、メールサーバーが必要です。お客様がお使いのメールサーバーをご利用ください。 Copyright © Cybozu

38 外部サーバー Webプロキシの設定 Webプロキシを設定します。Webプロキシは、ガルーンが基点になって、ほかの外部サーバーにアクセスする際に、プロキシ経由でアクセスできるようにする設定です。 Copyright © Cybozu

39 ローカライズ 一般設定 ユーザーが使用する表示言語の種類や、ロケールの初期値などを設定します。 ユーザーが選択可能が言語を指定
タイムゾーンのドロップダウンリストに表示する、使用頻度が高いタイムゾーン タイムカードやスケジュールなどを印刷するときの、言語や日時の表示形式を設定 主な機能 ユーザーが使用する表示言語の設定 良く使うタイムゾーンの設定 印刷用のロケールの設定 ユーザーが個人設定でロケールや拠点の設定を変更できるかどうかの設定 ユーザー名の英語表記の入力欄を使用するかどうかの設定 ユーザーが使用する表示言語とタイムゾーンの初期値の設定 Copyright © Cybozu

40 ローカライズ ロケールの設定 表示言語と、日付や時刻の表示形式を、ロケールとして設定します。 主な機能
ロケールごとに言語や日付、時刻の表示形式を設定 主な機能 ロケールごとの言語、日付の長い形式、日付の短い形式、時刻の形式の項目設定 Copyright © Cybozu

41 管理権限 ガルーンの基本システムやアプリケーションの管理者を設定します。管理者ごとに、管理できる権限を設定できます。
管理者の画面に表示されるアイコン 補足： クリックすると、管理者用のメニューが表示されます。 Copyright © Cybozu

42 管理権限 基本システムの管理権限 基本システムを管理する管理者の追加や、管理する項目の変更などができます。 主な機能
管理する項目を選択 主な機能 基本システムの管理者の追加と削除 管理項目の変更 Copyright © Cybozu

43 管理権限 アプリケーションの管理権限 アプリケーションを管理する管理者の追加、管理するアプリケーションの変更などができます。 主な機能
管理する項目を選択 主な機能 アプリケーション管理者の追加と削除 管理項目の変更 Copyright © Cybozu

44 サイボウズ ガルーン バージョン 4.2 機能紹介ガイド 基本システムの管理 第2版 発行日 2015年11月30日
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