貿易教室 なぜビジネス文書が必要なのか ビジネス文書交換の方法 一般的ビジネス文書の種類と書式 文例1（資料ご請求のお礼）

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1 貿易教室 なぜビジネス文書が必要なのか ビジネス文書交換の方法 一般的ビジネス文書の種類と書式 文例1（資料ご請求のお礼）
文例2(創業記念に対しての礼状) 言葉チェック 宿題

2 なぜビジネス文書が必要なのか ビジネスで相手と意思の疎通を図るのに、最も手っ取 り早くて確実の方法は、表情や身振りや手振りが加 わった『会話』です。しかし、話すことは、保存できない、 立証できないという欠点があって、言葉だけのやりと りによってのトラブルを避けるために。、『文書として残 す』ということが必要になってくる。ビジネス文書は、 「明確に意思を伝達する」のと、「伝達された意思を保 存する」という、取引を機能させる二つの役割がある。

3 ビジネス文書交換の方法 科学技術の発達や社会の発展により、取引相手の 意思伝達の方法はずいぶん変わってきた。これま では主に書信や電報の形で意見の交換を行い、双 方が合意の上、契約を結ぶという形だったが、テ レックス、ファクスができてから、そのスピードは倍 化し、途中で紛失する恐れはないなどの特典で大 いに歓迎され、たちまち普及し、今日文書交換上の 重要な方法となっている。ところが、ファクスの文書 は機密性の問題や法律上立証ができない欠点があ るということで、いったん合意し、互いに印鑑を押し て相手側に速達やEMSで郵送するのが一般のやり 方である。

4 一般的ビジネス文書の種類 ビジネス文書の分け方が二つある。ひとつはビジネ スの段階によって分ける方法である。たとえば、広 告宣伝、貿易の相手の募集、会社や製品の紹介と 推薦、カタログなどの請求、引き合い、オファー,カウ ンターオファー,注文,契約,保険,運送，抗議やクレー ムなどの各段階によって分類する方法。 　もうひとつは文書の種類によって分ける方法であ る。たとえば：広告、紹介状、案内状、照会状、変更 などの通知状、依頼状、提案状、断り状、抗議状、 招待状、見舞い状などに分類する方

5 一般的ビジネス文書の書式 ビジネス文書の書式としては、横書きと縦書きの二種 類がある。さらに横書きは発信番号、日付、発信者名 を上部に書く場合と下部に書く場合がる。

6 ビジネス文書の仕組み 前付け：発信番号、発信日付、受信者名、発信者名、 件名 冒頭語:拝啓、拝復、前略など
前文:一般に時候の挨拶、相手の安否を伺う、ある いは祝う言葉。 本文:相手に知らせる内容。用件を要領よく、簡潔で 正確に書くことが重要。 末文:結びの挨拶。主文の要点、要旨を繰り返して 強調する；相手の繁栄、自愛を祈念する挨拶；今後 のご愛顧を願う挨拶。 結語:敬具、草々など。

7 文例1（資料ご請求のお礼） 拝啓（頭語） 時下、益々ご清栄のことと、お喜び申し上げます。 (時候の挨拶、相手の安否を伺う、或いは祝う言葉) さて、この度は、当社製品大理石のお問い合わせをいた だき、ありがとうございました。 ご請求いただきました製品のカタログと営業案内、価格表 を同封させていただきます。 なお、添付書類で、ご不明な点やご質問などがございまし たら、当社ユーザーサービス部の王武までお問い合わせく ださい。 まずは、取り急ぎお礼かたがたご案内まで。（谨此致谢,特 函） ご検討のうえ、ご用命いただければ、幸いです。(静候佳音) 敬具(結語)

8 言葉チェック ビジネスで相手 立証 やりとり 文書 テレックス ファクス 速達 メール 資料ご請求 問い合わせ カタログ 添付書類 ユーザー ご用命 創業記念 代表取締役 貴社 当社

9 宿題 P198実例1を中国語に訳しない。