Microsoft® Office Access® 2007 トレーニング

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1 Microsoft® Office Access® 2007 トレーニング
[会社名] Microsoft® Office Access® 2007 トレーニング [講師へのメモ: このテンプレートのカスタマイズ方法の詳細については、最後のスライドを参照してください。また、いくつかのスライドのノート ペインには、レッスンについての追加説明が記載されています。] Access のテンプレート入門 I: データベースを作成する

2 Access のテンプレート入門 I: データベースを作成する
コースの内容 概要: 未経験でもデータベースを作成できる レッスン: テンプレートを使ったデータベースの作成 レッスンには、関係する作業の説明と一連のテスト問題が含まれています。 Access のテンプレート入門 I: データベースを作成する

3 概要: 未経験でもデータベースを作成できる
大量の情報を保存するには、データベースを 作成しなければなりませんが、その方法が わからなくて困った経験はありませんか。 Access 2007 には、初めての人でも簡単に データベースを作成できるテンプレートが 備わっています。これらのテンプレートには 必要な要素がすべて含まれているので、 複雑な作業を行うことなく、すぐにデータの 入力を開始できます。 このコースでは、テンプレートを使用して データベースを作成する方法を説明します。 Access のテンプレート入門 I: データベースを作成する

4 Access のテンプレート入門 I: データベースを作成する
目標 目的に合ったデータベース テンプレートを見つける。 データベース テンプレートを使って新しい Access データベースをすばやく簡単に作成する。 Access のテンプレート入門 I: データベースを作成する

5 レッスン テンプレートを使ったデータベースの作成

6 Access のテンプレート入門 I: データベースを作成する
テンプレートを使ったデータベースの作成 大量の情報を保存 するにはデータベースが 最適ですが、作成する 手間を考えて、 あきらめてしまった ことはありませんか。 Access 2007 を使用 すれば、その心配は いりません。 これまでは、データの入力を始める前にデータベースを設計してデータを格納するための テーブルを作成し、さらにデータを簡単に入力するためのフォームも作成する必要が ありました。また、入力したデータを集計するためのレポートも設計しなければならず、 多くの手間と時間がかかっていました。 新しい Access 2007 では、データベース テンプレートを使用できるため、目的にあった テンプレートを選択するだけで、データを入力できます。 テンプレートには、データベースを使用するために必要なテーブル、フォーム、およびレポートが既に組み込まれています。後は、データを入力するだけです。 Access のテンプレート入門 I: データベースを作成する

7 Access のテンプレート入門 I: データベースを作成する
用途別のテンプレート Access 2007 には 無料のデータベース テンプレートが多数 含まれています。 どのテンプレートを使用 するかは、目的によって 異なります。 ここでは、個人経営の文具店を例にとって説明します。 店主は、顧客の氏名、住所、電話番号、電子メール アドレスなどの情報が入ったデータベースを作成し、 それを従業員全員で使用できるようにしたいと考えています。 テンプレートを使用してできる作業には、どのようなものがあるでしょうか。たとえば、連絡先の整理や、問題の管理、食べた物の記録、本棚にある本の記録、資産の記録などがあります。 Access のテンプレート入門 I: データベースを作成する

8 Access のテンプレート入門 I: データベースを作成する
用途別のテンプレート Access 2007 には 無料のデータベース テンプレートが多数 含まれています。 どのテンプレートを使用 するかは、目的によって 異なります。 最初の作業は、顧客情報の保存に適したデータベース テンプレートを見つけることです。 では、まずデータベース テンプレートを探してみましょう。 Access のテンプレート入門 I: データベースを作成する

9 Access のテンプレート入門 I: データベースを作成する
データベース テンプレートの場所 データベース テンプレートは、[Microsoft Office Access – 作業の開始] ウィンドウに 表示されます。 このウィンドウは、 Access 2007 を起動 したときに表示されます。 テンプレートは、[ローカル テンプレート] と [Microsoft Office Online] の 2 つに分かれています。 ローカル テンプレートは Access 2007 に組み込まれている もので、お使いのコンピュータに保存されています。 Microsoft Office Online テンプレートは、Microsoft Office Online の Web サイトからダウンロードできます。 Access のテンプレート入門 I: データベースを作成する

10 Access のテンプレート入門 I: データベースを作成する
データベース テンプレートの場所 データベース テンプレートは、[Microsoft Office Access – 作業の開始] ウィンドウに表示されます。 このウィンドウは、 Access 2007 を起動 したときに表示されます。 Microsoft Office Online のテンプレートには、[ビジネス]、 [教育]、[個人用] があります。 ここではビジネス関連のテンプレートを探しているので、 [ビジネス] をクリックします。 Access のテンプレート入門 I: データベースを作成する

11 Access のテンプレート入門 I: データベースを作成する
ひとめでわかるテンプレートの用途 [ビジネス] 用の テンプレートには さまざまな種類が ありますが、Access では簡単に目的の テンプレートを見つ けられます。 まず、各テンプレートに用途を示す絵が付いています。 さらに、絵の上にポインタを置くと、テンプレートの説明が 表示されます。 Access のテンプレート入門 I: データベースを作成する

12 Access のテンプレート入門 I: データベースを作成する
ひとめでわかるテンプレートの用途 [ビジネス] 用の テンプレートには さまざまな種類が ありますが、Access では簡単に目的の テンプレートを見つ けられます。 たとえば、[連絡先管理] テンプレートの絵の上にポインタを 置くと、顧客や業者などの情報を管理するデータベースを 作成できるという説明が表示されます。これは文具店の 経営に向いているので、このテンプレートを使うことにしましょう。 このテンプレートを選択するには、テンプレートの絵を クリックします。 Access のテンプレート入門 I: データベースを作成する

13 Access のテンプレート入門 I: データベースを作成する
データベース テンプレートを選択する [連絡先管理] テンプレートを選択 すると、画面右側に 作業ウィンドウが 表示されます。 図にあるように、この作業ウィンドウにはテンプレートの カテゴリ、名前、説明が表示されます。 また、このテンプレートを基に作成するデータベースの ファイル名と保存先も自動的に表示されます。 Access のテンプレート入門 I: データベースを作成する

14 Access のテンプレート入門 I: データベースを作成する
データベース テンプレートを選択する 表示されるファイル名と 保存先は、必要に応じて 変更できます。 たとえば、「連絡先管理」という名前ではわかりにくい場合や、 複数のデータベースを作成する可能性がある場合には、 データベースの目的が簡単にわかる名前を付けます。 ここでは、「文具店顧客名簿」という名前を付けることに します。 Access のテンプレート入門 I: データベースを作成する

15 Access のテンプレート入門 I: データベースを作成する
データベース テンプレートを選択する 表示されるファイル名と 保存先は、必要に応じて 変更できます。 データベースを保存する場所も重要です。場合によっては、従業員全員がアクセスできる共有ディレクトリにファイルを 保存するなどの配慮が必要です。 ファイル名の右側のフォルダのアイコンをクリックすると、 データベースの保存先を選択できます。 Access のテンプレート入門 I: データベースを作成する

16 Access のテンプレート入門 I: データベースを作成する
データベース テンプレートを選択する 表示されるファイル名と 保存先は、必要に応じて 変更できます。 データベースの保存先とファイル名を指定したら、 [ダウンロード] ボタンをクリックします。 メモ: ローカル テンプレートを選択している場合は、[ダウンロード] ボタンの代わりに [作成] ボタンが表示されます。 Access のテンプレート入門 I: データベースを作成する

17 データベース テンプレートをダウンロードする
[ダウンロード] をクリック すると、テンプレートを 準備するための処理が 行われます。 まず、[Microsoft Office Genuine Advantage] ダイアログ ボックスが表示されます。 Access 2007 のデータベース テンプレートは、正規の Microsoft Office ソフトウェアを実行しているコンピュータで ないとダウンロードできません。 Access のテンプレート入門 I: データベースを作成する

18 データベース テンプレートをダウンロードする
[ダウンロード] をクリック すると、テンプレートを 準備するための処理が 行われます。 この検証が完了すると、テンプレートがコンピュータに ダウンロードされ、データベースとして保存されます。 メモ: ローカル テンプレートの場合は、検証は行われません。 ソフトウェアの検証は、Microsoft Office Online から テンプレートをダウンロードするたびに行われます。 Access のテンプレート入門 I: データベースを作成する

19 Access のテンプレート入門 I: データベースを作成する
テンプレートのヘルプ 作成された データベースの前面に 小さい [Access ヘルプ] ウィンドウが表示される ことがあります。 このヘルプには、データベース テンプレートの機能や 使い方などが表示されます。 Access のテンプレート入門 I: データベースを作成する

20 Access のテンプレート入門 I: データベースを作成する
テンプレートのヘルプ 作成された データベースの前面に 小さい [Access ヘルプ] ウィンドウが表示される ことがあります。 新しいデータベースを使うときは、このヘルプを見ながら 作業を進めると便利です。 ヘルプのウィンドウを移動するには、図のようにタイトル バーをクリックしてドラッグします。ウィンドウを閉じるには、 ウィンドウ右上の閉じるボタン をクリックします。 Access のテンプレート入門 I: データベースを作成する

21 Access のテンプレート入門 I: データベースを作成する
セキュリティの警告 新しいデータベースを 開くと、通常、リボンと データシートの間の メッセージ バーに、 セキュリティの 警告 が表示されます。 マクロなどのコンピュータに悪影響を与えるおそれのあるデータは、自動的に無効になります。Access のほとんどのデータベース テンプレートには、マクロが最低 1 つ含まれています。 マクロを有効にするには、テンプレートを開くたびに、メッセージ バーの [オプション] をクリックして、[このコンテンツを有効にする] をクリックします。または、信頼できるサイトを設定して、そこに データベースを保存しておけば、この作業は不要になります。 データベースを信頼できる場所に保存した場合は、セキュリティの警告は表示されません。 この方法については、「セキュリティ I: 2007 Office system を使用してセキュリティを強化する方法」というトレーニング プレゼンテーションを参照してください。 Access のテンプレート入門 I: データベースを作成する

22 Access のテンプレート入門 I: データベースを作成する
後はデータを入力するだけ マクロを有効にすると、 データを入力できる フォームが開きます。 このフォームでは、前の手順で作成したデータベースが 既に開いているので、すぐに連絡先を入力できます。 面倒な設定は必要ありません。このフォームにはすべての フィールドが組み込まれており、フィールドに名前も付いて います。 Access のテンプレート入門 I: データベースを作成する

23 Access のテンプレート入門 I: データベースを作成する
後はデータを入力するだけ データの入力を開始 するには、[ID] 列に [新規] と表示されている 行のどこかをクリック します。 次に、該当するフィールドに氏名や連絡先などの情報を 入力します。 フィールドにデータを入力するとその行に ID 番号が振られ、 さらにその下に [新規] というラベルが入った新しい行が 作成されます。 Access のテンプレート入門 I: データベースを作成する

24 Access のテンプレート入門 I: データベースを作成する
データベースの要素を表示する データベースはさまざまな 要素で構成されています。 これらの要素をよく知らな くてもデータベースを使用 することはできますが、 興味があったらナビゲー ション ウィンドウでこれら の要素を確認してみると よいでしょう。 ナビゲーション ウィンドウを開くには、[シャッター バーを開く/ 閉じるボタン] をクリックします。このウィンドウには、 データベースを構成するすべての要素が一覧表示されます。 各要素の内容を確認するには、それぞれをクリックします (Access ではこれらの要素をオブジェクトと呼びます)。 Access のテンプレート入門 I: データベースを作成する

25 Access のテンプレート入門 I: データベースを作成する
演習の手順 [Microsoft Office Access - 作業の開始] ウィンドウを開く。 オンラインのデータベース テンプレートをチェックする。 テンプレートをダウンロードする。 データベースにデータを追加する。 レポートとフォームを表示する。 [講師へのメモ: コンピュータに Access 2007 がインストールされている場合は、スライド内のリンクをクリックして、オンラインの演習に移動できます。演習では、表示される指示を参考にしながら、Access でのそれぞれの作業を実際に試すことができます。重要: Access 2007 がインストールされていない場合、演習手順にアクセスすることはできません。] オンライン演習 (Access 2007 が必要です) Access のテンプレート入門 I: データベースを作成する

26 Access のテンプレート入門 I: データベースを作成する
テスト問題 1 目的に合ったデータベース テンプレートを見つけるには、次のどの 方法が最も効率的ですか。答えを 1 つ選択してください。 テンプレートを 1 つずつ開き、データベースの内容を確認する。 テンプレートのアイコンを見ると、用途がだいたいわかる。さらに、 アイコンの上にマウスを置くと、説明が表示される。アイコンを クリックした場合は、説明が右側に表示される。 ヘルプ ファイルを開き、どのテンプレートが目的に合うかを調べる。 Access のテンプレート入門 I: データベースを作成する

27 Access のテンプレート入門 I: データベースを作成する
テスト問題 1: 解答 テンプレートのアイコンを見ると、用途がだいたいわかる。さらに、アイコンの 上にマウスを置くと、説明が表示される。アイコンをクリックした場合は、 説明が右側に表示される。 Access 2007 では、テンプレートのアイコンの上にマウスを置くと説明が 表示されます。また、アイコンをクリックすると、ウィンドウの右側に説明が 表示されます。 Access のテンプレート入門 I: データベースを作成する

28 Access のテンプレート入門 I: データベースを作成する
テスト問題 2 テンプレートから作成したデータベースに名前を付けなかった場合は、 どうなりますか。答えを 1 つ選択してください。 データベースは、既定の名前 (テンプレートの名前) で保存される。 テンプレートを 2 回以上開いた場合は、テンプレート名に番号を 追加したものがデータベースのファイル名になる。 データベースが保存されないので、テンプレートをダウンロード し直さなければならない。 データベースを開くことができなくなる。 Access のテンプレート入門 I: データベースを作成する

29 Access のテンプレート入門 I: データベースを作成する
テスト問題 2: 解答 データベースは、既定の名前 (テンプレートの名前) で保存される。 テンプレートを 2 回以上開いた場合は、テンプレート名に番号を 追加したものがデータベースのファイル名になる。 このため、自動的に保存されたデータベースの名前では、使用目的を正確に 表すことができない場合があります。このような場合は、データベース名を 変更することをお勧めします。 Access のテンプレート入門 I: データベースを作成する

30 Access のテンプレート入門 I: データベースを作成する
テスト問題 3 データベース ファイルにデータを保存するには、リボンにある [上書き保存] を クリックする必要がある。この説明は正しいですか。答えを 1 つ選択して ください。 正しい。 正しくない。 Access のテンプレート入門 I: データベースを作成する

31 Access のテンプレート入門 I: データベースを作成する
テスト問題 3: 解答 正しくない。 Access では、カーソルを別の行に移動するだけで自動的にデータが保存 されます。 Access のテンプレート入門 I: データベースを作成する

32 Access のテンプレート入門 I: データベースを作成する
クイック リファレンス カード このコースで説明した作業の概要については、以下を参照して ください: クイック リファレンス カード。 Access のテンプレート入門 I: データベースを作成する