2.総務部会 土木学会平成２６年度全国大会 2-1 組織体制 2-2 会場管理 2-3 参加者数調査 2-4 昼食調達 2-5 総合受付

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1 2.総務部会 土木学会平成２６年度全国大会 2-1 組織体制 2-2 会場管理 2-3 参加者数調査 2-4 昼食調達 2-5 総合受付
　2-1　　組織体制 　2-2　　会場管理 　2-3　　参加者数調査 　2-4　　昼食調達 　2-5　　総合受付 2-6　　広報 　2-7　　キャンパス・駅等案内図 　2-8　　エクスカーション

2 2 2-1 組織体制 ■ 留意事項 調整中 ■ 準備物・資機材一覧 調整中 役 職 所 属 氏 名 業 務 担 当 総務部会部会長 大阪大学
2-1　組織体制 役　職 所　属 氏　名 業　務　担　当 総務部会部会長 大阪大学　　　　　　　　　　 常田　賢一 総務班，会場管理班，昼食調達班，会計・一時保育班，アルバイト班 総務部会副部会長 大阪大学 土井　健司 入江　政安 総合受付班，広報班，エクスカーション班 総務班 班　長 副班長 班　員 Ｊプロデュース 学生スタッフ 秦　吉弥 久保　勝央 （別冊　参照） 総務部会の運営の統括と必要な支援を主務とする 会場管理班 阪神高速 余田　善紀 梶原　啓一 会場管理に関わる事項を主務とする 昼食調達班 西日本旅客鉄道 山本　信弘 山本　直人 実行委員会運営担当者の昼食の調達を主務とする 会計・一時保育班 ニュージェック 大林組 西村　光主 崎谷　淨 岡　重洋 管理・運営の収支の管理・会計報告，および一時保育を主務とする アルバイト班 大阪府 清水　梓 学生スタッフの確保，配置，管理を主務とする 総合受付班 関西電力 有光　剛 受付および窓口としての案内を主務とする 広報班 京都大学 アニマトゥール弘報企画 鈴木　康夫 道下　弘子 ＨＰ・ポスター・会場内外の案内および大会記録（写真・ビデオ等）を主務とする エクスカーション班 京都府 本州四国連絡高速道路 兵庫県 大成建設 谷口　幸治 山口　和範 香本　祥子 天野　健次 エクスカーションの企画および運営を主務とする 　　■ 留意事項 調整中 ■ 準備物・資機材一覧 調整中 2

3 2-2 会場管理 体制図 班長：梶原啓一、余田善紀 ２. 業務内容 ①会場管理：会場のゴミ箱の管理、清掃 ②大会参加者数の把握 ①会場管理
2-2　会場管理 体制図 　　　　班長：梶原啓一、余田善紀 ２.　業務内容 　　　　①会場管理：会場のゴミ箱の管理、清掃 　　　　②大会参加者数の把握 ①会場管理　 （１）大会前日【9/9（火）】　大会本部集合後、（14:00頃） 　　・次頁図内の☆印をつけたゴミ箱へ、貼り紙貼付 　　・次頁図内の浪高庭園内のゴミ箱を養生テープにて封鎖（容量が小さいため、使用禁止とする。） 使用備品 留意事項 ・貼り紙（ラミネート加工、A4サイズ100枚） ・養生テープ ・会場地図 ・筆記用具 大会最終日に、はがし漏れが無いよう、どのゴミ箱へ貼付したか地図に残すこと（委員） （２）大会期間中【9/10（水）～12（金）】　9：00　B107に集合 　　　・学内通路ゴミ箱見回り 嘔吐物の処理 　1.マスク、手袋、エプロンを着用 　2.バケツにビニール袋を広げる 　3.嘔吐物の上に新聞紙を広げて、すくい取りバケツに入れる（適宜行う） 　4.洗剤を吹きかけ、新聞紙、雑巾で拭き取りバケツに入れる 　5.消毒スプレーを広い範囲に吹きかける 　6.マスク、手袋、エプロンをバケツに入れ、ビニール袋の口をしめ、更にビニール袋に入れ、封をして処分する 日時 使用備品　 作業内容・留意事項 1・3日目 10:00 12:00 14:00 16:00 18:00 2日目 10:00 12:00 巡回時 　掃除道具一式カバン 　　・クリーナーシート 　　・ゴミ袋（大小） 大がかりな掃除道具 　全学共通B107と 　基礎工B205に配置 　　・バケツ 　　・手袋、マスク 　　・洗剤類 　　・スポンジ、雑巾類 　　・箒、ちりとり 　　・新聞紙 定時に巡回、それ以外は大会本部にて待機 巡回・回収方法 　・次頁図内の←の順で見回り、ゴミ箱が2/3以上になっている場合は回収 　・回収後、ゴミ袋は集積場所へ運搬 　・次頁図内の①（全学教育推進機構の集積場所）を優先的に使用 　　⇒①が一杯になった場合、②（文系学部共通）の集積場所を利用 清掃 　・飲み物等の清掃は洗剤等を使用し行う 　・嘔吐物の処理は事前講習の通りおこなう 留意事項 ・判断に迷う場合は、会場管理班の携帯電話へ連絡すること。 ・参加者数の集計と重なる場合は、集計を優先することとし、その旨、委員へ連絡する。 ・２日目は、12:00の見回り終了後、学生スタッフは解散（後は、必要に応じ、委員が見回ること。） （３）大会終了後 【9/12（金）】　17：00 　　・次頁図内の☆印をつけたゴミ箱へ、貼り紙撤去 　　・次頁図内の浪高庭園内のゴミ箱を養生テープ撤去 使用備品　 留意事項 　・ゴミ袋 テープの後を取るための 　・洗剤 　・スポンジ等 ・地図を確認し、おこなう ・テープの後が残っている場合は、ふき取る ・はがす作業終了後、委員が最終確認を行う

4 4 2-2 会場管理 １ ２ ３．. 会場管理班が管理するゴミ箱など 浪高庭園
2-2　会場管理 ３．.　会場管理班が管理するゴミ箱など １ ２ 浪高庭園 ○原則として、学内通路に設置されているゴミ箱のゴミとし、建物内のゴミ箱は対象としない。 （建物内のゴミ箱は、各棟の責任者が対応。必要に応じて会場管理班（委員）から連絡すること。） 【各棟の責任者】 【大会本部に送る備品一覧】 棟　責　任　者 所　属 役　職 氏　名 全学教育推進機構A・B棟 全学教育推進機構C棟 豊中総合学館 基礎工学部講義棟 近畿大学 大阪大学 准教授 東山　浩士 飯田　克弘 大倉　一郎 小田　和広 【ゴミ箱への貼り紙】 4

5 2-3 参加者数調査 ■大会参加者数の把握 ■調査時間及び報告担当者
2-3　参加者数調査 ■大会参加者数の把握 ①把握する参加者数は、年次学術講演会・研究討論会・シンポジウム・ ワークショップ・橋梁模型・映画会・百周年記念討論会等の参加者数とする。 ②各部会ごとに出席数報告担当者を決め、事前に会場管理班会場管理担当に報告する。 ③報告担当者は参加者数調査票に記入の上、速やかに会場管理班【総合受付（講義B棟 B107教室）】に報告する。様式のないものは任意の様式で良い。 ④調査時間は次の表を基本とし、調査・報告するものとする。 ■調査時間及び報告担当者 行事名 調査日時 報告担当者 9/10（水） 9/11（木） 9/12（金） 所属 班名 年次学術講演会 午前① 9:45頃 中谷　祐介　 午前② 11:30頃 午後① 13:45頃 午後① 16:00頃 午後② 15:30頃 研究討論会 午後① 17:15頃 土木遺産国際シンポジウム 午後① 15:00頃 　会場管理係 学生スタッフA 基調講演会・特別講演会・全体討論会 国際若手技術者ワークショップ 午前① 10:00頃 午前① 11:00頃 学生スタッフB 午前② 11:45頃 午後① 13:30頃 橋梁模型 展示 載荷試験・表彰式 午前① 11:00頃 映画会 午後① 14:00頃 百周年記念討論会

6 6 2-3 参加者数調査 【参考】年次学術講演会の集計 【集計の流れ】
2-3　参加者数調査 【参考】年次学術講演会の集計 【集計の流れ】 ・各会場の学生スタッフ（会場係orマイク係）が参加者数をチェックし，セッションごとに参加者数集数をチェックする 　　↓ ・各班の学生スタッフ（連絡係）が集計表を作成し，セッションごとに班の責任者（会場責任者）へ提出する． ・各班の責任者がセッションごとに集計し，参加者数集計表を総括班副班長に提出する． ・総括班副班長がセッションごとにとりまとめ，総務部会の会場管理班に参加者数集計表を提出する． 各班の学生スタッフ（会場係orマイク係） 各班の学生スタッフ（連絡係） 班　責　任　者 所　属 氏　名 第Ⅰ部門班 近畿大学 東山　浩士 第Ⅱ部門班 京都大学 米山　望 第Ⅲ部門班 大阪大学 小田　和広 第Ⅳ部門班 飯田　克弘 第Ⅴ部門班 神戸大学 三木　朋広 第Ⅵ部門班 小泉　圭吾 第Ⅶ部門班 玉井　昌宏 共通セッション班 大倉　一郎 研究討論会班 神戸高専 中央復建ｺﾝｻﾙﾀﾝﾂ 宇野　宏司 猪井　博登 田底　成智 部　会　責　任　者 所　属 氏　名 総括班 大阪大学 中谷　祐介 総務部会　会場管理班 6

7 2-3　参加者数調査 午後① 15:00 土木遺産国際シンポジウム

8 2-3　参加者数調査 午後① 15：00頃 基調講演会・特別講演会・全体討論会

9 2-3　参加者数調査

10 10 2-4 昼食調達 10 （３） 昼食の発注数量確認 （４）弁当・飲料の配布方法：９月９日（火） （１）大会関係者の昼食支給概要
2-4　昼食調達 　　（１）大会関係者の昼食支給概要 　　 ① 原　　則　：　土木学会全国大会の大会スタッフ、補助スタッフ及び学生スタッフに対し､軽食としておに 　　　　　　　　　　　　 ぎり、昼食として弁当および飲料を支給する。　　　　　　　　　　　　　 　　 ② 弁当発注先　：　まねき食品（株） 　　　　　　　　　　　　　　　　TEL ： 　FAX ： 　担当者　松崎（携帯 ） 　 ③ 昼食支給日　：　平成２６年９月９日(火)～平成２６年９月１２日(金) 　　 ④ 弁当・飲料の配布時間帯　：　おにぎり7:10～9:00、飲料7:10～17:30、弁当11:30～14:00　　　　　　　 　　 ⑤ 弁当・飲料の配布・食事場所　：全学教育推進機構B棟　B118教室（以下、全学B118と表記）　 　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　基礎工学部Ｂ棟　B205教室（以下、基B205と表記)　 ⑥ 弁当ガラ集積場所・時間　：各教室にて14:３０～15:00に弁当ガラ集積、処理 ⑦ 集合場所・時間：各日とも全学B118教室／6：45 （２）お弁当班　構成　（連絡先等は、別途配布する） 人員 9/9 （火） 9/10（水） 9/11（木） 9/12（金) 主な担当 班長 山本　信弘 山本　直人 ○ 総括 担当者 到着・撤収確認 配布 学生スタッフＡ 全Ｂ118 6:45-18:00 配布・氏名確認 飲料補充 学生スタッフＢ 基B205 （３）　昼食の発注数量確認 ７／８ 班長 班長と【まねき食品】で 　各教室への搬入ルート、クルマの台数、入校許可、ドブ漬け配置等 について大学内で確認 ９／１ ７／２５（学生スタッフ）８／３１（社会人スタッフ）に確認したリストをもとに各日の大会スタッフ・学生スタッフ数で全学B118教室と基B205の数量配分表を作成のうえ、弁当・おにぎり・飲料数量を【まねき食品】に連絡。 前日まで 配布用チェックリストを作成する （４）弁当・飲料の配布方法：９月９日（火） １１：３０ 担当者 全学B118教室で、【まねき食品】から、おにぎりと飲料を受領し、数量を確認 １１：５０ 弁当・飲料の配布 　１２：００～１２：４５昼食・決起集会　全B118教室 １２：４５ 弁当ガラは納入の段ボール箱へ回収。回収後、【まねき食品】に連絡 弁当ガラ（段ボール箱）を【まねき食品】が回収 その後、【まねき食品】が弁当配布場所（全学B118、基B205）にドブ漬けを設置 １４：００ ドブ漬け設置状態を確認 10 10

11 11 2-4 昼食調達 11 （5）弁当・飲料・おにぎりの配布方法：9月10日（水）～9月12日（金） いつ 誰が 何をする ６：４５ 班長
2-4　昼食調達 （5）弁当・飲料・おにぎりの配布方法：9月10日（水）～9月12日（金） いつ 誰が 何をする ６：４５ 班長 担当者 学生スタッフ 全B118教室　に集合 班長・学生スタッフＡは、全B118に待機 担当者・学生スタッフＢは、基B205に移動 ７：００ 班長・担当者 班長は全B118教室でおにぎり、飲料を、【まねき食品】から受領し、数量を確認。 その後、担当者は、基B205で【まねき食品】から受領し、数量を確認。 ７：１０～１０：００ 学生スタッフＡＢ おにぎりの配布は適宜持出し可とする（１人１個目安） ７：１０～１７：３０随時 飲料は、適宜持出し可（個数制限なし）とする ドブ漬けの状況を確認のうえ、適宜ケース単位で追加投入 なお、飲料種別毎に、開封したケース数を集計表に記録 ペットボトル回収用ゴミ袋を設置し、随時整理。 １１:００ 班長は全B118教室で弁当を、【まねき食品】から受領し、数量を確認。 担当者は、基B205で【まねき食品】から受領し、数量を確認。 １１:３０ 納入の段ボール箱へ弁当ガラを回収できるよう準備 １１：３０～１４：００ 弁当の配布準備 チェックリストで確認をし、配布 １４：３０以降 弁当ガラの放置等、教室内を確認 ガラ回収の補助 １５：００ 回収した弁当ガラを【まねき食品】に引き渡す １７：３０ 飲料補充等終了 後片付け開始 飲料の使用数（ケース開封状況）を確認し、【まねき食品】に連絡 【まねき食品】は翌日の数量を調整 9/12（金）は【まねき食品】によるドブ漬け等撤去作業後、教室の後確認を行う。 １８：００ 終了確認・解散 （6）緊急時の対応 　　 ① 対応が不明な場合、緊急の場合は、【学生スタッフ】は【班長】、【担当者】の指示を仰ぐ。　　　　　　　　　　　 　　 ② 大会開催前の開催中止 　　　　　　大会の中止等が事前に決定した場合、【班長】は【まねき食品】にキャンセルの連絡を行う。（３日前 　　　　　　までキャンセル可能、以降は基本代金を支払うことを基本に協議） ③台風等の荒天による当日の大会中止 　　　　　　弁当が不要となった場合は,直ちに配送中止の連絡を行う。弁当が一部でも必要な場合は,必要数 　　　　　　の配達を依頼する。いずれの場合も,代金は基本的に全て支払うものとする(相手方申し出による)。 ④大地震等の天変地異発生による当日の大会中止 　食糧確保の要否等を判断し,連絡が可能な範囲で必要な連絡をする。弁当が必要な場合は,配達の 　可否等を確認する。状況による協議となるが,代金は基本的に全て支払うものとする(相手方申し出 　による)。 　 ⑤行事の繰り下げ･中断 　行事の繰り下げ･中断があった場合でも弁当は通常通り支給する。よって,通常通り注文確認を実 　 　施し,配達を依頼する。 11 11

12 来場者からの要望に応え，円滑な運営を支える
2-5　総合受付 来場者からの要望に応え，円滑な運営を支える １組織体制 ※（　）は各係の略称 １日目 9/10(水) 2日目 9/11(木) 3日目 9/12(金) 責任者 スタッフ 学生 ① 統括・補佐・誘導係（統括係） 班長・副班長：2 3+2* 1 班長・ 副班長：2 3 ② 当日参加受付係 （参加係） 本部職員：2 4 2 ③ 当日入会受付・座長受付係（座長係） 本部職員：1 ④ 参加証再発行・CPD登録係（発行係） ⑤ クローク係（ク係） Ｊプロ：1 班長：入江政安（大阪大学）、　副班長：有光　剛（関西電力） ※本部職員とは土木学会本部より派遣の職員 ※スタッフとは社会人スタッフ（本年は関西電力、1日目のみ大阪市から2名追加） 　*日毎にメンバーの変更の可能性あり 　JプロとはJプロ手配によるクローク担当の係員を指す． ２業務時間、場所等 　　①業務時間　 ※手が空いた場合は相互に協力を行う。 ※金銭集計管理は学会本部が担当する。 日　時 担　当 前日9/9(火) 1日目9/10(水) 2日目9/11(木) 3日目9/12(金) 総合受付係 10:00～19:00 7:30～19:00 7:30～13:30※1 学生スタッフ 13:00～18:00 7:30～13:00※2 備　　考 ※1　班長・副班長はキャンパス内行事終了まで ※2　一部はシャトルバス誘導のため居残る 　　②集合場所：≪前日≫　大会本部 　　　　　　　　　　　≪当日≫　大会本部で出勤報告後、総合受付前 　　　　　　　　　　　　班長の点呼完了後、班長の指示に従い当日作業の準備を開始する。 ③携 行 品：身分証明書（学生証 or 社員証 or 運転免許証）を持参すること。　　　　　　　　 ３業務内容 　総合受付の設営・撤去、受付業務、案内、備品資機材の確認（行事案内チラシの管理）、プレス対応 　＊統括・補佐・誘導係は受付係，座長係，発行係，ク係の業務を網羅的に統括し，補佐する． 　　　・各受付への誘導と混雑の整理、用紙の記入方法の案内 　　　・プレス対応　名刺2枚拝受、資料配付、プレス章を渡し、 （広報班　鈴木　090－0000－0000）に連絡 　　　・各種行事の問合せ（場所、時間等）対応 　　　・遺失物の対応（別紙：遺失物に関する処理を参照） 　　　・配布物の保管・配付・在庫確認、保管場所（_____________）より補充 　　　・クローク係のJプロの昼食休憩時間中の対応 　　　・２日目の豊中キャンパスからホテル阪急エキスポパークへの誘導案内。（1-2実施概要・会場案内・会場アクセ ス/参照） 　　　・総合受付テント周辺及びキャンパス内外の看板設置場所、表示内容の確認を毎朝通勤時に行う。 　　　・看板表示内容に誤記、変更事項が生じたときは、総合受付班長または係長へ連絡し指示を仰ぐこと。　　　

13 13 2-5 総合受付 【聴講者の登録参加手続き】 【参加料後払いの手続き】 聴講者の登録参加料 会員 非会員 座長 一般 学生
2-5　総合受付 【聴講者の登録参加手続き】 　１．「聴講者の登録参加料」の申込みの手続きを済ませて 　　　　いない方に右記の受付票に記入してもらう。　 　　　　　　　　　　講演者は不要 　　　　　　　　　　連名者、共著者は必要 　　　　　　　　　　研究討論会のみの参加は必要 　　　　　　　　　　座長は座長受付へ 　２．受付票と料金を受け取る 　　　　＊徴収した参加費の集計管理は、学会本部が行う。 　　　　＊非会員の方には、学会への入会を勧める。 　　　⇒入会する場合は、入会申込書に記入してもらう。 　　　　＊会費が追加されるので注意する 　３．当日参加証（本部職員作成）、領収書 　　　　ＤＶＤ－ＲＯＭ版（講演概要集）を渡す。 【参加料後払いの手続き】　　　　　　　　　　　　　　　　 　　　　基本的に事前登録または大会当日登録ですが、 　　　　官庁・その他機関等では後払いの申し出がある 　１．右記の後払い票に記入してもらう 　２．名刺と後払い票を受け取る 　　イ．名刺がない場合 　　　　　勤務先住所・電話等の必要事項を明記いただく。 　　ロ．複数名の参加者受付があった場合 　　　　各々の氏名毎に必要事項を明記いただく。 　　　　　　　（クリップ・ホチキスは使用しない。） 　　ハ．「後払い用紙入れ（本部にて作成・準備）」に入れ、 　　　　まとめておく。 聴講者の登録参加料 会員 非会員 座長 一般 学生 大会当日登録 12,000円 8,400円 20,000円 10,000円 事前登録（～ 7/31） 7,000円 ≪当日登録参加受付　問合せ例≫ 　　　　質問：参加料は、おいくらですか。 　　　　回答：○○（例えば、一般会員の方）の登録参加料は、○○（12,000）円になります。 　　　　　　　①参加費をお預かりしたら・・・「○○円お預かり致します。」 　　　　　　　②おつりが発生したら・・・「○○円お預かりしましたので、○○円のお返しになります。」 　　　　　　　領収書をお渡しした後、 　　　　　　　　Ａセット（コンクレスバック＋プログラム＋100周年記念行事資料）を配布する。 13

14 14 2-5 総合受付 【講演会、研究討論会等の座長受付】 １．リスト表（本部職員作成）に印を付ける。
2-5　総合受付 【講演会、研究討論会等の座長受付】 　１．リスト表（本部職員作成）に印を付ける。 　２．座長参加料を未納の場合は参加料（10,000円）を受け取る 　３．領収書とＡセットを渡す　　　　 　　開催期間中、415名程度の座長が会場入りする 　　　聴講・発表者として事前登録を済ませている場合は座長参加料は支払う必要がない 　　　⇒受付を行わない座長が多く発生することが予想される。（例年では半数以下となる見込み） 　　　座長の動向を把握するため、トランシーバーにより学術部会の班長との連絡が多々発生する見込み 　　　であるので注意すること。混雑予想時間は②・③の受付業務と同様。 　　■セッション開始１０分前 　　　　座長が教室入りされていない場合、 　　　　　　学術部会の担当班長から座長受付へ連絡（トランシーバーもしくは携帯電話にて） 　　　　　　があるので座長一覧表（別紙）にて確認を行う。 　　　　　　なお、代理の手配は学術部会にて行う。 　　■座長から本部に欠席連絡があった場合の連絡系統 　　　　座長　→　本部　→　座長受付携帯（学術部会統括班）→　学術部会担当班長 　　■座長の関係者から受付で欠席連絡があった場合の連絡系統 　　　　受付　→　座長受付携帯（学術部会統括班）→　学術部会担当班長 　　　　　　※座長受付携帯（２台：学術部会が所持）の番号　 　　　　　　　　 　　　≪座長受付問合せ例≫ 　　　座長：年次学術講演会の座長で来たのですが・・・ 　　　受付：「参加料はお支払済みでしょうか。」 　　　　　　ケース１．参加料未収の座長の場合 　　　　　　　　　　　　「恐れ入りますが、参加費（10,000円）を頂戴いたします。」 　　　　　10,000円を徴収し、領収証をお渡しし、 　　　　　　　　　　　　Ａセット（コンクレスバック＋プログラム＋100周年記念行事資料）をお渡しする． 　　　　　　ケース２．参加料支払済の座長の場合 　　　　　　　　　　　　受付を行った後、 14

15 2-5 総合受付 【土木学会入会手続き】 ■聴講者の登録参加料と合わせた場合 １．右記の申込書に記入してもらう。 ２．申込書と料金を受け取る
2-5　総合受付 【土木学会入会手続き】 　１．右記の申込書に記入してもらう。　 　２．申込書と料金を受け取る 　　　　＊徴収した参加費の集計管理は、学会本部が行う。　　 土木学会会費 一般 学生 入会金 1,000円　 なし　 年会費　 12,000円 （月割　1,000円） 6,000円 （月割 500円） 大会当日入会 （9月入会） 8,000円 （1,000円＋ 1,000円×７ヶ月） 3,500円 (0＋ 500円×7ヶ月） 　　■聴講者の登録参加料と合わせた場合 　　　　一般会員　20,000円　学生会員　11,900円 　　　≪当日入会受付　問合せ例≫ 　　　　参加者：「入会の申込がしたいのですが。」 　　　　受付　：「全国大会への参加申込みも同時にご希望でしょうか？」 　　　　　→参加者：「入会のみです」 　　　　　　受付　：「入会申込書にご記入ください」 　　　　　　　　　　「（一般or学生の確認の後）8000円／3500円になります。」 　　　　　　　　①入会費をお預かりしたら・・・「○○円お預かり致します。」 　　　　　　　　②おつりが発生したら・・・「○○円お預かりしましたので、○○円のお返しになります。」 　　　　　→参加者：「入会と全国大会参加の両方です」 　　　　　　受付　：「入会申込書および参加申込書にご記入ください」 　　　　　「（一般or学生の確認の後）20,000／11,900円になります。」 　　　　領収書をお渡しした後、Ａセットを配布する。

16 16 2-5 総合受付 【参加証再発行】 【ＣＰＤ登録】 １．登録済参加者が参加証を忘れた方に、参加証（本部で準備）の再発行を行う。
2-5　総合受付 【参加証再発行】 　　　１．登録済参加者が参加証を忘れた方に、参加証（本部で準備）の再発行を行う。 　　　２．再発行の際、氏名と官庁・民間・学校関係等、参加登録者リストで確認する。 　　　　　リストへの登録が済んでいることを確認後、参加証を再発行する。 　　　　　※登録者リストは、学会本部のパソコンで確認する。 　　　３．再発行された参加証は、参加希望行事の終了後に回収する旨を通知する。 　　　４．参加証再発行対象者は、事前受付済（登録参加料支払済）の方であり、原則として 　　　　　金銭授受は発生しない。もし発生した場合は、本部事務局担当者に対応をお願いする。 　　　≪参加証再発行　問合せ例≫ 　　　　質問：参加証を持っていないのですが（参加証を忘れたようなのですが）。 　　　　回答：登録参加申込は、お済みでしょうか。 　　　　　　　①申し込みがお済みの方　→　「再発行の手続きをさせて頂きます。再発行しました参加証 　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　は，ご参加希望最後の行事が終了した後，こちらにご返却 　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　下さい。」 　　手続きに入り、完了後、Ａセットをお渡しする． 　　　　　　　②申し込みが未了の方　→「記帳所にて参加申込書を記入いただき、「当日登録参加受付」 　　　　　　　　　　　　　　　　　にてお申し込みください。」 【ＣＰＤ登録】 　　　※CPD（Continuing Professional Development）とは技術士が継続的に研鑽を積むことを指した制度 　　　　　CPD登録とは，本大会のCPD登録の対象となるプラグラムに参加したことを記録する作業． 　　　１．学会本部職員の指導の下、「磁気カードＣＰＤ登録システム」で登録をする 　　　使用マニュアル（別紙）に則って行う。 具体的には参加者持参の「会員証」もしくは「CPD登録メンバー証」をカードリーダーに、 　　　右下写真のように通してもらう（裏面の磁気ストライプが下側になります）。ID（会員番号あるい 　　　はCPD 登録メンバー番号）、氏名（カタカナ）、所属団体名（略称）が表示されれば登録完了となる。 　　　＊９月１１日の午後 　　　　豊中キャンパスからホテル阪急エキスポパークへ移動、 　　　　⇒学生スタッフから学会本部職員へ引き継ぐ。（13時に業務は終了となる予定） 16

17 17 2-5 総合受付 １）前日の共通業務内容 日時 担当者 項目 留意事項 9月9日10:00 社会人スタッフ
2-5　総合受付 　１）前日の共通業務内容 日時 担当者 項目 留意事項 9月9日10:00 社会人スタッフ 集合後，委員長挨拶・全体説明 受付ブースへ移動し，自己紹介，本日の作業内容の確認 設営状況の確認・修正指示 学生アルバイトへの説明事項の確認 集合時間及び内容は総務部会全体のスケジュールとの齟齬がある場合，全体スケジュールが優先される 12:00 昼食 13:00 学生スタッフ 集合　全学教育機構大講義室で出勤報告 集合時間前に出勤報告を済ませること 14:00 総務部会ミーティング終了後 全員 班長＋全員 本部職員代表 　＋全員 本部職員各係 　＋全員 各係 シミュレーションの終わった係 事前全体説明（大講義室） 総務部会ミーティング（共B118） 受付ブースに集合，自己紹介 総合受付班の仕事内容説明 受付，金銭出納に関して全体的な説明・諸注意 各係個別に作業の説明 　統括係は，分かれて，参加係 　と座長係の説明を聞く 設営・準備 各係でシミュレーションを行う 全体で作業の必要な物品の配置，確認を行う． 緊急時の対応なども説明 マニュアルに修正・改良の余地がある場合には，班長あるいは副班長に確認の上，各係で修正する コングレスバックおよび参加者への配付資料の確認，パンフレット類の配置確認を行う． 17:00ごろ 班長 全員で各係の動きをシミュレーションで確認する 会場および会場への経路，案内方法の確認 物品の撤収 倉庫の鍵掛け，総務部会長・総務班長へ指示を 時間の余る場合 総務部会の他班の補助を行う． 班長は総務班員を兼任しているため，総務班へ移動 18:00ごろ 副班長＋全員 副班長に作業終了の報告後，解散 共B118において退勤報告 17

18 18 2-5 総合受付 ２）第1日～第3日の係別業務内容 ①統括・補佐・誘導係（統括係） ②当日参加受付係（参加係）
2-5　総合受付 ２）第1日～第3日の係別業務内容 ①統括・補佐・誘導係（統括係）　　　　　　　　　　②当日参加受付係（参加係）　 ③当日入会受付・座長受付係（座長係）　　　　 ④参加証再発行・CPD登録係（発行係） 　　【タイムスケジュール（各日共通）】 各セッション開始前は混雑する恐れがあるので、その時間帯は持ち場を離れないよう注意すること。 1日目：4回（8時45分、10時30分、12時45分、14時30分） 2日目：2回（8時45分、10時30分） 3日目：4回（8時45分、10時30分、12時45分、15時00分） 日時 担当者 項目 留意事項 7:30 学生スタッフ係全員 副班長 全員 班長，本部職員代表＋全員 係本部職員＋係員 共B118で出勤報告 総合受付ブースへ集合 点呼（班長は本部ミーティングに参加中） 撤収していた物品の再配置 班長配置後，再度の確認事項，新規の事項の説明 作業の確認 学生スタッフは7:30までに出勤し，アルバイト班へ報告後集合 8:00 係全員 受付開始 第1日は第2セッションが開始するまで全員持ち場を離れない 各セッション開始20分前 各セッション開始15分後 受付の混雑状況を確認し，必要な場合は増員する。 本部職員の指示により，適宜休憩を行う 本部職員は学生が第1・3日において，10時間30分，第2日において，6時間を越えて業務に従事することがないよう，休憩を取らせてください． 適宜 適宜昼食休憩を行う． 第2日は13時以降 各日最終セッション終了30分前 第1，3日18:40／第2日13:00 係員 第2日のみ統括係員 物品撤収の準備，作業フロー等の修正事項の確認 受付終了・撤収作業 （第2日は各受付の終了） 第2日のみ完全撤収は別途行う 学生スタッフは第2日13時終了（バス誘導担当を除く） 撤収修了後 学生スタッフ 班長に報告の上解散 共B118において退勤報告 第3日は他班の補助を行う場合がある 18

19 19 2-5 総合受付 ⑤クローク（荷物一時預かり：Jプロ１名、学生スタッフ３名）
2-5　総合受付 　⑤クローク（荷物一時預かり：Jプロ１名、学生スタッフ３名） 　来場者で荷物一時預かり希望者に対して、その日限りクローク用教室にて保管を行う。 　　　　午前の第一セッション開始前，午前・午後の最後のセッション終了後　混雑する恐れがあるので、持ち場を 　　　　離れない。 　　　　　　　　　　1日目　8：00～18：30　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　 　　　　　　　　　　2日目　8：00～12：30 　　　　　　　　　　3日目　スタッフ・学生スタッフ　　　　　8：00～19：30　　　　 　　　　　　　　　　　　　　　スタッフ・学生スタッフ以外　 8：00～ 17：00　　　　　　　　 　【タイムスケジュール（各日共通）】 日時 担当者 項目 留意事項 7:30 学生スタッフ 係全員 副班長 全員 班長＋全員 Jプロ＋全員 共B118で出勤報告 総合受付ブースへ集合 点呼（班長は本部ミーティングに参加中）後，クローク室へ移動 撤収していた物品の再配置 班長到着後，再度の確認事項，新規の事項の説明 作業の確認 学生スタッフは7:30までに出勤し，アルバイト班へ報告後集合 8:00 受付開始 第２セッションが開始するまで全員持ち場を離れない 午前最終セッション終了10分前 各セッション開始15分後 集合し，配置につく。 本部職員の指示により，適宜休憩を行う 必要な場合，Jプロは班長もしくは副班長に応援を要請する Jプロスタッフは学生が第1・3日において，10時間30分，第2日において，6時間を越えて業務に従事することがないよう，休憩を取らせてください． 適宜 適宜昼食休憩を行う． 第2日は13時以降 各日最終セッション終了15分前 第1日18:30 第2日12:30 第3日17:00　　　 　　　　19:30 Jプロ・係員 集合し，配置につく。 受付終了・撤収作業 Jプロは鍵の管理 学生スタッフは13時終了 撤収修了後 学生アルバイト 班長に報告の上解散 共B118において退勤報告 第3日は他班の補助を行う場合がある ※第３日17：00以降、スタッフ等のクロークの荷物は、弁当配布場所（●●●●●）へ移動させ、保管。 19

20 20 2-5 総合受付 【業務の詳細】 控え 来場者渡し 名前 携帯番号 を記載
2-5　総合受付 　【業務の詳細】 　　　保管場所の許容が限られていることから、来場者への事前周知は行っていない。 　　　一時預かりの申し出があった場合、必要事項（氏名・携帯電話番号）を明記いただく。 　　　変わりとなるもの（名刺）があれば、それをいただく。 　　　記入後、保管はその日限りであること，財布，カード，パソコンその他の貴重品はお預かりできない 　　　旨をお伝えし、クローク札の半券を来場者へお渡しし、引き取る際にこの受渡票が必要である旨を 　　　お伝えする。 　　　≪問合せ例≫ 　　　参加者：「荷物を一時預かってほしいのですが・・・。」 　　　ク係：「こちらにてお預かりいたします。なお、お預かり期間は本日●●時までのお預かりとなりますが、 　　　　　　　よろしいでしょうか。」 　　　　　　「財布，カード類，鍵，携帯電話，パソコン，ハードディスクなどの貴重品類，コワレ物は 　　　　　　　お預かりできませんが，中に入っていませんでしょうか，御確認願います．」 　　　　　　「（問題なければ）お名前と本日ご連絡できる携帯番号を頂戴できますでしょうか。 　　　　　　　名刺等代わりとなるものがございましたらそれでも結構です。」 　　　　　　　必要事項を記載して頂き、来場者より荷物をお預かりする際、日付印のついた受渡票の 　　　　　　　半券を来場者へお渡しする。 　　　　　　「お荷物を引き取りの際、この受渡票をクローク係員にお渡し願います。」 （用意されているクローク札） 　　　　黄：1～100　青：1～100　赤：1～100　緑：1～100　白：1～100 　　サンプル 1日目　１０日18：30まで 2日目　１１日12：30まで 3日目　１２日17：00まで 控え 来場者渡し 名前 携帯番号　を記載 20

21 21 2-5 総合受付 ≪問合せ例 ※総合受付共通≫ 質問１：基礎工学部講義棟Ｂ２０１の会場はどこですか？【例題】
2-5　総合受付 ≪問合せ例　※総合受付共通≫ 　質問１：基礎工学部講義棟Ｂ２０１の会場はどこですか？【例題】 　回答１：----会場になる建物とその場所を地図で提示しながら---- 　　　　　左に出て，突き当たりを右に曲がります．少し歩いた左手にある建物が「基礎工学部」です． 　　　　　この建物の2階の．．．．．． 　質問２：落し物を拾いましたが．．．。 　回答２：お手数ですが、拾得物届出書に必要事項を書いて下さい。 　　　　　（落し物を預かり、総合受付に持っていく） 　質問３：発表用のパワーポイントファイル受付は、どこですか？ 　回答３：各発表会場の教室で行っています。会場の担当者ヘお申し出下さい。 　質問４：基調講演の会場は、どこですか？ 　回答４：ホテル阪急エキスポパークでございます。（交通手段については総合受付 　　　　　　ブース近くに掲示している交通機関の時刻表により案内） 　質問５：参加証を持っていないのですが（参加証を忘れたようなのですが）。 　回答５：登録参加申込は、お済みでしょうか。 　　　　　　①申し込みがお済みの方は、オレンジ色の看板の下の「再発行受付」にお申し出ください。 　　　　　　②申し込みがまだでしたら、記帳所にて参加申込書を記入いただき、黄色の看板の下の 　　　　　　　 「当日登録参加受付」にお申し出下さい。 　質問６：荷物を一時預かってほしいのですが・・・。 　回答６：A棟1階共A-114号室にあるクロークにて当日限りですがお預かりいたしますので係の者に お申し出ください。　A棟入られてすぐ右手のトイレの奥側になります． 21

22 22 2-5 総合受付 その他 １）車椅子対応（基本的には統括係が対応，適宜班長もしくは副班長が指名）
2-5　総合受付 その他　 　１）車椅子対応（基本的には統括係が対応，適宜班長もしくは副班長が指名） 　　１．車椅子利用者には、案内誘導必要の有無を確認する。 　　　　　⇒案内誘導必要な場合は大学構内入り口から直接目的会場までの誘導を行う。 　　２．案内誘導必要の有無にかかわらず、 　　　　　総合受付班長・副班長より総括中谷先生責任者へ，トランシーバ・携帯電話等にて伝達する。 　　　　　※ キャンパス内案内の学生スタッフ（他の班）と連携，協力して行う。 　　３．目的会場（建物入口部）へ到着後、その時点での部門責任者へ引き継ぐこと。 　２）備品資機材の確認及び手配（班長・係長） 　　　　備品資機材一覧を元に、大会開催期間中の毎朝時に必要物品の数量確認を行う。 　　　　⇒不足が生じた場合は補充依頼をJプロに伝えるか，班長を通し、会計処理を参照し購入する。 　３）総合受付・記帳所の設営・撤去 　　 1．設営・撤去（Jプロが担当、班長・副班長が状況確認） 　　　　設営：９月９日（火）の午前中に作業完了の予定。 　　　　撤収：９月１２日（金）業務終了後 　　２．必要備品・物品の管理及び補充 　　　①参加証・配布物・文具類の数量確認及び所定場所への配置 　　　　（毎日朝の点呼終了後に物品を本部職員の指示に従い、大会本部から運び配置し、数量確認を行う。） 　　　②参加証・配布物は、不足する前に本部職員の指示に従い補充を行う。 　　　③物品の片付け（９月１０日（水）～９月１２日（金）） 　　　　・受付業務終了時刻になったら、学会事務局員の指示に従い、物品を大会本部に移動して保管する。 　　　　・最終日は余った参加証・配布物類、当日登録参加申込用紙、当日入会申込等、文具類を 　　　　　段ボールに入れ、１つにまとめる。 　４）一時保育受付 　　　一時保育の場所は保安上の観点から案内図を掲載していない。 　　　申込者が受付に来られた場合、統括係は一時保育班から支給される名簿と照合し， 　　　本人確認を行った上で、保育場所への経路を案内する。 　５）緊急時の情報の周知 　・総務班から「大会の中止」、「行事開始時間を繰り下げ」および「特定の行事を一部中止」 　　（以下、「情報」という。）とする連絡があった場合は、以下の通り対応する。 　・総合受付班長は、総合受付係に「情報」を連絡し、周知に際しハンドマイクを使用するし伝達する。 　・連絡を受けた総合受付係は、大会参加者に「情報」の周知を行う。 　・総合受付班の担当する周知範囲は総合受付付近でのみとする． 　　会場は学術班，駅，空港等への連絡は総務部会本部あるいは総務班が担当する． 22

23 23 2-5 総合受付 ■総合受付 簡易保管場所 書籍案内 行事案内 プログラム配布 総合受付 CPDデスク 座長受付 当日入金受付
2-5　総合受付 ■総合受付 簡易保管場所 書籍案内 行事案内 プログラム配布 総合受付 CPDデスク 座長受付 当日入金受付 参加証再発行 記帳台 本部デスク 国際行事受付 当日参加受付 案内サイン 23

24 2-6 広報 ■HPの活用について ■プレス対応 【概要】
2-6　広報 ■HPの活用について 【概要】 広報班担当者が，大会の進行にかかわる情報を，ホームページで可及的速やかに的確に発信（更新）する 参加者だけでなく現場のスタッフも情報共有する 【更新する事項】 ・　予定（会場・時間・出演者）の変更 ・　入場締切等の情報 ・　その他緊急情報・危機管理関連情報 ・　遺失物（忘れ物・落とし物）に関する情報 【更新の方法】 （会場内外での重要なイベント発生） ↓ （情報収集）更新すべき情報を大会本部駐在者に伝達（広報班　鈴木　000－0000－0000） （総務部会長による掲載判断）大会本部駐在者は総務部会長に報連相 （大会本部での情報開示と関係者内での情報共有）広報班または大会本部駐在者がホワイトボードに大書（掲載 文書） その場の全員に口頭で報告（情報共有）→総合受付班長に報告→班長指示で受付ホワイトボードに大書 （ホームページ更新） 広報班からHP管理者に連絡 ・新着情報、およびTOP画面に「新着情報あり」と表記する ・大会の中止等の重要事項は、TOP画面に表記する ※とくに事後削除が必要なものは、広報班から削除指示 ■プレス対応 【概要】 広報班担当者が大会本部プレス対応担当者（大会本部常駐者）と，連携しプレス関係者の入場を把握するとともに，プレス掲載事項を把握し，その発表時期などの情報を関係者内で共有する 【対応】 プレス関係者の来場 ↓ 総合受付で名刺2枚拝受(大会本部プレス担当者、広報班用）、資料配付、プレス腕章配布 広報班に連絡（直接、学会本部プレス対応に引き合わせた場合は、必ず広報班に名刺提出＆事後報告） 大会本部プレス担当者（広報班　鈴木　000－0000－0000）に名刺1枚を渡し、引き合わせ 大会本部プレス担当者は掲載媒体・掲載日時を確認 大会本部プレス担当者は掲載媒体・掲載日時を広報班に伝達または本部ホワイトボードに大書 広報班はプレス関係の情報を報告書に記載する

25 25 2-7 キャンパス・駅等案内図 ■組織体制 勤務シフトは、以下に示すとおり，早番と遅番の２種類のシフトから成る．
2-7　キャンパス・駅等案内図 　　役　職 所　属 氏　名 備　考 　　広報班 京都大学 アニマトゥール弘報企画 大阪大学 鈴木　康夫 道下　弘子 秦　吉弥 　勤務シフトは、以下に示すとおり，早番と遅番の２種類のシフトから成る． 　　・前 日 ：１３時～１８時（早番と遅番で共通）：休憩時間を含む 　　・１日目：７時～１７時（早番），９時～１９時（遅番）：ともに休憩時間を含む 　　・２日目：７時～１２時（早番），９時～１４時（遅番）：ともに休憩時間を含む 　　・３日目：７時～１７時（早番），９時～１９時（遅番）：ともに休憩時間を含む 　勤務管理は，勤務簿によって行うため，出勤時・帰宅時には以下の場所に立ち寄り，自筆のサインを行う． 　　・前日（出勤時）：大講義室（集合時間１２時４５分） 　　・前日（帰宅時），１～３日目（出勤時・帰宅時）：共Ｂ１１８ ■学生スタッフ配置箇所屋外案内班（石橋） ■学生スタッフ配置箇所屋外案内班（柴原） 25