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経費精算システム 経費清算システム 18/11/8 4時51分 2006年9月、アイフロント SI部 2007年2月、アイフロント SI部

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1 経費精算システム 経費清算システム 18/11/8 4時51分 2006年9月、アイフロント SI部 2007年2月、アイフロント SI部
誤字修正。「伝票番号」を「申請番号」に変更。 仮払精算に関連するものをコメントで削除。 2007年4月26日、アイフロント SI部 支払一覧表を追加

2 ユーザーの種類 伝票を作成、申請する人。 システムを使うひと全員 申請者
経費清算システム 18/11/8 4時51分 ユーザーの種類 伝票を作成、申請する人。 システムを使うひと全員 申請者 伝票を承認する人。グループのリーダーや、部署の責任者を、部署承認者マスタで、部署ごとに設定。 現場承認者 伝票を経理承認する人 経理承認者マスタで設定 経理承認者 マスタメンテなどの設定をする人。社員マスタでシステム管理者に設定されている人。 システム管理者

3 流れ 伝票を申請する 申請者 却下 現場承認 現場承認者 却下 現場承認は1回以上 経理承認 経理承認者 支払確定 現金支払
経費清算システム 18/11/8 4時51分 流れ 申請者 伝票を申請する メール通知 却下 現場承認者 現場承認 却下 現場承認は1回以上 メール通知 経理承認 経理承認者 支払確定 現金支払

4 機能一覧 申請・精算 申請:出張仮払申請、仮払申請 精算:交通費精算、出張精算、仮払精算、立替金精算 照会・修正・削除:伝票照会、残高履歴
経費清算システム 18/11/8 4時51分 機能一覧 申請・精算 申請:出張仮払申請、仮払申請 精算:交通費精算、出張精算、仮払精算、立替金精算 照会・修正・削除:伝票照会、残高履歴 設定:ネット金庫暗証番号変更 現場承認 承認:現場承認 照会・承認取消:伝票照会 経理承認 承認:経理承認 照会:伝票照会 帳票: 支払確定 支払確定照会一覧 振込設定 支払一覧表 伝票明細表 部署別勘定科目集計表 システム管理者 照会:伝票照会 マスタメンテ 税区分マスタ 科目マスタ 摘要マスタ 経理承認者マスタ 部署承認者マスタ 申請先の設定 申請先ルートマスタメンテ 申請先ルート設定 申請先パターン設定 その他 システム設定 サブウィンドウ 社員検索 ヘルプ(html)

5 メインメニュー ユーザーの権限によって表示内容が変わる。 申請・精算 権限にかかわらず、必ず表示される。 現場承認
経費清算システム 18/11/8 4時51分 メインメニュー ユーザーの権限によって表示内容が変わる。 申請・精算   権限にかかわらず、必ず表示される。 現場承認   現場承認の権限がある場合、表示される。 経理承認   経理承認の権限がある場合、表示される。 システム管理   社員マスタの「ユーザーレベル」が「管理者」の場合は、表示される。

6 経費清算システム 18/11/8 4時51分 メインメニュー(全表示)

7 経費清算システム 18/11/8 4時51分 メインメニュー 例)現場承認者

8 申請・精算 データの保存について 「確認」ボタンを押した後の、確認画面で、「保存」または「申請」ボタンを押すまで、データベースに登録されない
経費清算システム 18/11/8 4時51分 申請・精算 データの保存について 「確認」ボタンを押した後の、確認画面で、「保存」または「申請」ボタンを押すまで、データベースに登録されない 領収書について 領収書の裏に、以下の内容を記入して、事務確認に提出する ・申請番号  「申請」ボタンを押した後、申請後確認画面に表示される番号 ・社員番号 ・氏名 ・部署名 税区分について 入力欄があるところでは、「内税」または「非課税」の必須です 承認のスキップ   申請者が現場承認者である場合、申請と同時に、そのレベルまで現場承認になる

9 出張仮払申請 出張の仮払申請伝票を作成する。
経費清算システム 18/11/8 4時51分 出張仮払申請 出張の仮払申請伝票を作成する。 【入力項目】 申請先  :「所属部署」固定 期間   :出張予定期間の開始と終了 行先   :出張の予定行先 目的   :出張の目的 備考   :備考 仮払金   :仮払を希望する額 支払期限 :仮払の支払期限日 「備考」以外すべて必須

10 仮払申請 仮払申請伝票を作成する。 【入力項目】 申請先 :「所属部署」固定 目的 :出張の目的 備考 :備考 仮払金 :仮払を希望する額
経費清算システム 18/11/8 4時51分 仮払申請 仮払申請伝票を作成する。 【入力項目】 申請先 :「所属部署」固定 目的 :出張の目的 備考 :備考 仮払金 :仮払を希望する額 支払期限 :仮払の支払期限日 「備考」以外すべて必須入力

11 交通費精算 交通費精算伝票を作成する 申請先:「所属部署」固定 発生日 :実際の日付 利用交通機関:JR、私鉄、地下鉄などから検索
経費清算システム 18/11/8 4時51分 交通費精算 交通費精算伝票を作成する 申請先:「所属部署」固定 発生日   :実際の日付 利用交通機関:JR、私鉄、地下鉄などから検索 発着    :駅名、目的地 金額    :金額 領収書の有無:領収書がある場合はチェックする。選択した利用交通機関によっては、自動的にチェックされる。 目的    :目的 利用交通機関:摘要マスタから作成

12 出張精算 出張精算伝票を作成する。出張仮払申請がある場合は、それを元に精算伝票を作成する 【入力項目】 申請先:「所属部署」固定
経費清算システム 18/11/8 4時51分 出張精算 出張精算伝票を作成する。出張仮払申請がある場合は、それを元に精算伝票を作成する 【入力項目】 申請先:「所属部署」固定 期間 :出張した期間の開始日と終了日 行先 :行先 目的 :目的 備考 :備考 《明細》 発生日   :実際の日付 摘要科目  :特急券、乗車券、宿泊代、日当などから選択 発着地   :駅名、目的地 出発時間帯 :日当を入力する場合、「午前」と「午後」から選択 摘要内容  :必要な場合記入 金額    :金額。日当、宿泊費の金額は「記入要項」を見て自分で入力する 領収書の有無:領収書がある場合はチェックをつける。選択した摘要内容によっては、自動手的にチェックされる 消費税区分 :内、外、非課税から選択

13 経費清算システム 18/11/8 4時51分 出張精算 仮払申請一覧 出張仮払申請がある場合は、それを元に精算伝票を作成する

14 出張仮払申請 出張の仮払申請伝票を作成する。
経費清算システム 18/11/8 4時51分 出張仮払申請 出張の仮払申請伝票を作成する。 申請先 :「所属部署」固定 期間  :出張予定期間の開始と終了 行先  :出張の予定行先 目的  :出張の目的 備考  :備考 仮払金 :仮払を希望する額 支払期限:仮払の支払期限日 「備考」以外すべて必須

15 経費清算システム 18/11/8 4時51分 出張精算

16 経費清算システム 18/11/8 4時51分 仮払精算 仮払申請一覧 仮払申請がある場合は、それを元に精算伝票を作成する

17 立替金精算 立替金精算伝票を作成する 経費清算システム 18/11/8 4時51分 申請先 :「所属部署」固定 目的 :目的
申請先   :「所属部署」固定 目的    :目的 取引先等  :購入した店 発生日   :実際の日付 摘要科目  :「記入要項」を参考にして選択 摘要内容  :購入したもの、内容 金額    :金額 領収書の有無:領収書がある場合はチェックをつける。選択した摘要内容によっては、自動手的にチェックされる 消費税区分 :内、外、非課税から選択

18 伝票照会 申請者用 自分が作成した伝票を検索する。 ・下書き中の伝票の修正や削除 ・申請した伝票の申請取消
経費清算システム 18/11/8 4時51分 伝票照会 申請者用 自分が作成した伝票を検索する。 ・下書き中の伝票の修正や削除 ・申請した伝票の申請取消 ・スライド表示で、一伝票ずつ詳細に閲覧できる

19 伝票照会 申請者用 機能 検索 自分が申請した伝票を検索する。 検索結果がある場合は使用可能 申請取消
経費清算システム 18/11/8 4時51分 伝票照会 申請者用 機能 検索 自分が申請した伝票を検索する。 検索結果がある場合は使用可能 申請取消 承認がまだ行われていない伝票は、申請取消ができる。 申請取消をすると、状態は下書きに戻る。 照会 スライド表示で、伝票の承認状態を閲覧する。 修正 下書きまたは却下された伝票を選択後押下する。伝票の修正画面に遷移する 削除 下書きまたは却下された伝票を選択後、押下する。削除確認画面に遷移する。

20 経費清算システム 18/11/8 4時51分 伝票照会 スライド画面 承認がどこまですすんでいるかがわかる。

21 残高履歴 いままでいくら払われたか、ネット金庫の残高はいくらか
経費清算システム 18/11/8 4時51分 残高履歴 いままでいくら払われたか、ネット金庫の残高はいくらか 【検索条件】期間:年月FromTo 【検索結果】 前月末残高 残高履歴  年月日  :支払日もしくは出勤日  支払総額 :支払総額  銀行振込 :支払金額のうちの、銀行振込の金額  ネット金庫   支払  :支払金額のうちの、ネット金庫支払分金額   出金  :ネット金庫から引き出した金額   残高  :ネット金庫内の残高

22 ネット金庫暗証番号変更

23 現場承認 対象となる伝票を検索し、承認または却下を行う。 却下の場合は、「承認者記入欄」が必須入力
経費清算システム 18/11/8 4時51分 現場承認 対象となる伝票を検索し、承認または却下を行う。 却下の場合は、「承認者記入欄」が必須入力 「スライド表示」をすると、一伝票ずつ詳細に内容をみながら承認作業ができる。 計上日を編集することができる(主に事務確認での作業) 検索結果に1件でも計上日が未入力のデータがある場合、計上日が入力欄で表示される 承認の際、より上位の現場承認者が申請者のみである場合、一番上の承認レベルまでスキップする

24 現場承認 【検索条件】 申請種類、申請日、申請者(社員コード) 計上日:編集する/編集しない 【検索結果】
経費清算システム 18/11/8 4時51分 現場承認 【検索条件】 申請種類、申請日、申請者(社員コード) 計上日:編集する/編集しない 【検索結果】 承認選択:「承・却・未」のいずれかを選択 状態 計上日:年、月、日 申請種類、申請番号 申請者:申請者氏名、申請者社員コード 申請日、支払期限 支払区分 金額 目的 承認者記入欄:却下の場合は必須入力

25 現場承認 計上日の入力欄表示の場合 検索条件で計上日を「編集する」場合は、計上日の入力欄を表示する。「編集しない」場合は、計上日は表示する。
経費清算システム 18/11/8 4時51分 現場承認 計上日の入力欄表示の場合 検索条件で計上日を「編集する」場合は、計上日の入力欄を表示する。「編集しない」場合は、計上日は表示する。 ただし、検索結果に1件でも計上日が未入力のデータがある場合は、入力欄で表示する

26 現場承認スライド計上日の入力欄表示の場合
経費清算システム 18/11/8 4時51分 現場承認スライド計上日の入力欄表示の場合 計上日を編集しない場合はただの表示

27 現場承認 伝票照会 検索対象は、現場承認権限のある伝票すべて。 上のレベルの承認待ちの伝票は、「承認取消」ができる 【検索条件】
経費清算システム 18/11/8 4時51分 現場承認 伝票照会 検索対象は、現場承認権限のある伝票すべて。 【検索条件】 申請種類:選択 申請日 :申請日の日付以降 申請者 :社員コード 状態区分:承認待ち、承認中、承認完了、却下から選択 並び順 :申請番号 または 申請者(社員コード) 上のレベルの承認待ちの伝票は、「承認取消」ができる

28 経理承認 対象となる伝票を検索し、経理承認または却下を行う。 計上日と支払日を入力する。 【検索条件】 申請種類 :選択
経費清算システム 18/11/8 4時51分 経理承認 対象となる伝票を検索し、経理承認または却下を行う。 計上日と支払日を入力する。 【検索条件】 申請種類 :選択 発生年月日:指定日付以降 申請者  :社員コード 拠点   :選択

29 経理承認 伝票照会 経費清算システム 18/11/8 4時51分 【検索条件】 申請種類:選択 申請日 :日付以降 申請者 :社員コード
申請日 :日付以降 申請者 :社員コード 状態区分:承認状態を選択 並び順 :申請番号順、または申請謝社員コード)順 支払日 :完全一致 拠点  :選択 申請番号のリンク:一件の詳細を表示

30 支払確定 照会 選択した支払日の、支払確定照会一覧に遷移する 支払日変更
経費清算システム 18/11/8 4時51分 支払確定 照会 選択した支払日の、支払確定照会一覧に遷移する 支払日変更 支払日は支払日単位で変更する(同じ支払日の伝票は、まとめて別の日に支払日を変更できる) 確定 支払日ごとに、支払を確定し、残高データを作成する。 残高データの支払区分が銀行振込になるデータ 振込設定の条件に一致するもの プログラム内で、拠点ごとに銀行振込に設定されているもの(名古屋など) 振込設定 選択した支払日の、振込設定画面に遷移する 削除 確定済みの伝票を、支払日で指定して削除する(論理削除)

31 経費清算システム 18/11/8 4時51分 支払確定 未使用

32 支払確定 支払日変更 変更する支払日の入力欄が表示される

33 支払確定照会一覧 選択して「照会」ボタンを押すと、伝票スライド画面に遷移する

34 銀行振込設定 銀行振込にしたい伝票を選択し、金額を入力する。 更新ボタンを押すと、更新される (例)
交通費精算を選択肢、金額を3000にすると、 支払確定の際に、交通費精算で金額が3000円以上の伝票は、銀行振込で残高のデータが作成される。

35 支払一覧表 支払確定の画面で出力 社員ごとに、合計金額と各伝票の金額を印字する 【抽出条件】 支払日、拠点 未確定の場合は、その旨を表示
経費清算システム 18/11/8 4時51分 支払一覧表 支払確定の画面で出力 社員ごとに、合計金額と各伝票の金額を印字する 【抽出条件】 支払日、拠点 未確定の場合は、その旨を表示

36 経費清算システム 18/11/8 4時51分 伝票明細表 出力指示画面 計上日年月を指定し、作成する 支払確定済みのデータが対象

37 伝票明細表 計上日年月を指定し、作成する 支払確定済みのデータが対象 【出力項目】 拠点、社員、科目、明細、金額
経費清算システム 18/11/8 4時51分 伝票明細表 計上日年月を指定し、作成する 支払確定済みのデータが対象 【出力項目】 拠点、社員、科目、明細、金額 領収書がある場合は、領収書、申請番号 【概要】 計上日年月を指定し、作成する。 支払確定済みのデータが対象。 【出力項目】 拠点、社員、科目、明細、金額 領収書がある場合は、領収書、申請番号

38 部署別勘定科目集計表 出力指示画面 計上日年月を指定し、作成する 支払確定済みのデータが対象

39 部署別勘定科目集計表 計上日年月を指定し、作成する 支払確定済みのデータが対象 【出力項目】 集約部署、科目、金額
集約部署の設定は部署マスタメンテ

40 システム管理者 伝票照会


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