事務所における情報管理の問題点 情報管理の現状 “欲しいデータが探せない” 情報管理の現状 “媒体ごとの個別管理”

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1 事務所における情報管理の問題点 情報管理の現状 “欲しいデータが探せない” 情報管理の現状 “媒体ごとの個別管理”
　事務所における情報管理の問題点 情報管理の現状　“欲しいデータが探せない” 情報管理の現状　“媒体ごとの個別管理” 事務所におけるデータ管理の課題 課題　 “ガイドラインの事務所への周知徹底が必要” 課題　 “ガイドラインの受注者への周知徹底が必要” 課題　 “納品時のチェック・研修の仕組みがない”

2 情報管理の現状 “欲しいデータが探せない”
情報管理の現状　“欲しいデータが探せない” 媒体がバラバラ データが散在 報告書 調査課 委員会資料 地図 管理課 防災対策課 ○×課 ○○規格の PCのハードディスク CD-ROM 倉庫 MO データの管理責任が不明確 書棚 情報が履歴管理されていない 水文水質データベース 河川環境データベース ・・・・・・ フォーマットがバラバラ 事務所職員からみて何をする業務（今年から来年にかけて）なのか GIS CAD 情報の所在を探すだけ大変 どれが最新の信頼できるデータかわからない 作成したデータの格納・再利用が難しい

3 情報管理の現状 “媒体ごとの個別管理” 紙媒体で納品 電子納品 工事事務所のデータ 書棚→インデックス管理へ 電子化 書棚・倉庫へ
情報管理の現状　“媒体ごとの個別管理” 工事事務所のデータ 電子納品 紙媒体で納品 一部再利用性の高いもの 業務での利用頻度の高いもの 大部分のもの 更新システムを有するもの 電子化 経験的ノウハウでの管理 書棚・倉庫へ 箱の名前で管理 担当部署毎の個別台帳 （一覧表） データベース化して管理 担当部署毎の個別台帳 （一覧表） 箱の名前で管理 担当部署毎の個別台帳 （一覧表） 書類の名前で管理 電子ファイルでの保存 箱の名前で管理 電子ファイルでの保存 電子ファイルでの保存 共有化・再利用が前提 活用システムが無いと利用されない 経験的ノウハウでの資料管理・活用 書棚→インデックス管理へ システム 管理 電子ファイル 管理 経験則での 管理 書類管理

4 事務所におけるデータ管理の課題 円滑にデータが管理されるために、 いくつかの課題がある 事務所のデータ管理上の問題点 調査会社 発 注
調査発注時に、制定されているガイドライン・ 仕様書等によることが明記されていない可能性 調査会社 発　注 事務所 データ作成 調査会社がガイドライン等を 正確に理解していない可能性 成果品納品 データ利用、共有、更新 データを利用する仕組みがない データを更新する仕組みがない 責任体制が明確でない 事務所において電子データの 品質をチェックできない。 円滑にデータが管理されるために、 いくつかの課題がある

5 課題 “ガイドラインの事務所への周知徹底が必要”
課題　 “ガイドラインの事務所への周知徹底が必要” 事務所からの業務発注時点の問題点 事例 本省からの通達が担当職員まで 伝わらない。 また伝わっても、それを理解しない （できない） 河川局制定のガイドライン・標準仕様等の存在が事務所職員に認識されていない可能性 ガイドライン、標準仕様等が発注仕様書に明記されていない可能性 本省 事務所 通達 回覧等 的確に届く仕組み 理解可能となる 教育・啓発 担当職員 ？ 実働現場である事務所に「ガイドライン」「標準仕様」等の通達と、その必要性が正確・迅速に届く仕組みが必要

6 課題 “ガイドラインの受注者への周知徹底が必要”
課題　 “ガイドラインの受注者への周知徹底が必要” 調査会社におけるデータ作成時の問題点 調査会社がガイドライン等を正確に理解していない可能性 また伝わっても東京と地方支社では隔差が生じている ガイドラインを認識しているが、自社のシステム構成を提案している可能性 事例 東京本社ではガイドライン等を 理解していても、地方支社まで 伝わらない 東京本社 地方支社 情報 通達類 発注時に調査会社に、ガイドライン・標準仕様等を 正確に知らしめ、理解させる仕組みが必要

7 課題 “納品時のチェック・検収の仕組みがない”
課題　 “納品時のチェック・検収の仕組みがない” 成果品納品時の課題 事例 調査会社からの成果品の品質を事務所がチェックするシステムがない 成果品検収後にデータがチェックされるような業務プロセスになっている（河川環境データ） 品質を検収後、データベースに正規に格納されるためのデータチェック体制がない 河川基盤地図の納品においてある調査会社より、次の成果品が納入され、事務所職員はどれをどの様に使ったら良いかわからない DMデータ 河川基盤地図ガイドライン フォーマットデータ 調査会社で使用している GISエンジンでのデータ 納品時にデータの品質をチェックし検収できる 仕組みの構築が必要