土木学会平成２６年度全国大会 3．総務部会.

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1 土木学会平成２６年度全国大会 3．総務部会

2 総務部会 2-1　総務班

3 2-1.1　組織体制　 1 組織体制 役　職 所　属 氏　名 業　務　担　当 総務部会部会長 大阪大学　　　　　　　　　　 教　授 常田　賢一 総務班，会場管理班，昼食調達班，会計・一時保育班，アルバイト班 総務部会副部会長 大阪大学 土井　健司 総合受付班，広報班，エクスカーション班 総務班 班　長 副班長 班　員 ＪＴＢコミュニケーションズ 学生スタッフ 助　教 准教授 秦　吉弥 入江　政安 久保　勝央 （次ページ　参照） 総務部会の運営の統括と必要な支援を主務とする 会場管理班 阪神高速 余田　善紀 梶原　啓一 会場管理に関わる事項を主務とする 昼食調達班 西日本旅客鉄道 山本　信弘 山本　直人 実行委員会運営担当者の昼食の調達を主務とする 会計・一時保育班 ニュージェック 大林組 西村　光主 崎谷　淨 岡　重洋 管理・運営の収支の管理・会計報告，および一時保育を主務とする アルバイト班 大阪府 清水　梓 学生アルバイトの確保，配置，管理を主務とする 総合受付班 関西電力 有光　剛 受付および窓口としての案内を主務とする 広報班 京都大学 アニマトゥール弘報企画 鈴木　康夫 道下　弘子 ＨＰ・ポスター・会場内外の案内および大会記録（写真・ビデオ等）を主務とする エクスカーション班 京都府 本州四国連絡高速道路 兵庫県 大成建設 谷口　幸治 山口　和範 香本　祥子 天野　健次 エクスカーションの企画および運営を主務とする 　　3 留意事項 総務班および総務部会全体を見通した上で作成したいと考えておりますので，今後，加筆させて頂くことでご容赦願います。 4 準備物・資機材一覧 調整中 3

4 総務部会 2-2　美化

5 １ ２ 1. 体制図 ・班員は、原則として、大会本部（共B107 or 共B108）にて待機するものとする。 ２. 美化の対象とするゴミ箱
参加者数調査 1.　体制図 ・班員は、原則として、大会本部（共B107 or 共B108）にて待機するものとする。 ２.　美化の対象とするゴミ箱 ・原則として、学内通路に設置されているゴミ箱のゴミとし、建物内のゴミ箱は対象としない。 （建物内のゴミ箱は、各棟の責任者※１が対応） ・具体的には、以下に示す図内の☆印記載箇所 （対象となるゴミ箱には、大会前日に「ゴミ減量化のお願い」の紙※２を貼付予定） １ ２ （学内に設置されているゴミ箱の例）

6 6 ※１ 各棟の責任者 棟 責 任 者 所 属 役 職 氏 名 全学教育推進機構A・B棟 全学教育推進機構C棟 豊中総合学館
※１　各棟の責任者 棟　責　任　者 所　属 役　職 氏　名 全学教育推進機構A・B棟 全学教育推進機構C棟 豊中総合学館 基礎工学部講義棟 近畿大学 大阪大学 准教授 東山　浩士 飯田　克弘 大倉　一郎 小田　和広 ※２　「ゴミ減量化のお願い」の紙（案） ３.　ゴミの回収方法 ・原則として、２時間に１回見回りのうえ回収 ・回収したゴミは、既設のゴミ集積場所へ運搬 （①の集積場所を優先に使用し、①が満タンになった場合、②の集積場所をへ運搬） ・ゴミ集積場所は、前頁の図中①及び②参照 ①：全学教育推進機構 ②：文系学部共通 ４.　その他 ・ 6

7 総務部会 2-3　大会参加者数の把握

8 ①把握する参加者数は、年次学術講演会・研究討論会・シンポジウム・ワークショップ・橋梁模型・映画会・百周年記念討論会とする。
参加者数調査 2-3.　大会参加者数の把握 ①把握する参加者数は、年次学術講演会・研究討論会・シンポジウム・ワークショップ・橋梁模型・映画会・百周年記念討論会とする。 ②各部会等ごとに出席数報告担当者を決め、担当者を変更する場合は事前に会場管理班に報告する。 ③報告担当者は参加者数調査票に記入の上、速やかに会場管理班【総合受付（講義B棟の共B107教室or108教室）】に報告する。様式のないものは任意の様式で良い。 ④調査時間は次の表を基本とし、調査・報告するものとする。 ■調査時間及び報告担当者 行事名 調査日時 報告担当者 9/10（水） 9/11（木） 9/12（金） 所属 班名 年次学術講演会 午前① 9:45頃 中谷　祐介　 午前② 11:30頃 午後① 13:45頃 午後① 16:00頃 午後② 15:30頃 午後② 17:45頃 研究討論会 午後① 17:15頃 サマーシンポジウム 午前① 10:00頃 　会場管理係 梶原雄哉 午後① 15:00頃 島川純平 土木遺産シンポジウム アジア若手技術者ワークショップ 午前① 11:00頃 午前② 11:45頃 橋梁模型 展示 載荷試験・表彰式 午前① 11:00頃 映画会 午後① 14:00頃 百周年記念討論会

9 9 【参考】年次学術講演会の集計 【集計の流れ】
・各会場の学生スタッフ（会場係orマイク係）が参加者数をチェックし，セッションごとに参加者数集計表を作成 　　↓ ・各班の学生スタッフ（連絡係）が集計表を回収し，セッションごとに班の責任者（会場責任者）へ提出する． ・各班の責任者がセッションごとに集計し，参加者数集計表を総括班副班長に提出する． ・総括班副班長がセッションごとにとりまとめ，総務部会の会場管理班に参加者数集計表を提出する． 各班の学生スタッフ（会場係orマイク係） 各班の学生スタッフ（連絡係） 班　責　任　者 所　属 役　職 氏　名 第Ⅰ部門班 近畿大学 准教授 東山　浩士 第Ⅱ部門班 京都大学 米山　望 第Ⅲ部門班 大阪大学 小田　和広 第Ⅳ部門班 飯田　克弘 第Ⅴ部門班 神戸大学 三木　朋広 第Ⅵ部門班 助　教 小泉　圭吾 第Ⅶ部門班 玉井　昌宏 共通セッション班 大倉　一郎 研究討論会班 神戸高専 中央復建ｺﾝｻﾙﾀﾝﾂ 宇野　宏司 猪井　博登 田底　成智 部　会　責　任　者 所　属 役　職 氏　名 総括班 大阪大学 助　教 中谷　祐介 総務部会　会場管理班 9

10 参加者数調査

11 参加者数調査

12 参加者数調査

13 総務部会 2-4　昼食調達

14 14 14 昼食調達計画 ■昼食調達計画 （１）大会関係者の昼食支給概要
　　 ① 原　　則　：　土木学会全国大会の大会スタッフ、補助スタッフ及び学生アルバイトに対し､軽食としておにぎり、昼食として弁当および飲料を支給する。　　　　　　　　　　　　　 　　 ② 弁当発注先　：　まねき食品（株） 　　　　　　　　　　　　　　　　　TEL　 　FAX 　担当者○○ 　 ③ 昼食支給日　：　平成２６年９月９日(火)～平成２６年９月１２日(金) 　　 ④ 弁当の配布時間帯　：　１１：３０～１４：００　　　　　　　 　　 ⑤ 弁当・飲料の配布・食事場所　：全学教育推進機構Ｃ棟　Ｃ１０１教室、基礎工学部●棟　●教室 ⑥ 弁当ガラ集積場所・時間　：全学教育推進機構Ｃ棟　Ｃ１０１教室　Ｃ１０１教室、基礎工学部●棟　●教室 　１４:３０～１５：００に弁当ガラ集積、処理 （２）お弁当班　構成　（連絡先等は、別途配布する） 人員 9/９（火） 9/10（水） 9/11（木） 9/12（金) 主な担当 班長 山本　信弘 ○ 総括 担当者 到着・撤収確認 配布 アルバイトＡ Ｃ棟 6:30-18:00 配布・指名確認 飲料補充 アルバイトＢ 基礎工 （３）　昼食の発注数量確認 いつ 誰が 何をする ８/● 班長 ８/●（最終確認日）に確認した 各日の大会スタッフ・アルバイト数でおにぎり・弁当数量を 【まねき食品】に連絡 前日１２:００まで 弁当数量変更の受付 大会スタッフ各班は、弁当数量の増減がある場合は前日１２：００までに【班長】に連絡 ※9/9（火）の数量については、８/●（最終確認日）を持って確定 ※おにぎりの数量は変更しない　　　　　　　　　　　　　　　 ※9/11（木）は午前中で学術講演会が終了し、記念講演がホテルエキスポパークで開催されるため、要注意。 14 14

15 15 15 昼食調達計画 （４）弁当・飲料の配布方法：9月９日（火） いつ 誰が 何をする １１：３０ 担当者
Ｃ１０１教室　で、【まねき食品】から、おにぎりと飲料を受領し、数量を確認 １１：５０ 弁当・飲料の配布 １２：５０ 弁当ガラ回収箱への回収状態を確認 （9/10（水）おにぎり・飲料配達時に【まねき食品】が回収） （４）弁当・飲料・おにぎりの配布方法：9月10日（水）～9月12日（金） いつ 誰が 何をする ６：４５？ 班長 担当者 アルバイト Ｃ１０１教室　に集合 アルバイトＢは●●（基礎工）教室に移動 ７：００ Ｃ１０１教室でおにぎり、飲料、ドブ付けを、【まねき食品】から受領し、数量を確認。 その後、●●（基礎工）教室に移動し、【まねき食品】から受領し、数量を確認。 ７：１０ アルバイトAＢ Ｃ１０１教室・●●（基礎工）教室で、【まねき食品】から、おにぎりと飲料を受領し、数量を確認 ７：１０～１０：００ おにぎりの配布は適宜持出し可とする（１人１個） ７：１０～１７：３０随時 適宜持出し可（個数制限なし）とする ドブ漬けの状況を確認のうえ、適宜ケース単位で追加投入 なお、飲料種別毎に、開封したケース数を集計表に記録 １１:００ Ｃ１０１、●●（基礎工）教室で、【まねき食品】から、弁当を受領し、数量を確認 １１:３０ Ｃ１０１、●●（基礎工）教室で弁当ガラ回収箱を設ける １１：３０～１４：００ 弁当の配布準備 チェックリストで確認をし、配布 １４：３０以降 弁当ガラの放置等、教室内を確認 ガラ回収の補助 １５：００ 回収した弁当ガラを【まねき食品】に引き渡す １７：３０ 飲料補充等終了 後片付け 15 15

16 昼食調達計画 （５）緊急時の対応 　　 ① 対応が不明な場合、緊急の場合は、【アルバイト】は【班長】、【担当者】の指示を仰ぐ。　　　　　　　　　　　 　　 ② 大会開催前の開催中止 　　　　　　大会の中止等が事前に決定した場合、【班長】は【まねき食品】にキャンセルの連絡を行う。（３日前までキャンセル可能、以降は基本代金を支払うことを基本に協議） ③台風等の荒天による当日の大会中止 　　　　　　弁当が不要となった場合は,直ちに配送中止の連絡を行う。弁当が一部でも必要な場合は,必要数の配達を依頼する。いずれの場合も,代金は基本的に全て支払うものとする(相手方申し出による)。 ④大地震等の天変地異発生による当日の大会中止 　食糧確保の要否等を判断し,連絡が可能な範囲で必要な連絡をする。弁当が必要な場合は,配達の可否等を確認する。状況による協議となるが,代金は基本的に全て支払うものとする(相手方申し出による)。 　 ⑤行事の繰り下げ･中断 　行事の繰り下げ･中断があった場合でも弁当は通常通り支給する。よって,通常通り注文確認を実施し,配達を依頼する。

17 総務部会 2-5　総合受付班 17

18 ■ （何） 来場者からの要望に応え，円滑な運営を支える ■ （なぜ） ？？？？ ■ （いつ） 大会前から大会期間中
2-5.1 組織体制 ■ （誰が） 総合受付班 全員 ■ （何） 来場者からの要望に応え，円滑な運営を支える ■ （なぜ）　？？？？ ■ （いつ） 大会前から大会期間中 総合受付班　組織 ■総合受付班 （１）組織体制 ※（　）は各係の略称 総合受付班 当日参加受付係（参加係） 班長　　入江政安（大阪大学） 副班長　有光　剛（関西電力） 本部職員　2名 学生アルバイト　第1日４名 第2・3日　2名 （第1日） 　　本部職員　　　　　5名 　　スタッフ　　　　　3名 　　学生アルバイト　１４名 　　JTB　　　　　　　 1名 （第2日） 　　スタッフ　　　　　2名 JTB　　　　　　　 1名 （第3日） ※本部職員とは土木学会本部より派遣の職員を、スタッフとは社会人スタッフ（本年は関西電力）を、JTBとはJTB手配によるクローク担当の係員を指す．スタッフは日毎にメンバーが変更となることがある． ・JTBへの申し送り事項 　クローク担当の昼食時の代替補佐要員はJTBで補佐してください． 当日入会受付・座長受付係（座長係） 本部職員　1名 学生アルバイト　3名 参加証再発行・CPD登録係（発行係） 本部職員　2名 学生アルバイト　3名 統括・補佐・誘導係（統括係） 班長・副班長 スタッフ　第1日3名　第2・3日　2名 学生アルバイト　第1日1名 　　　　　　　　第2・3日　3名　 クローク係（ク係） JTB　1名 学生アルバイト　3名

19 19 （２）業務内容の概要 総合受付班長・副班長 本部職員（５名）・ 班長・副班長を除くスタッフ（最大3名） ・総合受付の計画策定
2-5.2 総合受付 （２）業務内容の概要 総合受付班長・副班長 本部職員（５名）・ 班長・副班長を除くスタッフ（最大3名） ・総合受付の計画策定 ・総合受付管理 ・備品資機材の手配 ・総合受付ブースの物品管理 ×金銭の管理 ×クローク預かり荷物の管理 ・本部職員の支援 ・各係の補助 ・総合受付の設営・撤去 ×コングレスバッグへの袋詰作業 ・当日登録参加受付 ・当日入会受付 ・会員確認、参加証の再発行 ・座長受付、講演者受付 ・ＣＰＤ登録 ・記帳対応・プログラム配布 ・総合受付ブースでの会場案内 　※身障者誘導案内も含む 学生アルバイト（１１名） ・総合受付の設営・撤去 ×コングレスバッグへの袋詰作業 ・当日登録参加受付補助 ・当日入会受付補助 ・会員確認、参加証の再発行の補助 ・座長受付、講演者受付補助 ・ＣＰＤ登録補助 ・記帳対応・プログラム配布補助 ・クローク管理補助 ・総合受付ブースでの会場案内 　※身障者誘導案内も含む JTB（１名） ・クローク鍵・預かり荷物の管理 ・クロークの設営・撤去 ・総合受付班の前日準備補助 学生アルバイト（３名） ・クロークの受付 ・クロークの設営・撤去 ・総合受付班の前日準備補助 19

20 20 １）総合受付業務 ※ ・当日登録参加受付（後払い処理対応 を含む） ・当日入会受付 ・座長受付 ・参加証再発行 ・ＣＰＤ登録
2-5.2 総合受付 　１）総合受付業務　※ 　　・当日登録参加受付（後払い処理対応 を含む） 　　・当日入会受付 　　・座長受付 　　・参加証再発行 　　・ＣＰＤ登録 　　・記帳台付近での案内 　　・総合受付ブース付近での会場案内 　　・コングレスバッグ・プログラム等の配布 　　・クローク 　　※手が空いた場合には相互に協力を行うこととする。 　　※ち金銭集計管理については学会本部が担当する。 　２）総合受付の設営・撤去、受付案内業務 　３）備品資機材の確認 （３）業務要領 　１）業務時間、場所等 　　①業務時間　 日　時 担　当 大会前日 9/9(火) 大会１日目 9/10(水) 大会２日目 9/11(木) 大会３日目 9/12(金) 総合受付係 10:00～19:00 7:30～19:00 7:30～14:30 学生アルバイト 13:00～18:00 7:30～13:00 備　　考 　　②集合場所：≪大会前日≫　大会本部 　　　　　　　　≪大会当日≫　大会本部で出勤報告後総合受付ブース？ 　　　　　　　　　班長の点呼完了後、班長の指示に従い当日作業の準備を開始する。 　　③携 行 品：下記のうちいずれかの身分証明書を持参すること。 　　　　　　　　（学生証 or 社員証 or 運転免許証） 20

21 21 ２）前日の共通業務内容 日時 担当者 項目 留意事項 9月9日10:00 社会人スタッフ 集合後，委員長挨拶・全体説明
2-5.2 総合受付 　２）前日の共通業務内容 日時 担当者 項目 留意事項 9月9日10:00 社会人スタッフ 集合後，委員長挨拶・全体説明 受付ブースへ移動し，自己紹介，本日の作業内容の確認 設営状況の確認・修正指示 学生アルバイトへの説明事項の確認 集合時間及び内容は総務部会全体のスケジュールとの齟齬がある場合，全体スケジュールが優先される 12:00 昼食 13:00 学生アルバイト 集合　本部へ出勤報告 14:00 総務部会ミーティング終了後 全員 班長＋全員 本部職員代表 　＋全員 本部職員各係 　＋全員 各係 シミュレーションの終わった係 事前全体説明 総務部会ミーティング 受付ブースに集合，自己紹介 総合受付班の仕事内容説明 受付，金銭出納に関して全体的な説明・諸注意 各係個別に作業の説明 　統括係は，分かれて，参加係 　と座長係の説明を聞く 設営・準備 各係でシミュレーションを行う 全体で作業の必要な物品の配置，確認を行う． 緊急時の対応なども説明 マニュアルに修正・改良の余地がある場合には，班長あるいは副班長に確認の上，各係で修正する コングレスバックおよび参加者への配付資料の確認，パンフレット類の配置確認を行う． 17:00ごろ 班長 全員で各係の動きをシミュレーションで確認する 会場および会場への経路，案内方法の確認 物品の撤収 倉庫の鍵掛け，総務部会長・総務班長へ指示を 時間の余る場合 総務部会の他班の補助を行う． 班長は総務班員を兼任しているため，総務班へ移動 18:00ごろ 副班長＋全員 副班長に作業終了の報告後，解散 21

22 22 ３）第1日～第3日撤収作業前までの係別業務内容 ※統括係は全ての係の業務内容を確認すること
2-5.2 総合受付 　３）第1日～第3日撤収作業前までの係別業務内容　※統括係は全ての係の業務内容を確認すること 　①当日参加受付係（学会本部２名、学生アルバイト２名（初日のみ４名）） 　　　総合受付ブース内にて聴講希望者の中で事前登録を行っていない方への登録受付対応として３日間行う。 　　　各セッション開始前（セッション開始は1日目が8時45分、10時30分、12時45分、14時30分の4回。 　　　2日目は8時45分、10時30分の2回、3日目は8時45分、10時30分、 12時45分、 15時00分の4回）は 　　　混雑する恐れがあるので、その時間帯は持ち場を離れないよう注意すること。　 　　【タイムスケジュール（各日共通）】 日時 担当者 項目 留意事項 7:30 係全員 副班長 全員 班長，本部職員代表＋全員 係本部職員＋係員 総合受付ブースへ集合 点呼（班長は本部ミーティングに参加中） 撤収していた物品の再配置 班長配置後，再度の確認事項，新規の事項の説明 作業の確認 学生アルバイトは7:30までに出勤し，アルバイト班へ報告後集合 8:00 受付開始 第1日は第2セッションが開始するまで全員持ち場を離れない 各セッション開始20分前 各セッション開始15分後 受付の混雑状況を確認し，必要な場合は増員する。 本部職員の指示により，適宜休憩を行う 本部職員は学生が第1日，第3日において，9時間45分，第2日において，4時間50分を越えて業務に従事することがないように休憩を取らせてください． 適宜 適宜昼食休憩を行う． 各日最終セッション終了30分前 第1，3日18:40／第2日13:45 係員 係員 第2日のみ統括係員 物品撤収の準備，作業フロー等の修正事項の確認 受付終了・撤収作業 第2日は学生は13:00勤務終了 撤収修了後 班長に報告の上解散 第3日は他班の補助を行う場合がある 22

23 23 【業務内容の詳細】 ■事前登録を行っていない方の登録参加手続きを行う。徴収した参加費の集計管理は、 学会本部が行う。 ■会員の方
2-5.2 総合受付 　　　【業務内容の詳細】 　　　■事前登録を行っていない方の登録参加手続きを行う。徴収した参加費の集計管理は、 　　　　学会本部が行う。 　　　■会員の方 　　　　　当日登録参加申込書の記入を済まされた方から、申込書・登録参加料を受け取る。 　　　　　当日参加証（本部作成）ＤＶＤ－ＲＯＭ版（講演概要集）、領収書をお渡しする。 　　　■非会員の方 　　　　　当日登録参加申込書の記入を済ませた方から、申込書・登録参加料を受け取る。 　　　　　当日参加証（本部作成）、ＤＶＤ－ＲＯＭ版（講演概要集）、領収書をお渡しする。 　　　　　　※非会員の方には、この機会に学会への入会も勧めてみる。 　　　　　＊当日徴収する登録参加料の金額は、 　　　　　　　　会員：一般　12,000円　　　　　非会員：一般　20,000円 　　　　　　　　　　　学生　 8,400円　　　　　　　　　学生　10,000円 　　　■登録参加料後払い希望者への対応を行う（今大会は、基本的に事前登録または大会当日登録を通知）。 　　　　官庁・その他機関等で、登録参加料後払いの申し出があった場合、名刺をいただき、必要資料（請求 　　　　書・納品書、見積書）とその書き方（日付の未記入等）を伺う。 　　　　　イ．名刺がない場合は、勤務先住所・電話等の必要事項を明記いただく。 　　　　　ロ．複数名の参加者受付があった場合も、各々の氏名毎に必要事項を明記いただく。 　　　　　　　（クリップ・ホチキスは使用しない。） 　　　　　ハ．記入後、「後払い用紙入れ（本部にて作成・準備）」に入れ、まとめておく。 　　　≪当日登録参加受付　問合せ例≫ 　　　　質問：参加料は、おいくらですか。 　　　　回答：○○（例えば、一般会員の方）の登録参加料は、○○（12,000）円になります。 　　　　　　　①参加費をお預かりしたら・・・「○○円お預かり致します。」 　　　　　　　②おつりが発生したら・・・「○○円お預かりしましたので、○○円のお返しになり 　　　　　　　　ます。」 　　　　　　　領収書をお渡しした後、Ａセットを配布する。 　　　　　※Ａセットとは「コングレスバッグ＋プログラム」の予定（2014/5/20現在） 　最終的には前日に周知する． 23

24 24 ②当日入会受付・座長受付係（学会本部1名、学生アルバイト2名） 学会への新規入会希望者および座長の受付を行う。
2-5.2 総合受付 　②当日入会受付・座長受付係（学会本部1名、学生アルバイト2名） 　　　学会への新規入会希望者および座長の受付を行う。 　　　各セッション開始前（セッション開始は1日目が8時45分、10時30分、12時45分、14時30分の4回。 　　　2日目は8時45分、10時30分の2回、3日目は8時45分、10時30分、 12時45分、 15時00分の4回）は 　　　混雑する恐れがあるので、その時間帯は持ち場を離れないよう注意すること。　 　　【タイムスケジュール（各日共通）】 日時 担当者 項目 留意事項 7:30 係全員 副班長 全員 班長，本部職員代表＋全員 係本部職員＋係員 総合受付ブースへ集合 点呼（班長は本部ミーティングに参加中） 撤収していた物品の再配置 班長配置後，再度の確認事項，新規の事項の説明 作業の確認 学生アルバイトは7:30までに出勤し，アルバイト班へ報告後集合 8:00 受付開始 第1日は第2セッションが開始するまで全員持ち場を離れない 各セッション開始30分前 各セッション開始5分後 受付の混雑状況を確認し，必要な場合は増員する。 本部職員の指示により，適宜休憩を行う 本部職員は学生が第1日，第3日において，9時間45分，第2日において，4時間50分を越えて業務に従事することがないように休憩を取らせてください． 適宜 適宜昼食休憩を行う． 各日最終セッション終了30分前 第1，3日18:40／第2日13:45 係員 係員 第2日のみ統括係員 物品撤収の準備，作業フロー等の修正事項の確認 受付終了・撤収作業 撤収修了後 班長に報告の上解散 第3日は他班の補助を行う場合がある 24

25 25 【業務内容の詳細（入会受付）】 ■非会員の方の入会手続きを行う。
2-5.2 総合受付 　　【業務内容の詳細（入会受付）】 　　　■非会員の方の入会手続きを行う。 　　　　　一般会員　入会金1,000円＋月割会費1,000円×７ヵ月＝8,000円 　　　　　学生会員　入会金 500円＋月割会費 500円×７ヵ月＝4,000円　 　　　■当日登録参加手続きを合わせて希望される場合には合わせて対応する．合わせての費用は 　　　　　一般会員　20,000円　学生会員　12,400円 　　　　となる． 　　　≪当日入会受付　問合せ例≫ 　　　　参加者：「入会の申込がしたいのですが。」 　　　　受付　：「全国大会への参加申込みも同時にご希望でしょうか？」 　　　　　→参加者：「入会のみです」 　　　　　　受付　：「入会申込書にご記入ください」 　　　　　　　　　　「（一般or学生の確認の後）8000円／4000円になります。」 　　　　　　　　①入会費をお預かりしたら・・・「○○円お預かり致します。」 　　　　　　　　②おつりが発生したら・・・「○○円お預かりしましたので、○○円のお返しになります。」 　　　　　→参加者：「入会と全国大会参加の両方です」 　　　　　　受付　：「入会申込書および参加申込書にご記入ください」 　　　　　「（一般or学生の確認の後）20,000／12,400円になります。」 　　　　領収書をお渡しした後、Ａセットを配布する。 　　　　※Ａセットとは「コングレスバッグ＋プログラム」の予定（2014/5/20現在） 　最終的には前日に周知する． 　　【業務内容の詳細（座長受付）】　　 　　講演会、研究討論会等の座長の受付を行う。開催期間中450名程度の座長が会場入りするが聴講・ 　　　発表者として事前登録を済ませている場合は座長参加料は支払う必要がないことから、受付を 　　　行わない座長が多く発生することが予想される。（例年では半数以下となる見込み） 　　　座長の動向を把握するため、トランシーバーにより学術部会の班長との連絡が多々発生する見込み 　　　であるので注意すること。混雑予想時間は①・②の受付業務と同様。 　　　■セッション開始１０分前 　　　　座長が教室入りされていない場合、学術部会の担当班長から座長受付へ連絡（トランシーバー 　　　　もしくは携帯電話にて）があるので座長一覧表（別紙）にて確認を行う。なお、代理の手配は 　　　　学術部会にて行ってもらう。 25

26 26 ■座長受付対応時 参加料未払いの方からは、会員・非会員に関わらず、一律「座長参加料」として、10,000円を
2-5.2 総合受付 　　　　　■座長受付対応時 　　　　参加料未払いの方からは、会員・非会員に関わらず、一律「座長参加料」として、10,000円を 　　　　徴収し、領収証をお渡しし、Ａセットをお渡しする． 　　　　　　※Ａセットとは「コングレスバッグ＋プログラム」の予定（2014/5/20現在） 　最終的には前日に周知する． 　　　　　■座長から本部に欠席連絡があった場合の連絡系統 　　　　　座長　→　本部　→　座長受付携帯（学術部会統括班）→　学術部会担当班長 　　　　　■座長の関係者から受付で欠席連絡があった場合の連絡系統 　　　　　受付　→　座長受付携帯（学術部会統括班）→　学術部会担当班長 　　　　　　※座長受付携帯（２台：学術部会が所持）の番号　 　　　　　　　　０　０－　　　　　－ 　　　≪座長受付問合せ例≫ 　　　座長：年次学術講演会の座長で来たのですが・・・ 　　　受付：「参加料はお支払済みでしょうか。」 　　　　　　　ケース１．参加料未収の座長の場合 　　　　　　　「恐れ入りますが、参加費（10,000円）を頂戴いたします。」 　　　　　　　　参加費をお預かりしたら・・・「○○円お預かり致します。」 　　　　　　　　おつりが発生したら・・・「○○円お預かりしましたので、○○円のお返しに 　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　なります。」 　　　　　　　10,000円を徴収し、領収証をお渡しし、Ａセットをお渡しする． 　　　　　　　　※Ａセットとは「コングレスバッグ＋プログラム」の予定（2014/5/20現在） 　　　　最終的には前日に周知する． 　　　　　　　ケース２．参加料支払済の座長の場合 　　　　　　　受付を行った後、Ａセットをお渡しする． 26

27 27 ③参加証再発行・CPD登録係（本部職員2名・学生アルバイト３名）
2-5.2 総合受付 　③参加証再発行・CPD登録係（本部職員2名・学生アルバイト３名） 　　　　参加証を忘れてきた方への再発行業務であり、学会本部からの持込パソコンにて名簿の確認を行うと 　　　ともに再発行された参加証の手渡し、及び参加希望行事の終了後の回収を行う。また，本大会は、ＣＰ 　　　Ｄ（継続教育）登録の対象プログラムにあたり，聴講した会員のプログラム登録手続き対応を行う。 　　　※CPD（Continuing Professional Development）とは 　　　　　　　技術士が継続的に研鑽を積むことを指し，CPD登録とは，本大会の参加によりCPD登録の対象 　　　　　　　となるプラグラムに参加したことを記録する作業である． 　　　　各セッション開始前（セッション開始は1日目が8時45分、10時30分、12時45分、14時30分の4回。 　　　2日目は8時45分、10時30分の2回、3日目は8時45分、10時30分、 12時45分、 15時00分の4回）は 　　　混雑する恐れがあるので、その時間帯は持ち場を離れないよう注意すること。　 　　【タイムスケジュール（各日共通）】 日時 担当者 項目 留意事項 7:30 係全員 副班長 全員 班長，本部職員代表＋全員 係本部職員＋係員 総合受付ブースへ集合 点呼（班長は本部ミーティングに参加中） 撤収していた物品の再配置 班長配置後，再度の確認事項，新規の事項の説明 作業の確認 学生アルバイトは7:30までに出勤し，アルバイト班へ報告後集合 8:00 受付開始 第1日は第2セッションが開始するまで全員持ち場を離れない 各セッション開始20分前 各セッション開始15分後 受付の混雑状況を確認し，必要な場合は増員する。 本部職員の指示により，適宜休憩を行う 本部職員は学生が第1日，第3日において，9時間45分，第2日において，4時間50分を越えて業務に従事することがないように休憩を取らせてください． 適宜 適宜昼食休憩を行う． 27

28 28 【タイムスケジュール（各日共通）】つづき 日時 担当者 項目 留意事項 各日最終セッション終了30分前
2-5.2 総合受付 【タイムスケジュール（各日共通）】つづき 日時 担当者 項目 留意事項 各日最終セッション終了30分前 第1，3日18:40／第2日13:45 係員 係員 第2日のみ統括係員 物品撤収の準備，作業フロー等の修正事項の確認 受付終了・撤収作業 撤収修了後 全員 班長に報告の上解散 第3日は他班の補助を行う場合がある 　　【業務内容の詳細（参加証再発行）】 　　　イ．登録済参加者が参加証を忘れた場合、参加証（本部で準備）の再発行を行う。 　　　ロ．再発行の際、氏名と官庁・民間・学校関係等、参加登録者リストで確認する。 　　　　　リストへの登録が済んでいることを確認後、参加証を再発行する。 　　　　　※登録者リストは、学会本部のパソコンで確認する。 　　　ハ．再発行された参加証は、参加希望行事の終了後に回収する旨を通知する。 　　　二．参加証再発行対象者は、事前受付済（登録参加料支払済）の方であり、原則として 　　　　　金銭授受は発生しない。もし発生した場合は、本部事務局担当者に対応をお願いする。 　　　≪参加証再発行　問合せ例≫ 　　　　質問：参加証を持っていないのですが（参加証を忘れたようなのですが）。 　　　　回答：登録参加申込は、お済みでしょうか。 　　　　　　　①申し込みがお済みの方　→　「再発行の手続きをさせて頂きます。再発行しました参加証 　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　は，ご参加希望最後の行事が終了した後，こちらにご返却 　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　下さい。」 　　手続きに入り、完了後、Ａセットをお渡しする． 　　　　　　　　※Ａセットとは「コングレスバッグ＋プログラム」の予定（2014/5/20現在） 　　　　最終的には前日に周知する． 　　　　　　　②申し込みが未了の方　→「記帳所にて参加申込書を記入いただき、「当日登録参加受付」 　　　　　　　　　　　　　　　にてお申し込みください。」 　　【業務内容の詳細（ＣＰＤ登録）】 　　　聴講した会員のプログラム登録手続き対応を行う。 　　　なお、登録作業にあたっては学会本部職員の指導の下、「磁気カードＣＰＤ登録システム」 　　　使用マニュアル（別紙）に則って行う。 　　　９月１１日の午後はＣＰＤ登録受付を豊中キャンパスからホテル阪急エキスポパークへ移動するため、 　　　学生スタッフから学会事務局の職員へ引き継ぐ。（○○時に業務は終了となる予定） 28

29 29 ⑥統括・補佐・誘導係（班長，副班長，スタッフ３名（第2日以降2名）、学生アルバイト1名（第2日以降3名） ）
2-5.2 総合受付 ⑥統括・補佐・誘導係（班長，副班長，スタッフ３名（第2日以降2名）、学生アルバイト1名（第2日以降3名） ） 　　統括・補佐・誘導係は受付係，座長係，発行係，ク係の業務を網羅的に統括し，補佐する．また，記帳台 　　受付付近の誘導，案内，プログラム等の配布を担当する． 　　各セッション開始前（セッション開始は1日目が8時45分、10時30分、12時45分、14時30分の4回。 　　2日目は8時45分、10時30分の2回、3日目は8時45分、10時30分、 12時45分、 15時00分の4回）は 　　混雑する恐れがあるので、その時間帯は持ち場を離れないよう注意すること。　 　　【タイムスケジュール（各日共通）】 日時 担当者 項目 留意事項 7:30 係全員 副班長 全員 班長，本部職員代表＋全員 係本部職員＋係員 総合受付ブースへ集合 点呼（班長は本部ミーティングに参加中） 撤収していた物品の再配置 班長配置後，再度の確認事項，新規の事項の説明 作業の確認 学生アルバイトは7:30までに出勤し，アルバイト班へ報告後集合 8:00 受付開始 第1日は第2セッションが開始するまで全員持ち場を離れない 各セッション開始20分前 各セッション開始15分後 受付の混雑状況を確認し，必要な場合は増員する。 本部職員の指示により，適宜休憩を行う 本部職員は学生が第1日，第3日において，9時間45分，第2日において，4時間50分を越えて業務に従事することがないように休憩を取らせてください． 適宜 適宜昼食休憩を行う． 各日最終セッション終了30分前 第1，3日18:40／第2日13:45 係員 係員 第2日のみ統括係員 物品撤収の準備，作業フロー等の修正事項の確認 受付終了・撤収作業 撤収修了後 班長に報告の上解散 第3日は他班の補助を行う場合がある 29

30 30 【業務内容の詳細】 ・各受付の混雑状況を確認し，適宜受付側において対応する ・記帳台付近で，参加申込書の記入方法を案内する．
2-5.2 総合受付 　【業務内容の詳細】 　　　・各受付の混雑状況を確認し，適宜受付側において対応する 　　　・記帳台付近で，参加申込書の記入方法を案内する． 　　　・どこの受付に行けば良いかを誘導する． 　　　・講演会、研修会の場所や開始時間の問合せに対応する。 　　　・拾得物の受付（別紙：遺失物取得届出書）を行い、大会本部に受渡しを行う。拾得物については 　　　　統括係で一括受付，管理（本部へ引き継ぎ）する． 　　　・遺失物の情報を掲示板へ記載する。遺失物の持ち主が現れた場合、大会本部（Ｃ１０６？？） 　　　　への誘導を行う。 　　 ・大会プログラム等のリーフレット、各パンフレット類を入れたコングレスバックの保管・配付・ 　　　　在庫確認を行う。足りなくなった場合は、速やかに保管場所（○○○○）より補充を行う。 　　　・クローク係のJTBの昼食休憩時間中の対応をする． 　　　・２日目の豊中キャンパスからホテル阪急エキスポパークへの誘導案内。（詳細は別紙） 　　　・総合受付テント周辺の案内看板の管理業務を行う。通勤中にキャンパス内外の 　　　　看板設置場所、表示内容の確認を大会前日から３日目までの毎朝行う。 　　　・看板表示内容に誤記または変更事項が生じたときは、総合受付班長または係長へ連絡し指示を仰ぐこと。 30

31 31 ⑦クローク（荷物一時預かり：JTB１名、学生アルバイト３名）
2-5.2 総合受付 　⑦クローク（荷物一時預かり：JTB１名、学生アルバイト３名） 　来場者で荷物一時預かり希望者に対して、その日限りクローク用教室にて保管を行う。 　　　　午前の第一セッション開始前，午前の最後のセッション終了後．午後の最後のセッション終了後 　　混雑する恐れがあるので、その時間帯は持ち場を離れないよう注意すること。　 　　【タイムスケジュール（各日共通）】 日時 担当者 項目 留意事項 7:30 係全員 副班長 全員 班長＋全員 JTB＋全員 総合受付ブースへ集合 点呼（班長は本部ミーティングに参加中）後，クローク室へ移動 撤収していた物品の再配置 班長到着後，再度の確認事項，新規の事項の説明 作業の確認 学生アルバイトは7:30までに出勤し，アルバイト班へ報告後集合 8:00 受付開始 第２セッションが開始するまで全員持ち場を離れない 午前最終セッション終了10分前 各セッション開始15分後 集合し，配置につく。 本部職員の指示により，適宜休憩を行う 必要な場合，JTBは班長もしくは副班長に応援を要請する 班長は学生が第1日，第3日において，9時間45分，第2日において，4時間50分を越えて業務に従事することがないように休憩を取らせてください． 適宜 適宜昼食休憩を行う． 各日最終セッション終了15分前 第1，3日18:50／第2日14:00 JTB・係員 集合し，配置につく。 受付終了・撤収作業 JTBは鍵の管理 撤収修了後 班長に報告の上解散 第3日は他班の補助を行う場合がある 31

32 32 控え 来場者渡し 名前 携帯番号 を記載 【業務の詳細】 保管場所の許容が限られていることから、来場者への事前周知は行っていない。
2-5.2 総合受付 　　【業務の詳細】 　　　保管場所の許容が限られていることから、来場者への事前周知は行っていない。 　　　一時預かりの申し出があった場合、必要事項（氏名・携帯電話番号）を明記いただく。 　　　変わりとなるもの（名刺）があれば、それをいただく。 　　　記入後、保管はその日限りであること，財布，カード，パソコンその他の貴重品はお預かりできない 　　　旨をお伝えし、クローク札の半券を来場者へお渡しし、引き取る際にこの受渡票が必要である旨を 　　　お伝えする。 　　　≪問合せ例≫ 　　　参加者：「荷物を一時預かってほしいのですが・・・。」 　　　ク係：「こちらにてお預かりいたします。なお、お預かり期間は本日限りとさせて頂いておりますが 　　　　　　　よろしいでしょうか。」 　　　　　　「財布，カード類，鍵，携帯電話，パソコン，ハードディスクなどの貴重品類，コワレ物は 　　　　　　　お預かりできませんが，中に入っていませんでしょうか，御確認願います．」 　　　　　　「（問題なければ）お名前と本日ご連絡できる携帯番号を頂戴できますでしょうか。 　　　　　　　名刺等代わりとなるものがございましたらそれでも結構です。」 　　　　　　　必要事項を記載して頂き、来場者より荷物をお預かりする際、日付印のついた受渡票の 　　　　　　　半券を来場者へお渡しする。 　　　　　　「お荷物を引き取りの際、この受渡票をクローク係員にお渡し願います。」 （用意されているクローク札） 　　　　黄：1～100　青：1～100　赤：1～100　緑：1～100　白：1～100 　　サンプル 控え 来場者渡し 名前 携帯番号　を記載 32

33 33 ≪問合せ例 ※全受付共通≫ 質問１：基礎工学部講義棟Ｂ２０１の会場はどこですか？【例題】
2-5.2 総合受付 ≪問合せ例　※全受付共通≫ 　質問１：基礎工学部講義棟Ｂ２０１の会場はどこですか？【例題】 　回答１：----会場になる建物とその場所を地図で提示しながら---- 　　　　　左に出て，突き当たりを右に曲がります．少し歩いた左手にある建物が「基礎工学部」です． 　　　　　この建物の2階の．．．．．． 　質問２：落し物を拾いましたが．．．。 　回答２：（統括係を呼ぶ） 　質問３：発表用のパワーポイントファイル受付は、どこですか？ 　回答３：各発表会場の教室で行っています。会場の担当者ヘお申し出下さい。 　質問４：基調講演の会場は、どこですか？ 　回答４：ホテル阪急エキスポパークとなっております。（交通手段については総合受付 　　　　　ブース近くに掲示している交通機関の時刻表により案内） 　質問５：参加証を持っていないのですが（参加証を忘れたようなのですが）。 　回答５：登録参加申込は、お済みでしょうか。 　　　　　　①申し込みがお済みの方は、「再発行受付」にお申し出ください。 　　　　　　②申し込みがまだでしたら、記帳所にて参加申込書を記入いただき、「当日登録参加 　　　　　　　受付」にお申し出下さい。 　質問６：荷物を一時預かってほしいのですが・・・。 　回答６：○○にあるクロークにて当日限りですがお預かりいたしますので係の者にお申し出ください。 33

34 34 ５）車椅子対応 （基本的には統括係が対応，適宜班長もしくは副班長が指名）
2-5.2 総合受付 　５）車椅子対応 　　（基本的には統括係が対応，適宜班長もしくは副班長が指名） 　　　車椅子を利用しての参加者には、案内誘導必要の有無を確認、必要な場合は大学構内入り口から直接 　　　目的会場までの誘導を行うことを職掌とする。なお１次の連絡系統としては総合受付班長よりキャンパ 　　　ス内の会場案内に従事するものへトランシーバ・携帯電話等にて伝達する。 　　　　※ キャンパス内案内の学生アルバイト（他の班）と連携，協力して行う。 　　　イ．学術講演会 　　　・ 誘導開始時に、目的会場のその時点での各部門責任者へ連絡する。 　　　　（誘導が不要な場合でも、その時点での各部門責任者へ連絡、対応を要請する。） 　　　・ 学術講演会は、時刻により責任者が変わるので、要確認のこと！ 　　　・ 目的会場（建物入口部）へ到着後、その時点での部門責任者へ引き継ぐこと。 　　　ロ．研究討論会 　　　・ 誘導開始段階で、担当者へ連絡し、指示を仰ぐ。 　　　・ 会場到着後、担当部門からの指示に従い、担当者に引き継ぐ。 　６）備品資機材の確認及び手配（班長・係長） 　　　備品資機材一覧を元に、大会開催期間中の毎朝時に必要物品の数量確認を行い、数量に不足が 　　　生じた場合は必要数量の補充依頼をコンベンション業者に伝える。 　７）総合受付の設営・撤去 　　イ. 机・椅子などの備品管理 　　　①総合受付の机、椅子等の設営はJTBにて行い、９月９日（火）の午前中 　　　　には作業完了の予定。班長・係長は設営状況等の確認を行う。 　　　②総合受付の机・椅子等の撤収（９月１２日（金）、班長・係長が状況確認） 　　ロ．必要備品・物品の管理及び補充 　　　①参加証・配布物・文具類の数量確認及び所定場所への配置 　　　　（大会開催期間中の各日、朝の点呼終了後に物品を大会本部から学会事務局員の指示に従い 　　　　　所定の場所に配置し、数量の確認を行う。） 　　　②参加証・配布物は、不足する前に学会事務局員の指示に従い補充を行う。 　　　③物品の片付け（９月１０日（水）～９月１２日（金）） 　　　　・受付業務終了時刻になったら、学会事務局員の指示に従い、物品を大会本部に移動して保管する。 　　　④受付の撤収（９月１２日（金）） 　　　　・最終日業務終了時以降、受付の撤収作業開始。余った参加証・配布物類、文具類を段ボールに 　　　　　入れ、１つにまとめる。 　８）記帳所の設置・撤去 　　・当日登録参加申込、当日入会申込等の記帳所用机の設置・撤去。 　　　（コンベンション管理の業者にて対応） 　　・当日登録参加申込用紙、当日入会申込等、紙類・文具類の配置・回収。 34

35 2-5.2 総合受付 ①総合受付テント ②保管場所 　　が示された地図 35

36 36 １０）緊急時の情報の周知 ・総務班から「大会の中止」、「行事開始時間を繰り下げ」および「特定の行事を一部中止」
2-5.2 総合受付 １０）緊急時の情報の周知 　・総務班から「大会の中止」、「行事開始時間を繰り下げ」および「特定の行事を一部中止」 　　（以下、「情報」という。）とする連絡があった場合は、以下の通り対応する。 　・総合受付班長は、総合受付係に「情報」を連絡し、周知に際しハンドマイクを使用するかを伝達する。 　・連絡を受けた総合受付係は、大会参加者に「情報」の周知を行う。 　・総合受付班の担当する周知範囲は総合受付付近でのみとする．会場は学術班，駅，空港等への連絡は 　　総務部会本部あるいは総務班が担当する． 36

37 総務部会 2-6　キャンパス・駅等案合図

38 2-6.１ 組織体制 2-6.１ 組織体制 調整中 業務内容 調整中 ３．配置表 調整中

39 2-1.1　組織体制　 ＊広報班（補足事項）：2 　広報班屋外案内係（石橋）では，阪急石橋駅～阪大豊中キャンパス間において大会参加者に対する案内を行う。具体的な案内配置場所は、下図のとおりである。 　広報班屋外案内係（柴原）では，モノレール柴原駅～阪大豊中キャンパス間において大会参加者に対する案内を行う。具体的な案内配置場所は、下図のとおりである。 ※詳細については、近日中に、学生リーダーとともに現地踏査を再度行い、最終決定する予定 39