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情報処理入門 A ・ B 第 3 回 電子メールの仕組みと 使い方・マナー 坂口 利裕 横浜市立大学商学部.

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1 情報処理入門 A ・ B 第 3 回 電子メールの仕組みと 使い方・マナー 坂口 利裕 横浜市立大学商学部

2 2004/05/11 ・ 12 情報処理入門 A ・ B 2 本日のテーマ 電子メールの仕組み 電子メールの使い方 電子メール利用時のマナー

3 2004/05/11 ・ 12 情報処理入門 A ・ B 3 電子メールの仕組み A クライアン ト Router B クライアン ト Router Internet メール サーバ A メール サーバ B LAN-A LAN-B 送受信が自動的に行われるのはサーバ間のみ クライントへメールが転送されるのは,クライアント側の設定に依存する SMTP による通信 POP など

4 2004/05/11 ・ 12 情報処理入門 A ・ B 4 電子メールの流れ クライント A から,( A の所属する)メールサーバ A に向けて(宛先付の)メールを送信(通常 SMTP を使 用) メールサーバ A は,宛先から受け取ったメールを転送 するべきメールサーバ B を( DNS を使って)探す サーバ間で SMTP によりメールを転送 メールサーバ B は,受信したメールを保管 クライアント B は,適当なタイミングで( B の所属す る)メールサーバ B にアクセスし,着信したメールが あれば,手元に読み込む(通常 POP を使用)

5 2004/05/11 ・ 12 情報処理入門 A ・ B 5 メールアドレスについて 学内のメール交換では,個人識別のた めの ID (ユーザ ID )のみで互いを識別 できる。 外部とのメール交換では,住所も必要。 本学では, yokohama-cu.ac.jp (ドメイン名)を付加して, ユーザ ID@yokohama-cu.ac.jp が,正式な(メール)アドレスとなる。

6 2004/05/11 ・ 12 情報処理入門 A ・ B 6 電子メールの基本機能 メールアドレスを使って,ユーザレベルでの情報の やりとりを行う 情報は,文字情報(テキスト情報)のみ扱える 複数のメールアドレスに対して,同一内容をいっせ いに送信する せいぜい 10 人程度にする それ以上の場合は電子メールシステムの応用である「メー リングリスト」システムを使用する 送信する側も受信する側も自分の都合に合わせて読 み書きできる 即時性は(携帯メールのように,相手方に直接送信される わけではないので)ない!

7 2004/05/11 ・ 12 情報処理入門 A ・ B 7 GraceMail へのログイン ユーザ名とパスワード を入力したら「ログイ ン」をクリックする.

8 2004/05/11 ・ 12 情報処理入門 A ・ B 8 GraceMail 起動時の画面 メールに関する 操作はサブウィ ンドウの中のボ タンを用いる ( Web ブラウザ のボタンでは操 作しない)

9 2004/05/11 ・ 12 情報処理入門 A ・ B 9 各ボタンの機能(1) 新着メー ルの チェック 新規メール の作成 アドレス 帳の設定 オプショ ンの設定 メール機 能の終了 使い方の簡 単な説明 メールの仕分 け箱(フォル ダ)の切り替 え メールの仕分 け箱(フォル ダ)の作成と 削除

10 2004/05/11 ・ 12 情報処理入門 A ・ B 10 各ボタンの機能(2) 画面に表示さ れているメー ルの件数と総 数 先頭(最も新しい) メールあるいは最終 (最も古い)メールに 移動 一覧を前の(次 の)グループに変 更

11 2004/05/11 ・ 12 情報処理入門 A ・ B 11 各ボタンの機能(3) メールのチェックボックスをセッ ト・クリアする(セットされたも のが移動や削除の対象となる) 選択されたメールを別フォルダに 移動する 選択された(不要になった)メー ルを消去する 選択されたメールで条件に合うも のを選ぶ

12 2004/05/11 ・ 12 情報処理入門 A ・ B 12 メール一覧の見方 返信済み・未 読などの状態 チェックボックス (移動や削除の対象 となることを示す) 各メールに付けられているタイトル (標題),クリックすると内容が表 示される 送信者のアドレス,送信者側で設 定されていれば実名で表示される, クリックするとアドレス帳に追加 できる

13 2004/05/11 ・ 12 情報処理入門 A ・ B 13 署名などの基本設定 メールアドレスだけでは相手が発信人の身元 を判断できないので,アドレスとは別に実名 も送信するように設定しておく メールの本文の最後には発信人の身元を示す ための「署名」を添える.毎回同じものを使 用するために設定しておく. 日本語による実名・所属の他,英字による表 現,およびメールアドレスを添えておくのが 基本. 学生の場合は学年まで記入しておく.

14 2004/05/11 ・ 12 情報処理入門 A ・ B 14 各種設定(動作オプションの設 定) GraceMail の最初の画面 から「設定」をクリッ クし,「送信 ( SMTP )サーバの設 定」と「署名編集」に 手を加えておく

15 2004/05/11 ・ 12 情報処理入門 A ・ B 15 送信( SMTP )サーバの設定 ローマ字による実名(日本語は相 手が読めない環境である場合もあ るので原則として使わない) 自分のメールアドレスを正確に (必ず半角文字で)

16 2004/05/11 ・ 12 情報処理入門 A ・ B 16 署名編集 署名の名前を適当に (例えば「標準署名」 など)に修正 署名(メールを出した り返事をする度に自動 的に追加される内容) を入力する 「追加」で登録する 標準の署名を変更する

17 2004/05/11 ・ 12 情報処理入門 A ・ B 17 メールの送信(1) 宛先をメールア ドレスで入力 (アドレス帳を 設定している場 合は「宛先」を クリックして選 択) 標題は簡潔に 本文では,時候の挨拶など は省く.自分の身元を示し てから,要件を簡潔に書く.

18 2004/05/11 ・ 12 情報処理入門 A ・ B 18 メールの送信(2) 最終確認する。 特に宛先は, 十分チェック する。

19 2004/05/11 ・ 12 情報処理入門 A ・ B 19 メールの読み方 受信ボタンをクリックしてサー バ上の新着メールをチェックす る 内容を確認したいメールを (標題や送信者名から判断し て)選び,その標題部分をク リックする 内容が表示され る

20 2004/05/11 ・ 12 情報処理入門 A ・ B 20 電子メール・その他の機能 別名(実名とメールアドレスの対応表 =アドレス帳)の利用による宛先設定 の簡素化 文章以外のデータのやりとり(ファイ ルの添付(同封)) → データも文字化 しておくるため,見かけのデータ量が 増大する フォルダのグループ化による受信メー ルの整理(自動化できるものもある)

21 2004/05/11 ・ 12 情報処理入門 A ・ B 21 アドレス帳の設定例 実名(この名前も相手に送 信されるので,表記は注 意) 電子メールアドレ ス(正確に!) 「追加」で,アドレス帳に 登録

22 2004/05/11 ・ 12 情報処理入門 A ・ B 22 電子メール利用における トラブルへの対処(予防措 置) メールは個人情報なので,開いたまま席を離れない メールアドレスは本人の承諾なしに第三者に教えな い 署名には迷惑電話や迷惑なダイレクトメールを防止 するため,電話番号や住所は記入しなくてもよい (失礼にはあたらない) 読み終わったメールはこまめに削除しておく(一人 あたりの保存量には上限がある) ファイル添付機能の利用は慎重に(データ量が多く なる)。ファイル圧縮ツールを利用するなどデータ 量をできるだけ節約する 送信は自分の都合でよいが受信は相手の都合による (緊急連絡には向かない)。定期的に着信のチェッ クを行なっておくこと。

23 2004/05/11 ・ 12 情報処理入門 A ・ B 23 パスワードの管理 パスワードは他人(相手が教員であっても) には漏らさないこと 一人のパスワードが漏れても,そこからシス テム全体に被害が及ぶ 定期的に変更すること(理想的には 1 ヶ月に 1 度,最低でも 90 日に 1 度は必ず変更せざるを 得ない) 忘失した場合は,「パスワード再発行願い」 を提出する(手続き完了に 1 週間要する)

24 2004/05/11 ・ 12 情報処理入門 A ・ B 24 パスワードの変更方法 「利用者メニュー」の中に用意されて いる「パスワード変更」アイコンを使 用 新しいパスワードの条件「 6 文字以上 8 文字 以内」「英字と数字を混在」を守る。 変更処理がシステム全体に行き渡るまでは, 新しいパスワードは有効とならない。おお よそ 30 分間隔で行われるので,最悪 30 分待 てば,新しいパスワードが有効となる。

25 2004/05/11 ・ 12 情報処理入門 A ・ B 25 宿題(実習課題1) 自分のユーザ ID とパスワードを確認して,実 際に電子メールを利用する 「署名」などの設定を行なう まず自分自身に送信してみる 受信できることを確認する これまでの授業の感想など「ひとこと」を添えて lect011@yokohama-cu.ac.jp 宛てに送る ★届いた人は+ α 対象とします ★署名設定などが不十分な場合はやり直しの指示 を返信します

26 2004/05/11 ・ 12 情報処理入門 A ・ B 26 電子文書の書法の参考書 (例) UNIX を中心に書か れているので,操作 方法の参考にはなり にくいが,インター ネットや一般の電子 文書における作法な ど理論面から丁寧に 説明されているので, 一読しておくべき一 冊。

27 2004/05/11 ・ 12 情報処理入門 A ・ B 27 次回は... 実習室での実習 場所:実習室 A (変更する場合は近辺に掲示) 今回の宿題(実習課題1)をこなすことを目標に します 定員 30 人の部屋なので, キーボード操作(特に日本語入力)に自信のない人 今回の説明だけではメールの操作に自信のない人 を優先的に行います(自力で宿題ができた人は参 加不要)

28 2004/05/11 ・ 12 情報処理入門 A ・ B 28 次々回は 表計算ソフト入門 コンピュータの本来的利用=計算機能を活用する ためのソフトの機能と使い方 次々回以降,スライド資料は事前に各自で準 備 PowerPoint が組み込まれていない場合は,自宅な どのパソコンでは印刷できません 授業日の前日までに時間を作って作業しておくこ と 具体的な手順は,授業のホームページ上に設ける 解説ページを参照のこと


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