[ 事務処理自動化ツール ]
概要 今お使いのエクセルが出発点です。 少し加工すれば、目的とするシートが作成 できそう こんな時、手作業を毎回繰り返していませ んか? 関数や、マクロを作り込んでいませんか? これらを解決するものです。 ! Excel は Microsoft 社の商標です
全体イメージ 全てエクセルだけで出来ている。 !
特長 解決策(ビジネスロジック)を内に秘 めた ツールを各種用意しています。 (関数の様なものと考えて下さい) 特長 1、プログラム不要。 2、ブック・シートと、項目を、行・ 列で指定するだけ。 単純な例で示すと。 仕入データから、仕入伝票を印刷する !
各種ツールの機能 編集(使い易いデータに) 2行1レコード → リスト形式等 伝票形式 → リスト形式 タックシート型 → リスト形式 カレンダ型 → リスト形式 ソート(並べ替え) 2行1レコードのままソート可能 サマリー・ブレーク(集計等) 複数キーによる集計 マッチング(突合せ) 複数キーによる1:n、n:mや、出現順による突合せが 可能 印刷 単票型、タックシート型、連帳型、何れも可能 !
価格設定 汎用製品は全てフリー 目的限定商品は、有償 基本、 Q&A は無償 何れも、開発支援(開発代行)は有償 教育等は応談 !
環境作成~実行 1、基本ツールをダウンロード。(解凍 要) 2、入出力シートを作成。 3、問題解決手順を考える。(最大労力) 4、各ツールを適用(作成)する。 ユーザー固有パラメタを作成 (従来のプログラミングに相当) 5、必要なら、実行順序を指定。 !
具体例(入力シート) 1.入力シートを開く これを、入力側 とす る !
具体例(出力シート) 2.同じく、出力シートを開く ! これを印刷用とす る
具体例(印刷用 ツール) 3.処理するツールを呼び出します。 仕入データを仕入伝票に印刷する 仕入データは1伝票 № に、複数明細 仕入伝票は、1頁に2葉となっている このツールを開く !
具体例(ツールへの 入力) 指定する情報は 3-1.入力シートと、出力シートに ついて !
具体例(ツールへの 入力 2) 3-2.伝票 № 毎(キー指定)にまとめる 事と 印刷時の項目位置を、個々に指定する。 入力側を行・列 で 出力側を行・列で 入力側の キー情報 等も入力 !
具体例(入力値のチェッ ク) 3-3.指定内容のチェックをする。 「①チェック」ボタンを押すだけ。 ①チェッ ク !
具体例(印刷の実行) 3-4.印刷実行です。 「③印刷/・・・」ボタンを押すだけ。 ③印刷 / ・・・ !
具体例(印刷の実行) 3-4.印刷実行のイメージ 仕入伝票へ 仕入データから !
具体例(指定値の保存) 3-5.次回の為に情報を保存する 「パラメタ保存」ボタンを押す。 パラメタ保存 !
具体例(実行後の始末) 4.後始末 使用したブックを閉じる。 ブック閉じる 入力側ブック閉じる 印刷用ブック閉じる !
処理手順を考える ( ワークフ ロー) 1手順で終わらない場合どうするか 再び例を挙げます 「顧客名簿のシート」があり、 別に「販売実績シート」があります。 「先月中に購入頂いたお客様にのみ、 購入明細のついた、使用状況確認の ダイレクトメールを発送」したい時! !
ダイレクトメール(手順分 析) 1、販売実績より先月分のみ抽出する 2、それをお客様別に並び変える 3、顧客名簿と、実績を突合せる 4、突き合わせた結果を印刷する の様に、手続きを分けて考える Q . 2、と 3、の結果はどうする の? A .一時的に作業用シートを作る !
ダイレクトメール(一連手 順) 1.「リスト形式に変換」 部品 2.(手順3でソートするので略) 3.「1:nマッチング」 部品 4.「伝票型印刷」 部品 Q .「1:n」て、なに? 「マッチング」て、な に? A .顧客名簿には、1人のお客様は1件 購入実績には、複数件(0件含む)が 存在することを「1:n」と表す。 A .マッチングとは突合せの意味で、 ここでは、顧客の № (お客様番号)を鍵(キー)に、 名簿と実績を結びつけることを言う (関数の VLOOKUP の様なもの) ツールの適用を考え て !
ダイレクトメール(入出 力) 入力(住所録) 入力() 入力(販売実績) 出力(ダイレクトメー ル) !
ダイレクトメール(手順①、実績から先月分抽出) 「出力側」シートの指定 と 「編集項目」の指定し 「リスト形式に変換」ツールで 「販売実績シート」 → 「先月分シート」へ ⑤出力処理実行 ボタンを押す パラメタ指定例 実績から 先月分へ !
ダイレクトメール ( 手順② 先月分に住所を取込 む) マッチングのパラメタは、4場面(シート)ある ① 入出力シート情報 と マッチングキー指定 マッチングキー指定 ②マッチング時編集 ③マスタのみ時 (略) ④トランのみ時 (略) 「 1:n マッチング」ツールで 「先月分シート」 → 「顧客名簿シート」 → ! 先月分と名簿から 先月分実績へ 「先月分実績シート」へ
ダイレクトメール ( 手順③、住所付実績を印刷 ) 顧客 № がキー、商品が明細(最大12)行 「伝票型印刷」ツールで 「先月分実績シート」 → 「DM用シート」印 刷 ! 印刷編集指定 (b :明細項目の 意 ) ③印刷を押す 先月分実績から DM 印刷
一連の手順を登録する 前例の手順を、毎回毎回実行するの? 「いいえ」 三手順を連続して行うことが可能です 「 JCL エミュレータ」 ツールを使う。 JCL とは、ジョブ・コントロール・ランゲッジの略で 複数手順を一度に実行する為のものです (DOS のバッチファイルに相当します) !
ダイレクトメール ( ジョブコントロール ) 連続実行の指定 「 JCL エミュレータ」ツールで 「手順① → ② → ③」を指定し実行 ツール(上)と パラメタ(下) を 2行1組で入力 (残りニ手順 も) ②チェックを押 す ③ジョブ実行を押 す !
まとめ 一連手順の考え方 手順を分解する。(これが一番難しい。) (各ツールの機能を理解する必要がある) 必要なら一時作業用のシートを作成する。 計算式や、関数の使用により 手順の省略が可能な場合がある。 前日、今日、明日と手順は同じだが ブック・シート名が毎回かわる時は? パラメタの保存をせず、処理毎に ツールを専用化しておきたい。 !