～トータルファイリングシステム～ 2004年3月5日 白井葉子
オフィスワークの現状① ‐OA化時代からＩＴ化時代へ‐ 部外公開:検討① 上位5サイト以外のサイトで、対象に加えるサイトを検討。
オフィスワークの現状② ‐紙と電子の混在‐ オフィスワークの現状② ‐紙と電子の混在‐ 紙で保管している環境 電子化された環境 外部からの書類 （カタログ・図面・報告書） 法的な書類 （契約書・請求書・伝票類） 会議の資料 新聞雑誌 ホスト出力 社内メール FAX/郵便 PCが一人１台 ＬＡＮ インターネット 電子メール グループウエア 個人の机には情報が氾濫
オフィスワークの現状③ ‐ワークスタイルの変化‐ オフィスワークの現状③ ‐ワークスタイルの変化‐ 終身雇用制度の崩壊 フレックスタイムの導入 オフィスモバイル化の普及 ワークスタイルが変化しつつある現在 情報の属人化はビジネスチャンスを逃す原因となる。 企業にとって大切な知的資産である情報は全社共有すべき！
オフィスワークの現状④ ‐オフィス業務の内容‐ オフィスワークの現状④ ‐オフィス業務の内容‐ 標準化・電子化要大 企業目的：知識創造 思考意思決定 20％ 時間・人的配分大 情報・記録処理 54％ コミュニケーション 26％ ナレッジ・ワーク （判断・意思決定・企画・立案） コミュニケーション・ワーク （会議・報告・連絡・相談） ドキュメント・ワーク （文書（経営記録）の適切な維持管理） 一日の」仕事量の６割をドキュメントワークに費やしている いかにこの部分の生産性を改善してコミュニケーションや思考・意思決定の時間を確保するか オフィスワーカーの生産性向上 時間の有効活用には 組織的なファイリングシステム構築 がひとつのキーとなる
分類/ファイル/表示/配列/差替え/見直し トータル・ファイリング・システムの概念 組織体の維持発展のために必要な文書を必要に応じ即座に利用しうるように、 文書の「発生」から「廃棄」に至るまで、組織的にトータルに管理する一連の制度 ②伝達 ④保管 ①発生 配布/回覧/掲示/映写 分類/ファイル/表示/配列/差替え/見直し 作成/収集/複写/印刷 ③活用 検索/加工 ⑥廃棄 ⑤保存 切断/溶解 移管/閲覧/呼戻し ＜必要用件＞ 記録媒体の種類にかかわらず適用できる 情報の発生から廃棄までを一元管理できる 経営ビジョンやオフィス戦略と直結し、ニューオフィスの重要課題解決に役立つ
トータル・ファイリング・システムの基本‐経営面から見た文書電子化のメリット トータル・ファイリング・システムの基本‐経営面から見た文書電子化のメリット スペース・コストの低減 コミュニケーション・コストの低減 ワーキング・コストの低減 マネージメント・コストやバックアップコストの低減 電子商取引・電子政府構想への対応のため」 書類・物品削減による創出スペースを有効活用できる ネットワーク伝達による通信費用の削減とスピードアップ（瞬時にグローバルに） 探す時間や配送・配布の削減＝人件費 紙に比べてバックアップ作成コストが軽い・消耗品コストの削減・一元管理 取引先からの電子調達システム対応要求 顧客からの電子メールやホームページによる対応要求 地域住民サービス向上（ホームページでの情報閲覧要求） 企業にもとめられているものはスピードと高付加価値経営 経営の意思決定は、文書＝経営記録（ナレッジ）に基づいて行われる ナレッジ型知識経営には組織の誰もがいつでも必要な文書を活用できる仕組みが必要
トータル・ファイリング・システムの基本2-電子化システム構築の手順‐
トータル・ファイリング・システムの基本3‐必要な３つのルール‐
電子化対象文書の抽出①‐電子化の範囲- ⑤廃棄 ③保存 切断/溶解 移管/閲覧/呼戻し ＜必要用件＞
電子化対象文書の抽出②‐抽出基準‐ ⑤廃棄 ③保存 切断/溶解 移管/閲覧/呼戻し ＜必要用件＞
システム設計1‐検索システムの選定方法-
システム設計2‐フォルダ体系の作り方-
システム設計3‐フォルダ・ファイルのネーミングルール-
システム設計4‐求められるセキュリティ-
電子化のステップ①‐ＩＴ化の進んでいない中小企業の場合
電子化のステップ②‐全社的プロジェクトの場合-