メールワイズ説明資料 サイボウズ株式会社

一般のメーラーを使った場合の体制と、問題点についてご案内いたします。 一般的なメール対応の体制と問題点 一般のメーラーを使った場合の体制と、問題点についてご案内いたします。

メール対応の現状：一般メーラーの場合 ？ ？ ？ 従来のメール対応方式では、担当者一人ひとりが自分のメーラーで、会社の代表アドレス宛のメールを受けていた。このため、他の担当者の対応状況が分からない、過去の対応履歴が分からないなどの問題が発生。 さらに、対応現場の管理者は、全体の問合せ傾向が分からない、データの紛失の恐れなど、不安が続いている。 MailTo:support@cybozu.co.jp ■対応体制は、誰かが代表で受けて、内容を見てから各担当に振り分け（転送）している場合もある。 ？ ？ ？

メール対応の現状：立場別の問題点 現場担当者 現場管理者 ・問合せメールが多すぎて、一人じゃとても捌ききれないよ。他の担当者の状況も分からないし →大量メールに追いつかない！ ・メーリングリストに顧客からの問合せが来てたけど、誰か対応してるだろうから放っておこう →対応漏れ発生！ ・このお客様「以前、電話対応してもらった」って言ってるけど、内容が分からないよ！ →対応履歴が不明！ ・ベテランと新人の担当者で、メールの返信内容にばらつきがあるな →対応レベルが不統一！ ・大事な顧客データが担当者のパソコンに入っているから、情報漏れ・ウイルスが心配だな →対応履歴が不明！ ・担当者の対応状況をまとめないといけないけど、いちいち表計算でまとめるのは、大変だからやめておくか →集計できない・集計は面倒！

問題点 ？ ● 互いの対応状況が不明。 対応漏れ・二重対応などの問題が発生している。 大量のメールに追いついていない。 　　対応漏れ・二重対応などの問題が発生している。 　 大量のメールに追いついていない。 ● 対応履歴がバラバラ。過去の履歴を探すのに時間がかかる。 ● 問い合わせ傾向や対応傾向などの把握が大変である。 　　 ●個人情報など大切な情報が含まれるメールデータが分散。 　 一元管理できず、セキュリティ面での不安もある。 ？

グループメールシステム「メールワイズ」を使った場合の体制についてご案内いたします。 グループメールシステムでの体制 グループメールシステム「メールワイズ」を使った場合の体制についてご案内いたします。 バラバラになっているメールを共有してみたら・・・

グループメールシステムの場合 メールサーバー から Webサーバーへ MailTo:support@cybozu.co.jp 担当者は、ブラウザで「メールワイズ」へアクセスし、対応。同じ画面でメール共有できるのでさまざまなメリットがある。

メリット① 大量メールは一網打尽。 トラブルとはさよなら！ メリット①　大量メールは一網打尽。 　　　　　　　　　　　　　　　　トラブルとはさよなら！ メールを共有するから、互いの対応状況が一目で分かる。 コミュニケーション機能で、別途、確認や申送りは不要。 多い問い合わせを予め、テンプレートとして登録、対応のスピードアップと品質を均一化。 あれ？このメールまだ誰も対応してないぞ。急いで返信しなきゃ このメールはAさんが処理中だから、次のメールに対応しよう。 スピードUP！

メール一覧画面 機能１：メール共有 メール一覧画面では、担当者・処理状況が一覧できます。 フォルダで分類したり、絞込みを活用できるので、メールが大量にあっても大丈夫。 さらに、画面上にコミュニケーションスペースを搭載。 伝達漏れもありません。 処理状況が ひと目で分かる コミュニケーションスペースを搭載 フォルダで分類分けして、目的のメールに素早くアプローチできる

機能２：テンプレート 予約語を使えば、自動的に対応メールに担当者名や日時を挿入できる。 カテゴライズして、用途にあったテンプレートを素早く選択 あらかじめ登録しておいたテンプレートを使えば、対応のばらつきがなくなります。そればかりか、一通のメールにかかる時間が大幅に短縮され、対応時間のスピードアップにもつながります。 テンプレートには、担当者の名前、現在の日時など、予約語を利用でき、いちいち変更する必要がありません。 テンプレート詳細画面

メリット② 履歴が確認できる！ 顧客が見える！ メリット②　履歴が確認できる！ 顧客が見える！ 履歴は誰が対応していても、一覧で確認できる。 電話や訪問など、あらゆるチャネルの履歴も一元管理。 顧客データとも連動。 このメールは、先週往訪した A社のお客様からだな。 業種を顧客情報に 追加しておこう。

機能３：顧客管理 顧客情報詳細画面 メール対応画面や電話履歴画面から顧客情報画面は１クリックで移動。この画面では、基本データの他に、項目をカスタマイズして追加することができます。また、個人だけでなく、所属する会社の情報も同時に確認。メールや電話の対応を行う際に、すばやく顧客の情報をつかむことができます。 顧客情報画面からは１クリックで、顧客ごと・会社ごとの履歴へリンク。（詳しくは次ページへ） 顧客画面から履歴を見られる 項目は自由に追加できる 同じ会社に所属する個人を、一覧で確認 会社情報も同時に確認。個人だけでなく、会社履歴も確認できる。

機能４：履歴一覧 顧客ごとの履歴一覧画面 顧客ごとの履歴一覧は、メール・電話・訪問のすべての履歴を見ることができます。それぞれの対応状況・担当者・コメントなど、時系列を追って確認できるので、混乱することがありません。 履歴の種類を問わず、コメントも一覧で確認 メール・電話・訪問履歴が一画面で確認できる 時系列で、顧客に対し ・どのような対応があったのか ・担当者は誰なのか ・現在の状況 がひと目で分かる

！ メリット③ 簡単に状況分析！一斉配信！ １クリックでリアルタイムに集計レポートを表示。 対応状況や問い合わせ内容の傾向が素早く分かる。 メリット③　簡単に状況分析！一斉配信！ １クリックでリアルタイムに集計レポートを表示。 　 対応状況や問い合わせ内容の傾向が素早く分かる。 簡単3ステップの一斉配信が可能。 　 条件での宛先絞込みやテンプレートが使えるから、手を煩わせない。 ！

集計レポート画面 機能５：集計機能 担当者ごとの処理件数から項目別、さらには顧客項目まで、広い範囲にわたって集計できます。 担当者の効率や問合せの傾向、さらには顧客の傾向をつかむのにぴったりな機能です。 棒グラフを表示することもでき、ビジュアル化も簡単。 独自に項目を設定して、集計することが可能 棒グラフで分かりやすく分析 担当者別の処理件数や期間別を集計できる

配信先設定画面 機能６：簡単一斉配信 一斉配信はわずか３ステップ。 １）配信内容の設定 ２）配信先の設定 ３）確認 で終わります。配信内容にはテンプレートを使えるので、悩む必要はなし。また配信先には既に「メールワイズ」に登録されている顧客はもちろん、外部からCSVファイルを用いてその場で読み込むことが可能です。 ※一回の配信件数は 1,000件までです。 かんたん３ステップ 条件を設定して、宛先を絞り込める。またCSVファイルから宛先を読み込むことも可能

メリット④ メールデータは一元管理で安心！ メリット④　メールデータは一元管理で安心！ Web サーバー上にメールを蓄積。大事なメールデータが分散しない。 操作ごとのアクセス権や、アクセスログ機能があるから、セキュリティも安心。管理者に負担がかからない。 サーバー側でバックアップだからラクラク。

アクセス権設定画面 アクセスログ設定画面 機能７：安全管理 メールアプリケーションごとの利用アクセス権から、メールの編集・送信アクセス権といった細かな設定が可能です。 アクセスログ設定画面 アクセスログは「メールワイズ」をインストールした Webサーバー上に作成されます。ログイン時、メール送信時など、ログを記録するタイミングは設定できます。

１メールアプリケーションに10アカウントまで設定可能 機能８：一元管理 １メールアプリケーションに10アカウントまで設定可能 support@cybozu.co.jp info@cybozu.co.jp shop@cybozu.co.jp … など １システムに、５メールアプリケーションまで設定可能 　　　・・・さらに、システムごと追加することも可能（有償オプション） つまり… 標準で、50アカウントまで対応可能！

機能８：一元管理（詳細） システム追加 （有償） 標準のシステム メールアプリケーション サポート部用 営業部用 購買部用 人事部用 システム部用 support@cybozu.co.jp info@cybozu.co.jp contactus@cybozu.co.jp system@cybozu.co.jp ML@cybozu.co.jp Shanai-help@cybozu.co.jp システム追加 （有償） 標準のシステム サポート部で利用するアドレス、システム部で利用するアドレスなど、使用用途に分けて、メールアプリケーションを追加できます。それぞれのメールアプリケーションには、10個までメールアドレスを設定できます。 システムの追加は有償（１システムあたり　\100,000）です。

メールワイズを見ていなくても、お知らせが出るからOK！ 機能９：サイボウズ製品間連携 ユーザー情報連携 サイボウズ共通認証 「メールワイズ」と同じサーバーに、「サイボウズ Office」や「サイボウズ ガルーン」がインストールされていると、ユーザー情報が連携され、シングルサインオンが可能となります。またメールワイズからの通知を「Office」や「ガルーン」のトップページで確認できます。 サイボウズ Office6 のトップページに、メールワイズからのお知らせが出る メールワイズを見ていなくても、お知らせが出るからOK！

導入企業一例 株式会社星野リゾート（顧客とのやり取り） ソフトバンクBB株式会社（コールセンター構築） 　株式会社星野リゾート（顧客とのやり取り） 　ソフトバンクBB株式会社（コールセンター構築） 　モンテール株式会社（顧客とのやり取り） 　株式会社オールアバウト（ライターとのやり取り） 　株式会社ホンコンマダム（ネットショップの運営）　 　弘前大学 就職支援課　（学生とのやり取り） 　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　 など　　 導入実績　1,200社1,300部門　（2007.11現在）

「メールワイズ」の基本ライセンスについてご案内いたします。 価格・ライセンス体系 「メールワイズ」の基本ライセンスについてご案内いたします。

ライセンス体系 製品名 価格 (税別) 3ユーザー版 98,000円 5ユーザー版 148,000円 10ユーザー版 248,000円 15ユーザー版 348,000円 30ユーザー版 498,000円 50ユーザー版 698,000円 無制限版 980,000円 ※システム追加: 1システムあたり100,000円(税別) ※現行製品を利用のお客様は無償でバージョンアップが可能。 ※サービスライセンスは、1年目は無償。2年目から任意。

メールワイズは 最長 60 日間 無償でお試しいただけます お手軽 Web グループメールシステム「メールワイズ」は、 顧客と企業を結び、トータルなCRMソリューションを提供いたします。 ぜひご検討ください。

E-mail ： contactus@cybozu.co.jp 問い合わせ先 本資料について、ご不明な点がありましたら下記までお問い合わせください。 サイボウズ株式会社 インフォメーションセンター E-mail　：　contactus@cybozu.co.jp