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「サイボウズ Office on cybozu.com」 すぐできるBOOK -ワークフロー 編 -

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1 「サイボウズ Office on cybozu.com」 すぐできるBOOK -ワークフロー 編 -
サイボウズ株式会社 2016/6 版

2 ごあいさつ・・・ この度は「サイボウズ Office on cybozu.com」をご検討 いただき、誠にありがとうございます。 本資料では、管理者のための「ワークフロー」設定ガイド資料でございます。 ワークフローのフォームをお客様の業務に合わせて作成する際のご参考になりましたら、幸いです。

3 本ガイドでは、以下の「稟議書」を「サイボウズ Office」のワークフローで作成する手順をご案内いたします。
↓書類での稟議書 STEP 1:役割の設定 STEP 3:承認経路 STEP 2:申請項目       の設定

4 STEP 1:役割の設定 STEP 2:申請項目の設定 STEP 3:承認経路の設定
ワークフローの作成手順 STEP 1:役割の設定 STEP 2:申請項目の設定 STEP 3:承認経路の設定

5 ★ 各種設定は「運用管理メニュー」で行います。
 ワークフロー>運用管理 「運用管理」を クリック

6 Step1 役割の設定

7 【役割とは?】 役割は、承認経路のステップで、承認や確認をする人の役職などの分類です。
例)社長 / 部長 / 経理担当 / 申請者 etc... ↓サイボウズ Office の ワークフローでの項目 ↓書類での項目 注意:「役割」は、申請フォームを作成する前に設定を完了してください。

8 手順①:運用管理メニューの「役割」アイコンをクリックします。
手順②:任意の役割名を入力し、「設定する」をクリックします

9 Step2 申請項目の設定

10 次は、申請フォームの「土台」と、申請内容を記入するための 「申請項目」を設定します。
次は、申請フォームの「土台」と、申請内容を記入するための   「申請項目」を設定します。 ①申請フォームの土台となる部分を作成します。 ②次に、申請内容を記入する「申請項目」を設定します。 申請項目は、申請フォーム毎に、追加・削除・編集を行う事ができます。 現在ご利用している申請書類に合わせて、作成ください。

11 手順①:運用管理メニューの「申請フォームの設定」アイコンを
    クリックします。 手順②:「追加する」をクリックして、新しい申請フォームを作ります。

12 →申請フォーム名を記載します(任意で、説明もご記入ください)
手順③:基本項目の設定    →申請フォーム名を記載します(任意で、説明もご記入ください) 「説明」は、申請フォーム一覧画面に 表示されます。どういう時に利用するフォームなのか、説明します。

13 次に、申請項目を設定します。(詳しい方法は次ページ以降でご説明します。)
STEP2:申請項目の設定 *この部分は、【手順1】で設定した  基本項目です。 ワークフローに必要な申請項目を 1つずつ追加・設定していきます。 STEP3:経路の設定 *この部分は、【Step 3】でご案内 いたします。

14 手順④:項目一覧の「追加する」をクリックして、項目を追加します。
項目を追加するとこちらに表示されます。 ①「追加する」:申請フォームの入力項目を追加できます。 ②「プレビューを見る」:クリックすると、申請フォームのプレビューを  確認できます。 *項目の入力タイプは、「文字列(一列)/ 文字列(複数行)/ 数値 / 日付  チェックボックス / ラジオボタン / メニュー / ファイル添付 / 自動計算  路線ナビ連携」の 10 タイプより選びます。  (入力タイプの利用方法は、P16-17ページをご参考ください。)

15 手順⑤:項目名や入力タイプ、初期値などを設定します。
※ 入力タイプ:「内容」⇒「文字列(複数行)」         「費用」⇒「数値」         「備考」⇒「文字列(複数行)」 を選択し、「件名」以外の申請項目も同様に作成してください。 Copyright © Cybozu,Inc.

16 必要な項目をすべて設定したら、Step3は終了です。
*プレビューで出来上がりを確認できます。

17 *項目を横に並べて表示する事も可能です。
【入力タイプの利用方法】 ①文字列(1行):標題や購入品名など、一列で入力内容が収まるもの  [例] ②文字列(複数行):備考や、連絡事項など、改行して入力するもの ③数値:金額や、個数など数値を入力するもの  *項目を横に並べて表示する事も可能です。 ④日付:購入日や、利用日など日付を入力するもの ⑤チェックボックス:状況確認などに利用するもの

18 ⑥ラジオボタン:複数回答項目から選択させたいものに利用 [例] ⑦メニュー:ラジオボタンより、選択項目が多い場合に利用 ⑧ファイル添付:画像や領収書などを添付させたい場合に利用 ⑨自動計算:「単価×数量」などの指定した数値項目での四則演算 または、合計数を自動で計算し表示させるたい場合に利用 ⑩路線検索ナビ:交通費申請などの際に、電車の経路や運賃を検索し 自動入力する事ができる

19 Step3 経路の設定

20 最後に、承認申請経路を設定します。 この部分を作成します。 承認経路は、複数追加する事もできます。 決裁者の設定は必須となっております。

21 承認申請経路の設定をします。(詳しい方法は次ページ以降でご説明します。)
STEP2:申請フォームの設定 *この部分は、【Step 2】でご案内 した部分になります。 STEP3:経路の設定 ・承認経路 ワークフロー承認をする役職を設定します。 ・確認経路 承認者以外に内容を通知したいメンバーが いる場合に設定ください。 ・申請経路 承認経路や確認経路に複数人を設定したとき、 ここで順序を変更できます。 21

22 ・「承認経路」の“決裁”は必ず設定が必要です。 ・その他「申請経路」「確認経路」は任意で設定ください。
承認者が複数いる場合、承認の順番を変更できます。 任意 ①承認者を増やす場合は「+追加する」 ②「決裁者」の設定は、必須です。 任意 決裁された申請を共有・確認する必要があるメンバーを選択します。 任意

23 手順①:承認経路の“承認者’’を設定します。 承認経路の「+追加する」をクリック
  承認経路の「+追加する」をクリック STEP1 で設定した「役割」から選択 チェックをつける事で、申請フォーム毎の決裁者を固定される事ができます。

24 手順②:承認経路の“承認者’’を設定します。 承認経路の「+追加する」をクリック
  承認経路の「+追加する」をクリック 課長 部長 「決裁経路を設定する」をクリックして 決裁者を設定します。(必須) 課長 部長 承認者→部署 / 課長 決裁者→社長    の承認経路が設定できました。

25 手順③:承認者以外に内容を通知したい場合には、「確認経路」も設定します。 確認経路の「+追加する」をクリック
  確認経路の「+追加する」をクリック 「承認者」「決裁者」の設定同様 ①「役割」を選択 ②初期値のユーザーを選択します

26 必要な項目をすべて設定したら、Step3は終了です。
*プレビューで出来上がりを確認できます。 課長 部長 課長 部長

27 【補足】その他、ワークフローの設定はシステム運用管理画面から行えます。
*サイボウズ Officeシステム設定 > システム設定(詳細)> ワークフロー <システム設定でできること> ・ワークフロー申請後の承認経路の変更権限設定 ・カテゴリの設定 ・ワークフロー運用管理者の設定 ・申請データの削除 など 詳しくはマニュアルをご覧ください

28 ■完成形 承認されると、自動で次の処理者に通知(サイボウズ上と、任意のEmailアドレス)が飛びます。
決裁がおりると、最後の確認者に通知が飛びます。

29 ワークフローのフォームの設定作業は 以上で完了です。 社内で行っている申請・承認 業務を電子化して、スムーズな 社内決定を行えるようになりましたら 幸いです。


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