「サイボウズ Office on cybozu.com」 すぐできるＢＯＯＫ －ワークフロー 編 － サイボウズ株式会社 2016/6 版

ごあいさつ・・・ この度は「サイボウズ Office on cybozu.com」をご検討 いただき、誠にありがとうございます。 本資料では、管理者のための「ワークフロー」設定ガイド資料でございます。 ワークフローのフォームをお客様の業務に合わせて作成する際のご参考になりましたら、幸いです。

本ガイドでは、以下の「稟議書」を「サイボウズ Office」のワークフローで作成する手順をご案内いたします。 ↓書類での稟議書 STEP 1：役割の設定 STEP 3：承認経路 STEP 2：申請項目　 　　　　　の設定

STEP 1:役割の設定 STEP 2:申請項目の設定 STEP 3:承認経路の設定 ワークフローの作成手順 STEP 1:役割の設定 STEP 2:申請項目の設定 STEP 3:承認経路の設定

★　各種設定は「運用管理メニュー」で行います。 　ワークフロー＞運用管理 「運用管理」を クリック

Step1 役割の設定

【役割とは？】 役割は、承認経路のステップで、承認や確認をする人の役職などの分類です。 例）社長 / 部長 / 経理担当 / 申請者 etc... ↓サイボウズ Office の ワークフローでの項目 ↓書類での項目 注意：「役割」は、申請フォームを作成する前に設定を完了してください。

手順①：運用管理メニューの「役割」アイコンをクリックします。 手順②：任意の役割名を入力し、「設定する」をクリックします

Step２ 申請項目の設定

次は、申請フォームの「土台」と、申請内容を記入するための 「申請項目」を設定します。 次は、申請フォームの「土台」と、申請内容を記入するための　　　「申請項目」を設定します。 ①申請フォームの土台となる部分を作成します。 ②次に、申請内容を記入する「申請項目」を設定します。 申請項目は、申請フォーム毎に、追加・削除・編集を行う事ができます。 現在ご利用している申請書類に合わせて、作成ください。

手順①：運用管理メニューの「申請フォームの設定」アイコンを 　　　　クリックします。 手順②：「追加する」をクリックして、新しい申請フォームを作ります。

→申請フォーム名を記載します（任意で、説明もご記入ください） 手順③：基本項目の設定 　　　→申請フォーム名を記載します（任意で、説明もご記入ください） 「説明」は、申請フォーム一覧画面に 表示されます。どういう時に利用するフォームなのか、説明します。

次に、申請項目を設定します。（詳しい方法は次ページ以降でご説明します。） STEP２：申請項目の設定 ＊この部分は、【手順1】で設定した 　基本項目です。 ワークフローに必要な申請項目を 1つずつ追加・設定していきます。 STEP３:経路の設定 ＊この部分は、【Step ３】でご案内 いたします。

手順④：項目一覧の「追加する」をクリックして、項目を追加します。 項目を追加するとこちらに表示されます。 ①「追加する」：申請フォームの入力項目を追加できます。 ②「プレビューを見る」：クリックすると、申請フォームのプレビューを 　確認できます。 ＊項目の入力タイプは、「文字列（一列）/ 文字列（複数行）/ 数値 / 日付 　チェックボックス / ラジオボタン / メニュー / ファイル添付 / 自動計算 　路線ナビ連携」の 10 タイプより選びます。 　（入力タイプの利用方法は、P16-17ページをご参考ください。）

手順⑤：項目名や入力タイプ、初期値などを設定します。 ※ 入力タイプ：「内容」⇒「文字列（複数行）」 　　　　　　　 「費用」⇒「数値」 　　　　　　　 「備考」⇒「文字列（複数行）」 を選択し、「件名」以外の申請項目も同様に作成してください。 Copyright © Cybozu,Inc.

必要な項目をすべて設定したら、Step３は終了です。 ＊プレビューで出来上がりを確認できます。

＊項目を横に並べて表示する事も可能です。 【入力タイプの利用方法】 ①文字列（1行）：標題や購入品名など、一列で入力内容が収まるもの 　［例］ ②文字列（複数行）：備考や、連絡事項など、改行して入力するもの ③数値：金額や、個数など数値を入力するもの 　＊項目を横に並べて表示する事も可能です。 ④日付：購入日や、利用日など日付を入力するもの ⑤チェックボックス：状況確認などに利用するもの

⑥ラジオボタン：複数回答項目から選択させたいものに利用 ［例］ ⑦メニュー：ラジオボタンより、選択項目が多い場合に利用 ⑧ファイル添付：画像や領収書などを添付させたい場合に利用 ⑨自動計算：「単価×数量」などの指定した数値項目での四則演算 または、合計数を自動で計算し表示させるたい場合に利用 ⑩路線検索ナビ：交通費申請などの際に、電車の経路や運賃を検索し 自動入力する事ができる

Step３ 経路の設定

最後に、承認申請経路を設定します。 この部分を作成します。 承認経路は、複数追加する事もできます。 決裁者の設定は必須となっております。

承認申請経路の設定をします。（詳しい方法は次ページ以降でご説明します。） STEP２：申請フォームの設定 ＊この部分は、【Step ２】でご案内 した部分になります。 STEP３:経路の設定 ・承認経路 ワークフロー承認をする役職を設定します。 ・確認経路 承認者以外に内容を通知したいメンバーが いる場合に設定ください。 ・申請経路 承認経路や確認経路に複数人を設定したとき、 ここで順序を変更できます。 21

・「承認経路」の“決裁”は必ず設定が必要です。 ・その他「申請経路」「確認経路」は任意で設定ください。 承認者が複数いる場合、承認の順番を変更できます。 任意 ①承認者を増やす場合は「＋追加する」 ②「決裁者」の設定は、必須です。 任意 決裁された申請を共有・確認する必要があるメンバーを選択します。 任意

手順①：承認経路の“承認者’’を設定します。 承認経路の「＋追加する」をクリック 　　承認経路の「＋追加する」をクリック STEP1 で設定した「役割」から選択 チェックをつける事で、申請フォーム毎の決裁者を固定される事ができます。

手順②：承認経路の“承認者’’を設定します。 承認経路の「＋追加する」をクリック 　　承認経路の「＋追加する」をクリック 課長 部長 「決裁経路を設定する」をクリックして 決裁者を設定します。（必須） 課長 部長 承認者→部署 / 課長 決裁者→社長　　　　の承認経路が設定できました。

手順③：承認者以外に内容を通知したい場合には、「確認経路」も設定します。 確認経路の「＋追加する」をクリック 　　確認経路の「＋追加する」をクリック 「承認者」「決裁者」の設定同様 ①「役割」を選択 ②初期値のユーザーを選択します

必要な項目をすべて設定したら、Step3は終了です。 ＊プレビューで出来上がりを確認できます。 課長 部長 課長 部長

【補足】その他、ワークフローの設定はシステム運用管理画面から行えます。 ＊サイボウズ Officeシステム設定 ＞ システム設定（詳細）＞ ワークフロー ＜システム設定でできること＞ ・ワークフロー申請後の承認経路の変更権限設定 ・カテゴリの設定 ・ワークフロー運用管理者の設定 ・申請データの削除 など 詳しくはマニュアルをご覧ください http://manual.cybozu.co.jp/of_cld/admin_app/wf/index.html

■完成形 承認されると、自動で次の処理者に通知（サイボウズ上と、任意のEmailアドレス）が飛びます。 決裁がおりると、最後の確認者に通知が飛びます。

ワークフローのフォームの設定作業は 以上で完了です。 社内で行っている申請・承認 業務を電子化して、スムーズな 社内決定を行えるようになりましたら 幸いです。