学生情報提供に伴うシステムの構築 ～後援会面談の学生情報資料～ 阿蘇教学課　伊藤　貴人

学生 農学部では、教員、職員、地域の方が連携し、学生をサポートしています。 教員 地域 職員 連絡会の実施 ﾓﾆﾀｰ農家制度 指導教員会議 学生数（3学科）：1043名（2013.10.1現在）　→　約8割の学生が大学周 　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　 辺に住んでいます。 学生 教員 地域 職員 連絡会の実施 指導教員会議 ﾓﾆﾀｰ農家制度 これが上空からの写真です。（ポインターで大学の敷地と下宿アパートあたりを示す） イベント実施 連絡会の実施

【阿蘇校舎都道府県別在籍数(2013年度）】 都道府県別 地方別 都道府県名 人数 地方名 北海道 3 滋賀県 2 25 青森県 京都府 6 北海道・東北 25 青森県 京都府 6 岩手県 5 大阪府 宮城県 4 兵庫県 41 関東 111 秋田県 奈良県 山形県 和歌山県 福島県 鳥取県 北信越 37 茨城県 島根県 9 栃木県 岡山県 15 群馬県 8 広島県 47 東海 80 埼玉県 18 山口県 33 千葉県 徳島県 東京都 31 香川県 関西 79 神奈川県 23 愛媛県 16 山梨県 1 高知県 12 新潟県 福岡県 157 中国 107 富山県 佐賀県 35 石川県 長崎県 福井県 熊本県 247 四国 38 長野県 20 大分県 岐阜県 宮崎県 28 静岡県 鹿児島県 42 九州 574 愛知県 39 沖縄県 7 三重県 外国県

【2013年度 後援会訪問地区】 後援会地区 教員数 学生数 在籍学生内訳 都道府県 北海道 1 3 東北（北） 9 秋 田 2 岩 手 5 【2013年度　後援会訪問地区】 後援会地区 教員数 学生数 在籍学生内訳 都道府県 北海道 1 3 東北（北） 9 秋　田 2 岩　手 5 青　森 東北（南） 13 福　島 4 山　形 宮　城 関東１ 20 茨　城 栃　木 群　馬 8 関東２ 36 千　葉 18 埼　玉 東京 31 神奈川 23 北陸 17 新　潟 富　山 6 石　川 中部 65 岐　阜 愛　知 39 長　野 山　梨 静岡 28 後援会地区 教員数 学生数 在籍学生内訳 都道府県 近畿１ 1 15 和歌山 3 奈　良 2 三　重 8 滋　賀 近畿２ 46 京　都 6 大　阪 25 岡　山 兵庫 41 中国 12 鳥　取 島　根 9 中国（広島） 47 中国（山口） 33 四国 38 愛　媛 16 香　川 徳　島 高　知 九州１ 32 長　崎 沖　縄 7 九州１（佐賀） 35 佐　賀 九州１（福岡） 4 157 九州２ 103 鹿児島 42 宮　崎 28 大　分 九州２（熊本） 247

【2013年度 後援会訪問地区】 １人参加地区：１５地区 ２人以上参加地区：７地区 【2013年度　後援会訪問地区】 現在、農学部には福井県を除く全都道府県からの学生が在籍している。これに対して、毎年実施される後援会では農学部３学科を代表して出席する会場が16件（16/23）ある。この会場に出席する担当教員より、保護者との面談をより満足度の高いものにするために、自学科以外の学生情報の提供が出来ないかと相談があった。この件に対応して、今回の補助資料の作成を行なった。 １人参加地区：１５地区 ２人以上参加地区：７地区

【後援会での面談実施】 配布資料：個人成績表 実施方法：各教員が学部毎にブースを設け保護者と面談を 行なう。 教員面談補助資料：特に無し 面談者：学部の教員・職員（キャリア、教学等） 面談内容：学修状況、学生生活、就職状況について 面談風景

現状① 【教員】 後援会に出席する教員が、後援会出張前に学生情報収集を行なっている。 ＜問題点＞ 学生支援システムを利用し学生情報を収集している。しかし、学生支援システ ムでは自学科の学生情報は収集することが可能であるが、他学科について は情報収集が不可能である。 現状② 【阿蘇教学課】 教員が希望する情報を、学生係で提供している。 ＜問題点＞ 担当者が不在の場合は、情報提供が容易にできない。 提供者が違う場合、各教員への情報内容が異なる場合がある。

【教学課の役割】 後援会の面談の際に、保護者と教員を結びつけ、有 意義な面談会を実施できるように、学生情報を提供 できるシステムの構築が必要と考えた。 教　員 保護者 阿蘇教学課 情報提供の依頼 学生情報 ・学修状況 ・学生生活 ・就職状況 イベントを行う際に必要不可欠なことは学生の信頼を得ることです。

【改善策】 ①：情報の一元化 ②：容易に出力できる 　　　　　　学生情報集約システムの構築

【①-1情報の一元化】 教員が求める学生情報の調査を行い、以下の情報提供の要望があった。 学生顔写真 成績表以外の学生情報 　 ※成績表に記載されている情報 　　　成績、課外活動情報（公認）、奨学金、指導教員 都道府県別在籍情報 指導教員カードの学生情報と、その他の学生情報の結び付けを行なった。

【①-2情報の一元化】 ＜基本情報＞ 指導教員カードの学生情報 ＜学生情報＞ ・研究室在籍情報 ・公認団体以外の活動情報 ・クラブサークルの試合結果 ・学修指導 ・海外研修航海 ・亜熱帯農学実習 ・キャンパス間留学 ・海外派遣留学 学 生 情 報：住所、連絡先、出身高校、入試形態 保 護 者 情 報：保証人住所、保証人連絡先、保証人の仕事 課外活動情報：公認サークルの所属情報 奨 学 金 情 報：日本学生支援機構奨学金、東海大学奨学金、その他の奨学金 研究室在籍情報 ・クラブサークルの試合結果 ・公認団体以外の活動情報 学修指導 ・海外研修航海 ・亜熱帯農学実習 ・キャンパス間留学 ・海外派遣留学 学生情報集約データ 集約 指導教員カードの学生情報

【②-1学生情報集約システムの構築】 容易に情報提供ができる阿蘇教学課独自の「学生情 報集約システム」を構築した。 学生情報抽出 学生情報の更新 学生情報の更新については、「学生支援システム」の情報更新 と同時に行なっています。

【②-2学生情報資料抽出までの流れ】 ①教員より、参加する後援会地区の学生情報提供の依頼 ②Sドライブ（阿蘇教学課）内にある　　「学生情報集約システム」を開く ③抽出条件の入力 1 ２ クリック ３

取扱注意

【後援会資料の中身】 取扱注意 ・顔写真 ・体育系 ・学科 ・文化系 ・学生証番号 ・委員会 ・学年 ・その他の活動 ・氏名 ・フリガナ ・性別 ・体育系 ・文化系 ・委員会 ・その他の活動 公認前のサークルも含む ・正課特記 ・課外特記 ・所属研究室（担当教員）　 ・指導教員 ・学修指導対象者 教員記入欄

【提供までの流れ】 教授会で、「学生情報集約システム」の案内 及び使用に伴う個人情報の管理のお願い 「学生情報集約システム」での資料配布時 に、資料管理についてのお願い 実施後に資料回収

【結　果】 「学生情報集約システム」は課員であれば誰でも操作すること ができるため、担当者が不在の場合でも同じ情報を容易に提 供することができるようになった。 教員へのサービス向上と業務効率がアップした。 ＜教員の感想＞ 【応用植物科学科】 保護者と面談する際に、前もって情報収集することが出来たため、内容の濃い面談を行なうことができた。 前もって、研究室の教員に学生の近況情報を聞くことができたため良かった。 【応用動物科学科】 顔写真があったため、事前に学生と面談することができ、後援会の参加を促せた。 【バイオサイエンス学科】 他学部の教員より、羨ましがられた。

【今後の計画】 2014年度より組織改正に伴い、現在の教学課 にキャリア支援課が加わる。それに伴い、就職 情報も学生情報集約システムに集約することが でき、さらに充実した情報の提供が可能となる。 就職状況の追加

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