サイボウズ ガルーン バージョン 4.0 機能紹介ガイド 各アプリケーションの概要 第1版 サイボウズ株式会社 Copyright © 2014 Cybozu.

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1 サイボウズ ガルーン バージョン 4.0 機能紹介ガイド 各アプリケーションの概要 第1版 サイボウズ株式会社 Copyright © 2014 Cybozu

2 本文書の取り扱いと商標について ▌ 本文書の取り扱いについて この文書内における掲載情報の二次利用においては、ご自身の判断と責任の下に行ってください。 サイボウズ株式会社は、それらの情報をご利用になることにより発生したあらゆる商業的損害・損失を含め一切の直接的、 間接的、特殊的、付随的または結果的損失、損害について責任を負いません。 本文書を一部引用して作成した文書には、次のような当社の著作権表示文を記載してください。 「この文書は、サイボウズ株式会社による『サイボウズ ガルーン バージョン 4.0 機能紹介ガイド』を一部引用していま す。」 また、本ファイルに編集を加えて二次利用する場合には、次のように修正箇所と修正者を明記してください。 「本ファイルの（修正箇所）は、（修正者）が編集しました。」 ▌ 商標について 記載された商品名、各製品名は各社の登録商標または商標です。また、当社製品には他社の著作物が含まれていることがあ ります。個別の商標･著作物に関する注記については、弊社の Web サイトを参照してください。 http://cybozu.co.jp/company/copyright/other_companies_trademark.html Copyright © 2014 Cybozu2

3 ガルーンのアプリケーションと機能 ポータル ワークフローメール ファイル管理電話メモ マルチレポート Copyright © 2014 Cybozu3 リンク集 メモタイムカード ToDo リス ト RSSリーダー 在席確認 通知一覧お気に入りcybozu.net モバイル全文検索国際化連携API スケジュール 施設予約 メッセージ掲示板スペース アドレス帳

4 よく使うアプリケーションや機能を1つの画面に集約し、すばやくアクセ スするためのアプリケーションです。ポータル内に配置するパーツを 「ポートレット」と呼びます。 ポータル Copyright © 2014 Cybozu4 ポートレットはドラッグアンドドロップで 配置。レイアウトも指定できます。

5 ポータル ▌ ユーザー向けの機能 自分専用のポータルを作成 カレンダー、メッセージなど、多様 な組み込みポートレットを「Myポー タル」に配置して、ユーザーが自分 専用のポータルを作成できます。 Copyright © 2014 Cybozu5 1 1

6 ポータル ▌ 管理機能 関係者を選んで公開 ポータルごとに「アクセス権」を設定して、ポータルの公開先を限定できます。 多様な組み込みポートレット ガルーンのすべてのアプリケーションを「ポートレット」として、ポータルに配置できます。 HTMLやPHPを使って独自のポートレットを作成 HTMLタグやPHPコードを直接入力し、目的に応じたポートレットを作成できます。 管理の負担を軽減 ポータルごとに「運用管理者」を設定して、組織やプロジェクトごとなどの管理者に、ポータルの管理を委任できま す 。 Copyright © 2014 Cybozu6

7 ▌ 活用例 部門、プロジェクトなど、さまざまな切り口でポータルを作成し、散在 する情報を整理できます。 ポータル Copyright © 2014 Cybozu7 全社連絡 ログイン後、最初に表 示するポータルを設定 し、ユーザーに必ず見 せたい情報を指定でき ます 。 売り上げ情報 HTMLで基幹システム のデータをグラフ化し、 ポータルに表示できま す。 社内FAQ 社内手続きや規定など の情報を、まとめて表 示できます。

8 組織を横断したメンバーで、プロジェクトを推進できるアプリケーショ ンです。ディスカッション、共有ToDo、添付ファイルなどをひとつに集 約し、「誰が、いつ、何をするか」を明確にします。 スペース Copyright © 2014 Cybozu8 ディスカッシ ョン一覧 ディスカッション 本文 共有 ToDo スペース内の添付ファイル の一覧が表示されます。

9 ▌ ユーザー向けの機能 自分が参加しているスペース にすばやくアクセス ヘッダーの「Myスペース」から、自分が メンバーのスペースにすばやくアクセス できます。 プロジェクト内の議題ごとに、 議論を整理 議題ごとに「ディスカッション」を作成 して、議論を整理できます。 スペース Copyright © 2014 Cybozu9 1 2 1 2

10 ▌ ユーザー向けの機能 メンバー内でToDoを共有 「共有ToDo」を設定して、「誰が、い つまでに、何をやるか」をメンバー内で 共有できます。 ToDoの件数や進捗をひと目 で把握 担当者ごとに、共有ToDoの件数や進捗 状況が一覧で確認できます。 スペース Copyright © 2014 Cybozu10 3 4 3 4

11 ▌ 管理機能 限定したメンバーに情報を公開可能 スペースを「非公開」に設定すると、準備段階のプロジェクトや機密情報など、メンバー以外に閲覧されたくない情 報を非公開にできます。 スペースごとの管理者を設定可能 スペースごとに管理者を設定して、スペースの管理を管理者に委任できます。 スペース Copyright © 2014 Cybozu11

12 ▌ 活用例 スペース 部署を横断して使う 新製品の開発 採用計画 拠点を横断して使う 海外拠点との連絡 全社イベント準備 期間限定で使う 新店舗出店準備 イベント出展準備 Copyright © 2014 Cybozu12

13 予定を管理するアプリケーションです。組織やユーザーの予定の登録や 管理、施設の予約などができます。 スケジュール/施設予約 Copyright © 2014 Cybozu13

14 スケジュール/施設予約 Copyright © 2014 Cybozu14 ▌ ユーザー向けの機能 組織やユーザーの予定を共有 外出時間や会議の予定などをすばやく チェックできます。 ユーザーや施設情報を検索 ユーザー情報のログイン名、よみ、メー ルアドレスなどでユーザーを検索し、予 定を確認できます。施設名で施設を検索 し、予定を確認することもできます。 ダブルクリックで、かんたん に予定を登録 画面を遷移することなく、通常予定を登 録できます。 1 3 2 1 2 3

15 スケジュール/施設予約 Copyright © 2014 Cybozu15 ▌ ユーザー向けの機能 よく確認するグループをすば やく選択 「よく使う組織」や「Myグループ」を設 定すると、ドロップダウンリストの上位 に表示されます。グループをすばやく選 択し、予定を表示できます。 コメントで予定に関する連絡 をスムーズに 予定にコメントを書き込んで、予定に関 するやり取りやスケジュールの調整など ができます。 4 5 4 5

16 ▌ ユーザー向けの機能 空き時間を確認して予定の開 催日時を調整 会議室や予定の参加者全員の空き時間を 確認しながら、予定の開催日時を決定で きます。 ドラッグアンドドロップで予 定の日時を変更 日表示、または週表示の画面で、登録済 みの予定の日時をドラッグアンドドロッ プで変更できます。 スケジュール/施設予約 Copyright © 2014 Cybozu16 6 6 7 7

17 スケジュール/施設予約 ▌ ユーザー向けの機能 特定のユーザーだけに予定を公開 非公開のスケジュールを、指定したユーザーだけに公開できます。 予定の詳細画面に、訪問先の地図や乗換情報を集約 予定を登録画面で地図や乗換情報を検索し、登録できます。予定の詳細画面で、訪問先の情報をすばやく確認できま す。 予定にファイルを添付 予定にファイルを添付できます。会議で使うファイルや訪問先の資料などを共有できます。 Copyright © 2014 Cybozu17

18 スケジュール/施設予約 ▌ ユーザー向けの機能 予定の更新通知をメールで受信 自分が参加者に設定された予定の登録や更新の通知を、メールで受け取れます。 予定を印刷 個別の予定の詳細、1週間の予定、または１カ月の予定を印刷できます。 スケジュールをファイルに出力 予定の詳細をCSVファイルやiCalendarファイルに書き出して、ほかのシステムに読み込めます。 Copyright © 2014 Cybozu18

19 スケジュール/施設予約 ▌ 管理機能 関係者を選んで公開 組織、ロールまたはユーザーの単位で「アクセス権」を設定し、限定されたユーザーだけに予定を公開できます。 組織のスケジュールに対応 組織を指定して予定を登録できます。 施設の状況に応じた施設予約の設定 施設の状況に応じて、施設を予約できる期間や、1つの予定で施設を何時間まで予約できるかなどを、設定できます。 施設を予約する時の入力項目をカスタマイズ 「施設予約情報の項目」を設定すると、施設を予約したユーザーの部署や内線番号など、施設を予約する時の入力項 目を追加できます。 管理の負担を軽減 施設をグループに分類し、グループごとに「運用管理者」を設定して、施設の管理を運用管理者に委任できます。 Copyright © 2014 Cybozu19

20 ガルーンを利用している社員同士でコミュニケーションをとるためのア プリケーションです。業務に関する情報を共有したり、コメントを書き 込んだりして、意見を交換できます。 メッセージ Copyright © 2014 Cybozu20

21 メッセージ ▌ ユーザー向けの機能 ユーザー検索で宛先をすばや く追加 ユーザー情報に登録されたログイン名、 よみなどでユーザーを検索し、宛先に設 定できます。 ファイルの添付と一覧表示 本文やコメントに、ファイルを添付でき ます。メッセージに添付されたすべての ファイルを一覧で表示することもできま す。 Copyright © 2014 Cybozu21 1 2 1 2

22 メッセージ ▌ ユーザー向けの機能 ドラッグアンドドロップで メッセージを整理 フォルダを設定し、メッセージを整理で きます。ドラッグアンドドロップでメッ セージを別のフォルダに移動できます 。 ユーザーの閲覧状況を確認 宛先のユーザーがメッセージを閲覧した かどうかを確認できます。 Copyright © 2014 Cybozu22 3 4 3 4

23 メッセージ ▌ 管理機能 ユーザーが作成したメッセージを閲覧可能 システム管理者は、監査のために、自分が宛先に含まれないメッセージも閲覧できます。 閲覧状況確認機能を設定 ユーザーがメッセージを開封した日時を、自動で記録するか、手動で記録するかを設定できます。 Copyright © 2014 Cybozu23

24 ▌ 活用例 メッセージ 個人宛の連絡に使う 健康診断の案内 年末調整の案内 社員同士の連絡 データ容量を節約する 宛先のユーザーが1つの添付ファイルを参照 するため、データ容量の節約に効果的です。 Copyright © 2014 Cybozu24

25 掲示板 連絡事項を一度に多くの社員に伝えるためのアプリケーションです。 部署や目的ごとにカテゴリーを作成し、連絡事項や業務に関する情報を 掲示できます。 Copyright © 2014 Cybozu25

26 掲示板 ▌ ユーザー向けの機能 掲示の確認状況をチェック 「閲覧状況」を使用して、だれが、いつ、掲示を閲 覧したのかを確認できます。 指定日時に掲示を自動公開 指定した日時に自動的に掲示を公開したり、終了し たりできます。 色付き文字や下線で見やすさアップ 「書式編集」を使って、文字の大きさや色などを設 定できます。Excelファイルの表もコピーして貼り 付けられます。 表の貼り付けは動作保証されていないため正しく表示できない 場合があります。 掲示内容についてやり取り コメントを使ってユーザー同士でやり取りできます。 コメントの書き込みを禁止することもできます。 Copyright © 2014 Cybozu26 1 2 3 4 1 2 3 4

27 掲示板 ▌ 管理機能 関係者を選んで公開 組織、ロールまたはユーザーの単位で「アクセス権」を設定して、限定されたユーザーだけに掲示を公開できます。 情報の見落としを防止 カテゴリーごとに「更新通知」を設定して、掲示が更新された場合に、ユーザーに更新通知が送信されます。 アクセス権や更新通知の設定を簡単に反映 カテゴリーに設定したアクセス権や更新通知の設定を、ほかのカテゴリーにコピーできます。 管理の負担を軽減 カテゴリーごとに「運用管理者」を設定すると、掲示の管理を運用管理者に委任できます。 Copyright © 2014 Cybozu27

28 ▌ 活用例 掲示板 全社員で使う 社内規則の通達 全社連絡 部署やグループ で使う 売上速報 社内サークルの活動 告知 期間限定で使う 訃報 災害時連絡 Copyright © 2014 Cybozu28

29 社内で共有するファイルを管理するためのアプリケーションです。部署 や目的ごとにフォルダーを作成してファイルを分類できます。 フォルダーに更新通知を設定すると、ファイルが追加、更新された場合 に通知が送信されます。ファイルの更新をチェックするのに便利です。 ファイル管理 Copyright © 2014 Cybozu29

30 ファイル管理 ▌ ユーザー向けの機能 ロック機能でファイルの更新の 衝突を防止 編集中のファイルには「ロック」が設定され、 ほかのユーザーがファイルを更新できなくなり ます。 ファイルをバージョン管理 過去の世代のファイルを閲覧したり、指定した 世代のファイルに戻したりできます。 ドラッグアンドドロップでかん たんにファイルを追加 ドラッグアンドドロップでファイルを更新した り、追加したりできます。 バージョン9以前のInternet Explorerではこの機能は使 用できません。 Copyright © 2014 Cybozu30 1 2 3 1 2 3

31 ファイル管理 ▌ ユーザー向けの機能 複数のファイルの一括追加、一括ダウンロード 1つのフォルダに複数のファイルを一括追加したり、フォルダー内のすべてのファイルをzip形式でまとめてダウン ロードしたりできます。 削除したファイルも復旧可能 削除したファイルも、一定期間内であれば、ごみ箱から元に戻せます。この機能を使用するには、システム管理者が 「ファイルの復旧可能期間」を設定する必要があります。 ファイルの表示順の初期値を指定可能 フォルダーごとに、ファイルの表示順の初期値を、次の項目の昇順または降順で指定できます。 タイトル ファイル名 更新日時 Copyright © 2014 Cybozu31

32 ファイル管理 ▌ 管理機能 関係者を選んで公開 組織、ロールまたはユーザーの単位で「アクセス権」を設定し、限定されたユーザーだけにフォルダーを公開できま す。 アクセス権や更新通知の設定をかんたんに反映 フォルダーに設定したアクセス権や更新通知の設定を、ほかのフォルダーにコピーできます。 管理の負担を軽減 フォルダーごとに「運用管理者」を設定すると、掲示の管理を運用管理者に委任できます。 データ使用量をすばやく確認 フォルダーごとに、データ使用量を確認できます。 削除したファイルも復旧可能 復旧期間内であれば、削除されたファイルを元に戻せます。「復旧可能期間」は最大で10日です。 Copyright © 2014 Cybozu32

33 ファイル管理 ▌ 管理機能 ファイルの更新をユーザーに強制的に通知 ファイルの追加や更新などを、ユーザーに強制的に通知できます。 ダウンロードファイルのサイズを制限して、サーバーの高負荷を防止 ユーザーがダウンロードするファイルの、サイズの上限値を設定できます。 Copyright © 2014 Cybozu33

34 ▌ 活用例 ファイル管理 文書のひな型を共有 する 稟議書のフォーマット 見積書のフォーマット 資料を共有する プレゼンテーション 資料 設計図面 規定文書を保管する 決算書 就業規定 Copyright © 2014 Cybozu34

35 個人のメモやファイルを保存するためのアプリケーションです。メモや ファイルを追加したユーザー本人だけが閲覧できます。目的ごとにフォ ルダーを作成し、メモやファイルを分類できます。 メモ Copyright © 2014 Cybozu35

36 メモ ▌ ユーザー向けの機能 色付文字や太字で見やすさ アップ 「書式編集」を使って、文字の大きさや 色などを設定できます。 ポータル画面でメモを登録 ポータルに「メモポートレット」を配置 すると、メモを取りたい内容をポータル 画面で直接入力し、保存できます。 Copyright © 2014 Cybozu36 1 2 1 2

37 外出中、離席中など不在のユーザー宛に掛かってきた電話の、伝言を残 すためのアプリケーションです。 電話メモ Copyright © 2014 Cybozu37

38 電話メモ ▌ ユーザー向けの機能 ユーザーの在席情報や進行中 の予定をすばやく確認 ユーザー不在を確実に確認してから、電 話メモを登録できます。 電話メモをメールに転送 「メール転送」を設定すると、自分宛の 電話メモの内容を、メールで受け取れま す。携帯電話のメールアドレスなどに転 送して、外出先で内容を確認できます。 過去に登録した電話メモも確 認可能 過去に自分がほかのユーザー宛に登録し た電話メモが一覧で確認できます。 Copyright © 2014 Cybozu38 1 3 2 1 2 3

39 電話メモ ▌ 管理機能 電話メモの閲覧や登録を関係者だけに限定 「アクセス権」を設定すると、電話メモを閲覧できるユーザーや登録するユーザーを制限できます。 Copyright © 2014 Cybozu39

40 ユーザーの在席情報を確認するアプリケーションです。会議や外出など で離席する場合は、ステータスを変更し、ほかのユーザーに不在を知ら せることができます。 在席確認 Copyright © 2014 Cybozu40 アドレス帳の「ユーザー名簿」に表示される在席情報

41 在席確認 ▌ ユーザー向けの機能 スケジュールや電話メモの画面 で在席情報を確認 ユーザーの不在を確認して、同じ画面から電話 メモを登録できます 。 Copyright © 2014 Cybozu41 1 1

42 在席確認 ▌ 管理機能 在席情報を変更できる代理人を設定可能 例えば秘書を部長の「代理人」に設定すると、秘書が部長の在席情報を変更できます。 Copyright © 2014 Cybozu42

43 ユーザーの勤務時間を記録するアプリケーションです。自動打刻機能を 使用すると、ガルーンにログインした時刻を出社時刻、最後にアクセス した時刻を退社時刻として自動的に記録できます。 タイムカード Copyright © 2014 Cybozu43

44 タイムカード ▌ ユーザー向けの機能 出社時刻と退社時刻を自動で 記録 その日の最初にガルーンにログインした時 刻を出社時刻、最後にアクセスした時刻が 退社時刻として自動的に打刻されます。 オフィス外からのアクセスも 記録 アクセス元のIPアドレスを表示できるので、 打刻された時にどの端末からガルーンにア クセスしたのかわかります。 外出時刻や復帰時刻を記録 複数回の外出や復帰の時刻も打刻できます。 回数の上限はシステム管理者が設定します。 Copyright © 2014 Cybozu44 1 3 2 1 2 3

45 タイムカード ▌ 管理機能 タイムカードの一覧を閲覧可能 すべてのユーザーのタイムカードを確認できます。 タイムカードを CSV ファイルに書き出し可能 指定したユーザーのタイムカードをCSVファイルに書き出せます。 タイムカードの機能をカスタマイズ 自動打刻の使用を制限したり、タイムカードの集計開始日を設定できます。 Copyright © 2014 Cybozu45

46 個人のタスク（ToDo）を登録するアプリケーションです。各ToDoに締 切日を設定しスケジュールに表示したり、目的に応じたカテゴリーで ToDoを分類したりできます。 ToDoリスト Copyright © 2014 Cybozu46

47 ToDoリスト ▌ ユーザー向けの機能 締切日をひと目で把握 締切日を過ぎたToDoは赤太字、締切日 当日のToDoは青太字で表示されます。 「スケジュール」から未完了 のToDoを確認 未完了のToDoや遅延しているToDoを 「スケジュール」画面に表示できます。 Copyright © 2014 Cybozu47 1 2 1 2

48 アドレス帳 企業や個人の連絡先を管理するためのアプリケーションです。 ほかのユーザーとアドレスを共有できる「共有アドレス帳」、ユーザー 本人だけが使用できる「個人アドレス帳」、ガルーンに登録されたユー ザーを表示する「ユーザー名簿」があります。 Copyright © 2014 Cybozu48

49 アドレス帳 ▌ ユーザー向けの機能 共有アドレス帳と個人アドレ ス帳 「共有アドレス帳」を設定すると、取引 先や顧客など、複数のユーザーで共有す るアドレスを管理できます。 「個人アドレス帳」を設定すると、作成 したユーザーだけが閲覧できるアドレス 帳を作成できます。 五十音やアルファベットで、 表示するアドレスをかんたん に絞り込み 個人名（よみ）の先頭の文字で、アドレ スを絞り込めます。 Copyright © 2014 Cybozu49 1 2 1 2

50 アドレス帳 ▌ ユーザー向けの機能 アドレスに関連付けてレポー トを作成 マルチレポートを使って、共有アドレス 帳のアドレスに関連付けて報告書（レ ポート）を作成できます。取引先や顧客 ごとに活動報告や往訪記録などを整理で きます。 一覧画面の項目を追加 アドレス帳は「ブック」という単位で管 理します。ブックごとに、一覧に表示す る項目を設定できます。 Copyright © 2014 Cybozu50 3 4 3 4

51 アドレス帳 ▌ 管理機能 利用ユーザーを制限 「共有アドレス帳」は、ブックごとにアドレス帳を利用するユーザーを設定できます。 管理の負担を軽減 ブックごとに「運用管理者」を設定して、ブックの管理を運用管理者に委任できます。 アドレス情報を使う人の目的に合わせて、登録項目を変更可能 目的に応じてブックを分け、ブックごとに登録項目を変更できます。 登録項目をカスタマイズ 必要に応じてアドレス帳の項目を追加できます。 Copyright © 2014 Cybozu51

52 メール E-mailを送受信するためのアプリケーションです。マルチアカウントに 対応しています。 Copyright © 2014 Cybozu52

53 メール ▌ ユーザー向けの機能 メールの内容をプレビュー メールの詳細画面を開かなくても、一覧 画面でメールの内容を確認できます。 メールをメッセージにかんた んに転送 受信したメールの内容をメッセージに転 送し、社外との連絡を、社内にもすばや く共有できます。 Copyright © 2014 Cybozu53 1 2 1 2

54 メール ▌ ユーザー向けの機能 ドラッグアンドドロップで メールを整理 ドラッグアンドドロップでフォルダに メールを移動できます。 ステータスでメールの処理漏 れを防止 「未処理」「要送信」などのステータス をメールに設定し、メールの処理漏れを 防ぎます。メールの振り分け条件による 保存と同時に、自動的にステータスが選 択されるように設定することもできます。 Copyright © 2014 Cybozu54 3 4 3 4

55 メール ▌ ユーザー向けの機能 インクリメンタルサーチでアドレス帳検索の手間を省略 宛先欄に文字を入力すると、アドレス帳に登録されているメールアドレスや過去に送信したメールの宛先が候補とし て表示されます。 HTMLメールの送受信や、書式編集を使ったメールの作成が可能 文字の大きさ、太さ、背景の色などを変更したり、画像を挿入したりできます。 重要なメールの開封状況を確認 「開封確認メール」を使えば、相手がメールを開封したかどうかを確認できます。 未読のメールの絞り込み表示や、既読のメールを未読に戻すことが可能 未読のメールだけを絞り込んで表示したり、既読のメールを未読に戻したりできます。読み直す必要があるメールを、 すばやく区別できます。 Copyright © 2014 Cybozu55

56 メール ▌ ユーザー向けの機能 多様な言語、文字コードに対応 日本語(EUC)、 ユニコード（UTF-8）、日本語（シフトJIS）、日本語(JIS)、日本語(EUC)、ASCII、Latin1（ISO-8859-1)、 簡体字中国語（GB2312）、タイ語（TIS-620）に対応しています。 不在時に受信したメールを自動転送 外出中や休暇中などに受信した自分宛のメールを、ほかのメールアドレスや担当者に転送するように設定できます。 Copyright © 2014 Cybozu56

57 メール ▌ 管理機能 メールサイズの上限値を設定可能 ユーザーが保存できるメールの総サイズや、送受信できるメールサイズの上限を設定できます。 TLS認証対応 TLS認証が必須のMicrosoft Office 365をメールサーバーとして使用できます。 ユーザーが変更可能な設定を制限 メールアカウントの変更や受信メールサーバーにメールを残すかどうかなど、ユーザーが変更定可能な設定を制限で きます。 Copyright © 2014 Cybozu57

58 経費処理の申請や稟議書の決裁などを行うためのアプリケーションです。 Webブラウザーで業務プロセスに沿った申請フォームを柔軟に設計でき ます。申請の処理状況はモバイル端末からも確認できます。 ワークフロー Copyright © 2014 Cybozu58 承認 / 確認申請

59 ワークフロー ▌ ユーザー向けの機能 「至急」フラグの設定 「優先度」に「至急」を設定すると、優 先度の高い申請がひと目で判別できます。 関係者に申請の情報を共有 「回覧経路」を設定すると、申請の情報 を特定のユーザーに共有できます。 修正が必要な申請の差し戻し 却下せず、コメントを付けて差し戻せま す。申請者は差し戻された申請を再利用 できます。 Copyright © 2014 Cybozu59 1 3 2 1 2 3

60 ワークフロー ▌ ユーザー向けの機能 複数の申請を連続ですばやく 処理 指定した番号から連続で、すばやく申請 を処理できます。 自分が承認予定の申請をかん たんに確認 「承認予定一覧」画面で、自分の承認が 必要な申請の一覧と処理状況を確認でき ます。 Copyright © 2014 Cybozu60 4 5 4 5

61 ワークフロー ▌ ユーザー向けの機能 代理承認や代理申請が可能 申請者や処理者のユーザーが不在の場合に、代理人が申請を提出したり、承認したりできます。 初期値を利用して、処理者の入力を省略 申請を承認するユーザーが固定されている場合、「申請経路の初期値」が設定されていると、申請時に処理者を入力す る手間を省略できます。 往訪先までの路線ルートや金額をかんたんに入力 「路線ナビ連携」で、往訪先までの路線ルートや交通費を検索し、かんたんに申請に入力できます。 交通費申請に便利です。 携帯電話やスマートフォンでも申請の承認や確認が可能 携帯電話用画面やスマートフォン画面、スマートフォン用アプリ「KUNAI」を使って、外出先でも申請を処理できます。 自分が関係する申請の通知をメールで受信 自分が提出した申請が承認されたり、自分の承認が必要になった場合に、メールで通知を受信できます。 Copyright © 2014 Cybozu61

62 ワークフロー ▌ 管理機能 申請や稟議のフォームをスムーズに作成 「文字列」「日付」など、標準搭載された項目を組み合わせて、申請フォームを作成できます。 申請者や処理者の種類に応じて、申請項目の入力制限が可能 申請フォームの項目ごとに「アクセス権」を設定すると、経路ステップに応じて入力可能な項目を制限できます。 処理が完了した申請を公開可能 「申請データの公開設定」で、処理が完了した申請を関係者以外に公開するかどうかを設定できます。 管理の負担を軽減 「 運用管理者」を設定して、申請フォームや申請データなどの管理を運用管理者に委任できます。 ユーザーを指定して使用可能な申請フォームを制限 申請フォームを分類するカテゴリーごとに「アクセス権」を設定すると、ユーザーが使用できる申請フォームの種類 を制限できます。 Copyright © 2014 Cybozu62

63 ワークフロー ▌ 管理機能 申請ごとの申請番号が設定可能 「申請番号」を設定すると、申請ごとに一意の申請番号が付与され、同じ標題の申請でも区別できます。管理者が申 請番号の書式を指定することもできます。 多様なサンプルフォーム 「仮払申請」や「物品購入申請」など、多様なサンプルフォームが標準搭載されています。サンプルフォームをカス タマイズして、自社の運用に合った申請フォームをかんたんに作成できます。 項目の値に応じて、申請の処理経路を自動的に変更 「経路分岐」を設定すると、申請者が項目に入力した値に応じて、申請を承認するユーザーが自動的に変更されます。 複数の申請フォームで申請経路を共有 「共有経路」を設定すると、複数の申請フォームで、同じ処理者をかんたんに設定できます。 CSVファイルで申請を管理 申請者が提出した申請を、CSVファイルに書き出して保存できます。 Copyright © 2014 Cybozu63

64 ▌ 活用例 ワークフロー 経費を精算する 出張申請 交通費精算 稟議を決裁する 採用稟議 購入稟議 届書を提出する 結婚届 住所変更届 Copyright © 2014 Cybozu64

65 議事録や報告書など、業務に必要なレポートを作成し、提出するための アプリケーションです。 マルチレポート Copyright © 2014 Cybozu65

66 マルチレポート ▌ ユーザー向けの機能 予定に関連付けてレポートを作成 自分が参加した予定にレポートを関連付けられ ます。会議の議事録や出張の報告書などを、予 定の詳細画面からかんたんに作成したり、閲覧 したりできます 。 共有アドレス帳のアドレスに関連 付けてレポートを作成 共有アドレス帳のアドレスにレポートを関連付 けられます。往訪の報告書や問い合わせ対応の 記録などを、共有アドレス帳からかんたんに閲 覧できます。 Copyright © 2014 Cybozu66 1 2 1 2

67 マルチレポート ▌ ユーザー向けの機能 印刷して報告書として提出可能 レポートに入力した内容を印刷して、報告書として提出できます。 CSVファイルでレポートを管理 マルチレポートに入力された、週報や売り上げ情報などのデータを、CSVファイルに書き出せます。 Copyright © 2014 Cybozu67

68 マルチレポート ▌ 管理機能 多様なサンプルフォーム 「報告書」や「議事録」など、多様なサンプルフォームが標準搭載されています。サンプルフォームをカスタマイズ して、自社の運用に合ったレポートフォームをかんたんに作成できます。 Copyright © 2014 Cybozu68

69 ▌ 活用例 マルチレポート 活動内容を報告する 日報 会議の議事録 状況を報告する 売り上げ情報 紛失届 活動のメモを残す 往訪記録 商談メモ Copyright © 2014 Cybozu69

70 よく利用するWebサイトのURLを登録し、かんたんにアクセスするため のアプリケーションです。 すべてのユーザーが共有して使用する「共有リンク」と、リンクを登録 したユーザー本人が使用できる「個人リンク」があります。カテゴリー を設定して、リンクを分類できます。 リンク集 Copyright © 2014 Cybozu70

71 リンク集 Copyright © 2014 Cybozu71 ▌ ユーザー向けの機能 カテゴリーでリンクを分類 目的ごとに個人カテゴリーを登録し、個 人リンクを分類できます。 区切り線を入れてリンクを見 やすく整理 個人リンクの間に区切り線を入れて、個 人リンクを見やすく整理できます。 1 2 1 2

72 リンク集 ▌ 管理機能 ユーザーにリンクを共有 管理者が設定した「共有リンク」は、ユーザーの画面に自動的に表示されます。「共有カテゴリー」を設定し、共有 リンクを分類できます。 利用者を選んで公開 共有カテゴリに「アクセス権」を設定し、限定されたユーザーだけに共有リンクを公開できます。 ポータルから目的のリンクにかんたんにアクセス ポータルに「リンク集ポートレット」を配置し、表示する共有カテゴリを指定すると、ポータル画面から目的のリン クにすばやくアクセスできます。 管理の負担を軽減 共有カテゴリーごとに「運用管理者」を設定して、共有リンクの管理を運用管理者に委任できます。 Copyright © 2014 Cybozu72

73 RSSを配信しているWebサイトを登録し、新着情報を定期的に確認する ためのアプリケーションです。登録したニュースサイトやブログなどの 更新情報が一覧で表示されます。 RSSリーダー Copyright © 2014 Cybozu73 RSS リーダーは、 RSS1.0 、 RSS2.0 、および Atom0.3 に対応しています。

74 RSSリーダー ▌ ユーザー向けの機能 必要なサイトを自由に登録 更新内容を確認するWebサイトのRSSフィー ドをユーザー自身が登録できます。 システム管理者が個人サイトの登録を許可している必要 があります。 Copyright © 2014 Cybozu74 1 1

75 RSSリーダー ▌ 管理機能 全ユーザーに特定のWebサイトの更新情報を共有可能 「共有サイト」を追加すると、すべてのユーザーの画面にWebサイトの更新情報が表示されます。 ユーザーによるWebサイトの登録を制限可能 システム管理者だけがRSSリーダーにWebサイト追加できるように設定できます。 Copyright © 2014 Cybozu75

76 「お気に入り」は、ガルーン上の重要なメッセージやよく使うファイル などをワンクリックで登録し、画面を開く操作をショートカットできる アプリケーションです。 お気に入り Copyright © 2014 Cybozu76

77 お気に入り ▌ ユーザー向けの機能 アプリケーションごとに絞り込 んで表示 お気に入りに登録したページをアプリケーション ごとに絞り込んで表示できます。 お気に入りに追加したページを ひと目で区別 お気に入りに追加したページには が付きます。 Copyright © 2014 Cybozu77 2 「お気に入り」画面 「掲示板」画面 1 1 2

78 お気に入り ▌ 管理機能 お気に入りに追加できるページの上限値を設定可能 Copyright © 2014 Cybozu78

79 ガルーンの各アプリケーションの更新情報を確認するためのアプリケー ションです。各アプリケーションで項目が作成、変更、または削除され ると、通知がユーザーに送信されます。受信した通知は、通知一覧に時 系列で表示されます。 通知一覧 Copyright © 2014 Cybozu79

80 通知一覧 ▌ ユーザー向けの機能 すべてのアプリケーションの更 新情報を確認 掲示板やファイル管理など、ガルーンのすべて のアプリケーションの更新情報を確認できます。 アプリケーションごとに絞り込 んで表示 メールや電話メモなど、アプリケーションを選 択して通知を絞り込めます。 ワンクリックで詳細画面へ移動 通知の標題をクリックすると、各項目の詳細画 面が表示されます。キーワードで通知を検索す ることもできます。 Copyright © 2014 Cybozu80 1 3 2 1 2 3

81 Cybozu.net 業務に役立つ情報やサイボウズの製品情報などを集約したビジネスポー タルです。 Copyright © 2014 Cybozu81

82 モバイル端末でガルーンにアクセスし、外出先からも情報の閲覧や操作 ができます。用途に合わせた 3 種類のアクセス方法があります。 モバイル Copyright © 2014 Cybozu82 スマートフォン用アプリ「 KUNAI 」 スマートフォン画面ケータイ

83 ▌ 機能の違い モバイル Copyright © 2014 Cybozu83 KUNAIスマートフォン画面ケータイ ガルーンへのアクセス方法 スマートフォンアプリからアク セス スマートフォンのWebブラウザー からアクセス 携帯電話のWebブラウザーか らアクセス 対応アプリケーション トップページ ○3○3 スペース ○1○1 ○ スケジュール ○2○2 ○○ メッセージ ○2○2 ○○ 掲示板 ○1○1 ○○ 電話メモ ○ ToDoリスト ○ アドレス帳 ○2○2 ○ メール ○1○1 ○○ 通知一覧 ○2○2 ○ ワークフロー ○2○2 ○○ マルチレポート ○1○1 ○○ お気に入り ○2○2 ニュース ○1○1 個人設定 ○4○4 1 ：KUNAIに搭載されたWebブラウザーからアクセスするアプリケーションです。 2 ：KUNAIにデータをシンクするアプリケーションです。 3 ：ケータイ独自のトップページです。 4 ：ケータイの機能に限定した個人設定です。

84 ▌ スマートフォン活用例 モバイル Copyright © 2014 Cybozu84 スケジュール 外出先から申請を承認 ワークフロー 1 日の予定を通勤前に確認 KUNAI スマートフォン画面

85 ▌ 管理機能 組織、ロール、ユーザーごとに「 KUNAI 」で利用するアプリケーションの権限を 設定可能 モバイル（KUNAI） Copyright © 2014 Cybozu85

86 全文検索 ヘッダーの検索ボックスから、ガルーンのアプリケーションのデータを まとめて検索できます。添付ファイル内の文章を検索したり、期間や言 語などで検索結果を絞り込んだりできます。 Copyright © 2014 Cybozu86

87 全文検索（アプリケーション単位） 全文検索に対応しているアプリケーションの画面の検索ボックスから検 索すると、該当のアプリケーションのデータを検索できます。 Copyright © 2014 Cybozu87

88 全文検索 Copyright © 2014 Cybozu88 ▌ 検索できるアプリケーションと検索項目 アプリケーション検索項目 スペース ディスカッション タイトル、本文、コメント、添付ファイル ToDo ToDo 名、内容、添付ファイル、コメント メッセージ標題、本文、コメント、添付ファイル 掲示板タイトル、本文、コメント、添付ファイル ファイル管理タイトル、ファイル名、ファイルの説明、ファイルの内容 メール標題、本文、差出人、 To 、 Cc 、 Bcc

89 全文検索 Copyright © 2014 Cybozu89 ▌ 検索できるファイル 製品 / ファイル形式バージョン / 種類 Word Windows版：Word 95、97、98、2000、2002 (XP)、2003、2007、2010、2013 Mac OS版：Word 98、2001、2004、2008、2011 Excel Windows版：Excel 95、97、98、2000、2002 (XP)、2003、2007、2010、2013 Mac OS版：Excel 98、2001、2004、2008、2011 PowerPoint Windows版：PowerPoint 95、97、98、2000、2002 (XP)、2003、2007、2010、2013 Mac OS版：PowerPoint 98、2001、2004、2008、2011 VisioVisio 2002(XP)、2003、2007、2010 ODF バージョン：1.1、1.2 種類：文書ドキュメント、表計算ドキュメント、プレゼンテーションファイル OpenOffice3.0、3.1、3.2、3.3 LibreOffice3.4 Acrobat4.0、5.0、6.0、7.0、8.0、9.0、X、XI PDF1.2、1.3、1.4、1.5、1.6、1.7 JUSTSYSTEM一太郎 Ver.5からVer.13 2006から2011 XPS リッチテキストRTF 1.0から1.9 テキストテキスト、HTML、XML、SGML

90 国際化 日本語、英語、中国語の 3 か国語表示とタイムゾーン対応で、海外のユー ザーとの情報共有をひとつのガルーンで運用できます。 Copyright © 2014 Cybozu90 中国語 日本語 英語

91 国際化 Copyright © 2014 Cybozu91 ▌ タイムゾーン対応 ユーザーごとにタイムゾーンと 稼働時間を設定可能 海外の拠点のユーザーも、現地のタイムゾーン に合わせてガルーンを使用できます。 空き時間と現地時間をひと目で 確認 「各ユーザーのタイムゾーンを適用する」を有 効にすると、各ユーザーのタイムゾーンに合わ せて、スケジュールが表示されます。各拠点の 現地時間と空き時間を確認して、予定を登録で きます。 1 2 1 2

92 ガルーンの機能を外部のプログラムから利用するための、SOAP(Simple Object Access Protocol)を利用したAPIです。 Copyright © 2014 Cybozu92 連携API ガルーン API SOAP ミドルェア クライアント プログラム クライアント SOAPメッセージ XML SOAPメッセージ XML サーバーマシン

93 ▌ APIの活用例 ワークフローで掲示板への公開申請を提出し、承認されたワークフロー の特定の項目の文章を掲示板の掲示として自動的に追加する仕組みを実 現できます。 Copyright © 2014 Cybozu93 連携API ワークフローで 掲示板登録申請 承認済みの ワークフロー 承認承認 ワークフローの内容で 掲示板に掲示を追加 申請 連携APIの実行

94 ▌ APIの活用例 ワークフローでファイル登録申請を提出し、承認済みのファイルをファ イル管理の特定のフォルダーに自動的に登録できます。 Copyright © 2014 Cybozu94 連携API ワークフローで ファイル登録申請 承認済みの ワークフロー 承認承認 申請 ワークフローの内容で ファイル管理に ファイルを追加 連携APIの実行

95 サイボウズ ガルーン バージョン 4.0 機能紹介ガイド 各アプリケーションの概要 第1版 発行日2014年12月8日 Copyright © 2014 Cybozu95