ダイレクトマーケティング部 齋藤 操 作成 2013/01/28 更新 2013/01/31 セミナー配布用資料 活用シート：日報（初級編）

Presentation on theme: "ダイレクトマーケティング部 齋藤 操 作成 2013/01/28 更新 2013/01/31 セミナー配布用資料 活用シート：日報（初級編）"— Presentation transcript:

1 ダイレクトマーケティング部 齋藤 操 作成 2013/01/28 更新 2013/01/31 セミナー配布用資料 活用シート：日報（初級編）

2 日報で相談 上司が回答 上司の回答に対して返事 日々の日報およびコメントはフォロー欄に記載します。 フォロー欄に記載された内容は時系列で表示されます。 掲示板を使ったオープン型の日報 サイボウズ活用 初級編 ①掲示板のグループカテゴリを選択した一覧画面 掲示板のグループカテゴリの中に、一人に１つ、日報を記入す るための掲示板を作成します。 各時、自分の日報用掲示板に、その日の日報を記録していきま す。 ＜ワンポイント＞ ・掲示板の標題には【日報】と付け、誰の日報かわかるように 氏名を記載すると良いです。 ・新しく人が配属されたときは上司や先輩が日報用の掲示板を 作成して、書き方を教えましょう。 ・掲示板の本文には、日報をどのように記録するか、必ず記載 する項目や注意事項を書くと分かりやすいです。 ②日報の詳細画面 掲示板のフォロー機能を使って、 毎日の日報を掲示板に追記してい きます。 上司や同僚はフォロー欄にコメン トを書くことで、オープンな場で コミュニケーションを行うことが できます。 ＜ワンポイント＞ ・フォロー欄に書き込んだコメン トは、最新の書き込みが一番上に くるように、時系列に表示されま す。 ・一つの日報の掲示板に対して、 フォロー欄に毎日の日報を追加し ていくことで、連続性が保てます。 ・上司や同僚は、日報を読んだ感 想などをちょっとした一言で良い のでフォロー欄に書き込むように するとよいでしょう。 ・ ボタンを押して、賛 同だけを簡単に表明する方法もあ ります。 ① ② ＜ワンポイント＞ ・「cybozu.com 共通設定」画面で「組織」を登録すると、掲示板に も「組織」とおなじ名称のカテゴリが自動的に作成されます。 「組織」カテゴリ内に掲示を書き込むと、その組織に所属している ユーザー宛に通知されるようになるので、日報は、ユーザーが所属し ている組織のカテゴリ内に作成すると良いでしょう。 掲示板の本文欄には、 日報を書く際のフォーマットを 記載します。

3 報告書を使ったレポート型の日報 サイボウズ活用 初級編 打ち合わせの内容 コメントは 時系列で表示 参加メンバーが コメント欄に情報を追記 ①スケジュールの詳細画面から、報告書を作成 顧客への訪問予定、または会議のスケジュールを登録すると、 そのスケジュールの詳細画面から、スケジュールに紐付けて報 告書（レポート）を作成します。 ＜ワンポイント＞ ・スケジュールのタイトル、メモには具体的な顧客名や参加者、 会議のアジェンダを登録しておくと分かりやすく整理できます。 ・良く訪問する顧客はあらかじめ「アドレス帳」に所在地など の情報を登録しておくと、スケジュール登録時に登録情報をそ のまま利用できて便利です。 ① ② ②報告書では上司や関係者を通知先に設定 訪問内容が会議の議事録を記載し、使用した資料のデジタル データを報告書に添付することで、レポートとして記録を残す ことができます。 ＜ワンポイント＞ ・報告書のタイトルに会社名を記載したり、会議体の名称を記 載すると、報告書の一覧画面で見たときに整理されて分かりや すいです。 ・フォロー欄を使って、報告内容に対する質問や次の指示を出 すことができるので、レポートをベースとして業務コミュニ ケーションを集約することができます。 ・担当変更などがあった場合は、顧客名で検索をすると過去の レポートが一覧で表示されるので、今までのやりとりを一箇所 で把握することができます。 ＜ワンポイント＞ ・「報告書」で記入する項目は、管理者が設定することができます。 「Office システム設定（詳細設定）」－「報告書」－「項目の設定」画面で「カスタマイズ可能な項目を追 加・変更･削除します。 ・報告書を作成するときのフォーマット（項目）は共通で使用されます。汎用的に使えるようにするのか、特 定の業務で深く使えるような専用のフォーマットにするのか、利用する目的に合わせて項目を設定しましょう。

4 カスタムアプリを使ったデータ蓄積型の日報 サイボウズ活用 初級編 ①カスタムアプリで日報アプリを作成 カスタムアプリは、あらかじめ用意されている 入力項目パーツを自由にレイアウトして、入力 アプリ（フォーマット）を作成することができ る機能です。 このカスタムアプリを使って、日報アプリを作 成し、各メンバーは毎日この日報アプリに活動 報告を登録するようにします。 ＜ワンポイント＞ ・作成した日報アプリを、メニューアイコンと して追加しておくと、常にトップ画面に表示さ れるので日報の記録漏れを防ぐことができます。 ① ② ③ ④ ②登録された日報が一覧で表示 一覧画面では、必要な項目だけが閲覧できるよ う、表示設定をすることができます。 ＜ワンポイント＞ ・特定の条件に合致したときに、値の文字色や 文字サイズを変更するように設定すれば、報告 された内容からチェックするべき異常値をすば やく見つけ出すことができます。 ③業務に即した日報の詳細内容画面 詳細画面では、業務に即した報告内容を入力するよう、必要な入力項 目を配置できます。 ＜ワンポイント＞ ・入力する項目が多すぎると入力作業が嫌がられ、結果的に日報が登 録されない悪循環に繋がります。必要最低限の入力項目にして、項目 名を分かりやすくする、表記の揺れをなくすようにプルダウンリスト から選択させるなど、入力しやすさを考慮した設定がお勧めです。 ④集計ビューで現在の進捗を可視化 「集計」機能を使うと、担当者別に案件のス テータスを集計したり、売上げ金額を集計した りと可視化できます。 日報アプリの運用管理者が一度「集計」の設定 をすれば、ユーザーは集計メニューを選択でき るようになります。 ＜ワンポイント＞ ・集計では、表および棒グラフで表現できます。 ・集計ビューの画面右上「インライン表示」で 表示されるURLをコピーして、掲示板やメッ セージ、スケジュールのフォローなどに貼り付 けると、集計ビューの表やグラフをそのまま フォロー欄に表示させることができます。 ＜ワンポイント＞ ・検索窓にキーワードを入力して検索をすると、 このアプリ内のレコードを検索することができ ます。 ＜ワンポイント＞ ・業務でよく使われるカスタムアプリを、テンプ レートとして提供しています。 「カスタムアプリ」をクリックして「アプリを追 加する」ボタンを押すとアプリ一覧に点プレート が表示されます。このテンプレートを使って「ア プリを追加する」と簡単にアプリが作成できます。 ・テンプレートから作成したカスタムアプリに、 項目を追加したり削除したりすることもできます。