「サイボウズ Office on cybozu.com」 すぐできるＢＯＯＫ －日報 編－ サイボウズ株式会社 2016/6 版.

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1 「サイボウズ Office on cybozu.com」 すぐできるＢＯＯＫ －日報 編－ サイボウズ株式会社 2016/6 版

2 この度は「サイボウズ Office on cybozu.com」をご検討 いただき、誠にありがとうございます。 本資料では、「サイボウズ Office」で「日報」の管理を 行う方法をご紹介いたします。 目的・業務別に 3 タイプの運用方法のご紹介いたします。 是非、お客様の利用用途に合わせてご活用ください。 ごあいさつ・・・ 2

3 1. オープン型（掲示板 を使います） 2. レポート型（報告書 を使います） 3. データ蓄積重視型（カスタムアプリ* を使います） 本資料における操作・設定のご紹介 3 *・カスタムアプリは、プレミアムコースをご契約のお客様に提供するサービスです。 ・お試し期間中は皆様ご利用いただけます。

4 1. 今日はこういうことをし ました 2. それは ○○することが成 功のコツです。やってみて。 3. なるほど、自分もそれを 参考にしてみます！ 部下Ａの日報 上司だけでなく、先輩や同僚が自由に日報にコメントを書くことで、コミュ ニケーションを重視する企業に最適です。 社員一人に対して、ひとつの「日報を書く場」を用意し、そこに、時系列に 日報とコメントを並べて書いていくタイプです。 1. オープン型（掲示板を使った日報の運用） 部下 Ｂ 上司上司 日報上で他のメンバーも含めた コミュニケーションが成立！ 部下 Ａ 日報を書く アドバイスを書く やりとりを見て ノウハウを共有する 4

5 この図は「営業部」「総務部」「全社」…という組織が作られ ている環境で、「総務部」という組織カテゴリを選択した状態 です。 画面右側に、「総務部」からのお知らせと、組織に所属するメ ンバーの日報が一覧で表示されています。（一人に対してひと つの掲示を作成している状態） 掲示板でカテゴリを選択した状態 5

6 「【日報】加藤さん 」という掲示をクリックした画面です。 日報の詳細画面－１ 掲示板の「本文」部分に 日報のフォーマット（書くべき項 目の一覧）を記載することで、 フォーマットに沿った報告をさせ るようにします。 フォロー欄に、毎日の日報を フォーマットに従って記載してい きます。 上司や同僚もフォロー欄にコメン トを書くことで、日報上でのコ ミュニケーションが実現します。 6

7 フォロー欄に書き込んだ 日報やコメントは、常に 新しい書き込みが上に来 るよう時系列に並びます。 書き込み対して、 *ボタンを 押して賛同をあらわすよ うにしても、書き込んだ 相手に「読んでます」と いうことが伝わります。 *リアクション機能を使う http://manual.cybozu.co.jp/office/first/common.html#22 ： 日報の詳細画面－２ 日報で相談 上司が回答 回答への返事 7

8 1. 画面上部のメニューアイコンから「掲示板」をクリックして、掲示板 のトップページに移動します。 2. ボタンを押します。 3. 掲示の書き込み画面で、以下のように入力します。 タイトル ： 【日報】氏 名 （ 例：【日報】加藤さん） 本文 ： 日報で書くべき項目のフォーマットを書く カテゴリ ：日報をどこのカテゴリに表示させるか選択します。 フォローの書き込みを許可する：チェックを入れます。 最後に ボタンを押すと、これで日報がひとつ完成です。 4. 必要となるメンバー分の日報を管理者が作成してから、ユーザーに掲 示板の場所と書き方を案内します。 【補足】組織やプロジェクト単位で「組織」を作成して、ユーザーを所属 させている場合は、所属する組織のカテゴリに日報を作成することで、所 属メンバーに通知させることができます。 オープン型 日報システムの設定方法 8

9 スケジュール（行動）に対して、報告書を紐付けることができるので、行動 予定の単位で結果を報告をするような業務に最適です。 顧客情報と報告書を紐付けることができるので、顧客単位での報告書を管理 できます。担当者の引継ぎでも、過去の情報を活かすことができて便利です。 2. レポート型（報告書を使った日報の運用） 部下 Ａ 部下 Ｂ 上司上司 顧客A 訪問 顧客Ｂ 訪問 9:00 12:00 15:00 18:00 9/1 のスケジュール 訪問後に報告 書を作成 報告を読み、 コメントを書く 行動ベースの報告作成で、個別の対応状況を 細かく記録できるのがメリット！ 顧客Ａの 訪問記録 顧客Bの 訪問記録 9

10 報告書の「全報告書一覧」を選択した状態です。 画面右側に、作成された報告書の一覧が、日付順に一覧で表示 されています。 報告書は、画面右上の検索窓からキーワード検索することがで きますが、よく使う条件などは運用管理画面であらかじめ条件 を設定することで、絞込み表示をすることもできます。 報告書の全報告書一覧を選択した状態 10

11 【サイボウズ】訪問履歴 2014/11/07 という報告 書をクリックした画面です。 報告書の詳細画面 報告書の内容です。 同席したメンバーや報 告書を読んだメンバー がコメントを書きます。 11

12 スケジュールの詳細画面から報告書を作成すると、スケジュー ルと報告書を紐付けることができます。 スケジュールから「報告書を書く」 を クリックして表示さ れるメニューの中か ら「報告書（議事 録）を書く」を選択 すると、報告書の作 成画面に遷移します。 12

13 1. 報告をする対象となる、スケジュールの詳細画面を開きます。 ※スケジュールと紐付けない報告をする場合は、「報告書」のトップ ページから ボタンを押して操作します。 2. ボタンを押して表示されるメニューから をクリックします。 3. 報告書の作成画面で、以下のように入力します。 標題 ：【顧客名】タイトル 日付（ 例：【顧客Ｘ】訪問 9/1 ） 内容 ： 履歴として残すべき内容を記載します。 通知先 ：報告書の更新情報を知らせたい相手を選択します。 ボタンを押すと、確認画面が表示されます。最後に ボタンを押すと、これで活動に基づいた日報がひとつ完 成です。 4. 標題や内容については、最初にルールを決めると運用がスムーズです。 また、報告書に記載する項目は、システム管理画面で追加・削除が可 能です。自社にあったフォーマットを作成して使いましょう。 レポート型 日報システムの設定方法 13

14 部署や拠点によって報告のフォーマットを変えたい場合や、過去の日報から データを検索することが多い場合に最適です。 ひとつの「日報を書く場」を用意し、そこに、複数のメンバーが同じフォー マットに沿ってデータを蓄積していくタイプです。 3.データ蓄積重視型（ｶｽﾀﾑｱﾌﾟﾘを使った日報の運用） 部下 Ａ 部下 Ｂ 部署の 日報 9/1 の日報 上司上司 報告を読む 過去データを 検索してみる 集計したり グラフでみる フォーマットを細かく設定できて、検索や集計 ができることがメリット！ 14

15 カスタムアプリで作成した日報アプリを、アイコンメニューに 出すことで、ユーザーが日報を書きやすい（見やすい）環境に します。 トップページから遷移できる日報アプリ 15

16 日報アプリの一覧画面では、日付別に各メンバーの報告の サマリを一覧で見ることができます。 日報アプリの一覧画面 16

17 日報の詳細画面では、詳細の 数字の報告を閲覧することが できます。 出社/退社の時間や、売り上げ 金額の自動計算、資料の添付 など自由にフォーマットを 作成することができます。 最初は紙で書いている、 今の日報の項目をそのまま デジタル化してみると よいでしょう。 日報の詳細画面 17

18 項目の中で「数字」や「時間量」といった項目タイプは条件で 絞り込んで集計し、グラフや表として表示することができます。 管理者が店舗毎の売上げ金額を確認したり、残業時間の管理を したりする際に、便利に利用できます。 日報の集計画面 18

19 1. 画面上部のアイコンメニューから「カスタムアプリ」をクリックします。 2. 画面左上にある ボタンを押して、「アプリ一覧」から アイコンの隣にある ボタンを押します。 テンプレートを元にして、「日報」アプリができた状態になります。 アプリの一覧画面が表示されます。 3. 「日報」というタイトルの隣にある リンクをクリックします。 「詳細設定」タブを開き、「基本情報」の中から「項目」アイコンをクリックし ます。 今設定されている入力項目が表示されます。 項目を編集（追加 / 変更 / 削除）することで自社の日報 フォーマットに最適化していきます。 4. 「運法管理」＞「詳細設定」＞「画面表示」で表示する画面を設定します。 ビュー（一覧）：一覧画面で表示する項目と並びを設定します。 ビュー（詳細・登録）：日報の登録画面や、詳細画面で表示させる項目とその並びを設定します。 絞り込み ：よく使う絞込み条件（登録日付が今月のもの、等）を登録します。 集計 ：よく使う集計条件（製品毎の売上げ金額合計、等）を登録します。 5. 作成したカスタムアプリを、画面上部のアイコンメニューに表示させる場合は、 「サイボウズ Office システム設定」画面の「アプリケーションメニュー」から 設定できます。 データ蓄積重視型 日報システムの設定方法 19

20 日報の使い方ガイドは 以上でございます。 「サイボウズ Office」を利用して 業務日報の管理を是非行ってみてください。