サイボウズ ガルーン バージョン 4.2 機能紹介ガイド 各アプリケーションの概要 第2版

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1 サイボウズ ガルーン バージョン 4.2 機能紹介ガイド 各アプリケーションの概要 第2版
サイボウズ ガルーン バージョン 4.2 機能紹介ガイド 各アプリケーションの概要 第2版 サイボウズ株式会社 Copyright © Cybozu

2 本文書の取り扱いと商標について 本文書の取り扱いについて 商標について
この文書内における掲載情報の二次利用においては、ご自身の判断と責任の下に行ってください。 サイボウズ株式会社は、それらの情報をご利用になることにより発生したあらゆる商業的損害・損失を含め一切の直接的、間接的、特殊的、付随的または結果的損失、損害について責任を負いません。 本文書を一部引用して作成した文書には、次のような当社の著作権表示文を記載してください。 「この文書は、サイボウズ株式会社による『サイボウズ ガルーン バージョン 4.2 機能紹介ガイド』を一部引用しています。」 また、本ファイルに編集を加えて二次利用する場合には、次のように修正箇所と修正者を明記してください。 「本ファイルの（修正箇所）は、（修正者）が編集しました。」 商標について 記載された商品名、各製品名は各社の登録商標または商標です。また、当社製品には他社の著作物が含まれていることがあります。個別の商標･著作物に関する注記については、弊社のWebサイトを参照してください。 Copyright © Cybozu

3 ガルーンのアプリケーションと機能 ポータル スペース スケジュール 施設予約 メッセージ 掲示板 ファイル管理 メモ 電話メモ 在席確認
タイムカード ToDo リスト アドレス帳 メール ワークフロー マルチレポート リンク集 RSSリーダー お気に入り 通知一覧 cybozu.net モバイル 全文検索 国際化 連携API Copyright © Cybozu

4 ポータル よく使うアプリケーションや機能を1つの画面に集約し、すばやくアクセスするためのアプリケーションです。ポータル内に配置するパーツを「ポートレット」と呼びます。 ポートレットはドラッグアンドドロップで 配置。レイアウトも指定できます。 Copyright © Cybozu

5 ポータル ユーザー向けの機能 自分専用のポータルを作成 1 1
カレンダー、メッセージなど、多様な組み込みポートレットを「Myポータル」に配置して、ユーザーが自分専用のポータルを作成できます。 1 1 Copyright © Cybozu

6 ポータル 管理機能 関係者を選んで公開 多様な組み込みポートレット HTMLやPHPを使って独自のポートレットを作成 管理の負担を軽減
ポータルごとに「アクセス権」を設定して、ポータルの公開先を限定できます。 多様な組み込みポートレット ガルーンのすべてのアプリケーションを、「ポートレット」としてポータルに配置できます。 HTMLやPHPを使って独自のポートレットを作成 HTMLタグやPHPコードを直接入力し、目的に応じたポートレットを作成できます。 管理の負担を軽減 ポータルごとに「運用管理者」を設定して、組織やプロジェクトなどの管理者に、ポータルの管理を委任できます。 Copyright © Cybozu

7 ポータル 活用例 部門、プロジェクトなど、さまざまな切り口でポータルを作成し、散在する情報を整理できます。 全社連絡
ログイン後に最初に表示するポータルを設定し、ユーザーに必ず見せたい情報を指定できます。 売り上げ情報 HTMLで基幹システムのデータをグラフ化し、ポータルに表示できます。 社内FAQ 社内手続きや規定などの情報を、まとめて表示できます。 Copyright © Cybozu

8 スペース 組織を横断したメンバーで、プロジェクトを推進できるアプリケーションです。ディスカッション、共有ToDo、添付ファイルなどをひとつに集約し、「誰が、いつ、何をするか」を明確にします。 スペース内の添付ファイルの一覧が表示されます。 共有ToDo ディスカッション一覧 ディスカッション本文 Copyright © Cybozu

9 スペース ユーザー向けの機能 自分が参加しているスペースにすばやくアクセス プロジェクト内の議題ごとに、議論を整理 1 1 2 2
ヘッダーの「Myスペース」から、自分がメンバーのスペースにすばやくアクセスできます。 プロジェクト内の議題ごとに、議論を整理 議題ごとに「ディスカッション」を作成して、議論を整理できます。 1 1 2 2 Copyright © Cybozu

10 スペース ユーザー向けの機能 メンバー内でToDoを共有 3 3 ToDoの件数や進捗をひと目で把握 4 4
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11 スペース 管理機能 限定したメンバーに情報を公開可能 スペースごとの管理者を設定可能
スペースを「非公開」に設定すると、準備段階のプロジェクトや機密情報など、メンバー以外に閲覧されたくない情報を非公開にできます。 スペースごとの管理者を設定可能 スペースごとに管理者を設定して、スペースの管理を管理者に委任できます。 Copyright © Cybozu

12 スペース 活用例 部署を横断して使う 拠点を横断して使う 海外拠点との連絡 全社イベント準備 期間限定で使う 新店舗出店準備
イベント出展準備 新製品の開発 採用計画 Copyright © Cybozu

13 スケジュール/ 施設予約 予定を管理するアプリケーションです。組織やユーザーの予定の登録や管理、施設の予約などができます。
スケジュール/ 施設予約 予定を管理するアプリケーションです。組織やユーザーの予定の登録や管理、施設の予約などができます。 Copyright © Cybozu

14 スケジュール/ 施設予約 ユーザー向けの機能 組織やユーザーの予定を共有 2 1 1 ユーザーや施設情報を検索
スケジュール/ 施設予約 ユーザー向けの機能 組織やユーザーの予定を共有 外出時間や会議の予定などをすばやくチェックできます。 ユーザーや施設情報を検索 ユーザー情報のログイン名、よみ、メールアドレスなどでユーザーを検索し、予定を確認できます。施設名で施設を検索し、予定を確認することもできます。 ダブルクリックで、かんたんに予定を登録 画面を遷移することなく、通常予定を登録できます。 2 1 1 2 3 3 Copyright © Cybozu

15 スケジュール/ 施設予約 ユーザー向けの機能 よく確認するグループをすばやく選択 4 4 コメントで予定に関する連絡をスムーズに 5 5
スケジュール/ 施設予約 ユーザー向けの機能 よく確認するグループをすばやく選択 「よく使う組織」や「Myグループ」を設定すると、ドロップダウンリストの上位に表示されます。グループをすばやく選択し、予定を表示できます。 コメントで予定に関する連絡をスムーズに 予定にコメントを書き込んで、予定に関するやり取りやスケジュールの調整などができます。 4 4 5 5 Copyright © Cybozu

16 スケジュール/ 施設予約 ユーザー向けの機能 空き時間を確認して予定の開催日時を調整 6 予定の参加者の出欠を確認 6 7 7
スケジュール/ 施設予約 ユーザー向けの機能 空き時間を確認して予定の開催日時を調整 会議室や予定の参加者全員の空き時間を確認しながら、予定の開催日時を決定できます。 予定の参加者の出欠を確認 出欠確認機能を使用すると、予定の参加者に出欠の回答が求められます。予定の出席者を一覧で確認できます。 6 6 7 7 Copyright © Cybozu

17 スケジュール/ 施設予約 ユーザー向けの機能 特定のユーザーだけに予定を公開 予定の詳細画面に、訪問先の地図や乗換情報を集約
スケジュール/ 施設予約 ユーザー向けの機能 特定のユーザーだけに予定を公開 非公開のスケジュールを、指定したユーザーだけに公開できます。 予定の詳細画面に、訪問先の地図や乗換情報を集約 予定の登録画面で地図や乗換情報を検索し、登録できます。予定の詳細画面で、訪問先の情報をすばやく確認できます。 予定にファイルを添付 予定にファイルを添付できます。会議で使うファイルや訪問先の資料などを共有できます。 Copyright © Cybozu

18 スケジュール/ 施設予約 ユーザー向けの機能 予定の更新通知をメールで受信 予定を印刷 スケジュールをファイルに出力
スケジュール/ 施設予約 ユーザー向けの機能 予定の更新通知をメールで受信 自分が参加者に設定された予定の登録や更新の通知を、メールで受け取れます。 予定を印刷 個別の予定の詳細、1週間の予定、または１カ月の予定を印刷できます。 スケジュールをファイルに出力 予定の詳細をCSVファイルやiCalendarファイルに書き出して、ほかのシステムに読み込めます。 Copyright © Cybozu

19 スケジュール/ 施設予約 管理機能 関係者を選んで公開 組織のスケジュールに対応 施設の状況に応じた施設予約の設定
スケジュール/ 施設予約 管理機能 関係者を選んで公開 組織、ロールまたはユーザーの単位で「アクセス権」を設定し、限定されたユーザーだけに予定を公開できます。 組織のスケジュールに対応 組織を指定して予定を登録できます。 施設の状況に応じた施設予約の設定 施設の状況に応じて、施設を予約できる期間や、1つの予定で施設を何時間まで予約できるかなどを、設定できます。 施設を予約する時の入力項目をカスタマイズ 「施設予約情報の項目」を設定すると、施設を予約したユーザーの部署や内線番号など、施設を予約する時の入力項目を追加できます。 管理の負担を軽減 施設をグループに分類し、グループごとに「運用管理者」を設定して、施設の管理を運用管理者に委任できます。 「施設の利用申請」機能を使用すると、運用管理者は管理する施設の利用申請を承認、または却下できます。 Copyright © Cybozu

20 メッセージ ガルーンを利用している社員同士でコミュニケーションをとるためのアプリケーションです。業務に関する情報を共有したり、コメントを書き込んだりして、意見を交換できます。 Copyright © Cybozu

21 メッセージ ユーザー向けの機能 ユーザー検索で宛先をすばやく追加 1 ファイルの添付と一覧表示 1 2 2
ユーザー情報に登録されたログイン名、よみなどでユーザーを検索し、宛先に設定できます。 ファイルの添付と一覧表示 本文やコメントに、ファイルを添付できます。メッセージに添付されたすべてのファイルを一覧で表示することもできます。 1 1 2 2 Copyright © Cybozu

22 メッセージ ユーザー向けの機能 ドラッグアンドドロップでメッセージを整理 3 3 ユーザーの閲覧状況を確認 4 4
フォルダを設定し、メッセージを整理できます。ドラッグアンドドロップでメッセージを別のフォルダに移動できます。 ユーザーの閲覧状況を確認 宛先のユーザーがメッセージを閲覧したかどうかを確認できます。 3 3 4 4 Copyright © Cybozu

23 メッセージ 管理機能 ユーザーが作成したメッセージを閲覧可能 閲覧状況確認機能を設定
システム管理者は、監査のために、自分が宛先に含まれないメッセージも閲覧できます。 閲覧状況確認機能を設定 ユーザーがメッセージを開封した日時を、自動で記録するか、手動で記録するかを設定できます。 Copyright © Cybozu

24 メッセージ 活用例 データ容量を節約する 個人宛の連絡に使う 健康診断の案内 年末調整の案内 社員同士の連絡
宛先のユーザーが1つの添付ファイルを参照するため、データ容量の節約に効果的です。 健康診断の案内 年末調整の案内 社員同士の連絡 Copyright © Cybozu

25 掲示板 連絡事項を一度に多くの社員に伝えるためのアプリケーションです。 部署や目的ごとにカテゴリーを作成し、連絡事項や業務に関する情報を掲示できます。 Copyright © Cybozu

26 掲示板 ユーザー向けの機能 1 掲示の確認状況をチェック 1 指定日時に掲示を自動公開 2 色付き文字や下線で見やすさアップ 3 2
「閲覧状況」を使用して、だれが、いつ、掲示を閲覧したのかを確認できます。 指定日時に掲示を自動公開 指定した日時に自動的に掲示を公開したり、公開を終了したりできます。 色付き文字や下線で見やすさアップ 「書式編集」を使って、文字の大きさや色などを設定できます。Excelファイルの表もコピーして貼り付けられます。 表の貼り付けは動作保証されていないため正しく表示できない場合があります。 掲示内容についてやり取り コメントを使ってユーザー同士でやり取りできます。コメントの書き込みを禁止することもできます。 1 1 2 3 2 3 4 4 Copyright © Cybozu

27 掲示板 管理機能 関係者を選んで公開 情報の見落としを防止 アクセス権や更新通知の設定を簡単に反映 管理の負担を軽減
組織、ロールまたはユーザーの単位で「アクセス権」を設定して、限定されたユーザーだけに掲示を公開できます。 情報の見落としを防止 カテゴリーごとに「更新通知」を設定すると、掲示が更新された場合に、ユーザーに更新通知が送信されます。 アクセス権や更新通知の設定を簡単に反映 カテゴリーに設定したアクセス権や更新通知の設定を、ほかのカテゴリーにコピーできます。 管理の負担を軽減 カテゴリーごとに「運用管理者」を設定すると、掲示の管理を運用管理者に委任できます。 Copyright © Cybozu

28 掲示板 活用例 全社員で使う 部署やグループで使う 売上速報 社内サークルの活動告知 期間限定で使う 訃報 災害時連絡 社内規則の通達
全社連絡 Copyright © Cybozu

29 ファイル管理 社内で共有するファイルを管理するためのアプリケーションです。部署や目的ごとにフォルダーを作成してファイルを分類できます。 フォルダーに更新通知を設定すると、ファイルが追加、更新された場合に通知が送信されます。ファイルの更新をチェックするのに便利です。 Copyright © Cybozu

30 ファイル管理 ユーザー向けの機能 ロック機能でファイルの更新の衝突を防止 1 1 ファイルをバージョン管理
編集中のファイルには「ロック」が設定され、ほかのユーザーがファイルを更新できなくなります。 ファイルをバージョン管理 過去の世代のファイルを閲覧したり、指定した世代のファイルに戻したりできます。 ドラッグアンドドロップでかんたんにファイルを追加 ドラッグアンドドロップでファイルを更新したり、追加したりできます。 バージョン9以前のInternet Explorerではこの機能は使用できません。 1 1 2 2 3 3 Copyright © Cybozu

31 ファイル管理 ユーザー向けの機能 複数のファイルの一括追加、一括ダウンロード 削除したファイルも復旧可能 ファイルの表示順の初期値を指定可能
1つのフォルダに複数のファイルを一括追加したり、フォルダー内のすべてのファイルをzip形式でまとめてダウンロードしたりできます。 削除したファイルも復旧可能 削除したファイルも、一定期間内であれば、ごみ箱から元に戻せます。この機能を使用するには、システム管理者が「ファイルの復旧可能期間」を設定する必要があります。 ファイルの表示順の初期値を指定可能 フォルダーごとに、ファイルの表示順の初期値を、次の項目の昇順または降順で指定できます。 タイトル ファイル名 更新日時 Copyright © Cybozu

32 ファイル管理 管理機能 関係者を選んで公開 アクセス権や更新通知の設定をかんたんに反映 管理の負担を軽減 データ使用量をすばやく確認
組織、ロールまたはユーザーの単位で「アクセス権」を設定し、限定されたユーザーだけにフォルダーを公開できます。 アクセス権や更新通知の設定をかんたんに反映 フォルダーに設定したアクセス権や更新通知の設定を、ほかのフォルダーにコピーできます。 管理の負担を軽減 フォルダーごとに「運用管理者」を設定すると、掲示の管理を運用管理者に委任できます。 データ使用量をすばやく確認 フォルダーごとに、データ使用量を確認できます。 削除したファイルも復旧可能 復旧期間内であれば、削除されたファイルを元に戻せます。「復旧可能期間」は最大で10日です。 Copyright © Cybozu

33 ファイル管理 管理機能 ファイルの更新をユーザーに強制的に通知 ダウンロードファイルのサイズを制限して、サーバーの高負荷を防止
ファイルの追加や更新などを、ユーザーに強制的に通知できます。 ダウンロードファイルのサイズを制限して、サーバーの高負荷を防止 ユーザーがダウンロードするファイルの、サイズの上限値を設定できます。 Copyright © Cybozu

34 ファイル管理 活用例 文書のひな型を共有する 稟議書のフォーマット 見積書のフォーマット 資料を共有する プレゼンテーション資料 設計図面
規定文書を保管する 決算書 就業規定 Copyright © Cybozu

35 メモ 個人のメモやファイルを保存するためのアプリケーションです。メモやファイルを追加したユーザー本人だけが閲覧できます。目的ごとにフォルダーを作成し、メモやファイルを分類できます。 Copyright © Cybozu

36 メモ ユーザー向けの機能 色付文字や太字で見やすさアップ 1 ポータル画面でメモを登録 1 2 2
「書式編集」を使って、文字の大きさや色などを設定できます。 ポータル画面でメモを登録 ポータルに「メモポートレット」を配置すると、メモを取りたい内容をポータル画面で直接入力し、保存できます。 1 1 2 2 Copyright © Cybozu

37 電話メモ 外出中、離席中など不在のユーザー宛に掛かってきた電話の、伝言を残すためのアプリケーションです。
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38 電話メモ ユーザー向けの機能 1 ユーザーの在席情報や進行中の予定をすばやく確認 1 電話メモをメールに転送
ユーザーが不在であることを確認してから、電話メモを登録できます。 電話メモをメールに転送 「メール転送」を設定すると、自分宛の電話メモの内容を、メールで受け取れます。携帯電話のメールアドレスなどに転送して、外出先で内容を確認できます。 過去に登録した電話メモも確認可能 過去に自分がほかのユーザー宛に登録した電話メモが一覧で確認できます。 1 1 2 2 3 3 Copyright © Cybozu

39 電話メモ 管理機能 電話メモの閲覧や登録を関係者だけに限定
「アクセス権」を設定すると、電話メモを閲覧できるユーザーや登録するユーザーを制限できます。 Copyright © Cybozu

40 在席確認 ユーザーの在席情報を確認するアプリケーションです。会議や外出などで離席する場合は、ステータスを変更し、ほかのユーザーに不在を知らせることができます。 アドレス帳の「ユーザー名簿」に表示される在席情報 Copyright © Cybozu

41 在席確認 ユーザー向けの機能 スケジュールや電話メモの画面で在席情報を確認 1 1
ユーザーの不在を確認して、同じ画面から電話メモを登録できます。 1 1 Copyright © Cybozu

42 在席確認 管理機能 在席情報を変更できる代理人を設定可能 例えば秘書を部長の「代理人」に設定すると、秘書が部長の在席情報を変更できます。
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43 タイムカード ユーザーの勤務時間を記録するアプリケーションです。自動打刻機能を使用すると、ガルーンにログインした時刻を出社時刻、最後にアクセスした時刻を退社時刻として自動的に記録できます。 Copyright © Cybozu

44 タイムカード ユーザー向けの機能 出社時刻と退社時刻を自動で記録 1 オフィス外からのアクセスも記録 1 外出時刻や復帰時刻を記録 2 2
その日の最初にガルーンにログインした時刻を出社時刻、最後にアクセスした時刻が退社時刻として自動的に打刻されます。 オフィス外からのアクセスも記録 アクセス元のIPアドレスを表示できるので、打刻された時にどの端末からガルーンにアクセスしたのかわかります。 外出時刻や復帰時刻を記録 複数回の外出や復帰の時刻も打刻できます。回数の上限はシステム管理者が設定します。 1 1 2 2 3 3 Copyright © Cybozu

45 タイムカード 管理機能 タイムカードの一覧を閲覧可能 タイムカードをCSVファイルに書き出し可能 タイムカードの機能をカスタマイズ
すべてのユーザーのタイムカードを確認できます。 タイムカードをCSVファイルに書き出し可能 指定したユーザーのタイムカードをCSVファイルに書き出せます。 タイムカードの機能をカスタマイズ 自動打刻の使用を制限したり、タイムカードの集計開始日を設定したりできます。 Copyright © Cybozu

46 ToDoリスト 個人のタスク（ToDo）を登録するアプリケーションです。各ToDoに締切日を設定しスケジュールに表示したり、目的に応じたカテゴリーでToDoを分類したりできます。 Copyright © Cybozu

47 ToDoリスト ユーザー向けの機能 締切日をひと目で把握 1 「スケジュール」から未完了のToDoを確認 1 2 2
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48 アドレス帳 企業や個人の連絡先を管理するためのアプリケーションです。 ほかのユーザーとアドレスを共有できる「共有アドレス帳」、ユーザー本人だけが使用できる「個人アドレス帳」、ガルーンに登録されたユーザーを表示する「ユーザー名簿」があります。 Copyright © Cybozu

49 アドレス帳 ユーザー向けの機能 1 共有アドレス帳と個人アドレス帳 1 2 五十音やアルファベットで、表示するアドレスをかんたんに絞り込み
「共有アドレス帳」を設定すると、取引先や顧客など、複数のユーザーで共有するアドレスを管理できます。 「個人アドレス帳」を設定すると、作成したユーザーだけが閲覧できるアドレス帳を作成できます。 五十音やアルファベットで、表示するアドレスをかんたんに絞り込み 個人名（よみ）の先頭の文字で、アドレスを絞り込めます。 1 1 2 2 Copyright © Cybozu

50 アドレス帳 ユーザー向けの機能 アドレスに関連付けてレポートを作成 3 3 一覧画面の項目を追加 4 4
マルチレポートを使って、共有アドレス帳のアドレスに関連付けて報告書（レポート）を作成できます。取引先や顧客ごとに活動報告や往訪記録などを整理できます。 一覧画面の項目を追加 アドレス帳は「ブック」という単位で管理します。ブックごとに、一覧に表示する項目を設定できます。 3 3 4 4 Copyright © Cybozu

51 アドレス帳 管理機能 利用ユーザーを制限 管理の負担を軽減 アドレス情報を使う人の目的に合わせて、登録項目を変更可能 登録項目をカスタマイズ
「共有アドレス帳」は、ブックごとにアドレス帳を利用するユーザーを設定できます。 管理の負担を軽減 ブックごとに「運用管理者」を設定して、ブックの管理を運用管理者に委任できます。 アドレス情報を使う人の目的に合わせて、登録項目を変更可能 目的に応じてブックを分け、ブックごとに登録項目を変更できます。 登録項目をカスタマイズ 必要に応じてアドレス帳の項目を追加できます。 Copyright © Cybozu

52 メール E-mailを送受信するためのアプリケーションです。マルチアカウントに対応しています。
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53 メール ユーザー向けの機能 メールの内容をプレビュー 1 メールをメッセージにかんたんに転送 1 2 2
メールの詳細画面を開かなくても、一覧画面でメールの内容を確認できます。 メールをメッセージにかんたんに転送 受信したメールの内容をメッセージに転送し、社外との連絡を、社内にもすばやく共有できます。 1 1 2 2 Copyright © Cybozu

54 メール ユーザー向けの機能 ドラッグアンドドロップでメールを整理 3 ステータスでメールの処理漏れを防止 3 4 4
ドラッグアンドドロップでフォルダにメールを移動できます。 ステータスでメールの処理漏れを防止 「未処理」「要送信」などのステータスをメールに設定し、メールの処理漏れを防ぎます。メールの振り分け条件による保存と同時に、自動的にステータスが選択されるように設定することもできます。 3 3 4 4 Copyright © Cybozu

55 メール ユーザー向けの機能 インクリメンタルサーチでアドレス帳検索の手間を省略 HTMLメールの送受信や、書式編集を使ったメールの作成が可能
宛先欄に文字を入力すると、アドレス帳に登録されているメールアドレスや過去に送信したメールの宛先が候補として表示されます。 HTMLメールの送受信や、書式編集を使ったメールの作成が可能 文字の大きさ、太さ、背景の色などを変更したり、画像を挿入したりできます。 重要なメールの開封状況を確認 「開封確認メール」を使えば、相手がメールを開封したかどうかを確認できます。 未読のメールの絞り込み表示や、既読のメールを未読に戻すことが可能 未読のメールだけを絞り込んで表示したり、既読のメールを未読に戻したりできます。読み直す必要があるメールを、すばやく区別できます。 Copyright © Cybozu

56 メール ユーザー向けの機能 多様な言語、文字コードに対応 不在時に受信したメールを自動転送
ユニコード（UTF-8）、日本語（シフトJIS）、日本語(JIS)、日本語(EUC)、ASCII、Latin1（ISO )、 簡体字中国語（GB2312）、タイ語（TIS-620）に対応しています。 不在時に受信したメールを自動転送 外出中や休暇中などに受信した自分宛のメールを、ほかのメールアドレスや担当者に転送するように設定できます。 Copyright © Cybozu

57 メール 管理機能 メールサイズの上限値を設定可能 TLS認証対応 ユーザーが変更可能な設定を制限
ユーザーが保存できるメールの総サイズや、送受信できるメールサイズの上限を設定できます。 TLS認証対応 TLS認証が必須のMicrosoft Office 365をメールサーバーとして使用できます。 ユーザーが変更可能な設定を制限 メールアカウントの変更や受信メールサーバーにメールを残すかどうかなど、ユーザーが変更可能な設定を制限できます。 Copyright © Cybozu

58 ワークフロー 経費処理の申請や稟議書の決裁などを行うためのアプリケーションです。Webブラウザーで業務プロセスに沿った申請フォームを柔軟に設計できます。申請の処理状況はモバイル端末からも確認できます。 申請 承認/確認 Copyright © Cybozu

59 ワークフロー ユーザー向けの機能 「至急」フラグの設定 1 1 関係者に申請の情報を共有 修正が必要な申請の差し戻し 2 3 2 3
「優先度」に「至急」を設定すると、優先度の高い申請がひと目で判別できます。 関係者に申請の情報を共有 「回覧経路」を設定すると、申請の情報を特定のユーザーに共有できます。 修正が必要な申請の差し戻し 却下せず、コメントを付けて差し戻せます。申請者は差し戻された申請を再利用できます。 1 1 2 3 2 3 Copyright © Cybozu

60 ワークフロー ユーザー向けの機能 複数の申請を連続ですばやく処理 自分が承認予定の申請をかんたんに確認 4 4 5 5
指定した番号から連続で、すばやく申請を処理できます。 自分が承認予定の申請をかんたんに確認 「承認予定一覧」画面で、自分の承認が必要な申請の一覧と処理状況を確認できます。 4 4 5 5 Copyright © Cybozu

61 ワークフロー ユーザー向けの機能 代理承認や代理申請が可能 初期値を利用して、処理者の入力を省略
申請者や処理者のユーザーが不在の場合に、代理人が申請を提出したり、承認したりできます。 初期値を利用して、処理者の入力を省略 申請を承認するユーザーが固定されている場合、「申請経路の初期値」が設定されていると、申請時に処理者を入力する手間を省略できます。 往訪先までの路線ルートや金額をかんたんに入力 「路線ナビ連携」で、往訪先までの路線ルートや交通費を検索し、かんたんに申請に入力できます。 交通費申請に便利です。 携帯電話やスマートフォンでも申請の承認や確認が可能 携帯電話用画面やスマートフォン画面、スマートフォン用アプリ「KUNAI」を使って、外出先でも申請を処理できます。 自分が関係する申請の通知をメールで受信 自分が提出した申請が承認されたり、自分の承認が必要になった場合に、メールで通知を受信できます。 Copyright © Cybozu

62 ワークフロー 管理機能 申請や稟議のフォームをスムーズに作成 申請者や処理者の種類に応じて、申請項目の入力制限が可能
「文字列」「日付」など、標準搭載された項目を組み合わせて、申請フォームを作成できます。 申請者や処理者の種類に応じて、申請項目の入力制限が可能 申請フォームの項目ごとに「アクセス権」を設定すると、経路ステップに応じて入力可能な項目を制限できます。 処理が完了した申請を公開可能 「申請データの公開設定」で、処理が完了した申請を関係者以外に公開するかどうかを設定できます。 管理の負担を軽減 「運用管理者」を設定して、申請フォームや申請データなどの管理を運用管理者に委任できます。 ユーザーを指定して使用可能な申請フォームを制限 申請フォームを分類するカテゴリーごとに「アクセス権」を設定すると、ユーザーが使用できる申請フォームの種類を制限できます。 Copyright © Cybozu

63 ワークフロー 管理機能 申請ごとの申請番号が設定可能 多様なサンプルフォーム 項目の値に応じて、申請の処理経路を自動的に変更
「申請番号」を設定すると、申請ごとに一意の申請番号が付与され、同じ標題の申請でも区別できます。管理者が申請番号の書式を指定することもできます。 多様なサンプルフォーム 「仮払申請」や「物品購入申請」など、多様なサンプルフォームが標準搭載されています。サンプルフォームをカスタマイズして、自社の運用に合った申請フォームをかんたんに作成できます。 項目の値に応じて、申請の処理経路を自動的に変更 「経路分岐」を設定すると、申請者が項目に入力した値に応じて、申請を承認するユーザーが自動的に変更されます。 複数の申請フォームで申請経路を共有 「共有経路」を設定すると、複数の申請フォームで、同じ処理者をかんたんに設定できます。 CSVファイルで申請を管理 申請者が提出した申請を、CSVファイルに書き出して保存できます。 Copyright © Cybozu

64 ワークフロー 活用例 経費を精算する 稟議を決裁する 採用稟議 購入稟議 届書を提出する 出張申請 交通費精算 結婚届 住所変更届
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65 マルチレポート 議事録や報告書など、業務に必要なレポートを作成し、提出するためのアプリケーションです。
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66 マルチレポート ユーザー向けの機能 予定に関連付けてレポートを作成 1 1 共有アドレス帳のアドレスに関連付けてレポートを作成 2 2
自分が参加した予定にレポートを関連付けられます。会議の議事録や出張の報告書などを、予定の詳細画面からかんたんに作成したり、閲覧したりできます。 共有アドレス帳のアドレスに関連付けてレポートを作成 共有アドレス帳のアドレスにレポートを関連付けられます。往訪の報告書や問い合わせ対応の記録などを、共有アドレス帳からかんたんに閲覧できます。 1 1 2 2 Copyright © Cybozu

67 マルチレポート ユーザー向けの機能 印刷して報告書として提出可能 CSVファイルでレポートを管理
レポートに入力した内容を印刷して、報告書として提出できます。 CSVファイルでレポートを管理 マルチレポートに入力された、週報や売り上げ情報などのデータを、CSVファイルに書き出せます。 Copyright © Cybozu

68 マルチレポート 管理機能 多様なサンプルフォーム
「報告書」や「議事録」など、多様なサンプルフォームが標準搭載されています。サンプルフォームをカスタマイズして、自社の運用に合ったレポートフォームをかんたんに作成できます。 Copyright © Cybozu

69 マルチレポート 活用例 活動内容を報告する 日報 会議の議事録 状況を報告する 売り上げ情報 紛失届 活動のメモを残す 往訪記録 商談メモ
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70 リンク集 よく利用するWebサイトのURLを登録し、かんたんにアクセスするためのアプリケーションです。 すべてのユーザーが共有して使用する「共有リンク」と、リンクを登録したユーザー本人が使用できる「個人リンク」があります。カテゴリーを設定して、リンクを分類できます。 Copyright © Cybozu

71 リンク集 ユーザー向けの機能 カテゴリーでリンクを分類 1 1 区切り線を入れてリンクを見やすく整理 2 2
目的ごとに個人カテゴリーを登録し、個人リンクを分類できます。 区切り線を入れてリンクを見やすく整理 個人リンクの間に区切り線を入れて、個人リンクを見やすく整理できます。 1 1 2 2 Copyright © Cybozu

72 リンク集 管理機能 ユーザーにリンクを共有 利用者を選んで公開 ポータルから目的のリンクにかんたんにアクセス 管理の負担を軽減
管理者が設定した「共有リンク」は、ユーザーの画面に自動的に表示されます。「共有カテゴリー」を設定し、共有リンクを分類できます。 利用者を選んで公開 共有カテゴリに「アクセス権」を設定し、限定されたユーザーだけに共有リンクを公開できます。 ポータルから目的のリンクにかんたんにアクセス ポータルに「リンク集ポートレット」を配置し、表示する共有カテゴリを指定すると、ポータル画面から目的のリンクにすばやくアクセスできます。 管理の負担を軽減 共有カテゴリーごとに「運用管理者」を設定して、共有リンクの管理を運用管理者に委任できます。 Copyright © Cybozu

73 RSSリーダー RSSを配信しているWebサイトを登録し、新着情報を定期的に確認するためのアプリケーションです。登録したニュースサイトやブログなどの更新情報が一覧で表示されます。 RSSリーダーは、RSS1.0、RSS2.0、およびAtom0.3に対応しています。 Copyright © Cybozu

74 RSSリーダー ユーザー向けの機能 必要なサイトを自由に登録 1 1
更新内容を確認するWebサイトのRSSフィードをユーザー自身が登録できます。 システム管理者が個人サイトの登録を許可している必要があります。 1 1 Copyright © Cybozu

75 RSSリーダー 管理機能 全ユーザーに特定のWebサイトの更新情報を共有可能 ユーザーによるWebサイトの登録を制限可能
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76 お気に入り 「お気に入り」は、ガルーン上の重要なメッセージやよく使うファイルなどをワンクリックで登録し、画面を開く操作をショートカットできるアプリケーションです。 Copyright © Cybozu

77 お気に入り 「お気に入り」画面 ユーザー向けの機能 アプリケーションごとに絞り込んで表示 お気に入りに登録したページをアプリケーションごとに絞り込んで表示できます。 お気に入りに追加したページをひと目で区別 お気に入りに追加したページには が付きます。 1 1 2 「掲示板」画面 2 Copyright © Cybozu

78 お気に入り 管理機能 お気に入りに追加できるページの上限値を設定可能 Copyright © Cybozu

79 通知一覧 ガルーンの各アプリケーションの更新情報を確認するためのアプリケーションです。各アプリケーションで項目が作成、変更、または削除されると、通知がユーザーに送信されます。受信した通知は、通知一覧に時系列で表示されます。 Copyright © Cybozu

80 通知一覧 ユーザー向けの機能 すべてのアプリケーションの更新情報を確認 2 1 アプリケーションごとに絞り込んで表示 1
掲示板やファイル管理など、ガルーンのすべてのアプリケーションの更新情報を確認できます。 アプリケーションごとに絞り込んで表示 メールや電話メモなど、アプリケーションを選択して通知を絞り込めます。 ワンクリックで詳細画面へ移動 通知の標題をクリックすると、各項目の詳細画面が表示されます。キーワードで通知を検索することもできます。 2 1 1 3 2 3 Copyright © Cybozu

81 Cybozu.net 業務に役立つ情報やサイボウズの製品情報などを集約したビジネスポータルです。
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82 モバイル モバイル端末でガルーンにアクセスし、外出先からも情報の閲覧や操作ができます。用途に合わせた3種類のアクセス方法があります。
スマートフォン用アプリ「KUNAI」 スマートフォン画面 ケータイ Copyright © Cybozu

83 モバイル 機能の違い KUNAI スマートフォン画面 ケータイ ガルーンへのアクセス方法 スマートフォンアプリからアクセス
スマートフォンのWebブラウザーからアクセス 携帯電話のWebブラウザーからアクセス 対応アプリケーション トップページ ○3 スペース ○1 ○ スケジュール ○2 メッセージ 掲示板 電話メモ ToDoリスト アドレス帳 メール 通知一覧 ワークフロー マルチレポート お気に入り ニュース 個人設定 ○4 1：KUNAIに搭載されたWebブラウザーからアクセスするアプリケーションです。 2：KUNAIにデータをシンクするアプリケーションです。 3：ケータイ独自のトップページです。 4：ケータイの機能に限定した個人設定です。 Copyright © Cybozu

84 モバイル スマートフォン活用例 1日の予定を通勤前に確認 外出先から申請を承認 KUNAI スマートフォン画面 KUNAI
スケジュール ワークフロー KUNAI スマートフォン画面 KUNAI スマートフォン画面 Copyright © Cybozu

85 モバイル（KUNAI） 管理機能 組織、ロール、ユーザーごとに「KUNAI」で利用するアプリケーションの権限を設定可能
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86 全文検索 ヘッダーの検索ボックスから、ガルーンのアプリケーションのデータをまとめて検索できます。添付ファイル内の文章を検索したり、期間や言語などで検索結果を絞り込んだりできます。 Copyright © Cybozu

87 全文検索（アプリケーション単位） 全文検索に対応しているアプリケーションの画面の検索ボックスから検索すると、該当のアプリケーションのデータを検索できます。 Copyright © Cybozu

88 全文検索 検索できるアプリケーションと検索項目 アプリケーション 検索項目 スペース
ディスカッション タイトル、本文、コメント、添付ファイル ToDo ToDo名、内容、添付ファイル、コメント メッセージ 標題、本文、コメント、添付ファイル 掲示板 タイトル、本文、コメント、添付ファイル ファイル管理 タイトル、ファイル名、ファイルの説明、ファイルの内容 メール 標題、本文、差出人、To、Cc、Bcc Copyright © Cybozu

89 全文検索 検索できるファイル 製品/ファイル形式 バージョン/種類 Word
Windows版：Word 95、97、98、2000、2002 (XP)、2003、2007、2010、2013 Mac OS版：Word 98、2001、2004、2008、2011 Excel Windows版：Excel 95、97、98、2000、2002 (XP)、2003、2007、2010、2013 Mac OS版：Excel 98、2001、2004、2008、2011 PowerPoint Windows版：PowerPoint 95、97、98、2000、2002 (XP)、2003、2007、2010、2013 Mac OS版：PowerPoint 98、2001、2004、2008、2011 Visio Visio 2002 (XP)、2003、2007、2010 ODF バージョン：1.1、1.2 種類：文書ドキュメント、表計算ドキュメント、プレゼンテーションファイル OpenOffice 3.0、3.1、3.2、3.3 LibreOffice 3.4 Acrobat 4.0、5.0、6.0、7.0、8.0、9.0、X、XI PDF 1.2、1.3、1.4、1.5、1.6、1.7 JUSTSYSTEM一太郎 Ver.5からVer.13 2006から2011 XPS リッチテキスト RTF 1.0から1.9 テキスト テキスト、HTML、XML、SGML Copyright © Cybozu

90 国際化 日本語、英語、中国語の3か国語表示とタイムゾーン対応で、海外のユーザーとの情報共有をひとつのガルーンで運用できます。 中国語 英語
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91 国際化 タイムゾーン対応 ユーザーごとにタイムゾーンと稼働時間を設定可能 1 空き時間と現地時間をひと目で確認 1 2 2
海外の拠点のユーザーも、現地のタイムゾーンに合わせてガルーンを使用できます。 空き時間と現地時間をひと目で確認 「各ユーザーのタイムゾーンを適用する」を有効にすると、各ユーザーのタイムゾーンに合わせて、スケジュールが表示されます。各拠点の現地時間と空き時間を確認して、予定を登録できます。 1 1 2 2 Copyright © Cybozu

92 連携API ガルーンの機能を外部のプログラムから利用するための、SOAP (Simple Object Access Protocol)を利用したAPIです。 SOAPメッセージ XML ガルーン API SOAP ミドルウェア クライアント プログラム サーバーマシン クライアント SOAPメッセージ XML Copyright © Cybozu

93 連携API APIの活用例 ワークフローで掲示板への公開申請を提出し、承認されたワークフローの特定の項目の文章を掲示板の掲示として自動的に追加する仕組みを実現できます。 ワークフローで 掲示板登録申請 承認済みの ワークフロー 承認 ワークフローの内容で 掲示板に掲示を追加 連携APIの実行 申請 Copyright © Cybozu

94 連携API APIの活用例 ワークフローでファイル登録申請を提出し、承認済みのファイルをファイル管理の特定のフォルダーに自動的に登録できます。 ワークフローで ファイル登録申請 承認済みの ワークフロー 承認 ワークフローの内容で ファイル管理に ファイルを追加 連携APIの実行 申請 Copyright © Cybozu

95 サイボウズ ガルーン バージョン 4.2 機能紹介ガイド 各アプリケーションの概要 第2版 発行日 2015年11月30日
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