APU Alumni Board Team Planning and Manual (for 2017)

Presentation on theme: "APU Alumni Board Team Planning and Manual (for 2017)"— Presentation transcript:

1 APU Alumni Board Team Planning and Manual (for 2017)

2 Board Team Organization Structure
Relatives Secretariat Office Auditor Chair Person Vice Chair Person GF SA Finance Director Assist Team Team Mission Current member GF : “Global Family” Team Help board team better achieve “Global Family” Vision by conducting chapter-support related activities KUNIYOSHI Koka (Vice president) ANADAGODA Channa(Director) TSUMURA Mai(Director) SA : “Self Accomplishment” Team Help board team better achieve “Self accomplishment” Vision by conducting all various of projects related to alumni’s self accomplishment HARIGA Maharani(Vice president) GUZMAN Alexander(Director) kevin rullyana fitriana (Director) UEDA TViceasa(Director) ※Michelle Huang who vice chairperson is under maternity leave.　

3 Project List（2017） A High importance, now B High importance, half year
Low importance, 1 year D Low importance, after 1 year Project List（2017） 　No. Category Projects Priority Team Producer Details 1 Alumni Alumni Organization PR - SA 2 Tool Communication Tool Platform (for alumnis) / Google calender A 3 Student LooPAS & Board Communicating Event 4 APU Cherry Blossom area naming 5 Alumni HP update B 6 Graduation ceremony/ Entry ceremony 7 LooPAS related 8 Student scholarship 9 Education Education from Alumni to Student 10 Education from Professor to Alumni 11 update personal information of alumni 12 Beppu Contributing to Beppu projects C 13 Recuiter Scheme 14 Alumni desk in Tokyo Office (Consulting Window for Alumni) 15 Alumni 20th annniversory D Waiting for suggestion from APU 16 New student Orientation GF 17 Chapter New Chapter Establishment 18 CL Training Manual 19 RLM 20 Communication Tool cross chatpers / within chapters Related to Communication Tool Platform (for alumnis) 21 Volunteer Making framework of volunteer Chairman Tarn (Thailand) Regulations 22 Finance Solutions for alumni fee CFO 23 Student support (donate to library) 24 New income project (company consulting fee) 25 New income project (investment of pool money)

4 Roles & Responsibility
No Title Responsibility Voting Right BMTG attending obligation Election Method 1 Chair Person ・Representative of Alumni ・Attend external events and conferences ○ ・Election committee will be formed to manage the election. ・Directors and Chapter Leaders will vote and decide the Chair person. ・Election committee will report the election result to board team. 2 Vice Chair Person ・Support Chair person ・Leader of each team × ・Chair Person will recommend candidates. ・Candidates will be decided based on board team’s approval. 3 Director ・Conduct various responsibilities based on each team ・One Director (CFO) will be in charge of Budgeting matters ・Chair, Vice-chair and Secretariat Office will form Election committee and conduct public recruiting. ・ If there is only one candidate, Committee will recommend the candidate to board and decide. ・ If there is more than one candidates, it will lead to Chapter Leader voting. 4 Auditor Audit Alumni Annual Budget 5 Secretariat Officer Budget approval (Under 100k) 6 Advisor ( Currently vacant) Give out suggestions

5 Commitment as a board member
【意識すべきこと】 大事なのは15,000人の卒業生のためになるか。 　　→これが行動＆判断のポイント。 ディレクターはSelf- accomplishment 以外のことも責任を持ってやる。 知識が無いから「できないは」ない。（会則、予算マニュアル、ボードマニュアル、チャプターマニュアルなど）→わからなければ“自ら”サポートを求める 言語がわからないから、できないは、ない。 →わからなければ“自ら”サポートを求める Language disadvantage cannot be used as an excuse. → Always seek for help if there is anything you don’t understand. ボードメンバーである以上、仕事を理由にタスクを怠らない。 　（どうしても仕方が無い場合は、事前にそうなる旨をボードML上で共有する） 主体的に動く（受身はダメ） 【行動ベース】 ボード内のレスポンスは1週間以内 提出期限は絶対守る ボードMTGの出席は義務 ＊上記にコミットできない人は、ボードメンバーとして全校友に対して責任を負っていないものとみなし、ボードメンバーから別の役割に異動してもらう。

6 Activity Policy MTG タイトル 方法 内容等 Chair & Vice Chair MTG 原則、F2Fミーティング
・ Conduct every 4~6 months (Irregular Skype MTG if necessary) Board Meeting MTG ・ Conduct more than once per year チームミーティング 原則、Skype ・適宜 その他 Mailing rules 【Titles】 ・Add <To ALL> etc. to show whom the mail is to. ・Add [Approval request] or [Info Sharing] to show the purpose 【Contents】 ・Reply the newest always and keep the previous records remaining ・Mail list is mainly for information sharing. Person in charge should draft a certain direction before throwing out questions. ・Use the language you are most comfortable with (either English or Japanese) MTG Minutes Shared within 2 weeks after MTG

7 Activity Calendar FY2016 FY2017 月 イベント名 ４月 ５月 14日（土）沖縄チャプター設立ヒアリング ６月
9日（土）、10日（日）RLM＠スリランカ 25日（土）、26日（日）RLM＠モンゴル 30日（木）総会資料掲示 ７月 2日（土）札幌チャプター設立ヒアリング 8日（金）新ディレクター任命（津村さん） 29日（水）予算執行報告書掲示 ８月 27日（土）、28日（日）RLM＠バリ ９月 16日（金）APU卒業式 17日（土）、18日（日）RLM＠京都 27日（火）代表・副代表・CFO・事務局MTG １０月 15日（土）復校支援企画開催 28日（金）予算執行報告書掲示 １１月 11日（金）World Shapers program 25日（金）学校法人立命館　評議会 26日（土）RLM＠東京 １２月 １月 ２月 1日（水）予算執行報告書掲示 4日（土）、5日（日）ボードMTG 26日（日）カンボジアチャプター発足式 ３月 17日（金）卒業式・次年度RLMホストMTG、 18日（土）奨学金表彰式 次年度予算確定MTG 学校法人立命館　評議会 月 イベント名 ４月 入学式での広報企画（TBD） ５月 監査 学校法人立命館　評議会 ６月 10日（土）、11日（日）RLM＠インド 24日（土）、25日（日）RLM＠台湾 総会 ７月 29日（土）、30日（日）RLM＠マレーシア ８月 ９月 代表・副代表・CFO・事務局MTG １０月 28日（土）、29日（日）RLM＠大分 １１月 １２月 １月 ２月 ３月

8 Appendix.

9 Best Practice of Chapter Establishment
ステップ１：　数名のコアメンバーで集まり、チャプター設立を相談し、校友会事務局に連絡を取る 校友会事務局は、あなたの地域に在住している校友情報を提供することができます。また、事務局はチャプターの設立に必要な情報・資料提供を行います。 ステップ2：　ミーティングを計画する チャプターメンバー募集をしたい場合には、校友会事務局に地域にいるメンバーへの告知を依頼し、地域の校友とのミーティング開催についての情報発信を依頼してください。 最初のミーティングでは以下のことに取り組みましょう。 ・   チャプターの目標設定 ・   代表、会計担当の決定と（その責任範） ・   発会式の日程、内容の決定と年間計画の策定 ステップ３：　設立申請書類の作成と提出 ・   「設立申請書」と「メンバーリスト」と「会則」を作成し（フォーマットは ステップ４：　発会式の実施 ・   実施の2ヶ月前には計画しましょう。経費の支援がありますので、会場やプログラムを大体決めた上で事務局に相談してください ステップ５：　行動計画を立てる ・   年間スケジュールの作成 ・   総会は必ず年1回実施してください

10 Alumni Group APＵ校友会では、県・都市・ゼミ・サークルなどで定期的に集まっているAPU卒業生のグループを「Alumni Groups」と位置づけ、団体登録することを推奨します。団体の設立、運営についてはあくまで自由意思とし、設立に関わり審査、許可等はありません。団体登録を行うと校友会から提供するサービスが受けられますので、登録申請書に必要事項を記載の上、校友会事務局までご送付ください。 登録手順 登録申請用紙に必要事項を記載して、APU校友会事務局まで届け出てください。登録用紙は、以下のアドレスからダウンロードしてください。また、現時点で判明しているメンバーがいる場合は、メンバーリストに必要事項を記載して提出してください。

11 Board Team Vocabulary CL:Chapter Leader CLM: Chapter Leaders MTG
RLM：Region Leaders MTG BMTG: Board MTG BM: Board Member

12 Assist Team Background
従来は新たなイベントやタスクが発生した場合には、その都度メンバーの募集を行い、委員会を発足。 イベントの企画運営やタスクの解決に取り組んできました（e.g.10周年実行委員会）。 しかし、 ①メンバーを集うのに時間を要すること ②集まったメンバーの情報レベルを引き上げることに時間がかかること ③委員会の解散およびタスクの解消に伴い、メンバーの役割が終了する為、 　得た知識や経験を継続して活かすことが出来ない などが課題としてありました。 これらの組織的な課題を解決し、APU校友会をさらに機能的な組織にするために、この度Assist Teamを発足致します。 Assist Teamは、「ボード」「事務局」とともに校友会全体、全チャプターのサポートを行います。　　 ボード チャプター 事務局 Assist Team

13 Assist Team Introduction
・メンバーの皆さんには、ボードとともに校友会全体、全チャプターのサポートを行って頂きます。　　 内容 補足 組織規模（人数） 5名～10名 対象者 ①委員会経験者　 ②過去のディレクター応募者 ③チャプターリーダー（現・元） 校友会全体の活動をサポートするために、一定の経験や熱意を持っている校友を対象にする 具体的な役割 ①校友会ボードチームのMLから、日々情報をキャッチアップして頂く。 ②下記「依頼のフロー」に基づき、委員会の発足やタスクを受けて頂く MLの閲覧は、情報共有を目的とするため、ML上の発言は控えて頂く。 （意見や質問がある場合には、個別に代表に連絡をして頂く） 依頼のフロー ①代表からAssist Teamメンバーに依頼のメールを送る。 ②依頼内容に応じて興味のあるものに手を挙げて頂く ③実行委員会の発足またはタスクの実施 左記①→校友会ボードチームのML 左記③→実施形態は都度相談

14 Assist Team Members ・2015年09月01日現在 氏名 居住地 備考 八木洋平 東京 10周年実行委員長 奥ありか
・2015年09月01日現在　　 氏名 居住地 備考 八木洋平 東京 10周年実行委員長 奥ありか ディレクター応募 Lu Yao 10周年実行委員会、ディレクター応募 笠松太洋 関東Cリーダー Mandy シンガポール シンガポールCリーダー 網屋秀三 大阪 元ディレクター 尾崎奈々 中四国 中四国リーダー・RU連携を担っていただく

15 Assist Team Request Flow
想定依頼事項　　 タスクの推進 ボードチームでは日々、様々なタスクが発生します。皆さんの興味のある分野、事項に関して手を挙げていただき、才能をシェアしていただければと思います。 想定されるタスクは、校友に提示する資料の作成、広報活動のサポート、イベントの当日スタッフなどです。 イベントの企画運営 APU校友会では、様々なイベントを開催しますが、特に期間が定まっているイベント（e.g.校友会10周年を祝うイベント）については、実行委員会を発足しています。 メンバーの皆さんにはイベントの企画運営（リーダー、メンバー）としてご活躍頂きたいと思います。 依頼フロー ・校友会代表からAssist Teamメンバーに依頼のメールを送る。（校友会ボードチームのMLにて） ・依頼内容に応じて興味のあるものに手を挙げてもらう。 ・実行委員会の発足またはタスクの実施（実施形態は都度相談）。

16 Finance: Event Budget Application Criteria