非同期分散型の活動を支援する 研究室向けグループウェアの改善

Presentation on theme: "非同期分散型の活動を支援する 研究室向けグループウェアの改善"— Presentation transcript:

1 非同期分散型の活動を支援する 研究室向けグループウェアの改善
社会情報システム学講座4年 大村亮憲 指導教員：鈴木克明　市川尚

2 研究室で使えるシステムができた 卒業研究の成果 鈴木研究室を対象とした 非同期分散型の活動を支援する 研究室向けグループウェア 改善 ＆
鈴木研究室での運用・評価・改善 本研究の成果ですが、 鈴木研究室を対象とした非同期分散型の活動を支援する研究室向けグループウェアの 改善と鈴木研究室での運用、評価、改善を行いました。 研究室で使えるシステムができた

3 先行研究では・・・ 2004年度 岩手県立大学 卒業論文 「非同期分散型の活動を支援する 研究室向けグループウェアの開発」
社会情報システム学講座　野呂 俊太郎 研究室のグループウェアに必要な機能をまとめた タスク管理、活動記録管理を支援するシステム(旧システム)の開発を行った 改善ですので、先行研究が存在します。 先行研究は、社会情報システム学講座野呂俊太郎さんが行った 非同期分散型の活動を支援する研究室向けグループウェアの開発であり、 この研究では、 研究室のグループウェアに必要な機能をまとめました。 そして、タスク管理、活動記録管理を支援するシステムの開発を行いました。

4 旧システムの問題点と改善点 新規プロジェクト発足に対応できない 個人のスケジュール・タスクが追加できない 管理ツールが存在しない
新規プロジェクト発足への対応を可能にした 個人のスケジュール・タスクが追加できない 個人レベルでのデータ管理を行うこととした 管理ツールが存在しない ユーザ・プロジェクト管理ツールを開発した 研究室での運用を行っていない 研究室での運用結果に伴った改善を行った しかしながら、 新規プロジェクトの発足に対応できない 個人で利用することができない 管理ツールが存在しない 研究室での運用を行っていない という４つの問題がありまして、 本研究では、この４つの問題点を改善しました。

5 本システムの機能 スケジュール管理機能 タスク管理機能 伝言機能 ユーザ・プロジェクト管理機能
個人・プロジェクトのスケジュールの追加、編集、削除 重複スケジュールに対しての警告機能 出欠確認機能 タスク管理機能 個人・プロジェクトのタスクの追加、編集、削除 タスクの実施報告・承認機能 タスクの活動記録管理機能 伝言機能 伝言の送受信 既読・未読確認機能 ユーザ・プロジェクト管理機能 ユーザの追加、編集、削除 プロジェクトの追加、編集、削除 ユーザのプロジェクト所属管理機能 それでは、本システムの機能の紹介をいたします。 まず、スケジュール管理機能です。 スケジュール管理機能には、 個人・プロジェクトのスケジュールの追加、編集、削除 重複したスケジュールに対しての警告機能 出欠確認機能が用意されています 次に、タスク管理機能です。 タスク管理機能には、 個人･プロジェクトのタスクの追加、編集、削除 タスクの実施報告、承認機能 タスクの活動記録管理機能が用意されています 次に伝言機能です 伝言機能には、伝言の送受信、 既読・未読確認機能が用意されています 最後に、ユーザ・プロジェクト管理機能です。 ユーザ・プロジェクト管理機能には、 ユーザの追加、編集、削除機能 プロジェクトの追加、編集、削除機能 ユーザのプロジェクト所属管理機能があります 今回は、タスク管理機能についてのデモを行おうと思います。

6 それではデモをご覧ください 今回のデモでは、テストプロジェクトで、ポスター作成というタスクが追加されたという設定で行います。
この画面は、プロジェクトリーダーがメンバーにタスクを追加する画面です。 まず、タスク名を入力します。 入力[ポスター作成] 次に、実施するメンバーを選択します。 今回は、全員とします。 期限を設定し、 タスクの詳細事項を書き込んで、登録します。 すると、選択されたメンバーにタスクが追加されます。 ＜ブラウザ切り替え＞ これは、テストユーザ１の画面です。 マイタスクに、先ほど追加したタスクが追加されているのがわかります。 テストユーザ１がポスター作成を実施し、完了した場合、クリアの申請を行います。 クリアの申請とは、きちんとタスクを行ったかどうかをプロジェクトリーダに審査してもらうということです。 クリアの申請を行うと、プロジェクトリーダーの画面には、タスクが審査中状態となって表示されます。 プロジェクトリーダーは、本当にタスクを完了しているかどうかを判定し、完了しているようなら、タスクのクリアを行います。 タスクがクリアされると、テストユーザ１のタスクが、クリア済みタスクへ移動します。 プロジェクトリーダーが、活動を終了する場合は、「活動済みにするアイコン」を選択します。 タスクが活動済みになると、活動済みタスクへ移動し、活動記録として残ります。 それでは、スライドに戻ります。

7 仮運用 仮運用の目的 仮運用の対象 期間 仮運用の方法 本システムの操作に慣れる 鈴木研究室に所属する学生 1週間
新規プロジェクトを立ち上げたという仮想的なシナリオに従って試用してもらった その後、個人ごとに自由に使ってもらった 本システムは、研究室での運用を行いました。 まず、本運用の前に、仮運用を行いました。 仮運用の目的は、本システムの操作に慣れることを目的として行いました。 対象は、鈴木研究室に所属する学生で 期間は１週間 新規プロジェクトを立ち上げたという仮想的なシナリオに従って試用してもらいました。 その後、本運用まで、個人ごとに自由に使ってもらいました。

8 本運用 本運用の目的 本運用の対象 期間 本運用の方法 操作しづらい点がないか評価するため 必要な機能、不必要な機能を洗い出すため
本システムの有用性を確かめるため 本運用の対象 鈴木研究室に所属する学生 期間 ２週間 本運用の方法 実際に存在する講座内のプロジェクト(ランチョンセミナー，講義のツボ，ネコの手OJTと，各学年の演習，個人のスケジュール)を対象とし，プロジェクト管理機能，スケジュール管理機能，タスク管理機能、伝言機能をそれぞれ使用してもらった 仮運用が終了すると、本運用に入りました。 目的は、操作しづらい点がないか評価するため 必要な機能、不必要な機能を洗い出すため 本システムの有用性を確かめるために行いました。 仮運用と同じく鈴木研究室に所属する学生を対象として、 期間は２週間で行いました。 方法は、実際に講座内に存在するプロジェクトを対象とし、用意されている機能をそれぞれ使用してもらいました。

9 本運用中の各プロジェクトの活動 ランチョンセミナー ・ランチョンセミナーの活動タスクを登録し、活動を行った 講義のツボ
・毎週の講義内容をアップするタスクを登録し、活動を行った ・タスク進捗発表日のスケジュールを登録し、活動を行った ・タスクを実施していない人に伝言を送信した ネコの手OJT ・伝言機能を用い、バイトをやりたい人を募った ソフトウェア演習B ・演習のスケジュールを登録し、活動を行った ・スケジュール日程変更の伝言の送信を行った 情報システム演習A ・ゼミのスケジュールを登録し、活動を行った 情報システム演習C 情報システムゼミB ・卒論に関するお知らせの伝言を送信した ・卒論要旨提出のタスクを登録し、メンバーがタスクを実施した 個人 ・個人スケジュールを追加した ・他のスケジュールと重複があった場合の出欠確認を行った ・個人タスクを追加して、タスクを実施した ・各自の個人的な伝言を使用した これは、本運用中に行われた各プロジェクトの活動をまとめた表です。

10 プロジェクト活動の一例 講義のツボ タスク管理機能を用いて毎週の仕事を管理し、実施していた
タスクの進捗状況チェック日のスケジュールを登録し、チェックを行っていた タスクを実施していない人には、伝言機能を用い、警告を送信していた プロジェクト活動の一例として、講義のツボプロジェクトを取り上げて詳しく説明します。 講義のツボプロジェクトとは、ソフトウエア情報学部で開講されている講義の内容を多くの方々に知ってもらうために、各講義に割り振られたメンバーが、講義ノートをアップロードするといったプロジェクトです。 本運用期間に講義のツボプロジェクトでは、タスク管理機能を用い、メンバーが割り振られたタスクを行っていました。 また、タスクの進捗チェック日をスケジュールに登録し、チェックを行っていました。 タスクが滞っているメンバーには、プロジェクトリーダーが伝言機能を用いて、警告を行っていました

11 ユーザビリティ評価 評価方法 本運用終了後に本運用に参加してくれた鈴木研究室の学生１０名にアンケートを行った
本運用終了後、ユーザビリティ評価を行いました。 評価方法は、本運用に参加してくれた鈴木研究室の学生１０名に対して５段階評価によるものと自由記述形式のアンケートを行いました。

12 ユーザビリティ評価の結果 ５段階評価の結果 A B C D E F G H I J 計 スケジュールの閲覧はスムーズに行えた 5
スケジュールの追加・編集・削除はスムーズに行えた 4 4.8 重複スケジュールに対しての処理，出欠確認はスムーズに行えた 3 4.3 タスクの閲覧はスムーズに行えた タスクの追加・編集・削除はスムーズに行えた 4.6 タスクのクリア申請・クリア承認・活動終了処理はスムーズに行えた 4.7 伝言の閲覧はスムーズに行えた 伝言の送信・返信はスムーズに行えた 4.9 スケジュールとタスクの違いがわかった 各ページの右のボックス群について，それぞれ何を表示しているのか把握できた 何をするためのシステムかわかった ５段階評価形式の質問項目の結果は、 全ての平均点が４以上ということで、良い結果を得ることができました。

13 ユーザビリティ評価の結果 自由記述項目の結果 25の意見が出された 以上の19個について 改善を行った スケジュール管理機能について
　　　　　　　　　　　　25の意見が出された スケジュール管理機能について 表示に時間がかかるときがあった 長期スケジュールの追加時、日付がわからなかった 登録後、毎回今月のカレンダーに戻されるのが気になった アイコンにマウスが乗ると説明が出ればよかった 当日にならないとスケジュールが表示されないので、何日か前に表示して欲しい 優先度がわかるようにして欲しい その日のスケジュールを時間順に表示して欲しい タスク管理機能について 「管理中のタスク」画面で、メンバーがはじめから表示されると長くなるので、ダイジェスト表示ができるといい 右上のマイタスクに、プロジェクトのタスクと個人タスクがまとめて出るので区別がつかない スケジュールのカレンダーにタスクの期限が表示されたほうがよい 伝言機能について 伝言を10件表示とかにして欲しい 返信要求ありのとき，返信済み伝言と未返信伝言を分けて表示して欲しい 一斉送信の場合は，送信履歴に１つとして表示して欲しい 伝言の並べ替え機能 伝言の削除 全部返信できるようにして欲しい プロジェクトと個人のメッセージの区別がつくようにして欲しい その他について ロゴマーククリックでトップに戻りたい トップページの最新情報のところが長くなってしまうので，３件ずつなどにして欲しい 自由記述項目の結果ですが、合計２５個の意見が出されました。 そのうち必要性を考え、以上の１９個について改善を行いました。 ・ファイルのアップロード機能が欲しい ・プロジェクトをユーザが作れるようにして欲しい ・画面デザインカスタマイズ機能があれば楽しそう ・伝言の検索 ・伝言の重要度の設定とそれに伴った表示 ・時間の設定のところで，分は1分刻みではなく、10分ぐらいでいいのではないか？ 以上の19個について 改善を行った

14 有用性の調査 頻繁に利用した人3名とあまり利用しなかった人3名にインタビュー ３名の利用しなかった理由
「プロジェクトに参加しておらず、利用の必要がなかった」 「運用時期にスケジュールがほとんど存在しなかった」 実際に研究室に導入した場合に有用性があると思うか？ 「毎日見るのが苦にならず習慣化しやすいシステムだった」 「旧システムと比べ完成度が高く、実用可能だと思う」 「プロジェクトを運営する上で全員が毎日チェックする習慣さえできれば便利だと思う」 次に、本システムを頻繁に利用した人３名とあまり利用しなかった人３名にインタビューを行いました。 まず、３名の利用しなかった理由ですが、 ・プロジェクトに参加しておらず、利用する必要がなかった。 ・運用時期にスケジュール、タスクがなかった。 ということでした。 次に６名に、実際に研究室に導入した場合有用だと思うかどうかを質問したところ、 毎日見るのが苦にならず、習慣化しやすかった 旧システムと比べ完成度が高く、実用可能だと思う プロジェクトを運営する上で、全員が毎日チェックする習慣ができれば便利だと思う これをまとめると、本システムをしなかった理由は、ユーザの環境的要因が大きく、全員に利用意欲があったことから、 長期の運用を行えば、有用性が期待できるのではないかという結論に達しました。

15 考察 ユーザビリティ評価の結果、高い平均点を得ることができた。また、アンケート結果に伴った改善を行った
本システムを使用しなかった理由はユーザの環境的要因が大きい。また、全員有用性が高いと考えており、全員に利用する意欲がある 以上の結果、本システムは鈴木研究室のプロジェクト活動をするにあたって有用であることがわかった さらに有用性を高めるためには研究室のメンバー全員の意欲的な継続利用が必要不可欠であることを認識した アンケートおよびインタビューの結果本システムは鈴木研究室のプロジェクト活動をするにあたって有用であることがわかりました さらに有用性を高めるためには、研究室のメンバー全員の意欲的な継続利用が必要であることを認識しました

16 まとめと今後の課題 研究室向けグループウェアの改善と鈴木研究室においての運用評価を行った 今後の課題
個人、プロジェクトのスケジュール管理、タスク管理を実現した 新規プロジェクトの発足に対応した 運用・評価を実施し、鈴木研のニーズに合わせた改善を行った 今後の課題 長期運用による問題点の発見と改善