CHALLENGE！ 共に作りだす組織のスイッチ

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1 CHALLENGE！ 共に作りだす組織のスイッチ
平成24年度国立大学法人等若手職員勉強会　分科会２　全体会発表

2 Ｃグループ役割分担 役割 氏名 所属 司会 岡本 愛 国立民族学博物館 発表者 松村 裕樹 名古屋大学 書記・PPT作成 三木 俊介
岡本　愛 国立民族学博物館 発表者 松村　裕樹 名古屋大学 書記・PPT作成 三木　俊介 鳴門教育大学 メンバー 安達　陽子 小樽商科大学 大矢　真 岩手大学 岡山　明弘 東京芸術大学 市村　真之 埼玉大学 齋藤　理恵 信州大学 近藤　愛華 大阪教育大学 西　宏大 島根大学 花邉　圭輔 九州工業大学 田尻　正和 鹿児島大学

3 目標は・・・ 広いインプット から 深いアウトプット ができる職員！！ 「広いインプット」 「深いアウトプット」 とは・・・
　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　とは・・・ 　　　個人の担当業務にとらわれない幅広い情報収集や知識の習得 「深いアウトプット」 　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　とは・・・ 　　大学を前進させるような専門性の高い新しい企画・提案

4 大学を前進させる業務までできているか疑問
現状は・・・・ 大学を前進させる業務までできているか疑問 良くも悪くも事務屋・・・ 器用貧乏・・・ 機会に対する感度が低い・・・ 浮くことへの恐怖・・・ 具体例 ・与えられた仕事、ルーチンワーク、目の前の仕事をこなすだけ。 ・経歴を活かせていない。大学内部のことも精通していない。 ・目先の評価にとらわれて、広いインプットまでたどり着けていない。 踏襲のスペシャリスト・・・ 一歩踏み出す勇気がない・・・ 原因は？

5 モチベーションの低下・ 余力の喪失 が 広いインプット・深いアウトプットへの・・・ を生んでいる 情報収集の 労力の大きさ 日常業務の多さ・
煩雑さ が 広いインプット・深いアウトプットへの・・・ モチベーションの低下・ 余力の喪失 を生んでいる 野心を忘れていないか・・・？

6 「業務の効率化」と「情報のオープン化」のために・・・
ギャップの 解消 「業務の効率化」と「情報のオープン化」のために・・・ 阻害要因を取り除く

7 Ｃグループが作り出す組織のスイッチは・・・
「○○大学 　知恵袋」！！

8 『○○大学知恵袋』とは・・・ 大学内の利用者（教職員）同士が、 知識や知恵を教えあう 学内インターネット上の相談所！

9 メリット 匿名で気軽に、何気ない疑問、大学内固有の疑問が解決できる。 質問するべき相手（担当部署）が特定できなくてもＯＫ
自分の質問に対する回答だけでなく、過去の質問・回答一覧も 　 検索できる。 質問と回答が増えていけば、大学の業務データベースとして 活用できるようになる。 事務⇔事務だけでなく教員⇔事務も可能 職員の情報収集力・情報共有度アップ 業務の効率化（時間短縮） デメリットと 対策方法 ●回答するほうの負担が大きいので、利用する人がいないのでは？ （自分も知っているけど、他にも解答する人がいるだろうから面倒くさいし放っておこう） ⇒インセンティブを与えるなど工夫が必要。プチご褒美etc.・・・ ●口頭や電話で済むようなことでは？ ⇒どの部署に聞いたら良いか分からないような疑問を解決する糸口になる 可能性の方が高い！ ●こんな質問をしたら馬鹿にされそうだからやめておこう ⇒企画員が率先して質問と解答を行い、軌道に乗れば自然と周りも巻き込み、 　 利用したくなるようなデータベースに！

10 ○○学部にいるのを聞いたことがあります。△△さんに確認したら分かると思います。
具体例（質問と回答） 緊急性のない質問もOK！ メディアから「地域のお祭りを企画している学生がいるか」問い合わせがありました。どなたか該当する学生を知りませんか？ ○○学部にいるのを聞いたことがあります。△△さんに確認したら分かると思います。 立て看板が余っている部署があれば貸してください。 ウチ（○○課）にあるので取りに来てください。 安くて納期の早い印刷業者さんをご存じの方いらっしゃいませんか？ ○○印刷会社か△△印刷会社がおすすめです。 HPは・・・・・・です。 今までよりも「気軽」で「実用的」な情報共有の場の創出

11 企画実現までの流れ（一例） H25.04月 H25.05月 H25.06月 H25.08月 ～10月 H25.11月 ～12月
　●大学内で事前アンケートを実施 　　「日常業務に関する疑問等ありますか？もしかしたら解決されるかも？」 H25.04月 　●アンケート集計→企画立案　　　 ●関係各部署との協議・協力要請　 H25.05月 H25.06月 ～07月 　●役員会等で導入承認・予算獲得 H25.08月 ～10月 　●サイト作成（外注） ・運用試験　 ●管理・運用に必要な要領等を整備 　●周知・利用促進のための広報活動 　 　（若手中心に協力呼びかけ、企画員が率先して質問・回答など） 　●運用開始（まずは事前アンケートで出た質問と回答を掲載） H25.11月 ～12月 　●保守・管理をしつつ質問数・回答数・アクセス数等を分析して実績を調査、 　　 必要に応じて仕様変更、運用体制を見直し 　●模範解答者へのインセンティブ等の周辺環境を 整備し、さらなる利用促進と機能向上を図る H26.01月 以降 質問数・回答数等は 導入効果を数字として 把握する材料となる

12 時間的・精神的余力ができ、日常業務以外にも興味が
最後に この知恵袋の導入により期待できる効果・・・ 知恵袋を活用して 業務スピードアップ 時間的・精神的余力ができ、日常業務以外にも興味が うまれる 幅広い知識をインプット 大学を前進させる深い アウトプットがうまれる

13 ありがとうございました！ Ｃチーム