運営マニュアル 第1会場<コンベンションホール>運営・進行 第38回日本死の臨床研究会年次大会

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1 運営マニュアル 第1会場<コンベンションホール>運営・進行 第38回日本死の臨床研究会年次大会
輝いて今を生きるために－尊い生と死から学ぶ－ 運営マニュアル 2014年11月1日(土)～2日(日) 別府国際コンベンションセンター ビーコンプラザ 第1会場<コンベンションホール>運営・進行 ver.2.0

2 第1会場<コンベンションホール>運営・進行－目次－
　第1会場<コンベンションホール>運営・進行－目次－ ■第1会場プログラム一覧--2ページ ■会場内配置---- 3ページ ■会場周辺図---- 4ページ ■業務一覧 ページ ■前日準備 ページ ■当日準備 ----　7ページ ■進行（1日目） ページ ■進行（2日目） ページ ■大会プログラム ページ ■会場案内図　 ページ

3 第1会場<コンベンションホール>運営・進行－プログラム一覧－
　第1会場<コンベンションホール>運営・進行－プログラム一覧－ (実)・・大会実行委員メンバー (大会長) ※舞台転換あり 幕間　１０分 (大会長) 幕間　１０分 (実行委員長) (実) ※舞台転換あり ※舞台転換あり 幕間　１０分 幕間　4０分 ピアノ調律 ※一般市民向け アンケート配布 (大会長) 幕間　140分 生き方死に方 ･･･元気に笑って 　　　柏木哲夫 司会：末永和之 ●冒頭15分間 オレンジバルーンプロジェクトのご紹介 ※一般市民向け アンケート回収 (実) ※舞台転換あり

4 第1会場<コンベンションホール>運営・進行－会場内配置－
　第1会場<コンベンションホール>運営・進行－会場内配置－ 座長席(2名) 演者席 【舞台下手袖】 【舞台上手袖】 進行席 次演者席 第１会場 コンベンションホール スクール＆シアター 2380席 次座長席 【ビーコン側スタッフ】 ・会場ディレクター ・演者スライド表示 ・録画カメラ操作 ・音響・照明操作 車いすの方は 1Fホワイエへ

5 第1会場<コンベンションホール>運営・進行－会場周辺図－
　第1会場<コンベンションホール>運営・進行－会場周辺図－ B１階 控室3 ↓控室1 １階 ↑控室2 ↑小会議室1 控室1、3 スタッフ控え室

6 第1会場<コンベンションホール>運営・進行－業務一覧－
　第1会場<コンベンションホール>運営・進行－業務一覧－ 役割 人数 担当者氏名　11/1 担当者氏名　11/2 立ち位置 業務内容 大会側統括リーダー １ 下手舞台袖下 演者誘導／舞台準備／舞台転換/ サブリーダー 上手舞台袖下 座長誘導／舞台準備／舞台転換/ 進行係① 上手舞台袖下 （進行席） 司会アナウンス／タイムキーパー（計時回線操作） 進行係② サブスライド操作／座長誘導／舞台準備／舞台転換 ビーコン側 音響・照明 ４ 下手側舞台袖 （OP卓・スポット） 音響・照明操作 業者依頼 演者スライド （OP卓） 次演者スライド表示作業／PPTトラブル時対応 業者依頼 録画・録音 客席後方 講演の録画・録音 会場内誘導＋写真撮影 座長・演者誘導 客席誘導 楽屋→客席内指定席 B1Ｆ／1Ｆホワイエ　客席誘導・写真撮影 座長・演者を楽屋→会場内最前列指定席まで誘導 ビーコン側ディレクターの役割(前日ミーティングの際に説明があります) 　・アナウンスのキュー出し（初めのみ）や追加アナウンス　　　　・現在の進行状態の確認（何分押しかなど） 　・レイアウト変更の確認　など　　　　　　　　　　　　 　・サブスライドの緊急スライドや呼び出しスライドの指示　 　・次座長の確認（来ているかどうか）　　　　　　　　　　　　　※その他不明なこと、困ったことは全て 　・舞台転換、ミネラル交換、前垂れ掲示交換の指示　　　　　　　　　ビーコン側ディレクターへ相談してOKです。

7 第1会場<コンベンションホール>運営・進行運営・進行－前日準備－
　第1会場<コンベンションホール>運営・進行運営・進行－前日準備－ □物品確認→□演者、座長、司会用水、紙コップ　1日目・2日目分、必要数量あるか 　　　　　　□演者席レーザーポインタ 　　　　　　□「演者」、「座長」、「司会」前垂れ 　　　　　　□セロテープ 　　　　　　□感謝状 　　　　　　□シンポジウムのときの机2本、椅子4脚、マイク2本、前垂れ 　　　　　　　（前垂れ向かって右から千田さん、永井さん、矢津さん、市原さんで貼付） 　　　　　　□サブスライドのデータ確認 　　　　　　□参加者用予備イスがある場所の確認 　　　　　　□演者・司会・座長、スタッフアナウンス用マイクの確認　　　　 □準備　→　□感謝状を1日目：演者席側、司会席側、2日目：演者席側・司会席側に分けて講演順に準備 　　　　　　□「演者」前垂れを演者席へ、「司会」前垂れを司会席へ貼付 　　　　　　　（プログラムにより「座長」へ張り替え） 　　　　　　□計時回線の操作方法確認 　　　　　　　（講演中緑色・5分前に黄色・1分前に赤色、座長席と演者席と進行席で点灯） 　　　　　　□全てのマイクの音声チェック 　　　　　　□舞台下手にシンポジウムの机2本、椅子4脚、マイク2本を用意しておく。 　　　　　　□舞台上手に座長用の椅子1脚を用意しておく。（司会のときは1脚のため） □会場内確認→□トイレ（2か所以上）、身障者トイレ・エレベーターの場所 　　　　　　　□お弁当配布所（2か所,10:30-14:00） 　　　　　　　□スタッフ控え室の場所（控室1,3） 　　　　　　　□第1会場の演者・司会・座長の控え室の場所（B1F　控え室2、小会議室1）

8 第1会場<コンベンションホール>運営・進行運営・進行－当日－
　第1会場<コンベンションホール>運営・進行運営・進行－当日－ 【会場運営・進行担当の心得】 ・笑顔とあいさつを忘れない！ ・参加者の動きに気を配り、積極的に声をかけること！ ・演者、司会の方がスムーズに動けるようにすること！ ・場内写真撮影、動画撮影は禁止！　している人がいたら声をかけること！ ・わからないときはリーダー(リボン)へ！ ・イレギュラー対応はリーダー(リボン)へ相談する 11月1、2日　7時～朝礼、準備 □全体朝礼 □点呼、自己紹介、名札・ジャンパー着用確認 □担当決め（リーダーより）　ドリンクコーナーのホワイエ誘導者の確認 □物品・機器操作確認（物品は前ページ参照） □進行の確認 □会場内確認→□トイレ（2か所以上）、身障者トイレ・エレベーターの場所 　　　　　　　□お弁当配布所（2か所,10:30-14:00） 　　　　　　　□スタッフ控え室の場所（控室1,3） 　　　　　　　□第1会場の演者・司会・座長の控え室の場所（B1F　控え室2、小会議室1）

9 第1会場<コンベンションホール>運営・進行運営・進行－進行（1日目）－
　第1会場<コンベンションホール>運営・進行運営・進行－進行（1日目）－ 時 壇上 機器操作 司会 誘導・その他 8:50 8:30 8:00 演者および座長・司会席 水・紙コップ(飲んでなくても下げる)・レーザーポインタまっすぐ右手に置く 司会前垂れを「座長」へ張り替え。 座長席、椅子をひとつ上手より出す。 壇上配置 スクリーン 司会席 演者席 開会式 ワイヤレスマイク 大会長講演終了後 演者および座長席準備 水・紙コップ・レーザーポインタ 計時回線ランプテスト マイク確認 (演者・座長・質問用) 大会長講演 司会・演者交代する スクリーン スクリーン 8：47 メインスライドは 大会紹介ビデオを 流す サブスライド サブスライド ◆８時55分大会長講演 　日浦あつ子講演（約10分）司会は山岡憲夫、 引き続き山岡講演へ移る動画あり 司会交代して日浦あつ子）最後に再度挨拶 ◆9時40分まで (司会中垣さんアナウンス終了) 山岡さん、日浦さん、ありがとうございました。 次のプログラムは9時50分よりシンポジウム1「多死社会に向けてーend of life を考える」を開始します。 今しばらくお待ちください。 ワイヤレスマイク ・開会式前に舞台袖で大会長ふたりへ渡す ・開会式終わったら舞台袖上手下手でそれぞれ受け取る ・大会長講演終了後、上手下手でそれぞれ大会長へ渡す ◆8時45分司会中垣さんアナウンススタート ＊8時50分開会式開始。引き続き講演へ 計時回線オン シンポジウム1 9時35分 シンポジスト：千田透さん 永井康徳さん 矢津剛さん 市原美穂さん 座長： 蘆野吉和さん 梅田恵さん 控え室より指定席に案内。 案内後接遇係に控室が空いたことを連絡する。 9 時00分 次演者･司会が受付を完了しているか確認 参加者を会場前方よりつめて頂くよう案内。 8 時30分 大会長ふたりを舞台下手袖へ案内 8時50分 マイクを大会長は各々が持って会場中央に腕を組んで移動

10 第1会場<コンベンションホール>運営・進行運営・進行－進行（1日目）－
　第1会場<コンベンションホール>運営・進行運営・進行－進行（1日目）－ 時 壇上 機器操作 司会 誘導・その他 11：50 9：50 9：49 壇上配置 スクリーン 座長席 演者席 演者および座長・司会席 水・紙コップ(飲んでなくても下げる)・レーザーポインタまっすぐ右手に置く 座長前垂れを「司会」へ張り替え。 司会席の椅子をひとつ上手へしまう。 壇上配置 スクリーン 座長席 演者席 舞台上手 前垂 4人の発表がおわったらシンポジウム形式へ舞台転換 4人が順に15分ずつ発表 千田さん、永井さん、矢津さん、市原さんの順番 メインスライドは 演者のスライド ちだ　とおる ながい　やすのり やづ　つよし いちはら　みほ サブスライド サブスライド サブスライド ただいまより、シンポジウム1「多死社会に向けてーend of life を考える」を開始いたします。 座長の蘆野吉和（あしのよしかず）さん・梅田恵（うめだめぐみ）さん、よろしくお願い致します。 （蘆野さん・梅田さん上手階段より登壇） ※以降蘆野さん・梅田さんにお任せ。 座長より趣旨説明(15分) 4人の演者が15分ずつ順に発表。 発表が終わったらシンポジウム形式にて討論(30分) 座長まとめ(10分) 壇上配置は上記のように ◆シンポジウム11時50分まで （終了後、上手下手より降壇） 千田さん、永井さん、矢津さん、市原さん、座長の蘆野吉和さん、梅田恵さん、ありがとうございました。 次のプログラムは12時00分よりセミナ1 「燃え尽きないため、看取りの意味を探る」を開始します。 今しばらくお待ちください。 参加者を会場前方よりつめて頂くよう案内。 セミナー1 11時45分 講師：カール・ベッカーさん 司会：山岡憲夫さん 楽屋より 指定席に案内。案内後接遇係に控室が空いたことを連絡する。 11時35分　次演者・司会が受付を完了しているか確認 計時回線オン 各演者発表の時間 討論の時間 途中から入ってきた方へは空席を案内する

11 第1会場<コンベンションホール>運営・進行運営・進行－進行（1日目）－
　第1会場<コンベンションホール>運営・進行運営・進行－進行（1日目）－ 時 壇上 機器操作 司会 誘導・その他 12：50 12：00 11：59 11：55 演者および座長・司会席 水・紙コップ(飲んでなくても下げる)・レーザーポインタまっすぐ右手に置く 司会前垂れを「座長」へ張り替え。 座長席に椅子をひとつ追加 長机、椅子下手へ撤去 壇上配置 スクリーン 司会席 演者席 メインスライドは 演者のスライド サブスライドは お弁当スライド ～14時まで メインスライドは 総会の告知スライド ～13時まで サブスライド 弁当を申し込まれた方は引き換え時間が14時までとなっています。1階お弁当配布所にて受け取ってください ただいまより、カール・ベッカーさんによりますセミナー1 「燃え尽きないため、看取りの意味を探る 」を開始いたします。 司会の山岡憲夫（やまおかのりお）さん、よろしくお願い致します。 （山岡さん上手階段より登壇） (座長よりカール・ベッカーさん紹介） (カールさん下手階段より登壇） ◆セミナー1 12時50分まで （終了後、上手下手より降壇） カール・ベッカーさん、司会の山岡憲夫さんありがとうございました。 なおこのあと13時より第2会場にて総会が行われます。会員の方はぜひご出席ください。 本会場の次のプログラムは14時10分よりシンポジウム2「ホスピス緩和ケアのこころ」を開始します。今しばらくお待ちください。 参加者を会場前方よりつめて頂くよう案内。 シンポジウム213時45分 シンポジスト：田村恵子さん 林章敏さん 清田直人さん 栗原幸江さん 座長： 志真泰夫さん 二見典子さん 控え室より指定席に案内。案内後接遇係に控室が空いたことを連絡する。 13時15分　次演者・司会が受付を完了しているか確認 途中から入ってきた方へは空席を案内する 計時回線オン

12 第1会場<コンベンションホール>運営・進行運営・進行－進行（1日目）－
　第1会場<コンベンションホール>運営・進行運営・進行－進行（1日目）－ 時 壇上 機器操作 司会 誘導・その他 16：10 14：10 14：09 壇上配置 スクリーン 座長席 演者席 壇上配置 スクリーン 座長席 演者席 前垂 4人の発表がおわったらシンポジウム形式へ舞台転換 4人が順に20分ずつ発表 林さん、田村さん、清田さん、栗原さんの順番 メインスライドは 演者のスライド はやし　あきとし たむら　けいこ きよた　なおと くりはら　ゆきえ 栗原さん欠席につき、進行時間再打ち合わせ中です サブスライド ただいまより、シンポジウム2「ホスピス緩和ケアのこころ」を開始いたします。 座長の志真泰夫（しまやすお）さん・二見典子（ふたみのりこ）さん、よろしくお願い致します。 （志真さん・二見さん上手階段より登壇） ※以降志真さん、二見にお任せ。 4人の演者が20分ずつ順に発表。 1人発表終了ごとに二見座長がコメントする（2～3分） 全員の発表が終わったらシンポジウム形式にて討論。（30分） 壇上配置は上記のように ◆シンポジウム16時10分まで （終了後、上手下手より降壇） 計時回線オン 各演者発表の時間 討論の時間 途中から入ってきた方へは空席を案内する

13 第1会場<コンベンションホール>運営・進行運営・進行－進行（1日目）－
　第1会場<コンベンションホール>運営・進行運営・進行－進行（1日目）－ 時 壇上 機器操作 司会 誘導・その他 16：10 演者および座長・司会席 水・紙コップ(飲んでなくても下げる)・レーザーポインタまっすぐ右手に置く サブスライド 林さん、田村さん、清田さん、栗原さん、座の志真泰夫さん、二見典子さん、ありがとうございました。 以上を持ちまして本日の第1会場のプログラムは終了とさせて頂きます。ありがとうございました。 懇親会にご参加申し込みの方は、18時より開始となっております。 2階第3会場にお越しくださいませ。 本日は誠にありがとうございました サブスライド用プロジェクター、パソコンは電源オフを行う。 会場内忘れ物がないか、物品などの片付け、明日の準備（シンポの長机イス前垂れなど）が終わったら、2階第3会場、レセプションホールへ移動。 懇親会運営・クローク運営へ

14 第1会場<コンベンションホール>運営・進行運営・進行－進行（2日目）－
　第1会場<コンベンションホール>運営・進行運営・進行－進行（2日目）－ 時 壇上 機器操作 司会 誘導・その他 8:20 7:30 壇上配置 スクリーン 座長席 演者席 舞台上手 舞台下手 演者および座長席準備 水・紙コップ・レーザーポインタ 計時回線ランプテスト マイク確認 (演者・座長・質問用2本) 舞台下手に 長机１本(前垂れ付)、椅子３脚、マイク２本 用意 メインスクリーン アナウンスが終わったら大会紹介ビデオを流す サブスライド 皆様おはようございます。まもなく最初のプログラム　シンポジウム3が始まります。開演に先立ちまして、ご案内を申し上げます。 ①携帯電話をマナーモードに設定してください。 ②会場内は写真撮影・録画は許可された方以外一切禁止となっております。御了承くださいませ。 シンポジウム3 8時15分 シンポジスト：大下大圓さん 平川義雄さん 谷山洋三さん 柴田実さん 座長： 田畑正久さん 長澤昌子さん 控え室より指定席に案内。案内後接遇係に控室が空いたことを連絡する。 参加者を会場前方よりつめて頂くよう案内。 参加者を誘導。

15 第1会場<コンベンションホール>運営・進行運営・進行－進行（2日目）－
　第1会場<コンベンションホール>運営・進行運営・進行－進行（2日目）－ 時 壇上 機器操作 司会 誘導・その他 10：10 8：30 8：29 壇上配置 スクリーン 座長席 演者席 演者および座長・司会席 水・紙コップ(飲んでなくても下げる)・レーザーポインタまっすぐ右手に置く 座長前垂れを「司会」へ張り替え。 司会席の椅子をひとつ上手へしまう。 壇上配置 スクリーン 座長席 演者席 舞台上手 前垂 4人の発表がおわったらシンポジウム形式へ舞台転換 4人が順に15分ずつ発表 平川さん、大下さん、柴田さん、谷山さんの順番 メインスライドは 演者のスライド ひらかわ　ぎゆう おおした　だいえん しばた　みのる たにやま　ようぞう サブスライド サブスライド ただいまより、シンポジウム3「死んだらどうなると聞かれたら」を開始いたします。 座長の田畑正久（たばたまさひさ）さん・長澤昌子（ながさわまさこ）さん、よろしくお願い致します。 （田畑さん・長澤さん上手階段より登壇） ※以降田畑さん・長澤さんにお任せ。 4人の演者が15分ずつ順に発表(各発表後に短い質問タイムを設ける) ※質問タイム含め70分 発表が終わったらシンポジウム形式にて総合討論(30分) 壇上配置は上記のように ◆シンポジウム10時10分まで （終了後、上手下手より降壇） 平川さん、大下さん、柴田さん、谷山さん、座長の田畑正久さん、長澤昌子さん、ありがとうございました。 次のプログラムは10時20分よりシンポジウム4「地域緩和ケアネットワークの広がり」を開始します。 今しばらくお待ちください。 参加者を会場前方よりつめて頂くよう案内。 10時05分 シンポジウム4 シンポジスト：宇都宮宏子さん 田村里子さん 小林秀正さん 平野頼子さん 座長： 本家好文さん 関本雅子さん 楽屋より 指定席に案内。案内後接遇係に控室が空いたことを連絡する。 9時30分 次演者・司会が受付を完了しているか確認 計時回線オン 各演者発表の時間 討論の時間 途中から入ってきた方へは空席を案内する

16 第1会場<コンベンションホール>運営・進行運営・進行－進行（2日目）－
　第1会場<コンベンションホール>運営・進行運営・進行－進行（2日目）－ 時 壇上 機器操作 司会 誘導・その他 11：50 10：20 10：19 壇上配置 スクリーン 座長席 演者席 演者および座長・司会席 水・紙コップ(飲んでなくても下げる)・レーザーポインタまっすぐ右手に置く 座長前垂れを「司会」へ張り替え。 司会席、椅子をひとつ上手へしまう。 ← 発表順 壇上配置 スクリーン 座長席 演者席 舞台上手 発表者側から関本さん・本家さん 前垂 4人の発表がおわったらシンポジウム形式へ舞台転換 4人が順に15分ずつ発表 宇都宮さん、田村さん、小林さん、平野さんの順番 メインスライドは 演者のスライド うつのみや　ひろこ たむら　さとこ こばやし　ひでまさ ひらの　よりこ サブスライド サブスライド ただいまより、シンポジウム4「地域緩和ネットワークの広がり」を開始いたします。 座長の本家好文（ほんけよしふみ）さん・関本雅子（せきもとまさこ）さん、よろしくお願い致します。 （本家さん・関本さん上手階段より登壇） ※以降本家さん・関本さんにお任せ。 4人の演者が15分ずつ順に発表。 発表が終わったらシンポジウム形式にて討論。（20分） 壇上配置は上記のように ◆シンポジウム11時50 分まで （終了後、上手下手より降壇） 宇都宮さん、田村さん、小林さん、平野さん、座長の本家好文さん、関本雅子さん、ありがとうございました。 次のプログラムは13時00分より市民公開講座「「生き方死に方」･･･ 元気に笑って」を開始します。 今しばらくお待ちください。 一般市民向けアンケート用紙、使い捨て鉛筆準備（依頼・提供：あり方委員会）　 途中から入ってきた方へは空席を案内する

17 第1会場<コンベンションホール>運営・進行運営・進行－進行（2日目）－
　第1会場<コンベンションホール>運営・進行運営・進行－進行（2日目）－ 時 壇上 機器操作 司会 誘導・その他 14：30 13：00 サブスライド用プロジェクター、パソコンは電源オフを行う。 パソコンは電源コード、マウスとともに大会事務局小会議室4へ（レンタル品） 15時45分までに片付け、メインエントランスへ 会場内忘れ物がないかチェック、物品などの片付けを行う。 12：30 壇上配置 スクリーン 司会席 演者席 舞台上手 舞台下手 演者席準備 水・紙コップ・レーザーポインタ 計時回線使用なし マイク確認 　　開　　　　　　　　場　　　　　　 メインスクリーンはカラオケ動画を流す サブスライド サブスライド ◆プロのアナウンサー まもなく市民公開講座が始まります。開演に先立ちまして、ご案内を申し上げます。 ①携帯電話をマナーモードに～ ②会場内は写真撮影～の注意事項アナウンス オレンジバルーン(15分) 司会者末永和之さんへ 柏木哲夫さん講演(70分) 音楽（5分）別途進行あり ◆市民公開講座14時30 分まで ◆閉会式　別途進行あり ※最後に｢ふるさと｣｢見上げてごらん夜の星を｣生音楽演奏 第39回大会大会長も舞台袖へ(閉会式内で紹介あり) 一般市民にアンケート配布。予稿集を持っていない人、いま開場入りした人を狙って配布。会場外、受付横で配布を行う。使い捨て鉛筆も一緒に配布。（提供：あり方委員会）　 会場出口にてアンケート回収箱にて回収 入会・予稿集販売の窓口にいる本部の宮本さんへ渡す 大会長、実行委員長(ワイヤレスマイクを持って)プラス壇上に上がることができる実行委員は全員上がる 舞台袖に両大会長スタンバイ 計時回線使用しません！ 閉会式前に両大会長より柏木先生と末永先生にお花を渡す。一言お言葉頂く 市民公開講座 12時45分 末永和之さん 柏木哲夫さん 控え室より指定席に案内。 12時35分 次演者･司会が受付を完了しているか確認

18 第1会場<コンベンションホール> ―大会プログラム(1日目)―
　第1会場<コンベンションホール>　―大会プログラム(1日目)―

19 第1会場<コンベンションホール> ―大会プログラム(2日目)―
　第1会場<コンベンションホール>　―大会プログラム(2日目)―

20 第1会場<コンベンションホール> ―会場案内図―
　第1会場<コンベンションホール>　―会場案内図― 階段 EV 第3会場 3階部分 B1階 3階 1階 第５会場 B1階部分 B1階 2階