情報検索概説 II 第 6 回 グループワー ク 1999/11/4

グループワークの必要性 世の中の仕事はほとんどがグループワー ク 効率化、高度化の必要性（特に会社内） コンピュータによって支援できる

情報の共有 コンピュータ端末の普及 机の上に 1 人 1 台以上 ネットワークの普及 ローカルエリア インターネット

情報が共有できるとは 一定の情報を、複数の人が参照できる 情報を追加、修正できる 1 人が発する情報を、たくさんの人が参照 リアルタイム or 一定時間後

情報の共有によって可能になる こと 現状を的確に把握する POS システム 経過を系統的に記録し、後から参照する 電子会議システム 販売管理システム

情報共有の形態 集中型 サーバーにあるデータを参照 データベースの一般的な使い方 オンラインでないといけない リアルタイム更新ができる 分散型 データをクライアントに配信 オフラインでも OK リアルタイム更新はできない

集中型の形態 データが基本的に一箇所に集積されており、そ こにアクセスしてデータの取り出しや書き込み を行う ファイルサーバー データベース クライアント / サーバー方式 グループウエアソフト LAN で使う場合 Web サーバー

分散型の形態 データはいったん一箇所に蓄積されるが、それ が何らかの方法でクライアントに配布される グループウエアソフト 「レプリケーション」で使う場合 一定時間ごとにサーバーと同期 データベースでも可能なものもある 電子メール 通常のメールのやり取り メーリングリスト （ネットニュースも）

情報共有とセキュリティ 完全にパブリックなことはまずにない 同一社内、同一部署内など、参照範囲は 限られるのが一般的 パスワード、アカウントによる管理 ネットワーク的な遮断 ファイアーウオール 暗号化による安全な通信

ファイルサーバーレベルで可能 なグループワーク 共通のファイル保存領域を使った情報共有 どんなアプリケーションでも使えなくはない が･･･ ファイル管理作業が伴い非効率 間違えてデータをつぶしやすい グループワーク向けの機能を活用する Excel などにもある データベースアプリケーションを利用する 結果的に情報共有のためのソフトを使うことに なる

情報共有に使われるソフト データベースソフト グループウエアソフト 電子メール、ネットニュース Web ベースのサーバーシステム アプリケーションサーバー

データベースソフト きっちりと決められたデータの管理が得 意 販売データなどの数値中心データの扱いが得 意 非定型データの扱いはどちらかと言えば不得 意 伝票やフォーム作成は得意 サーバーとクライアント クライアントはカスタムソフトが多い 汎用ソフトを使う場合もある 定型処理向き

グループウエアソフト 代表製品 ロータスノーツ Microsoft Exchange 一般に専用サーバー、専用クライアント 主な機能 電子メール（個人宛てメッセージ） 情報共有。文書の共有 情報を活用しやすい形態で蓄積 必要な情報を取り出す

グループウエアとデータベース を比較する データベースは定型処理に向く 定型化してしまうと、データベースは高速処 理も可能になる グループウエアは非定型処理に向く 現実に存在するデータは、非定型なものが多 い いずれも基本的には｢開発作業」は必要

グループウエアソフトを使う理 由 文書という非定型での情報記録 ワープロ的な使い方 柔軟にデータを残せるというイメージ

メッセージの管理 基本情報 文書本体に加えて タイトル、作成者、作成日時、分類カテゴリ（キー ワード） 未読、既読の管理 一覧 いろいろな状況に合わせた一覧作成 日付順 作成者別 キーワード別

メッセージの管理 (2) スレッド コメントの関連性を一覧できるもの あるメッセージに対するコメント コンテンツ テキスト グラフィックスなど ファイルの添付 Ritch Text が一般的

ロータスノーツの例

メッセージの一覧（日付順）

メッセージの一覧（カテゴリご と）

メッセージそのものも表示した

開発作業 作り付けの機能だけでは通常は十分に活 用できない カスタマイズ、あるいは開発を行い、業 務適用する ちょっとした設定変更から、プログラミ ングまで、形態は千差万別 スキルが必要

ナレッジマネジメント グループワークを通じて問題解決にあた る そのためには ｢知識」を集積する 集めた情報を｢管理」あるいは利用する 人的資源の効率的な活用のために、情報 を統合化し、活用する 参考になるサイト

ノーツ vs Exchange グループウエアは導入により、非常に大きなお 金が動く世界となった 100 ユーザーで 150 万とか、 250 万とか マシンを入れれば、軽く 300 ～ 1000 万のビジネス ロータスがノーツで先行 Exchange が追う 導入数はとんとん（か？） どっちも｢トップセールス」に力を入れている 点で共通 金額、効用を考えればトップ判断が必要なレベル

Web ベースのグループウエア Web ブラウザで利用できる製品が出てき た サイボウズなど 一方、ノーツや Exchange も Web アクセスは 可能 安価、オープンソース、管理の軽減 ただし、作りつけの機能が一般的 掲示板など、決められたスペースのものが多 い ユーザー管理、セキュリティの問題

利用の上での問題点 情報共有の重要性の認識が欠如している 必要な情報が残されていない 情報を再利用できる形で公開していない 不適切なタイトル 検索に引っかからない文章 ファイルを添付するだけ ソフトウエアの特性を生かしていない スレッドを活用していない キーワードの付与が不適切

利用の上での問題点 (2) 導入すればそのまま即座に使えると思い込まれ ている節がある ユーザー教育が必要 カスタマイズや開発が必要 導入後のメンテナンス サーバーは勝手には動かない。お守りは必要 社員がやめる、社員が新たに入る データ領域（データベース）を増やしたい バージョンアップもある