Excel の VBA を用いた管理システムの開発 TOKAI University Technical Support Center １ ２００８年度業務改善コンテスト 教育支援センター技術支援課 大薮 孝治・荻原 崇朗 Excel の VBA を用いた 管理システムの開発 －座席指定表・成績管理－

Excel の VBA を用いた管理システムの開発 TOKAI University Technical Support Center ２ 業務改善の概要 成績管理等は、表計算ソフトを利用していると思い ます。 Excel の表計算は、非常に便利ですが、マニュ アル操作で繰り返しの作業を行っている人も多くいる と思います。 人数が少ない場合には気になりませんが、数百名と 増えていくと、繰り返しの作業に多くの時間を費やし てしまいます。この繰り返し行う定型処理を自動化す ることで、作業は一段と迅速かつ正確なものになりま す。 今回、 Excel に標準装備されている VBA でバーコー ドを併用するプログラムを開発したことにより、作業 、集計処理時間の短縮およびデータの信頼性の向上が 改善されましたので、ここに導入例をご報告いたしま す。 業務改善の概要

Excel の VBA を用いた管理システムの開発 TOKAI University Technical Support Center ３ 業務改善着眼点１ 座席指定表の 自動作成システム

Excel の VBA を用いた管理システムの開発 TOKAI University Technical Support Center ４ 改善前の座席指定表作成の流れ １）座席指定表の 手書き準備 ２）座席指定表に 履修者を手書き または、 Excel ファイ ルに一席ずつ キー ボードより入力 改善前の座席指定表作成の流れ ・作業時間が長 い ・訂正があった 場 合は書き直し

Excel の VBA を用いた管理システムの開発 TOKAI University Technical Support Center ５ 改善後の座席指定表作成の流れ １）該当教室のファイルを 選択 実行する ２）Ｗｅｂ登録の履修者名 簿を 貼り付ける ３座席を指定する位置およ び 授業情報を入力する ４）座席指定表の完成 ５）教員手元用の座席指定 表 改善後の座席指定表作成の流れ ・作業時間の短 縮 ・修正が安易 Excel を使用 教室とファイルの対応 表

Excel の VBA を用いた管理システムの開発 TOKAI University Technical Support Center ６ 該当教室のパターン表

Excel の VBA を用いた管理システムの開発 TOKAI University Technical Support Center ７ Ｗｅｂ登録の履修者名簿を貼り付け る

Excel の VBA を用いた管理システムの開発 TOKAI University Technical Support Center ８ 座席指定をする位置および授業情報の入力 ○ 印の位置に 座席を指定する 月日・曜日・教室 教員名・科目名を プルダウン表示の 中から選ぶ 実行キーを クリックす る

Excel の VBA を用いた管理システムの開発 TOKAI University Technical Support Center ９ 座席指定表の完成

Excel の VBA を用いた管理システムの開発 TOKAI University Technical Support Center 教員手元用の写真入り座席指定表

Excel の VBA を用いた管理システムの開発 TOKAI University Technical Support Center １０１０ 業務改善着眼点２ バーコード等を併用し た 成績管理システムの 導入例

Excel の VBA を用いた管理システムの開発 TOKAI University Technical Support Center １ 使用機器とタックシール バーコードスキャナＵＳＢ対応 日榮インテック㈱ ２９, ２９５円 磁気カードリーダーＵＳＢ対応 日本システム開発㈱ ２６, ９８５円 Ａ４タックシール ４４面 ヒサゴ㈱ シールのサイズ 45.7×25.4mm ３, ３０７円／１００シート ０. ７５円／枚 使用機器とタックシー ル

Excel の VBA を用いた管理システムの開発 TOKAI University Technical Support Center １２１２ 改善前の作業の流れ １）出席調査カー ドを 配布、回収 ２）調査カード・ 解答用 紙の並び替え ３）コンピュータ への 入力、集計 改善前の作業の流れ ・作業時間が長 い ・入力ミスが発 生 しやすい

Excel の VBA を用いた管理システムの開発 TOKAI University Technical Support Center １３１３ 本システムの構成 メニュー キーボード入力 バーコード入力 学生証入力 ( 磁気ｶｰﾄﾞ ) 新規 入力 継続 入力 修正 入力 日付 選択 出席のみ 成績のみ 出席 & 成績 出席のみ 成績のみ 出席 & 成績 日付 選択 出席のみ 成績のみ 出席 & 成績 時間修正 新規入力 日付 選択 学生証受付 シートに移 動 出欠 or 得点 シートに移動 日付 選択 継続入力 学生証番号順・授業日順ソー ト 一部検索 任意行の削除 履修者クリア 全データクリア バーコードの作成および印刷 履修登録確認・ 1/3 以上欠席者確認

Excel の VBA を用いた管理システムの開発 TOKAI University Technical Support Center １４１４ 改善後の出席および成績管理の流れ １）バーコードの作成・印 刷 ２）学生証による出席の受 付 ３）解答用紙の受付および 評価点の入力 ４ ) 履修登録不備者および 1/3 以上欠席者の一覧表 ５）出欠席・成績の一覧表 作成 改善後の出席および成績管理の流れ ・処理時間が短縮 ・迅速な出欠状況の把 握 ・誤入力の削減 Excel を使用 メインメ ニュー

Excel の VBA を用いた管理システムの開発 TOKAI University Technical Support Center １５１５ バーコード作成および印刷画面 履修者名簿よりバー コードを自動作成 バーコー ド自動印 刷

Excel の VBA を用いた管理システムの開発 TOKAI University Technical Support Center １６１６ 学生証による出席受付状況 学生証の読込 （磁気カードリーダ －） 解答用紙貼付用 バーコードを 各自で取る 出席受付画面 黒：出席 赤：欠席 打刻時間も登録 １分間で約 25 名受付可能

Excel の VBA を用いた管理システムの開発 TOKAI University Technical Support Center １７ 解答用紙の受付および評価点の入力 成績入力 画面 バーコードによ る 評価点の入力用 バーコードによ る 学生証番号認証

Excel の VBA を用いた管理システムの開発 TOKAI University Technical Support Center １８ 履修登録不備者および 1/3 以上欠席者の一覧表 Ｗｅｂ履 修 登録者を 貼り付け る 1/3 以上 欠席者一覧 履修未登 録者一覧

Excel の VBA を用いた管理システムの開発 TOKAI University Technical Support Center １９ 出欠席および成績一覧表 評価点 －：遅刻 ＋：欠席 出席・欠 席・遅刻回 数 提出回数 成績平均点

Excel の VBA を用いた管理システムの開発 TOKAI University Technical Support Center ２０２０ ２００８年度秋学期の導入実績 科目名履修者回数累計 ( 名 ) 建築基礎構造９９１３１，２８７ 建築材料１６３２６４，２３８ 合計５，５２５ 処理時間が約 1/ ４となり 作業効率が飛躍的に向上

Excel の VBA を用いた管理システムの開発 TOKAI University Technical Support Center ２１２１ まとめ １．教員、学生からの信頼度が高まった ２．指導対象の学生の把握が早くなった ３． Web 成績入力システムとの連携 ４．作業の簡素化 ５．作業時間の大幅な短縮 ６．転記ミスの軽減 ま と め 本システムで、繰り返し行う定型処理を自 動化することによって以下の効果がありま す