ホワイトカラーの生産性を根本から 変える SharePoint 日本マイクロソフト株式会社 Office ビジネス本部 延原 黄司 クラウド & ソリューション ビジネス統括本部 村澤 直毅 T4-203

セッションの目的 SharePoint の基本的な機能とその活用法を理解いただく SharePoint の機能デモ セッションの目的

生産性向上とは～定義の再確認～ 業務の生産性低下を招いている 4 つの シーン SharePoint で データの収集～集計作業を改善する方法 人や情報を探す労力を減らす方法 オフライン時の情報の利活用環境を補強する方法 社外との情報の共有環境を補強する方法 関連 リソース のご紹介 Agenda

ホワイト カラーにおける生産性向上とは 生産性 = 効率性 × 効果性 Output (質) 投入資源 (時間) Input 現状効率 (簡素化) 効果生産性向上 出典: カタナ・ パフォーマンス ・ コンサルティング株式会社 より少なく より高く

業務の生産性低下を招いている 4 つのシーン 労働時間の 36% を データを収集、集計・集約 する作業に 費やしている 労働時間の 36% を データを収集、集計・集約 する作業に 費やしている 収集する・集計する収集する・集計する  収集時の入力漏れ、記入 ミスにより、手戻りが多い  集計・集約時、転記などの 繰り返し作業が 多い  収集時の入力漏れ、記入 ミスにより、手戻りが多い  集計・集約時、転記などの 繰り返し作業が 多い 労働時間の 25% を 情報の検索と分析に 費やしている 労働時間の 25% を 情報の検索と分析に 費やしている 人や情報を探す人や情報を探す  情報を体系化・分類化して 引き出す仕組みが整備され ていない  人に関連する情報を引き出 す仕組みがない  情報を体系化・分類化して 引き出す仕組みが整備され ていない  人に関連する情報を引き出 す仕組みがない 営業職の 33％ が 外出時に社内の情報を 取り出せず 不便を感じている 営業職の 33％ が 外出時に社内の情報を 取り出せず 不便を感じている オフライン時の共有情報の利活用オフライン時の共有情報の利活用  ファイル サイズが大きいため ダウンロードに時間がかかる  更新状況を都度確認しな ければならないため コピーし ていない  ファイル サイズが大きいため ダウンロードに時間がかかる  更新状況を都度確認しな ければならないため コピーし ていない 出典: 日本マイクロソフト調べ 企業の 40％ が社外 関係者との 大容量ファイルの やりとりに課題を 感じている 社外との情報共有社外との情報共有  外部と共有したい ファイルが大きいためメールに 添付ない  ファイル転送サービスの利用 はポリシーで禁止されている IT 環境を補強する IT 環境を整備する

社内 SharePoint でデータの収集～集計作業を改善 解決すべき課題 集約時、転記などの繰り返し作業 を減らす 入力漏れ、記入ミスをなくす データを収集する データを集計する テンプレート 登録 アップロード 情報入力依頼 Excel にエクスポート (一覧にする) Excel で集計する (集計と分析する)

導入事例 ー 豊島区役所 様 ー [事例ページ]

業務の生産性低下を招いている 4 つの シーン 労働時間の 36% を データの集計・集約 作業に費やしている 労働時間の 36% を データの集計・集約 作業に費やしている 収集する・集計する収集する・集計する  集約時、転記などの繰り返 し作業が多い  入力漏れ、記入ミスにより、 手戻りが多い  集約時、転記などの繰り返 し作業が多い  入力漏れ、記入ミスにより、 手戻りが多い 労働時間の 25% を 情報の検索と分析に 費やしている 労働時間の 25% を 情報の検索と分析に 費やしている 人や情報を探す人や情報を探す  情報を体系化・分類化して 引き出す仕組みが整備され ていない  人に関連する情報を引き出 す仕組みがない  情報を体系化・分類化して 引き出す仕組みが整備され ていない  人に関連する情報を引き出 す仕組みがない 営業職の 33％ が 外出時に社内の情報を 取り出せず 不便を感じている 営業職の 33％ が 外出時に社内の情報を 取り出せず 不便を感じている オフライン時の情報の利活用オフライン時の情報の利活用  ファイル サイズが大きいため ダウンロードに時間がかかる  更新状況を都度確認しな ければならないため コピーし ていない  ファイル サイズが大きいため ダウンロードに時間がかかる  更新状況を都度確認しな ければならないため コピーし ていない 出典: 日本マイクロソフト調べ 企業の 40％ が外部 との大容量ファイルの やりとりに課題を 感じている 社外との情報共有社外との情報共有  外部と共有したい ファイルが大きいためメールに 添付ない  ファイル転送サービスの利用 はポリシーで禁止されている IT 環境を補強する IT 環境を整備する

SharePoint で人や情報を探す環境を整備する 検索結果順位のチューニング (コンテンツやリポジトリの重み、人の属性) 他のユーザーの振る舞いを検索結果に反映 (クエリ サジェスチョン、クリック数) メタ データや文書内のキーワードを利用した 情報の絞り込み サム ネイルとプレビュー表示による視認性向上 複数回答 N=516 出典: 検索エンジン利用に関するアンケート 日本マイクロソフト調べ 検索エンジンに対する不満 TOP 5検索エンジンに求められる機能

マイクロソフトが提供する検索製品群 今すぐ、簡単に、 無料で検索したい 情報と関連する人を 探し出したい 自社のニーズを組み込んで 情報を探し出したい

導入事例 ー アステラス製薬株式会社 様 ー [事例ページ] MR の情報収集時間が大幅に短縮 ・ キーワードを入力してわずか数クリック ・1 か月あたりの検索件数 10 ～ 20 倍に 横断検索とナビゲーション機能を活用すれば、 社内のあらゆる情報を、多角的な視点から眺 めることができる アクセス数 アクセス人数

業務の生産性低下を招いている 4 つの シーン 労働時間の 36% を データの集計・集約 作業に費やしている 労働時間の 36% を データの集計・集約 作業に費やしている 収集する・集計する収集する・集計する  集約時、転記などの繰り返 し作業が多い  入力漏れ、記入ミスにより、 手戻りが多い  集約時、転記などの繰り返 し作業が多い  入力漏れ、記入ミスにより、 手戻りが多い 労働時間の 25% を 情報の検索と分析に 費やしている 労働時間の 25% を 情報の検索と分析に 費やしている 人や情報を探す人や情報を探す  情報を体系化・分類化して 引き出す仕組みが整備され ていない  人に関連する情報を引き出 す仕組みがない  情報を体系化・分類化して 引き出す仕組みが整備され ていない  人に関連する情報を引き出 す仕組みがない 営業職の 33％ が 外出時に社内の情報を 取り出せず 不便を感じている 営業職の 33％ が 外出時に社内の情報を 取り出せず 不便を感じている オフライン時の情報の利活用オフライン時の情報の利活用  ファイル サイズが大きいため ダウンロードに時間がかかる  更新状況を都度確認しな ければならないため コピーし ていない  ファイル サイズが大きいため ダウンロードに時間がかかる  更新状況を都度確認しな ければならないため コピーし ていない 出典: 日本マイクロソフト調べ 企業の 40％ が外部 との大容量ファイルの やりとりに課題を 感じている 社外との情報共有社外との情報共有  外部と共有したい ファイルが大きいためメールに 添付ない  ファイル転送サービスの利用 はポリシーで禁止されている IT 環境を補強する IT 環境を整備する

オフライン時の情報の利活用環境を補強する ドキュメント ライブラリ リスト 自動同期

業務の生産性低下を招いている 4 つの シーン 労働時間の 36% を データの集計・集約 作業に費やしている 労働時間の 36% を データの集計・集約 作業に費やしている 収集する・集計する収集する・集計する  集約時、転記などの繰り返 し作業が多い  入力漏れ、記入ミスにより、 手戻りが多い  集約時、転記などの繰り返 し作業が多い  入力漏れ、記入ミスにより、 手戻りが多い 労働時間の 25% を 情報の検索と分析に 費やしている 労働時間の 25% を 情報の検索と分析に 費やしている 人や情報を探す人や情報を探す  情報を体系化・分類化して 引き出す仕組みが整備され ていない  人に関連する情報を引き出 す仕組みがない  情報を体系化・分類化して 引き出す仕組みが整備され ていない  人に関連する情報を引き出 す仕組みがない 営業職の 33％ が 外出時に社内の情報を 取り出せず 不便を感じている 営業職の 33％ が 外出時に社内の情報を 取り出せず 不便を感じている オフライン時の情報の利活用オフライン時の情報の利活用  ファイル サイズが大きいため ダウンロードに時間がかかる  更新状況を都度確認しな ければならないため コピーし ていない  ファイル サイズが大きいため ダウンロードに時間がかかる  更新状況を都度確認しな ければならないため コピーし ていない 出典: 日本マイクロソフト調べ 企業の 40％ が外部 との大容量ファイルの やりとりに課題を 感じている 社外との情報共有社外との情報共有  外部と共有したい ファイルが大きいためメールに 添付ない  ファイル転送サービスの利用 はポリシーで禁止されている IT 環境を補強する IT 環境を整備する

SharePoint で社外との情報共有環境を強化する 顧客 インターネット エクストラ ネット 協力会社 取引先 情報へのアクセス状況を 確実に把握 (監査ログ) 共有期限の過ぎた 文書は自動削除 情報へのアクセス状況を 確実に把握 (監査ログ) 共有期限の過ぎた 文書は自動削除 情報の利用状況を しっかり把握 ファイル共有や、お知らせ などの情報も発信可能 情報はアクセス権管理を 行いセキュアに公開 ファイル共有や、お知らせ などの情報も発信可能 情報はアクセス権管理を 行いセキュアに公開 情報の利用状況を しっかり把握 印刷可否の制御や スクリーン ショットの禁止、 閲覧期間等を制御可能 機密性を維持しながら 共有 自社

SharePoint Server 2010 for Internet Sites SharePoint をインターネットやエクストラ ネット上でご利用 頂くためのライセンス モデル Client Access License (CAL) は不要 利用シナリオ インターネット Web サイトの基盤として エクストラ ネット上での取引先との情報共有基盤として インターネット/エクストラ ネット サーバー ライセンスCAL 不要 または サーバー ライセンスCAL Enterprise CAL Standard CAL または

導入事例 ー 高砂熱学工業株式会社様 ー [事例ページ]

セッションのまとめ セッションの目的 SharePoint の基本的な機能とその活用法を理解いただく SharePoint の機能デモ SharePoint は 収集・集計業務等を大幅に効率化し、生産性を向上させる事が可能 効率化だけでなく、コラボレーション を支援し、より質の高い合い アウトプットを生み出すサポート ツール

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IT Pro 向け エンドユーザー向け

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