キーボードのF5キーを押して、ツアーを開始してください マウスの左クリック or Enterキー or 右矢印キーで進行します。 左矢印キーで戻ります。

はじめに ペーパーレスFAX受信とは？ ファクスで受信した文書を紙で出力しない仕組みのこと

メリット ペーパーレスFAX受信のメリットは？ ・コスト削減 ・業務の効率化

メリット FAXコストとは？ 通信費・・・送信費用 = 電話代金 紙代・・・感熱FAXなら感熱紙代 インク、トナー代 もしくは、カウンタ料金 コスト削減① ちなみに、ここを無料にするのはインターネットFAX FAXコストとは？ 通信費・・・送信費用 = 電話代金 紙代・・・感熱FAXなら感熱紙代 インク、トナー代 もしくは、カウンタ料金 機器代金 回線基本料・・・NTT加入電話基本料　2,500円 ここを削減 新機種ならのFAXボードを共用するので導入コストをカット

つまり1枚受信あたり、7.5円のコストがかかっています メリット コスト削減② 例えば、FAX機能付き複合機の場合 紙代 インク、トナー代 カウンタ料金 ・・・A4用紙　0.5円 ・・・トナーは無料 ・・・一枚　7円 つまり1枚受信あたり、7.5円のコストがかかっています

広告FAX1枚受信あたり、7.5円のコストがかかっています メリット コスト削減③ こんな商品安いです！ つまり ご融資いたします！ セミナー受けませんか！ 広告FAX1枚受信あたり、7.5円のコストがかかっています

= 5,400円/年 メリット 1年間に広告FAXの出力にかかっているコスト 7.5円/枚 × 2枚/日 × 30日 × 12か月 コスト削減④ 1年間に広告FAXの出力にかかっているコスト 7.5円/枚　×　2枚/日　×　30日　×　12か月　 = 5,400円/年 御社にとって　「たかだか年間5,400円」ですか？ 　　　　　　　 「年間5,400円も」ですか？

しかしながら、ペーパーレスFAX受信が真に効果を発揮するのは、広告FAXのペーパーレス化ではありません！ メリット コスト削減⑤ しかしながら、ペーパーレスFAX受信が真に効果を発揮するのは、広告FAXのペーパーレス化ではありません！ 業務に関係のあるFAXであっても、わざわざ紙で出力する必要のないFAXがありませんか？

最近はEメールで仕事のやりとりをすることが多くなってきているかとは思いますが・・・ メリット コスト削減⑥ 例えば、 最近はEメールで仕事のやりとりをすることが多くなってきているかとは思いますが・・・ 受信したメールをすべて印刷して確認している人はいますか？ 受信したFAXの中でも、絶対に紙で出力しなければならないFAXは限られています。

そうは言いながらも、すべてのFAXが紙で出力しないことが可能かと言えば、そうではないかと思います。 メリット コスト削減⑦ そうは言いながらも、すべてのFAXが紙で出力しないことが可能かと言えば、そうではないかと思います。 しかしながら、現在のように有無を言わさず紙で出力することが当たり前になっていると、紙で必要か不要かの思考に辿り着きません。

= 54,000円/年 メリット 仮に1日に30枚の受信FAXがあったとしたら 7.5円/枚 × 30枚/日 × 20日 × 12か月 コスト削減⑧ 仮に1日に30枚の受信FAXがあったとしたら 7.5円/枚　×　30枚/日　×　20日　×　12か月　 = 54,000円/年

それでは それでは、年間50,000円も経費削減ができるのに、ペーパーレスFAX受信をしないのは何故でしょうか？

よくお伺いする理由 ・当社では無理だ ・ファクスの量が多いから・・・ ・紙の方が見やすいから ・面倒だから 社長の理解が得られない・・・ 　　　　　　　　　　社員の理解が得られない・・・etc

紙で出力されない事のデメリットばかり考えてしまい、 経費削減のメリットと天秤にかけて躊躇していた。 冒頭でもお話しした通り、ペーパーレスFAX受信のメリットはコスト削減だけでなく、業務の効率化にあります。 まずは、ペーパーレスFAXが決して難しいものではないということをご覧頂きます。

運用イメージ

実際の運用イメージをよくある質問を交えてご説明します 運用イメージ① 受信 実際の運用イメージをよくある質問を交えてご説明します そもそも紙で出力しないで、どう確認するの？ 疑問① パソコンで確認します。 方法はいくつかありますが、今回は代表的な事例でお話します。

業界初Windowsのマイネットワークから閲覧可能なボックス 運用イメージ② 受信 アドバンスドボックス 取引先 FAX 内蔵ハードディスク FAX受信機 業界初Windowsのマイネットワークから閲覧可能なボックス

振り分けをされる方のPCに通知がでます。 運用イメージ③ 通知 振り分けをされる方のPCに通知がでます。 常にパソコンで受信したFAXを振り分ける人が必要？ 疑問② 取引先ごとに個別フォルダに振り分けることは出来ますが、一旦は「受信フォルダ」に受信することをお勧めします。

運用イメージ⑤ このように タスクトレイに通知が出ます。 疑問③ 通知するパソコンは1台？ いえ、何台でも結構です 通知 マウスカーソルを合わせると タスクトレイに通知が出ます。 通知するパソコンは1台？ 疑問③ いえ、何台でも結構です

デスクトップのショートカットをクリックし、該当のPDFを開くと、FAXの内容が確認できます。 運用イメージ⑦ 確認 デスクトップのショートカットをクリックし、該当のPDFを開くと、FAXの内容が確認できます。 クリック

どこから来たファクスか、開かないとわからない？ 疑問④ 運用イメージ⑧ 確認 どこから来たファクスか、開かないとわからない？ 疑問④ あらかじめ設定しておけば、ファイル名に顧客名を入れてデータ化することも出来ます！

届いたFAXの内容を確認した後は、各担当に振り分けます。 運用イメージ⑨ 振り分け 届いたFAXの内容を確認した後は、各担当に振り分けます。 と、言ってもマウスでつまんで放り込むだけ

運用イメージ⑩ 振り分け＆通知 今度は、各担当のPCに通知が出ます 山田さん クリック 確認が済めば、確認済みに移動

会社の運用、もしくは個人の運用で自由にフォルダを作成してください。 運用イメージ⑪ 振り分け 確認済みフォルダの中は？ 疑問⑤ 会社の運用、もしくは個人の運用で自由にフォルダを作成してください。 どれが正解かだれか教えて下さい・・・

最新機種の新機能Reader Extension付きPDFなら、 Adobe Readerしか持っていなくてもPDFに文字入力が可能です。 補足① 振り分け後 PDFに文字を入力したいんですが・・・ 疑問⑥ 最新機種の新機能Reader Extension付きPDFなら、 Adobe Readerしか持っていなくてもPDFに文字入力が可能です。 実際に見てもらっても可 世の中には、無償でPDFに文字を書くソフトもあります。 しかし、そのソフトとReader Extensionsの違いは そのアプリケーションに依存しないところです。 Acrobat、または無償のソフトを持っていないユーザー、取引先とメールのやりとりをすると仮定して 相手にそのソフトの利用を強要しないでいいです。 某ドキュメントカンパニーのソフトはたしかに便利かもしれませんが、取引先にソフトの利用を強要します。 とゆーか、購入を強要します。 「PDFは改ざんできないのがメリットなのに文字がかけたら意味がない」という方には Acrobatの製品版で大胆に編集して見せて差し上げて下さい。

・受信FAXにコメントを記入して返信したり ・判子を押したりできます 補足② 振り分け後 ・受信FAXにコメントを記入して返信したり ・判子を押したりできます 確認済 処理済 未処理 当然、上記のようなスタンプはないのでカスタムスタンプで登録します。 実際は、開かないと処理済み、確認済みがわからないというのは、運用としてどうかと思いますが イメージがしやすいようにあえて書いています。

運用のまとめ ・ペーパーレスFAX専用PC、またはサーバーが不要　(夜間のPCシャットダウン時も運用可能) ・FAX確認の為の専用のソフトウェア不要 ・ペーパーレスFAXの為の難しい知識不要

「片方はFAXの受信文書を開き」「片方は受注入力」 とすると業務がスムーズになります。 また、FAX業務以外にも非常に重宝します。 とは言いながら、あったらいいもの① ・デュアルモニター 「片方はFAXの受信文書を開き」「片方は受注入力」 とすると業務がスムーズになります。 また、FAX業務以外にも非常に重宝します。 あとは、インターネットで調べものをしながらオンラインゲームができる！ 株価を眺めながらオンライントレードができる！ ググりながら卒論をコピペる！

とは言いながら、あったらいいもの② ・imageWARE Desktop(11月頃発売予定) ファイルを開かなくても中身がプレビューできる！　　　ファイル名の変更が容易に！

業務効率化について

現在のFAX業務の問題点 御社のFAX業務で次のような問題点はありませんか？

現在のFAX業務の問題点 ケース① 2階、3階建てのオフィスでFAXのあるフロアが限られている場合 日中は事務の女性が振り分けてくれるが、夜間は自分でとりにいく。 どこにもFAXが見当たらないと思ったら「どこどこ部署行きFAX」というボックスに入ったまま配達されていなかった。 誰かのプリントアウト、FAX受信にまぎれてどこかにいった。 １通のFAXを関係部署、担当者にコピーして配っている。 逆にFAX機が多くて、「届いてない！」と騒ぎ立てていたら、別のFAXから出ていて恥ずかしい思いをした苦い思い出がある。

現在のFAX業務の問題点 FAXの配布業務の時間を大幅に短縮 解決 ペーパーレスFAXなら

現在のFAX業務の問題点 ケース② 各担当に紙で配った後のFAXの保管は各個人に任されている場合

データならば情報の共有化、保管検索も容易に 現在のFAX業務の問題点 解決 ペーパーレスFAXなら ・受信したFAXは複合機のアドバンスボックスに共有されているので、 担当以外の方もいつでも確認可能です メールのように日付でソートも可能 データならば情報の共有化、保管検索も容易に

現在のFAX業務の問題点 ケース③ 本来はもっとメールを活用したいが、まだまだFAXのやりとりが多い

現在のFAX業務の問題点 解決 ペーパーレスFAXなら FAXが減らない理由のひとつに「こちらがFAXで送るから」が挙げられます メールを送る際に、相手の名刺を見ながら新規でアドレスを入力するのは面倒だが、届いたメールに返信するのは簡単では？ ・受信したFAXにコメントや判子をつけて、メールに添付して返信することにより、紙のサイクルを電子化のサイクルに移行できます。 こちらからメールを積極的に利用することにより、取引先とのやりとりの電子化を促す手助けになります。

ペーパーレス化のメリットは、突き詰めれば電子化できることにあります。 業務の効率化 ペーパーレス化のメリットは、突き詰めれば電子化できることにあります。 紙という媒体は確かに便利かもしれません。 しかしながら、電子化により紙という制約を離れれば、「情報の共有化」、「検索性の向上」と言ったコストに代えられないメリットがあります。

ペーパーレス化のメリット FAXをペーパーレスにすることは目的ではありません。 コストの削減や業務を効率化させる手段に過ぎません。 FAXのペーパーレス化をきっかけに、社内の業務の見直し、電子化のお役立ちが出来たらと考えています。