熊本県事務職員協会 会長 中村知子 熊本県の校務情報化について

はじめに 熊本県教育委員会では、平成１９年度から平成２１年度の３か年 文部科学省の校務情報化の委託事業実施 「新しい学校経営における熊本型Web統合校務支援システムの実践」 教員校務用PC整備率３３．１％　　　１００％ 校務ICT活用能力５９．２％　　１００％

Ⅰ 調査研究の概要 ・情報化を前提に決裁権限等の見直し ・各種書類の電子化 ・事務の削減、簡素化 　　Ⅰ　調査研究の概要 ・情報化を前提に決裁権限等の見直し ・各種書類の電子化 ・事務の削減、簡素化 　　　　　　　　　　　　　 効率的で高度な学校経営の実践　　　　　　　　　　　　　

　具体的内容

１ 校務の全体的見直し 校務分掌や役割分担の在り方を整理 校長から下位管理職への積極的な決裁権限の委譲 １　校務の全体的見直し 校務分掌や役割分担の在り方を整理 校長から下位管理職への積極的な決裁権限の委譲 校務の内容や処理過程を見直し、校務の削減と簡素化

２ 様式の統一と電子化 学校→各種書類の電子化（可能な限り） 県教育委員会→所要の制度的見直し 様式の簡素化、統一化 押印の廃止等 ２　様式の統一と電子化 学校→各種書類の電子化（可能な限り） 県教育委員会→所要の制度的見直し 　　　　　　　　　　　 様式の簡素化、統一化 　　　　　　　　　　　 押印の廃止等 ・ 生徒指導情報の電子化　　　　　　　　

３ 校務支援システムの活用による校務 処理の高度化 ３　校務支援システムの活用による校務　　　　　　　　　　　処理の高度化 　　（１）　　「情報共有」 　　（２）　　「教務支援」 　　（３）　　「文書管理」 　　（４）　　「授業支援」

（１）　「情報共有」機能 スケジュール 生徒出欠情報 服務管理 旅行 アンケート集計 校内施設管理　 　　　　　　　　　　　等

（２）教務支援機能 成績処理 関連業務処理 分析情報提供 　　　　　　　　　　等

（３）文書管理機能 学校内の情報資産をセキュリティを高め管理 　　　　　（４）授業支援機能 ・授業準備や諸教育情報の提供　等

４ 生徒の学習や生活面の指導充実 成績や生徒指導、保健等に関する生徒情報の一元管理 ４　生徒の学習や生活面の指導充実 成績や生徒指導、保健等に関する生徒情報の一元管理 ベテラン教師のノウハウをデータ化し、アラート機能等により問題の早期発見 教員の生徒へのきめ細かい指導を支援

５ さらなる校務の改善 ＜有識者の意見を踏まえ検討＞ 校務の情報化により生じる時間や人員の余剰を活用 ５　さらなる校務の改善 ＜有識者の意見を踏まえ検討＞ 校務の情報化により生じる時間や人員の余剰を活用 学校本来の教育活動を効果的に行うための学校経営の在り方 事務の共同実施、一部業務のアウトソーシング 事務職員が学校運営に一層関わるための人的配置の在り方

６ 削減効果 ＜本調査研究の効果＞ ・教員１人あたり３０分以上の校務時間の削 減（子どもと向き合う時間の増加） ６　削減効果 ＜本調査研究の効果＞ 　・教員１人あたり３０分以上の校務時間の削　　減（子どもと向き合う時間の増加） 　・１校あたり事務職員０．５人程度の事務量の 削減

Ⅱ　校務支援システムの開発・運用 熊本県の「校務支援システム」 全てのサービスをＷｅｂ上で提供するＷｅｂ型 の校務支援

（１）　グループウェアの概要 平成１９年度に教職員及び学校・教育委員会における情報共有化を促進し、併せて庶務業務と決裁処理の効率化のため、山梨県のＧｒｕｐｅＷｅａｒをベースにグループウェアを開発 休暇、出張等の教職員の服務、旅行の電子申請と電子決裁機能を有し、各種報告書の自動作成や県で運用している旅費システム等へのデータの受け渡しを行い、庶務業務を大幅に削減

（２）グループウェアの実施 グループウェア（愛称「ゆうnet」）のについては平成２１年６月１日から全県立学校に導入 平成２１年４月に全校導入のためのブロック別研修実施。 校内研修の実施 運用開始後の７月にシステムの不明点を解消するために、システムを実施ながらの研修

（３）グループウェアの全校導入に関する事務職員の意識調査 調査概要 　グループウェアの全県立学校への導入の効果を測定するため、教員調査と同様の調査を、事務職員にも実施した。なお、調査対象は以下のとおり。 ○　調査対象 （１）対象校　県立学校72校（先導的教育情報化推進事業のモデル校5校を除く） （２）対象者　各学校1名（事務長、服務事務担当 旅費事務担当者から無作為抽出） 　計 72人･･･15.6％（対象事務職員総数462人）

回答者の属性 　　　（有効回答７２人） 回答者の職種、年齢構成は以下のとおり １　職種 (主任)事務長 事務主査 主任事務職員 事務職員 事務職員（臨採） 27 10 16 14 5 37.5% 13.9% 22.2% 19.4% 6.9%

２　年齢構成 25歳以下 26～30歳 31～35歳 36～40歳 41～45歳 46～50歳 51～55歳 56～60歳 61歳以上 10 5 8 11 6 14 13.9% 6.9% 11.1% 15.3% 8.3% 19.4% 0.0%

　　　　　調　査　結　果

１ 休暇（年休、特別休暇等）の電子申請について １　休暇（年休、特別休暇等）の電子申請について （１）休暇申請に係る時間の変化 短くなった やや短くなった 変わらない やや長くなった 長くなった 24 23 20 3 2 33.3% 31.9% 27.8% 4.2% 2.8%

（２）システムでの休暇申請に負担感じるか 感じない あまり感じない どちらともいえない 少し感じる 感じる 33 30 6 2 1 　システムでの休暇申請に負担を感じる事務職員はほとんどいない（3.8％）。 感じない あまり感じない どちらともいえない 少し感じる 感じる 33 30 6 2 1 45.8% 41.7% 8.3% 2.8% 1.4%

２ 旅行（出張）の電子申請について （１）申請や復命にかかる時間の変化 約６割が旅行申請や復命に係る時間が短縮と回答 短くなった ２　旅行（出張）の電子申請について （１）申請や復命にかかる時間の変化 約６割が旅行申請や復命に係る時間が短縮と回答 短くなった やや短くなった 変わらない やや長くなった 長くなった 14 31 17 7 2 19.7% 43.7% 23.9% 9.9% 2.8%

（２）システムでの旅行申請の負担 システムでの旅行申請に負担を感じる約１割 感じない あまり感じない どちらともいえない 少し感じる 感じる 　　　システムでの旅行申請に負担を感じる約１割 感じない あまり感じない どちらともいえない 少し感じる 感じる 23 34 4 8 2 32.4% 47.9% 5.6% 11.3% 2.8%

３グループウェア導入による学校内の情報共有化 　　約７割が、情報の共有化が進んだと回答 進んだ やや進んだ 変わらない 4 46 22 5.6% 63.9% 30.6%

４グループウェア導入による業務の変化 ・全体的に事務処理時間が短縮された ・年休等の休暇請求や出張伺、復命書の取扱いが紙媒体から電子媒体となったため、書類の移動・整理・保管に要する時間が減った ・職員の出張状況報告等、全職員の動静が随時把握できるようになり、服務業務の処理に係る時間が短縮された ・出張・年休等の決裁印（押印）がなくなったので、負担軽減になった ・文書ではなく、電子データで出勤や出張の状況把握をできるようになったので、抽出や管理が楽になった ・また、特定の教員にのみ様式等を送れるようになったので、無駄な印刷等の軽減とデータの共有化が進んだ

５グループウェア導入前と比べて改善された点 ・日ごとの行事、服務、連絡事項などが一目でわかり便利になった ・出勤簿の押印、復命書の未提出に対する催促が不要になり、負担が減った ・紙の使用が減ったことにより、コストの削減と空きスペースが取れるようになった ・報告関係書類が自動作成になり、事務が削減された ・生徒の欠席・遅刻等の連絡が確実になった ・連絡事項を発信しやすくなった

６グループウェア導入による問題点や改善要望 庶務事務システムと連携されれば、旅費業務もさらに効果的と思う 現在のパソコン環境では、グループウェア導入の効果は限定的だが、１人一台パソコンが整備されれば、グループウェアだけでなく教務支援システムなどを含めた活用により、教員の負担軽減につながると考える 庶務事務システムのように支払状態、旅行申請状態などでデータを抽出できるようになると支払事務が簡素化すると思う