情報リテラシー演習 第3週 Wordの使い方2

Wordの使い方 先週 今週 一応シラバスでは 後半で本題 文書入力・編集の基礎 箇条書き 罫線と表 数式入力 ページ設定 文書作成演習 ワードアート(飾り文字) 図形の描画 テキストボックス 一応シラバスでは 左のような内容 後半で本題 ワープロらしい機能 上手な電子化

ワードアート(飾り文字) 「挿入」リボン →「ワードアート」 スタイル選択 文字を入力 必要に応じて色や枠線指定 いろいろ試してください

図形の描画 「挿入」リボン→「図形」 スタイルの変更 文字の追加 いろいろ試してください 図形追加 図形変更 図形の回転 図形の スタイル 図形の拡縮

テキストボックス リボンから 「挿入」→「テキストボックス」 →「縦書きor横書きテキストボックス」 ドラッグして挿入位置指定

テキストボックスの操作 操作(クリック、ドラッグ)は枠線上に行う 選択、移動、ポップアップメニュー等 枠内だと内部のテキストに対する操作になる 枠内でテキストカーソル状態 ボックス内のテキストに対する操作 枠線上で移動カーソル状態 テキストボックスに対する操作

テキストボックスの特徴 本文とは独立(図の一種) 全選択に対して境界が存在 用途 自由な位置に文章を入れられる アウトライン・下書きレイアウトには表示されない 全選択に対して境界が存在 テキストボックスの内外を一度に選択できない 用途 図中の文字 矢印書きの説明 本文にはならないので図形として用いるべき

レポート等に図表を貼る際のルール 図表には原則として図表番号を付ける。 図番号は図の下、表番号は表の上に付ける。 図表には図1,2,3…, 表1,2,3… のように連番と簡略な説明を付ける。 本文では「図1を参照」のように図表番号で図表を明示する。 表1 山口大学の学部と所在地 学部 所在地 人文学部 山口市吉田 教育学部 経済学部 理学部 医学部 宇部市小串 工学部 宇部市常盤 農学部 共同獣医学部 図1 山大のシンボルマーク

行内の図へ図番号を挿入 行内の図を選択して 「参考資料」→「図表番号の挿入」 ラベル「図」を画像下にラベル付きで 適切な図表の題名・説明を追加 図の説明を入力

浮動オブジェクト 文字列の折り返しが行内以外のもの 本文から浮いた状態で自由に動ける要素 行内 四角 外周 内部 上下 背面 前面

浮動オブジェクト化と図表番号 リボン「図ツール」「書式」「文字列の折り返し」 浮動オブジェクト化 「行内」以外に変更 自由な配置可能 ところが 図と図番号がばらばらに これは困る 行内 四角

浮動オブジェクト化する時は 図の図表番号をテキストボックス内へ 行内の図と図番号を選択 リボン「挿入」→「テキストボックス」 →「横書きテキストボックスの描画」 テキストボックス内に 図と図表番号が格納された

テキストボックス : 枠線の消し方 いろんな方法があります A テキストボックスの枠線上で左右クリック

浮動オブジェクトへの図表番号追加 自動的にテキストボックス内に挿入される テキストボックスが 自動的に作成され 図表番号が挿入された この状態ではまだ、 図と図表番号のテキストボックスがばらける可能性がある。

ばらけると困る要素はグループ化 まとめたい要素を選択 グループ化 + Shiftを押しながらクリックで複数要素選択 グループ化すると ばらけず、ひとまとめにして扱える (※浮動オブジェクトのみ可能) +

テキストボックス内外は 同時に選択出来ない テキストボックス内外で全選択してみると Ctrl+Aで全選択した テキストボックス内のみ選択されており、外部(本文)のテキストは選択されていない。 一見選択されているようだが、テキストボックス自体が選択されており、中のテキストは選択されていない。

テキストボックス内外は 一括でフィールド更新出来ない フィールド更新を一括で出来ない。 Ctrl+Aで全選択した 全選択したのに テキストボックス内の フィールドに対する フィールド更新が メニューに出てこない 図表番号を自動で 振り直してもらうには フィールド更新が必要。

テキストボックス内外のフィールドを 一括更新する工夫 印刷する前に文書内のフィールドが自動的に更新されることを利用 「ファイル」→「印刷」でプレビュー表示する フィールドが更新される 印刷のプレビューが表示されるとテキストボックス内外も含めて文書内のフィールドがすべて更新される。

フィールドが更新されない場合は オプションの設定を確認 「印刷前にフィールドを更新する」

アンカー(碇) 浮動オブジェクトは流されないように碇で係留されています。 本文を編集しても 浮動オブジェクトは アンカーからの 相対位置が維持される。 ドラッグ又は カーソルキーで 移動可能。 通常、アンカーは段落に打ち込まれる。

浮動オブジェクトの位置調整 微調整 詳しく指定したい時は、右クリックから アンカーを打ち込む対象 「アンカーを段落に固定する」 カーソルキーで 詳しく指定したい時は、右クリックから →「その他のレイアウトオプション」 アンカーを打ち込む対象 ページ、余白、段、行 相対位置を数値指定 「アンカーを段落に固定する」 別の段落に移動しなくなる 段落から離れると困る時付ける 段落に固定 固定解除

図表番号とアンカーの関係 アンカーの順番で 図表番号が決まる それぞれ別の段落にアンカーが打たれているので、フィールド更新で、アンカー順に番号が振り直される。 浮動オブジェクト002

図表番号とアンカーの関係 同一段落内の アンカーは 後から打った アンカーが より若い番号になる。 同一段落内のアンカーは順番が視認出来ない。 番号順が思った通りにならない場合、付けたい番号と逆順にアンカーをドラッグし直すと良い。 浮動オブジェクト003

シラバスの内容はここまで シラバスは一応消化 上手な電子化 単なる使い方の域を出てない ワープロらしい機能・使い方 編集支援機能を積極的に利用 自動化、再利用性の向上 手間の軽減につながる

ワープロらしい機能 ここからが本題 文書の構造化(意味付け) 自動化(ページ番号、章節番号、目次、索引) 文書校正 スタイルの一括適用 検索、置換 比較、変更履歴 等々

ありがちな文書 一見綺麗に出来ているようだが 資料101

編集記号を表示してみる リボンから 編集記号とは？ とりあえず編集記号は重要 「ホーム」 →「編集記号の表示/非表示」 空白、タブ、改行、改ページ、セクション区切り 図表等の浮動オブジェクトのアンカー 等々 とりあえず編集記号は重要 常にONにして使うべき！！！

編集の汚さが露呈 無意味な改行による行間の調整 綺麗なのは見た目だけ 無意味な空白による レイアウトの調整

用紙サイズの変更 A4→A5に変更してみる

具体的弊害 用紙サイズの変更だけでもレイアウトが破綻 右揃えが 崩れた 改行位置が ずれた 中央揃えが 崩れた 行間が ばらばらに 2行目行頭 位置がずれた

今時のワープロの基本 スペースや改行でレイアウト調整をしない。 個別に装飾をしない。意味付けをする。 装飾はあとから意味に対しまとめて行う。 つまり文書の構造をしっかりと作る。 見た目より意味付け。 装飾はまとめて行ったほうが統一感も出る。

まず、テキストとして整える 意味を持たない余分な空白、改行を削除 資料102 ここは Tab に(後述)

校正の設定 オプション→文章校正 文書のスタイルを 「通常の文」から 「通常の文(校正用)」 に変更すると表記ゆれ等の チェックが少し厳しくなる。

校正の警告 赤線・・・ミススペル 青線・・・表記ゆれ（以前は緑線だった) 表記ゆれ ミススペル

個別に校正 赤線、緑線の単語をマウスで右クリック メニューが出る 誤記なら 訂正候補を選択して訂正 表記が正しいなら すべて無視 辞書に追加

一括で校正 リボンから 「校閲」→「スペルチェックと文章校正」

意味付けを行うには 「スタイル」作業ウインドウから行う リボンから「ホーム」→「スタイル」詳細機能ボタン スタイルと書式 作業ウインドウ ドラッグで ドッキング⇔分離 します

スタイル適用の手順 基本カーソル移動してスタイルを選ぶだけ 適用するスタイルを一覧から選択 クイックスタイルギャラリにあればそこから選択しても良い 1. スタイルを設定したい場所へカーソルを移動 3. 適用するスタイルが見当たらなければオプションから全てのスタイルを表示して目的のスタイルを探す 既存のスタイルに適当なものがなければ新しいスタイルを作る

スタイル作業ウインドウ 「オプション」→「すべてのスタイル」を表示 良く使うものは 「クイックスタイルギャラリーに追加」すると良い

スタイル適用の一例 意味を考えるとおおよそ以下のような感じ 資料103 表題 標準 署名 本文字下げ 記 一覧

良く使うスタイルは？ レポートだと 表題、副題 署名 日付 見出し１～３ 本文字下げ 通知文だと 記 一覧 等々

使うスタイルが出そろったら 「使用中のスタイル」に表示を切り替え 選択肢を減らして作業効率UP

英文・和文フォント フォントは２つ設定されている 英文用と和文用 英文用には英文用フォントの方が見た目が良い

スタイルの変更(1/4) 同じスタイルを適用した部分に対して 一括でスタイルを変更してみる 「一覧」のサブメニュー出して 「変更」を選択

スタイルの変更(2/4) 試しに行間を広げてみる 「行間２」 クリックしてON 「OK」

スタイルの変更(3/4) 一覧が適用された箇所すべてが 行間２になった

スタイルの変更(4/4) 他にも様々な項目が変更できます 変更は「スタイルの変更」ダイアログから いろいろ試しましょう 失敗したら 元に戻す(Ctrl+Z)

同スタイル適用箇所の一括選択 各スタイルのサブメニューから 「同じ書式を選択: ○か所」

ルーラー(定規) 文字揃えの確認、インデント・タブ位置調整 「ルーラー」ボタンで表示ON/OFF ルーラー ON/OFF タブ・インデントツール ルーラー

ルーラーの詳細 インデントとタブの種類 1行目のインデント ぶら下げインデント 左揃え 右揃え 縦棒 右インデント 左インデント 中央揃え 小数点揃え ここをクリックすると、設定するタブの種類が変わる ルーラー上をクリックするとタブを配置できる 配置済みのタブはルーラー外へドラッグで削除

ぶら下げインデント １行目のインデント ぶら下げインデント 段落や箇条書きの先頭 段落や稼業書きの２行目以降 通常の字下げは １行目を下げる ぶら下げインデントでは ２行目以降を下げる

ぶら下げインデントとTab Tabがぶら下げインデントに同期する 複数個所で揃えたい 資料104 Tabにした理由これ 複数のスペース不要 位置合わせに便利 複数個所で揃えたい タブ位置を追加 Tabでその位置に揃う 資料104 Tab Tab開始位置よりぶら下げインデントが前だとタブ位置(通常４文字おき)にそろう Tab開始位置よりぶら下げインデントが後だとぶら下げインデントにそろう

アウトライン 卒論やレポートを想定してみる 当然、章立てがある 資料201

ナビゲーション ウインドウ (見出しマップ) リボンから 「表示」→「ナビゲーション ウインドウ」

見出しの適用 見出し１、２を適用すると 見出しマップに木構造で親子関係表示される 見出しマップをクリックで見出しへ移動可能 見出しのスタイルを適用 クリックで見出しへ移動

章節番号の自動化 リボンから「ホーム」→「アウトライン」 好みの番号付けスタイルを選択 章節番号が自動で振られた

章節番号の詳細設定 リボンから「ホーム」→「アウトライン」 →「新しいアウトラインの定義」→「オプション」

アウトラインと見出しの関連付け レベルと対応付ける見出しスタイル 各レベルに設定 ここに見出し１～９を並べる 「第○章」等の表記を希望ならここの数字の前後に 全角半角の数字、漢数字、かな、記号等いろいろ使える 各レベルのインデント位置も適切に

設定例(実験レポート形式) 章節番号のみのスタイル １つ上のレベルの番号を含める

アウトラインの適用結果 一括で全見出しについて番号付けが出来た 必要ならラベル付きの表記も可能 第○章、Chapter ○、Section ○等

目次の生成 挿入したい場所で「参考資料」→「目次」 通常は こまなく設定するなら 図表番号と同じく 「自動作成の目次２」 で十分かな？ 「ユーザー設定の目次」 詳細な設定をして挿入 図表番号と同じく 「フィールド更新」必要 もしくは「目次の更新」

目次の更新 すべて更新しておく方が良い。

表紙の挿入 「挿入」→「ページ」→「表紙」 適当に必要な情報を埋める

ページ番号の挿入 リボンから 目次、本文で別のページ番号も振りたい場合 →「挿入」 →「ページ番号」 →好みの場所 例えば、目次(i, ii, iii, …), 本文(1,2,3,…)等 セクション区切りを使う 各セクション毎に独立したページ番号振れる

セクション区切りとページ番号 「ページレイアウト」→「ページ区切り」 各セクションで「ページ番号の書式設定」 番号の種類はここで 開始番号設定するとセクション毎のページ番号に

引用文献(1/4) まず引用文献のスタイル指定 実験レポートならISO 690かな？ 「参考資料」→「スタイル」から

引用文献(2/4) 文献を引用したい場所で 「参考文献」→「引用文献の挿入」 →「新しい資料文献の追加」

引用文献(3/4) 「資料文献の作成」に資料の情報を入力 OKすると参照される

引用文献(4/4) 「文献目録」で引用文献の一覧を生成 必要に応じて 「参考文献」等に書き換え 資料202

Windows内のファイル検索 Explore.exeの検索欄(虫眼鏡のアイコン) 文書、メール等から手当たり次第に探してくれる 詳細な検索条件も指定可能(←検索ツール) ここで詳細な 検索条件を指定 ここにキーワードを 入力して検索 検索にヒットしたファイルが 一覧表示される

Word内での検索と置換 「ホーム」→「編集」→「検索」 or 「置換」 ショートカットキー Ctrl+F、Ctrl+H 前の項目 次の項目

変更履歴とコメント 変更点や校閲用のコメントを残せます。 変更を反映するには「承諾」 変更箇所の反映 変更履歴の ON/OFF 変更履歴の表示切替 コメントの挿入 資料301 資料302

文書の比較(1/2) 「校閲」→「比較」 比較したい ２つのファイルを指定

文書の比較(2/2) 相違点の一覧と相違箇所が示される 相違点 合成も可能

索引登録 索引語句を選択し 「参考資料」→「索引登録」

索引項目(XE)フィールド 索引を付けると編集画面に表示されてしまう 印刷時には表示されない 気になるが仕方ない フィールドについては資料401も参照

索引の挿入 「参考資料」→「索引の挿入」→「OK」 書式で 索引のスタイル 選べる

その他文字情報として気を付ける点 無駄な空白は極力避ける 全角半角に気を付ける 機種依存文字はなるべく避ける 自動処理や検索の妨げにもなる レイアウトはレイアウト用の機能で 全角半角に気を付ける 英数文字 なるべく半角に揃える 半角カタカナ なるべく避ける 機種依存文字はなるべく避ける ①, ②, ③・・・→(1), (2), (3) ・・・ (括弧で代用) Ⅰ, Ⅱ, Ⅲ・・・→I, II, III,・・・ (アイ、ブイ、エックスを使う) 全角半角英数が混在すると見苦しいです Ｉｓ　Ｚｅｎｋａｋｕ　ａｌｐｈａｂｅｔ　ｂｅａｕｔｉｆｕｌ？ No!!! Hankaku alphabet is better than it. 数字も 123４５６789とか 全角半角ごちゃ混ぜの人がたまにいます

日本語組版のルール 組版 仕様書等 「weblio辞書(三省堂 大辞林 第二版)」によると↓ 詳しくはWikipediaの記事参照「組版」 印刷で、原稿に従って、活字・込め物・罫線(けいせん)その他の材料を組み合わせて作る凸版。また、その版を組むこと。植字。 詳しくはWikipediaの記事参照「組版」 コンピュータ上でやる場合 電子組版 仕様書等 「JIS X 4051 日本語文書の組版方法」 (有料) JISCの「JIS検索」から規格番号X4051を検索(閲覧だけなら無料) 「日本語組版処理の要件」(W3C技術ノート)

技術文書作成時のルール SIST科学技術流通技術基準 http://sti.jst.go.jp/sist/ 図表番号とキャプションの位置 表は表の上、図は図の下 参考文献を挙げる際の表記法 著者、標題、出版年、ページ等の書き方、順番等 等々・・・

外来語表記について 2008-07-25: マイクロソフト、外来語カタカナ用語末尾の長音表記を変更へ～コンピュータ/プリンタがコンピューター/プリンターに http://pc.watch.impress.co.jp/docs/2008/0725/ms.htm 2008-07-25: マイクロソフト製品ならびにサービスにおける外来語カタカナ用語末尾の長音表記の変更について～ 新しい長音表記ルールに順次移行 ～ http://www.microsoft.com/ja-jp/presspass/detail.aspx?newsid=3491 JIS Z8301 – 規格票の様式及び作成方法 http://www.jisc.go.jp/app/pager?%23jps.JPSH0090D%3AJPSO0021%3A%2FJPS%2FJPSO0090.jsp=&AKKNB_vJISJISNO=Z8301 外来語の表記(平成三年六月二十八日 内閣告示第二号) http://www.mext.go.jp/b_menu/hakusho/nc/k19910628002/k19910628002.html Microsoft ランゲージポータル http://www.microsoft.com/Language/ja-jp/Default.aspx