Garoon ワークフロー 機能紹介資料 2018年5月13日 サイボウズ株式会社 Copyright © 2018 Cybozu

本資料について 本資料は Garoon のワークフロー機能についてご説明するものです。 クラウド版 Garoon と、パッケージ版 Garoon 両方についての記載がございます。ご紹介している機能の中には、クラウド版、パッケージ版のいずれか一方にのみ対応している機能もございます。各機能の詳細については以下をご確認ください。　 ▼クラウド版 Garoon マニュアルサイト https://help.cybozu.com/ja/g/index.html ▼パッケージ版 Garoon マニュアルサイト https://help.cybozu.com/ja/g4/guide/index.html Copyright © 2018 Cybozu

本文書の取り扱いと商標について 本文書の取り扱いについて 商標について この文書内における掲載情報の二次利用においては、ご自身の判断と責任の下に行ってください。 サイボウズ株式会社は、それらの情報をご利用になることにより発生したあらゆる商業的損害・損失を含め一切の直接的、間接的、特殊的、付随的または結果的損失、損害について責任を負いません。 本文書を一部引用して作成した文書には、次のような当社の著作権表示文を記載してください。 「この文書は、サイボウズ株式会社による『Garoon ワークフロー 機能紹介資料』を一部引用しています。」 また、本ファイルに編集を加えて二次利用する場合には、次のように修正箇所と修正者を明記してください。「本ファイルの（修正箇所）は、（修正者）が編集しました。」 商標について 記載された商品名、各製品名は各社の登録商標または商標です。また、当社製品には他社の著作物が含まれていることがあります。個別の商標･著作物に関する注記については、弊社のWebサイトを参照してください。 https://cybozu.co.jp/logotypes/other-trademark/ Copyright © 2018 Cybozu

目次 ワークフローによる業務改善 p.5 ワークフローの概要 p.11 申請フォームの作成 p.14 ワークフローの申請 p.21 目次　 　ワークフローによる業務改善 p.5 　ワークフローの概要 p.11 　申請フォームの作成 p.14 　ワークフローの申請 p.21 　ワークフローの承認 p.28 　カスタマイズ p.36 　申請データの利用 p.43 　ライセンスとお問合せ p.46 Copyright © 2018 Cybozu

1. ワークフローによる業務改善

申請業務を電子化するメリット 申請処理の効率アップ 処理のミスを軽減 検索性の向上 日々溜まっていく申請書類。紙であるがゆえに、書類の行方不明や、承認の滞りなどが発生し、業務効率の悪化が悩みの種に・・・ 紙を電子化することで申請にかかる時間を大幅短縮。承認・決裁はWeb上でどこでも可能。申請書類提出後のステータスも見える化できます。 処理のミスを軽減 申請書の選び間違い、書き間違い、計算間違い、書類の改ざん・・・企業として後々リスクとなりえる様々な問題に何か打つ手はないのか・・・ 申請経路、数値計算、申請書類の一部自動化により人的なミスの軽減や不正防止に大きな効果を得られます。 検索性の向上 申請書類のファイリング、月日が増えれば、書類も増える一方。以前の申請書を確認したくても探すのが大変。 申請書類は電子データで一元管理するので、申請状況が把握しやすく行方不明がなくなります。また、申請ログを蓄積することにより、過去の調査など書類管理が容易になります。 Copyright © 2018 Cybozu

電子化により承認スピードが1/10になれば 年間人件費を2000万円以上削減できる試算結果 申請業務の電子化によるコスト削減資産 前提条件 ・従業員 500人の企業 ・1人あたりの分間給与 35円※ ・1人あたりの申請回数　36回/年 ・1回あたりの承認人数　4人 申請者 承認者 承認者 承認者 決済者 紙で申請する場合 申請を電子化した場合 申請業務にかかる 1年あたりの人件費 申請業務にかかる 1年あたりの人件費 2,592万円 259万円 1,440円 × 36回/人・年 × 500 人＝2,592万円 　 144円 × 36回/人・年 × 500 人＝259万円 　 1回の申請あたりの人件費 1回の申請あたりの人件費 回送時間10分×4回×分間給与36円 回送時間1分×4回×分間給与36円 電子化により承認スピードが1/10になれば 年間人件費を2000万円以上削減できる試算結果 ※分間給与の算出については8ページをご参照ください Copyright © 2018 Cybozu

活動基準原価計算法(ABC: Activity Based Costing) 補足：分間給与の計算 活動基準原価計算法(ABC: Activity Based Costing) 「ビジネスをアクティビティ単位に細かく分類し、アクティビティ単位のコストを算出する手法」 各行動の人件費を算出し、見える化することで、注力すべき活動を導き出す経営手法です。 前提条件 日本の平均給年収 422万円※1 1日の平均労働時間 7時間45分（労働者１人平均）※2 1年間の平均休日日数 113日※2 1年間の平均労働日数 252日※2 計算方法 平均年収 422 万円 ÷ 1年間の労働時間 117,180 分 ＝ 分間給与 36 円 1年間の労働日数252日×1日の労働時間465分 ※1 国税庁　民間給与実態調査結果（平成28年） 　 http://www.nta.go.jp/kohyo/tokei/kokuzeicho/minkan2016/minkan.htm ※2 厚生労働省　平成28年就労条件総合調査結果の概況 　 http://www.mhlw.go.jp/toukei/itiran/roudou/jikan/syurou/16/index.html Copyright © 2018 Cybozu

Garoonのワークフローの特徴 グループウェアとしてワンパッケージで導入可能。ユーザー情報も一元化 グループウェアのアプリケーションの1つとしてご利用いただけるので、新たにワークフローシステムを導入する必要がありません。ユーザー管理も一元化できるため、管理の手間を省くことができます。 Webブラウザー上で申請フォームを簡単作成 Webブラウザー上から申請フォームを簡単に作成できます。すぐに使える無料テンプレートを60種類以上ご用意しているため、ITの知識がない方でも、様々な業務に応じた申請フォームを作成できます。 モバイルからも承認 上司が出張中だから処理がストップ・・・。そんな心配はありません。外出先からでも、 携帯電話やスマートフォンから承認することが可能。承認者が不在の場合は、 適切な代行者に承認権を委譲することも可能。処理履歴もきちんと残るので、管理面でも安心です。 Copyright © 2018 Cybozu

Garoonのワークフローの特性 シンプルな承認・申請を効率化したい、スピーディーに導入したい場合に おすすめです。 高 低 高 低 基幹システムとの統合 ◎ 承認データの活用レベルが一番高い ◎ 自社の運用に合わせて、柔軟なフローをつくることができる × 作りこむため、作成費用が高い × 自社の運用フローがかわると、メンテナンスコストがかかり、運用しづらい × UIが使いづらいことが多く、利用されない トータルコスト 高 ワークフロー専用システム ◎ 承認データの活用レベルが高い ◎ フォームを自由につくれる ◎ プログラム等で複雑な経路を作れる × 別途、ハードや構築費用がかかる × 別システムのため、ユーザー管理等の メンテナンスが大変 適合性 低 高 Garoonのワークフロー ◎ グループウェア内のシステムのため活用レベルが高い ◎ グループウェア管理を一元化できるので管理コストが低い ◎ ハードや構築費用が別途発生しない △ データの二次利用(カスタマイズなどが必要) △ 複雑なフォームやルートを作りづらい(カスタマイズなどが必要) 低 Copyright © 2018 Cybozu

２. ワークフローの概要

JavaScriptによるフォームやボタンのカスタマイズも可能 Garoon ワークフローの概要 ここが便利！ １ 申請フォームや申請フローを自由に作成 できるワークフローです。 ２ 承認状況の確認、差し戻し、アクセス権など ワークフローの基本的な機能が備わっています JavaScriptにより申請フォームをカスタマイズしたり、他製品と連携することも可能です。 3 申請フォームや申請フローを自由に作成 JavaScriptによるフォームやボタンのカスタマイズも可能 主な機能 ・Webブラウザーでフォームを作成 ・アクセス権設定 ・「至急」フラグの設定（優先度の設定） ・申請の差し戻し ・代理で申請・承認 ・経路設定 ・路線ナビ連携 ・自分宛の申請/承認案件のメール通知 ・Java Script API の提供とJava Script 読み込み機能※1 承認状況をリアルタイムで確認 代理申請や代理承認も可能 ※1 2018年5月時点では、一部のAPIはクラウド版でのみご利用いただけます。 Copyright © 2018 Cybozu

申請から承認までを全てGaroonで完結 作成・申請 通知 承認 外出先でも携帯電話やスマートフォンからスピーディ承認することができます。 Copyright © 2018 Cybozu

３. 申請フォームの作成

60以上のテンプレートを無料でダウンロード！ 申請フォーム 申請フォームは企業に合わせて自由に作成することができます。 よく使う申請フォームは無料のテンプレートもご用意しています。 旅費申請 出張申請 有休申請 60以上のテンプレートを無料でダウンロード！ https://garoon.cybozu.co.jp/product/workflow.html Copyright © 2018 Cybozu

サイボウズが提供する無料のテンプレート 経理関連 稟議/その他 情報システム関連 給与関連 資産関連 旅費/交通費精算（近郊）　通勤交通費申請　国内出張申請 海外出張申請　交際費申請　仮払申請　事前費用申請 支払申請　備品/消耗品購入申請　慶弔給付金申請 国内出張精算　海外出張精算　交際費精算　仮払精算 小口/旅費精算 稟議/その他 押印申請　汎用稟議書　購入稟議書　採用稟議書 個人情報新規取得申請　個人情報提供承認申請 休日入退館申請書　名刺発注申請 新聞/雑誌購読（停止）申請　保険対象外治療費補助申請 人間ドック申し込み　保養所利用申請 企画書　週報　出張報告書　事故報告届　苦情/相談処理報告書 情報システム関連 ユーザー登録申請　IPアドレス取得申請 E-Mailアドレス登録/変更申請　外部からの接続申請 機材持ち込み/持ち出し申請　 新規ソフトウェア購入申請　新規ハードウェア購入申請 給与関連 有給休暇およびその他休暇申請・欠勤届 休日出勤申請　遅刻・早退届　残業申請　給与振込口座変更届 扶養家族変更届　給与証明書取得申請　休職（復職）申請 資産関連 図書購入申請　物品購入申請　廃棄申請　資産紛失報告届 Copyright © 2018 Cybozu

申請フォームの項目作成 申請フォームの作成・変更はGUIで行えます。プログラミングの知識がなくても、簡単にオリジナルの申請フォームを作ることができます。 システム設定 システム設定 項目タイプを選択して必要な項目を設定します。 例えば文字列項目の場合は、初期値の設定や入力文字の制限などが行えます。 Copyright © 2018 Cybozu

経路の自動分岐 申請の内容により承認経路を自動で変更するよう設定できます。 支払金額や所属組織などにより、申請フローを柔軟に変更できます。 システム設定 申請フォームの作成画面で 経路を変更する条件を設定できます。 分岐条件に設定できる項目 ①メニュー(ドロップダウンリスト)　②数値　③自動計算 ④ラジオボタン　⑤チェックボックス Copyright © 2018 Cybozu

経路の自動分岐 －利用例－ 金額に応じて経路を分ける 所属に応じて経路を分ける 所属組織に応じて承認者と決裁者を 交際費の申請金額に応じて 経路の自動分岐　－利用例－ 金額に応じて経路を分ける 所属に応じて経路を分ける 交際費の申請金額に応じて 承認者と回覧者を変更する利用例です。 この場合、「数値」や「自動計算」の 項目を分岐条件に利用します 所属組織に応じて承認者と決裁者を 変更する利用例です。 この場合、「メニュー」(ドロップダウンリスト)を分岐条件に利用します。 ▼具体的な設定方法はこちら https://help.cybozu.com/ja/g/admin/application/workflow/sample_expense.html ▼具体的な設定方法はこちら https://help.cybozu.com/ja/g/admin/application/workflow/sample_org.html Copyright © 2018 Cybozu

申請フォームのアクセス権 申請フォームはカテゴリーに分けて管理します。カテゴリーごとに組織/ユーザー/ロール単位でアクセス権をつけることができます。 例えば「資産関連」のカテゴリへのアクセスを制限したい場合、セキュリティモデルを「REVOKE」にし、制限したいユーザー/組織/ロールを設定します。 この場合、あらかじめ「派遣社員」「アルバイト」のロールを作成しておき、それぞれのロールを制限対象に設定しています。 Copyright © 2018 Cybozu

４. ワークフローの申請

ワークフローの申請の流れ １ ワークフローの申請画面で目的のフォームを選択し、内容を入力します。 ワークフローを開く フォームを選択 ワークフローの申請の流れ　１ ワークフローの申請画面で目的のフォームを選択し、内容を入力します。 ワークフローを開く フォームを選択 内容を入力 Copyright © 2018 Cybozu

申請経路の設定画面。承認者を変更したり省略したい場合は、その都度申請者が変更することができます。 ワークフローの申請の流れ　２ 申請内容入力後に、承認者や回覧者を設定します。 あらかじめ設定された承認経路により、承認者が自動で選択されているので迷うことなく設定できます。 申請内容の確認画面。 内容・経路を確認したら 「申請する」ボタンをクリックします 申請経路の設定画面。承認者を変更したり省略したい場合は、その都度申請者が変更することができます。 Copyright © 2018 Cybozu

申請途中での経路変更 許可された経路ステップのユーザーは、承認者を追加・変更できます。申請内容に応じて共有すべき承認者を追加することが可能です。 システム設定 システム設定画面で 経路変更を許可するかどうかを設定します 許可された経路ステップのユーザーは 承認者を追加・変更できます。 Copyright © 2018 Cybozu

代理申請 本来の申請者の代わりに代理申請者がワークフローを申請することが できます。申請内容には申請者と代理申請者の両方が記録されるので、 内部統制に必要な「監査証跡」として有効な記録になります。 システム設定/個人設定 「代理で申請する」から 申請します 申請内容には、本来申請すべきユーザーと代理申請者が両方記録されます。 「システム設定」画面で各ユーザーの代理申請者を設定します。代理申請者は「個人設定」画面でユーザー自身で変更することもできます。 Copyright © 2018 Cybozu

以前利用したデータがそのまま反映され、入力の手間が省けます。 再利用申請 過去に申請した申請フォームと同じ内容を申請する場合、前回の申請を再利用することができます。同じような申請の入力の手間を省きます。 以前利用したデータがそのまま反映され、入力の手間が省けます。 過去の申請内容の詳細から 「再利用して申請する」を選びます Copyright © 2018 Cybozu

路線検索 交通費申請を行う際に、路線検索を利用することができます。 定期券区間の除外や、往復料金の自動計算もできますので、 交通費の入力の手間を省きます。 ネット連携サービスにより 路線検索機能が利用できます。 Copyright © 2018 Cybozu

５. ワークフローの承認

承認依頼の受け取り ーGaroonの通知ー 自分がワークフローの承認者・確認者に設定された場合、Garoon の「最新情報」(通知欄)に表示されます。Garoon にログインすれば承認すべきワークフローがすぐに分かります。 ポータルの「最新情報」に 自分が承認すべきワークフローが通知として表示されます Copyright © 2018 Cybozu

承認依頼の受け取り　ーメール通知ー 自分が承認・確認すべきワークフローの通知を指定したメールアドレスへ宛に転送することもできます。携帯電話やスマホのアドレスを設定しておけば、外出先でも承認依頼に気づくことができます。 個人設定 「個人設定」で転送先の メールアドレスを設定します 自分が承認・確認すべきワークフローの通知がメールで届きます。 Copyright © 2018 Cybozu

承認・却下・差し戻しを選びます。差し戻し理由などをコメントで伝えることもできます。 ワークフローの承認 ワークフローの「最新一覧」で自分が承認すべき申請が表示されます。複数申請がある場合は、連続で処理することもできます。申請を承認・却下・差し戻しをするときにコメントを入れることもできます。 連続処理も可能です 承認・確認すべき申請の一覧が 確認できます 承認状況が確認できます 承認・却下・差し戻しを選びます。差し戻し理由などをコメントで伝えることもできます。 Copyright © 2018 Cybozu

自分が承認経路の経路ステップに設定されている申請の処理が、どの経路ステップまで進行しているかを承認予定の一覧で確認できます。 承認予定のワークフローの確認 「承認予定」で自分が処理者に設定されている申請の処理が、現在どのステップまで進行しているか確認できます。今後どのような申請が自分に回ってくるか確認できます。 自分が承認経路の経路ステップに設定されている申請の処理が、どの経路ステップまで進行しているかを承認予定の一覧で確認できます。 Copyright © 2018 Cybozu

「システム設定」画面で各ユーザーの代理承認者を設定します。代理申請者は「個人設定」画面でユーザー自身で変更することもできます。 代理承認者を設定し、自分の代わりに処理を行ってもらうことができます。長期休暇中などに業務が滞ることを防ぎます。 システム設定/個人設定 「システム設定」画面で各ユーザーの代理承認者を設定します。代理申請者は「個人設定」画面でユーザー自身で変更することもできます。 申請内容には、代理承認者の記録が残るようになっています。 Copyright © 2018 Cybozu

決裁処理：申請の差し戻し 承認者は、「承認する」 「却下する」のほかに「差し戻し」処理を行うことができます。 差し戻し処理画面 差し戻し後の申請者画面 差し戻し時のコメントが表示されます。 承認者は経路のステップ単位で差し戻すことができます。却下はせずに、一部修正を依頼するときなどに利用します。 差し戻しの履歴が残ります。 Copyright © 2018 Cybozu

モバイル活用 　 スマートフォン、タブレット型端末からも Garoon のワークフローにアクセスできます。添付ファイルもスマートフォン上で閲覧可能。 移動中などのスキマ時間を有効活用できます。 スマートフォンやタブレット端末のブラウザから アクセスできる「モバイルビュー」と、 スマートフォン・タブレット専用アプリケーション 「KUNAI」の両方を利用できます。 モバイルビュー スマホアプリ 「KUNAI」 Copyright © 2018 Cybozu

６. カスタマイズ

他システムとの連携やカスタマイズ ポイント ワークフローでは、JavaScript カスタマイズ が可能です。 他システムとの連携やカスタマイズ　 ポイント １ ワークフローでは、JavaScript カスタマイズ が可能です。 Garoon のアプリケーションをカスタマイズ したり他社製品との連携ソリューションを 開発することができます。 ２ API一覧やカスタマイズサンプルは サイボウズのdeveloper networkで 情報を公開しています ３ Garoon のアプリケーション同士を連携させたり 表示画面をカスタマイズできます APIの関連情報 ▼ Garoon API一覧※1 https://developer.cybozu.io/hc/ja/articles/115000804726 ▼ Garoon カスタマイズサンプル一覧 https://developer.cybozu.io/hc/ja/sections/200272340 ▼カスタマイズ活用イメージ https://garoon.cybozu.co.jp/product/expand/customize/ サイボウズの製品や、他社の製品/サービスとの データ連携を開発することも可能です ※1 2018年5月時点では、一部のAPIはクラウド版でのみご利用いただけます。 Copyright © 2018 Cybozu

JavaScript カスタマイズ例 １ 利用シーン 同じような内容を何度も 記入するのは手間がかかる！ 出張前に「出張申請」を出す 出張後に「旅費申請」を出す 出張に行く 同じような内容を何度も 記入するのは手間がかかる！ Copyright © 2018 Cybozu

JavaScript カスタマイズ例 １ カスタマイズ例 出張申請ワークフロー 費用精算ワークフロー 出張申請に記入した項目が自動で転記する 標題 データ引き継ぎ 出張申請URL 各種データ 出張申請に記入した項目が自動で転記する Copyright © 2018 Cybozu

JavaScript カスタマイズ例 ２ 利用シーン １ヶ月の外出予定を１つ１つワークフローに 入力するのは手間がかかる！ 外出予定をスケジュールに登録 月末に交通費を申請 １ヶ月の外出予定を１つ１つワークフローに 入力するのは手間がかかる！ Copyright © 2018 Cybozu

JavaScript カスタマイズ例 ２ カスタマイズ例 スケジュールから外出の予定を 自動取得する Copyright © 2018 Cybozu

Garoon のカスタマイズについての詳細 サンプルプログラムなどもございますので、ぜひご覧ください。 https://garoon.cybozu.co.jp/product/expand/customize/ Copyright © 2018 Cybozu

７. 申請データの利用

申請データの自動書き出し (パッケージ版のみ) 申請フォームごとに自動で承認後のデータをCSVファイルに 書き出すことができます。 最終承認された申請データを、指定のディレクトリに自動で書き出すことができます。 書き出されたデータを他システムに入力することで ワークフローのデータを活用することができます。 ※手動書き出しも可能です ※APIを利用してCSVデータを書き出す方法もあります Copyright © 2018 Cybozu

申請データの自動書き出し(パッケージ版のみ） 申請フォームの設定で、CSVファイルに書き出す項目を設定できます。必要な情報のみをファイルに書き出すことができます。 申請フォームごとにCSVに書き出す項目を選択します Copyright © 2018 Cybozu

８. ライセンスとお問合せ

ライセンス (パッケージ版） パッケージ版 Garoon を利用するためには、初年度は「新規ユーザーライセンス」、2年目以降は「継続サービスライセンス」が必要です。ワークフローは「継続サービスライセンス」を購入いただいたお客様がご利用いただけます。 初年度 2年目 3年目 ・・・ 新規ユーザー ライセンス 継続サービスライセンス 初期費用 初年度の サービスライセンス サポートサービス 追加アプリケーションの利用権限 ワークフロー/マルチレポート/全文検索/モバイルビュー/KUNAI/デスクトップリマインダー/API ▼基本ユーザーライセンスの詳細はこちら https://garoon.cybozu.co.jp/price/package/ ▼継続サービスライセンスの詳細はこちら https://garoon.cybozu.co.jp/price/package/service.html Copyright © 2018 Cybozu

ライセンス価格 (パッケージ版) ※新規基本ユーザーライセンス：ソフトウェアの使用許諾と、1年分のサービスライセンスが含まれています。 ※乗換ユーザーライセンス：「サイボウズ Office」「サイボウズ AG」から乗り換えるお客様用のライセンスです。 ※アカデミック/ガバメントライセンス：学校法人、公共法人での利用を目的として導入する場合に適用されます。 ※継続サービスライセンス：「ガルーン 4」をより安心・便利にご活用にいただくための保守を含むサービスです。ユーザー向けの追加アプリケーションサービスや、システム管理者向けの幅広いサポートサービスを提供します。 ※表示価格は税抜です。 Copyright © 2018 Cybozu

価格(クラウド版) クラウド版 Garoon は月額利用料のみでご利用いただけます。月額利用料のみで、ワークフローもご利用いただけます。 Copyright © 2018 Cybozu

https://garoon.cybozu.co.jp/consult/ Garoon に関するお問い合わせ 導入に関するお問い合わせは下記のページで受け付けております。お気軽にお問合せください。 https://garoon.cybozu.co.jp/consult/ Copyright © 2018 Cybozu

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