幹事の役割と心得 ２６８０地区 PDG 石井良昌 （尼崎西）
クラブ運営の原則 クラブ運営の基本原則は、クラブ自治権の 行使にある。1922年に国際ロータリー・クラブ 連合会がRIに改組されたことを機会に、標準 ロータリー・クラブ定款が作られ、定款採用 定款に違反しない限り、また定款に記載されていない事項については、全てクラブの自主的な判断に任されており、その規約をまとめたものがクラブ細則である。 クラブの実情に合わせた細則を定め、さらに毎年それを見直しながら、細則に基づいたクラブの運営がなされなければならない。
ロータリーの代表権者は ロータリーではRIや他クラブと対処する 場合は会長・幹事が共に代表権者となる。 理事会は審議機関で代表権者は会長である。 会長は形式上のクラブ代表者であり、しばしば 象徴としての「天皇」に例えられる。 幹事は執行機関の代表者として「内閣総理 大臣」に例えられる。 総会を最高の議決機関とする一般の常識はロータリーには適用されず、理事会がすべての議案に関する先議権を持ち、クラブ事項に関する理事会の決定は最終決定となります。 幹事は執行機関の代表権者として、理事会で決定した事案を会員に伝えると共に、その実行を会員に促す職責があります。
幹事の職務内容 ロータリークラブが社交クラブとして発足した 歴史的背景から、クラブの取りまとめ役であり、 世話役でもある幹事の存在は大きい。 ① 会員記録の整理保存 ② あらゆる会合の設営、招集通知の発送、 出席記録、議事録の作成と保存 幹事マニュアルを作成されているクラブはどれくらいありますか？
幹事の職務内容 ③ RIに対する会員半期報告（7/1および1/1) ④ 出席報告（毎月１５日を目途に）を含む あらゆる報告と連絡。 ⑤ ロータリアン誌購読料の送付 ⑥ 会員証、メークアップ・カードの発行
幹事の職務内容 ⑦ ガバナー公式訪問報告書の作成 ⑧ 会長、理事会、委員会、会員との 連絡調整 ⑨ 理事会の意向を受けて会計と共に予算書 および決算書を作成する。予算の大枠を 組む作業は幹事の責任である。 ⑨の予算書および決算書を会計と共に作成するわけですが、決算処理と会計書類の作成は会計の業務となりますが、予算の大枠を組む作業は 幹事の責任であります。
幹事の心得 （毎週の例会） ①式次第をコピーする ②ソングを用意する。 ③出席率の用意（前回補正を調べておく） ④幹事報告を準備する（他クラブの例会変更ら） ⑤出金があれば幹事、委員長、会計の印もらう ⑥スピーチはプログラムにそって変更あればプ ログラム委員長に聞く。 ⑦週報を必ず例会場に持っていく。 ⑧請求書があれば各会員のBOXに配布。
幹事の心得 （例会後） ① ビジターカードを発送する。 ② 集金を各科目別に預金する。（ニコニコ等） ③ 週報の原稿をもらう。 ④ 第１例会終了後、理事会開催のため、 理事会議題や議事録用紙の準備
幹事の心得 （月１回）と〔第一例会のとき〕 ①第１例会は式次第が変わる ②ソングはまず「国歌斉唱」とロータリーソング ③会員と会員夫人のお誕生日と結婚記念日祝い を用意する。（親睦委員会？） ④出席率の報告（ガバナー事務所へ） ⑤米山奨学生がいたら奨学金を用意する。 ⑥月末に試算表を作成する。
幹事の心得 （入会に際し） ① 推薦者は新入会員入会手続きの冊子に必要 事項を書き幹事に提出。 ②会員候補者がゲストで１回目の例会出席した のち全会員に照会書を郵送する。 ③「新入会員入会手続き」の冊子に必要事項を 新入会員に記入してもらう。 ④入会式前に名札、バッジ、らを用意する。 ⑤新入会員の会費等の請求書を用意する。
幹事の心得 （退会に際し） ① 退会届けにサインをもらう。 ② 退会者もRIとガバナー事務所に報告する。
幹事の心得 （年度末）５月から６月頃 ①各委員会に実績報告を提出してもらう。 ②決算書も２週間を残して締め切って作成する。 ③会員名簿のチェックの準備をする。 ④次年度の出席表の準備。 ⑤上半期の会費の請求書を準備。 ⑥皆出席者のお祝いの準備。 ⑦予算案を作成する。（６月下旬までに）
幹事の心得 （ガバナー公式訪問） ① ２週間までにクラブアッセンブリーを開く。 ②公式訪問報告書をその１ヶ月前迄に作成する。 ③会長に着任前にロータリークラブセントラルを 入力してもらう。 ④公式訪問前にガバナー随行者が誰であるか 確認をとる。 （クラブアッセンブリー開催は強い要望でない） 実際にはガバナー公式訪問の２週間前までにクラブアッセンブリー（協議会）を開催したほうがよいとの程度で、２週間前までにしなくてはならないと言う強い要望とはなっていません。
完 ご清聴ありがとうございました。