事務部技術管理課・教育支援センター技術支援課 別府 誠・大森 康朝・諸星 芳和. 業務改善着眼点 技術管理課の業務の一つとして、学生用機器貸し出し 返却業務があり、大学の財産である機器を管理する必 要があるが、以下のような問題点があり、効率化を図 りたいと考えていた 貸し出し伝票用紙（２枚複写）を使用しているが、用.

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1 事務部技術管理課・教育支援センター技術支援課 別府 誠・大森 康朝・諸星 芳和

2 業務改善着眼点 技術管理課の業務の一つとして、学生用機器貸し出し 返却業務があり、大学の財産である機器を管理する必 要があるが、以下のような問題点があり、効率化を図 りたいと考えていた 貸し出し伝票用紙（２枚複写）を使用しているが、用 紙が１部 24 円と高値 学生の窓口利用時間帯が、昼休み時間や４時限目終了 時などに集中し業務担当者に負担がかかる 予約重複が無いかなどの検索・確認の手間がかかる 未返却など在庫管理が困難

3 バーコードを使用した情報管理システ ム ２００６年度業務改善コンテストにおいて、最優秀 賞を受賞した技術支援課のバーコード・磁気カード を使用した情報管理システムに着目した 技術支援課にシステムの開発協力を依頼し、バーコー ドを使用した学生貸し出し用機器管理システムの開 発・導入を行った

4 内部開発プログラム導入の利点 過去の業務改善コンテストの成果の有効活用 運用実績のある内部開発プログラムの利用による導 入時の低コスト化 技術支援課との協力体制の確立 業務時間の短縮等、業務の効率化が短期間に達成

5 改善前の学生用機器貸し出し返却業務の 流れ（予約） 学生が貸し出し伝票用 紙を技術管理課に来課 して受け取る 機器別予約一覧表で、 貸出希望期間の在庫を 確認し、仮予約 必要事項を記入し、学 生支援課に確認印を 貰った上、正式予約、 サイン

6 改善前の学生用機器貸し出し返却業務の 流れ（貸出） 学生が予約済貸し出し 伝票用紙を持って来課 機器別予約一覧表で、 貸出希望期間の予約を 確認 機器現物と確認の上、 借用者、貸出担当者が サイン、控え伝票を渡 し、本伝票をファイリ ング

7 改善前の学生用機器貸し出し返却業務の 流れ（返却） 学生が返却機器と控え 伝票を持って来課 伝票と返却機器を確認 し、返却者、確認者が サイン 学生に控え伝票を渡し、 本伝票をファイリング

8 改善後の学生用機器貸し出し返却業務の 流れ（利用者登録） 公認学生団体にバー コード登録申込書を配 布 公認学生団体は必要事 項を記入の上、学生支 援課承認印を貰い、技 術管理課に提出 登録者データを入力し、 貸出カードを作成し、 交付

9 改善後の学生用機器貸し出し返却業務の 流れ（機器登録）

10 改善後の学生用機器貸し出し返却業務の 流れ（予約） 予約表 読込 読込読込

11 改善後の学生用機器貸し出し返却業務の 流れ（貸出） 貸出 読込読込 貸出表

12 改善後の学生用機器貸し出し返却業務の 流れ（返却） 受 け取り 読込読込

13 ・学生の手続きが簡素化し、利用満足度が向上 ・借用者と貸出時間の電子データ化で貸出データ管理が容 易 ・未返却リスト等の自動作成で正確な在庫・借用者管理が 容易 ・機器の使用頻度や故障情報の入力で機器情報の管理が容 易 ・他部署の貸出業務への応用が可能 ・バーコード導入をキーにして部署間の協力体制 確立