サイボウズ Office 6 導入による社内革命

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1 サイボウズ Office 6 導入による社内革命
・アプリケーション効果 ・ケーススタディ効果

2 -本資料について 設備予約 ココが変わる！ Office 6 導入 導入前の想定される状況 導入後の効果
アプリケーション効果では一般的にグループウエア導入前に想定される社内状況に対し導入後得られやすい効果について記載しております。 設備予約 スケジュール機能同様、会議室の空き状況などを一覧で確認可能。 メンバースケジュール・空会議室など空時間検索も可能で時間調整業務の効率化が実現できます。 ココが変わる！ 会議室の予約は紙ファイルにて管理。予約するにもいちいち離籍しなければならず処理が面倒である。またどこの会議室が空いているのか、利用できるのかなど一覧で確認できないため無駄な時間が多いのが問題。 Office 6 導入 導入前の想定される状況 導入後の効果 【メール】 初心者からエキスパートまで誰もが気軽に使えるWebメール機能。 専用メールソフトに匹敵する高機能をブラウザー上で実現し、外出・出張先からの利用も可能。 資料の中でチェックマークとアプリケーション名で記載されたコーナーがあります。こちらはアプリケーションの概略を記載しておりますが、詳細については弊社ホームページ、製品カタログをご参照ください。

3 アプリケーション効果 ※「サイボウズ Office 6」詳細機能についてはサイボウズ Office 6」製品ガイド・製品パンフレット等をご覧ください。

4 -サイボウズ Office 6 基本セット トップページ ココが変わる！
書類や顧客からの郵送物。机の上はナレッジ生産の起点です。ナレッジワーカーにとって自分のデスクは書類が「山積み」「あの資料はどこへ？」といった状態では業務効率の低下を導き時には業務をストップさせる原因ともなり得ます。 【トップページ】 Office 6 導入 「アプリケーションメニュー」 ココが変わる！ 「お探し物」 「スケジュール」 スケジュールやメール到着など業務に必要な最新の情報を表示し、ユーザーは整理された自分だけの「トップページ」から即座に状況把握・行動へと移せ、大幅に業務時間の効率化を可能にします。 「お知らせ」 「ToDoリスト」 「タイムカード」 「最新情報」 「サイボウズNET」 ※「サイボウズ Office 6」詳細機能についてはサイボウズ Office 6」製品ガイド・製品パンフレット等をご覧ください。

5 -サイボウズ Office 6 基本セット スケジュール 設備予約 ココが変わる！ ココが変わる！ Office 6 導入
メンバーのスジュールも一覧形式で視覚的にとらえることが可能。エージェント機能を利用すれば一つのスケジュールに必要な情報を一元管理。時間調整業務、調査時間などを短縮し業務効率を高めます。 ココが変わる！ メンバーのスケジュールはホワイトボードで管理。訪問先を記入するだけなので訪問時には地図で調べたり、経路検索などにも時間がかかる。しかもメンバー同志のスケジュール調整は時間がかかりすぎて困っている。このような状況ございませんか？ 山田部長行動予定表 鈴木行動予定表 Office 6 導入 設備予約 会議室の予約は紙ファイルにて管理。予約するにもいちいち離籍しなければならず処理が面倒である。またどこの会議室が空いているのか、利用できるのかなど一覧で確認できないため無駄な時間が多いのが問題。 スケジュール機能同様、会議室の空き状況などを一覧で確認可能。 メンバースケジュール・空会議室など空時間検索も可能で時間調整業務の効率化が実現できます。 ココが変わる！ Office 6 導入 ※「サイボウズ Office 6」詳細機能についてはサイボウズ Office 6」製品ガイド・製品パンフレット等をご覧ください。

6 -サイボウズ Office 6 基本セット 電話メモ（在席確認） 掲示板 ココが変わる！ ココが変わる！ Office 6 導入
電話をうける人間は自分のデスクから簡単に電話メモを残すことが可能ですので無駄な時間を省きます。電話メモのメール転送機能で、外出中の担当者からお客様への返答スピードも速まり顧客との信頼関係も強まります。 ココが変わる！ 外出の多い社員、離席の多い社員の不在時に大切な顧客や取引先から多くの電話がかかってくる。付箋やメモを利用し伝言を残すが電話を受ける人間はメモを残す処理に多くの時間を費やされ、顧客への返答にも時間がかかってしまう。 Office 6 導入 掲示板 全てのユーザーに情報を発信することが可能です。情報は個々のトップページから確認できますので情報の浸透力も深まります。掲示板内でアイデア募集などナレッジを交換することによって知的生産性を高めます。 ココが変わる！ なかなか社内の掲示板を社員が閲覧してくれない。また掲示した内容についてのディスカッションができずコミュニケーションが不足している。 Office 6 導入 【掲示板】 サイボウズ Office 6 掲示板はグループごとにカテゴリ分類され、見やすく整理されています。「Office 6」ではこれら以外にも、任意のカテゴリを新たに追加・削除可能です。グループ横断的なカテゴリの作成により、伝えたい人に確実に情報が伝達できます。 ※「サイボウズ Office 6」詳細機能についてはサイボウズ Office 6」製品ガイド・製品パンフレット等をご覧ください。

7 -サイボウズ Office 6 基本セット 社内メール メール ココが変わる！ ココが変わる！ Office 6 導入
連絡と意見交換が気軽に行え、既読状況も管理でき、意思疎通が確実になります。メンバーがそれぞれ自分のデスクにいる時に自分の意見を述べることが可能ですので意思疎通だけでなく決定スピードを速めることも可能になります。 ココが変わる！ Office 6 導入 会議を開く必要性は高くないが、ちょっとした決定事項を行うにもメンバー全員の時間調整が必要。なかなかメンバーの調整もできない状態なので決定事項の遅れが目立っている。 メール Office 6のメールは外出先からもメールの確認、送信が可能ですので情報を最適なタイミングで得ることが可能。素早く返信も行えるので顧客との信頼関係も強化できます。 ココが変わる！ 現在利用しているメールソフトだと出張中にメールの確認ができない。顧客とのメールのやりとりが多いのに外出も多い。ついついメールの確認、チェック、返信が遅れお客様に迷惑がかかってしまう。 Office 6 導入 【メール】 初心者からエキスパートまで誰もが気軽に使えるWebメール機能。 専用メールソフトに匹敵する高機能をブラウザー上で実現し、外出・出張先からの利用も可能。 ※「サイボウズ Office 6」詳細機能についてはサイボウズ Office 6」製品ガイド・製品パンフレット等をご覧ください。

8 -サイボウズ Office 6 基本セット アドレス帳 ファイル管理 ココが変わる！ ココが変わる！ Office 6 導入
コンタクトをとった顧客情報を個々のアドレス帳に登録するのではなく会社の資産としてアドレス帳に登録すれば複数名の入力といった無駄な動きが省けるだけでなく顧客の基礎情報をメンバーで共有することが可能ですので訪問先情報などの調査時間を大幅に削減できます。 ココが変わる！ Office 6 導入 顧客のアドレス帳は個々が管理しているので同じ顧客情報を複数名が管理している。会社の情報資産ストックに無駄な動きが出てしまう。 ファイル管理 Office 6のファイル管理を利用すれば個々に作成されたファイルを保管・共有できます。組織内での情報整理・共有を簡単に行え、手軽にナレッジマネジメントを達成可能です。 また紙ベースでの書類を大幅に削減することができコスト削減にもつながります。 ココが変わる！ 担当者が作成した提案書や企画書は個々の机の引き出しの中。また作成した資料の多くは印刷して保存されるため書類の量が膨大で保存したファイルを探すのに苦労する。 Office 6 導入 ※「サイボウズ Office 6」詳細機能についてはサイボウズ Office 6」製品ガイド・製品パンフレット等をご覧ください。

9 -サイボウズ Office 6 基本セット 個人フォルダ サイボウズNET ココが変わる！ ココが変わる！ Office 6 導入
メールや社内メール、画面に貼り付けた付箋など情報を別々に管理しているので自分が探している情報がどこにあるのかわからない！個別のアプリケーションには検索機能がついているもの、ついていないものが混在しているので検索もかけられない。 サイボウズNET 出張中の情報を調べるのも一苦労。地図検索、ホテル予約、チケット予約、全て出張に必要な情報なのにバラバラに検索するのは時間もかかる。 サイボウズNETはビジネスに利用頻度の高い情報コンテンツを集約したコンテンツ配信サイトです。必要な情報を短時間に効率よく収集することが可能です。 ココが変わる！ Office 6 導入 【サイボウズNET】 最新のビジネスニュースや出張・外出時の路線検索、ホテル・航空機の予約状況など、ビジネスに必要な各種インターネット情報へのアクセスを可能にする、便利な"情報への入り口"。 ■多彩なジャンルの情報を提供…「ニュース・情報」「出張・外出」「地図・道路」「調べ物」 ■カスタイマイズした形でトップページに表示可能 ※「サイボウズ Office 6」詳細機能についてはサイボウズ Office 6」製品ガイド・製品パンフレット等をご覧ください。

10 -サイボウズ Office 6 基本セット システム管理ツール ココが変わる！ Office 6 導入
GUI操作でバックアップ、メンテナンスも楽に管理できます。管理者にとって常にOffice 6を最適な状態に保つことによって、ユーザーも時間の流れをとめることなく情報共有、コミュニケーションが可能です。 ココが変わる！ Office 6 導入 社内システムのメンテナンス、バックアップはUIも複雑。結果システムを最適な状態に保つのが困難になっている。 ※「サイボウズ Office 6」詳細機能についてはサイボウズ Office 6」製品ガイド・製品パンフレット等をご覧ください。

11 -サイボウズ Office 6 マネジメントオプション
ココが変わる！ Office 6 導入 稟議書や購入申請・交通費清算などの申請書は紙ベースで運用。決済までの時間もかかり上司が出張中の時など申請書類が多くたまりタスク業務が膨大な量になる。 申請・承認業務のための電子決裁アプリケーション。 トップページから最新一覧を参照、画面の指示に従って入力するだけで簡単に申請を作成。業務の効率化とスピードアップに貢献。 ■簡単なフォーム入力式 ■フォームのカスタマイズ機能 ■申請前にプレビュー可能 ■承認階層内で複数の承認者を設定可能 ■「確認者」の指定が可能 ■自動計算機能を搭載 ■外出先からの申請の受付・処理が可能 ■CSV形式で申請フォームをインポート可能 【サイボウズ Office 6 ワークフロー】 ※「サイボウズ Office 6」詳細機能についてはサイボウズ Office 6」製品ガイド・製品パンフレット等をご覧ください。

12 -サイボウズ Office 6 マネジメントオプション
ココが変わる！ Office 6 導入 商談内容の報告などは紙で管理。商談の流れが掴みにくく、ナレッジとしての活用ができていないため報告書から次へのビジネスチャンスがなかなか見つからず困っている。 サイボウズ Office 6 プロジェクト Office 6 プロジェクトは個々のタスク管理をチャート形式でとらえ、確実にタスクを遂行していくことが可能です。仕事の全体を把握し、確実に業務をこなすだけでなく業務効率に向けての改善ポイントの発見にもつながります。 ココが変わる！ Office 6 導入 目的に対するタスクの管理がバラバラで業務そのものが遅れてしまうことも。各自のタスクを細かく管理できないため目的に対する一体感に欠如し思うように業務が進まない。 ※「サイボウズ Office 6」詳細機能についてはサイボウズ Office 6」製品ガイド・製品パンフレット等をご覧ください。

13 -サイボウズ Office 6 モバイルオプション
トップページ同様ユーザーに必要な情報を中心に確認可能なので処理スピードを改善し時間の効率化を図ることが可能になる。 ココが変わる！ Office 6 導入 外出が多く社内の状況把握やお客様からのメールを確認できない。時には急な用件を処理できずクレームを受けてしまうことも。 サイボウズ Office 6 シンク Office 6 シンクを利用すれば外出前にシンクロナイズ。スケジュール、アドレス帳、メモ、メール、ToDoリストを訪問先へ向かう途中などに確認でき情報の収集スピードを遅らせることなく共有できます。 ココが変わる！ Office 6 導入 スケジュールの確認やメールの確認をもう少ししたいのに外出しなければ。結局処理を後回しする結果に。 ※「サイボウズ Office 6」詳細機能についてはサイボウズ Office 6」製品ガイド・製品パンフレット等をご覧ください。

14 ケーススタディ効果 ※「サイボウズ Office 6」詳細機能についてはサイボウズ Office 6」製品ガイド・製品パンフレット等をご覧ください。

15 現在のIT環境： 未整備～初級編 スケジュールの共有による営業スピードのアップ
重要な顧客の場合、次回のアポイントメントは、上司や技術者のスケジュールを考慮して、 一度帰社してから設定するのが普通。その場で全員のスケジュールが把握できれば、 １週間後の商談を半周に縮めることが可能となる。 結果として、クロージングまで４回の商談なら、１ヶ月かかるものが２週間に縮められる。 商談１回目 段取・調整 段取・調整 仕様提案 段取・調整 見積もり提出 段取・調整 クロージング 商談１回目 仕様提案 見積もり提出 クロージング 掲示板の活用による社内情報共有の活性化 これまで、FAXで各支店や営業所に送っていた、通達や業界動向、マーケティング情報を グループウエアに切り替えることにより、デジカメなどビジュアルな情報や、既読確認など 確実性とインパクトが向上。トップからの一方的な通達の他に、現場からの情報を共有する ことにより、現場レベルでの情報力を格段にアップすることが可能になる。 ※「サイボウズ Office 6」詳細機能についてはサイボウズ Office 6」製品ガイド・製品パンフレット等をご覧ください。

16 現在のIT環境： 中級編 一方的 閉鎖的 双方向的 開放的 回覧板の活用による情報収集や意見交換
社内メールの確認機能を利用した回覧板により、社内・部内の方針検討や目標設定の際に 簡単に意見集約することが可能に。これまで途中経過については、一部のスタッフの意見 と数字を元に、幹部が決定して伝達していたものが、経過についてもオープンにすることに より、現実的な目標と全社員のコミットメントが得られるようになる。 一方的 閉鎖的 営業成績集約 幹部会議 決定事項通達 施策実行 双方向的 開放的 回覧板で意見募集 アンケートを集約して会議 決定事項を伝達 施策実行 社内メールによる電子会議の活発化 ピラミッド型からマトリックス型組織への移行に伴い、席や部署の離れたメンバー同士の交流 の必要性が激化。電子コミュニケーションツールの導入により、時間や場所を選ばずに 検討事項を議論できる環境に移行。会議の席には、すでに情報を入手して前検討も済ませた メンバーだけが集まるため、伝達の必要はなく、純粋に議論を行うことができる。 ※「サイボウズ Office 6」詳細機能についてはサイボウズ Office 6」製品ガイド・製品パンフレット等をご覧ください。

17 現在のIT環境： 上級編 電子ワークフロー導入による権限の明確化と即断実行スタイルの実現
交通費の精算や支払伝票、休日申請だけに使われている書類決裁を、電子ワークフロー 導入によって、稟議決裁に拡大。案件ごとの判断基準と決裁者を明確にする事により、 責任や決定が曖昧な値引き案件や、新規投資が減少。 集計集約も簡単なので、定期的に幹部会でチェックを入れることも可能になる。 また、集約が簡単でチェックができる利点を活かして、フラットな組織を実現して稟議の階層 を減らし、権限委譲と業務のスピードアップを実現できる。 電子報告書によるナレッジワークの実現 これまでの報告書が上司への一方的なレポートだったことに比べて、電子報告書（サイボウズ Office 6 報告書）を導入することで、同僚や関係メンバーにも同時に報告書が回覧可能に。 報告書のコメント機能を使っての関係メンバー間の議論で、報告書から導き出される情報 に深みが出ると共に、スタッフの持つ情報量が飛躍的に増大。提案案件数の増加や異部署 間での協業促進で、スタッフのナレッジ増加と新しいワークスタイルを実現。 ※「サイボウズ Office 6」詳細機能についてはサイボウズ Office 6」製品ガイド・製品パンフレット等をご覧ください。

18 -サイボウズ Office 6 導入で会社が変わる！
無駄な時間 Output 知的生産物 無駄な時間 無駄な時間 情報の一元管理 コミュニケーションの活性化 社員のITリテラシーの向上 業務効率の改善 業務コストの削減 ※「サイボウズ Office 6」詳細機能についてはサイボウズ Office 6」製品ガイド・製品パンフレット等をご覧ください。

19 ※「サイボウズ Office 6」詳細機能についてはサイボウズ Office 6」製品ガイド・製品パンフレット等をご覧ください。