NTC-V地区 会議室予約ルール遵守の再徹底

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1 NTC-V地区 会議室予約ルール遵守の再徹底
会議室の予約ルールを展開致しますので、徹底・厳守をお願いしま す。 予約ルール・マナーの内容 ①全社共通ルール：NISSAN Meeting Way 会議の達人 ②NTC地区ルール：NTC-V地区会議室 　　　＊各会議室にルールを分かりやすく掲示します。 本内容は総括課長会議で展開済（2015/4/20) 問合せ先 　　ALSOK双栄㈱　スズキ、クボヤ（ ） 　　 KW0　　　　　　　イズミ、スエナガ（ ）

2 予約した人がすぐに予約のキャンセルをする
①全社共通ルール NISSAN Meeting Way 会議の達人　 クリック 【会議室利用に関する全体共通ルール】 会議室を使用しなくなった場合は、　予約した人がすぐに予約のキャンセルをする　こと 仮予約はしない　　こと 予約時間から10分を超えても使用していない場合（お客様会議室は、お客様の到着が遅れる事を 受付に連絡しない場合）は、無断キャンセルとみなし、別の人が使用可能とする。 　　使用する場合は、必ず予約者（不在の場合は部署）に確認をし、許可を得てから使用すること。 会議は予約時間以内に必ず終了し退室すること 会議室内の常設備品は絶対に持ち出さないこと 次に利用する人のために、利用後は後片付けを各利用者が実施すること（机/椅子の整理整頓・機 材の返却・照明/空調のOFF等） 　　また、備品等の故障/破損の時は管理部署（問合せ窓口等）へ連絡すること 経費削減のため、TV会議/電話会議をする際は、内線電話での利用を優先すること 予約した人がすぐに予約のキャンセルをする 仮予約はしない 全社共通ルールが基本です。 ルールを遵守し、会議室の有効利用にご協力をお願いします。

3 「部署コード・主催者氏名・内線・（件名）TV会議利用〇×」を必ず明記する
①全社共通ルール NISSAN Meeting Way 会議の達人　 クリック 【共用会議室利用ルール】＊全体共通ﾙｰﾙと共に共用会議室ﾙｰﾙをお守り下さい。 会議室予約の際は　「部署コード・主催者氏名・内線・（件名）TV会議利用○×」を必ず明記する　 こと TV会議室は、　TV会議を最優先する　　こと 予約はNissan Meeting Wayルールに則り　1ユニット1時間で行う　こと（1時間で区切りメリハリを つけましょう） 予約は最長3か月後までとし、長期間の予約は行わないこと 会議室、機材を予約する時は、「プライベートな予定」を選択しないこと 　（件名等を伏せたい場合は、部署のみ予約する） 会議室、機材を予約する場合は、「リソース(E)」に入れ、「予定の公開方法」を「予定あり」にして 　　「会議出席依頼」メールを送信すること ダブルブッキング防止のため、会議室、機材を予約する時は「終日」や「連続した複数日」を選択しない こと 無断キャンセルが多い部署やルールに則っていない予約を発見し、注意、勧告後改善が見 られない場合は、使用禁止や自動削除等の措置をとります 「部署コード・主催者氏名・内線・（件名）TV会議利用〇×」を必ず明記する ユニット1時間で行う 　　は、②NTC地区ルールにも掲載されています。 ルールを遵守し、会議室の有効利用にご協力をお願いします。

4 ②NTC地区ルール（NTC-V地区会議室）
１．利用日が決まってから会議室予約をする 　　　・1つの会議に複数の予約をするなど、仮押さえはしない 　　　・会議毎に予約をする（会議が連続する場合もまとめて予約をしない） 　　　・予約時間は1時間で、定期予約は最大２時間までです。 ２．会議室の予約は一つの会議・議題（1ユニット）＝1時間　 　　　・NISSAN Meeting way でも１ユニット１時間を基本にしています 　　　・定期予約は１ユニット最大２時間までです。 3. 会議内容が変更・中止になったら、予約を変更・キャンセルすること 　　　・会議開催の７日前および3日前に、リコンファーム（再確認）メールが届きます 　　　　※5月11日～、リコンファームメールの内容が変更されます 4. 予約時のシステム入力は正確に！ 　　　・申請者が主催者でない場合、主催者を必ず入力する 会議室の変更、キャンセルは 早急に処理して下さい

5 Appendix

6 ①全社共通ルール NISSAN Meeting Way 会議の達人 NMWを知る
クリック NMWを知る 　「無駄な会議をなくす、長い会議を短くする」といった会議の効率化に、いろいろな部署 が過去何度もチャレンジしてきました。単なる“べからず集”でなく社員一人ひとりの会議 への意識改革により、改善・定着を目指して、Nissan Meeting Wayを策定しました。 　Nissan Meeting Wayは、会議のValiue-Up（質と効率の向上）のための５つの ルールと３つのツールです。 ５つのルール ３つのツール ①ペーパーレス ②移動レス ③１ユニット１時間 ④目的確認 ⑤その場で議事録 ①WIN（Alliance　Connect 　　Live Meeting 　　Communicator） ②ファシリティ 　　TV会議/電話会議 ③V-up手法 　　ファシリテーションスキル等

7 Nissan Meeting Way基本ルール
<基本ルールの考え方> ・まず、会議の開催準備段階で、ペーパーレス・移動レス、さらに時間は 　1時間での開催を目指します。 ・会議の開始時には、目的をキチンと確認し、終了時点で結論の合意を 　取り、その場で議事録を発行します。 ①ペーパーレス ・ プロジェクター/ Alliance Connect等を活用し、配布資料を極力なくします。 ・ これにより、配布資料準備工数・会議後の資料管理工数等の効率化、 　紙使用量等の削減を目指します。 ・ プレゼンテーション資料は、論点を明確にして、シンプル、かつわかりやすくします。 ②移動レス ・ TV/電話会議とLive Meetingを活用し、事業所間・リージョン間の移動時間 　を効率化し、出張旅費を削減します。 ・ 効率化で生み出された時間を使ってさらなるＶａｌｕｅを創出します。 ・ 移動と場所の制約が減少することにより、会議が早く開催できます。 ・ 全ての会議が対象ではなく、現場、現物で確認すべき場合は例外です。

8 Nissan Meeting Way基本ルール
③１ユニット １時間 ・ 一つの会議・議題を1ユニットとし、1時間で結論が出せることを目指します。 ・ 2～3時間の会議は、2～3ユニット（=2～3議題）の会議とします。 　勿論、1時間以内の会議・議題もＯＫです。 ・ 遅刻厳禁。開始と終了の時間を厳守します。 　終了は5分前です、次への業務に支障を来たさないようにします。 ④目的確認 ・ 会議開催通知に基づき、会議の始めに目的とプログラムを確認します。 ・ 会議のアジェンダ・参加者の役割・アウトプット等も確認します。 ⑤その場で議事録 ・ 会議終了前には、必ず論議の結果を全員で確認します。 ・ そして、その場で議事録を発行します。 ・ 会議後に議事録仕事を残しません。