個人情報保護法と支部名簿 ５／２９ 大阪教区名簿委員会
セキュリティーと名簿個人情報 支部に所属するようぼくの名簿は、氏名・住 所・電話番号・生年月日など多くの個人情報 が含まれています。 そのために名簿に対してセキュリティを考慮 しておく必要があります。 ここでは、まず最低知っておいてもらいたい 個人情報保護法や名簿の扱い方、セキュリ ティの基本について紹介します。
個人情報保護法の概要
個人情報とは
「個人情報取扱事業者」とは
支部名簿を扱うためのルール 支部名簿取扱規約の設定 パソコンのセキュリティー 名簿ソフトのセキュリティー 紙データに関するセキュリティー
支部ようぼく名簿の取扱い規約 （例） ■ 支部名簿の運用 支部では、「ようぼく」の方々の個人データを上記の利用目的に沿って活 用する。 支部名簿の配布は、特定の区域を定め、定められた者（名簿取扱者）が名 簿を取扱う。 名簿取扱者は、支部管理者に無断で紙データのコピー・転載・売却を禁じ る。 名簿の正確さを期するため、期間を定めて名簿データの内容確認調査を行 う。 誤って名簿の流失を防ぐ意味で、紙データの内容は以下の項目に留める。 直属教会名、所属教会名、氏名、ふりがな、年齢、住所、電話、教歴で、 生年月日は含まない。 紙データには、必ず名簿の使用目的を記し、使用後は破棄又は返却処理を 義務図ける。 ■ 訪問・案内の拒否 本人が希望すれば訪問や行事案内の拒否ができる。原則的には、所属教会 に連絡し、直属教会から情報が届けられる。簡易的に支部は連絡不可の取扱 いを行う。 ※ このような、名簿取り扱いに関する規約を名簿管理者・担当者は定めて 扱うことが肝心です。
パソコンのセキュリティー WindowsXP ・ Vista ・７での利用が前提 Windows98 ・ Me ではセキュリティに大きな問題が 有りおすすめできません 。 名簿などを扱うユーザーの追加 普段使うユーザとは別にすることでデータの流出を防ぐ ユーザー、パスワードの設定 盗難などへの対策 フォルダを各ユーザー用とする 定期的なバックアップ ワクチンソフトの導入
パソコン購入のヒント 現在パソコンは XP から Vista ・７への移行期となっています。 WindowsXP の A4 ノートパソコンであれば基本的に問題ありません。 ただし、予算が許されるのであれば、 WindowsVista ・７のパソコンで あればなお良いでしょう。 メモリは 1GB 以上、 HDD80GB 以上、 CD-RW など パソコンは丁寧に使っても 3 ～ 5 年程度で寿命となります。常にデータ のバックアップを取り、支部として予算を確保し入れ替えの時期を考 慮すること。特にノートブックは持ち運ぶことから故障率が高くなり ます。 自動車などと違いデータが無くなるとただの箱にしかならないので、 管理が大切。 できるだけ支部として購入し、支部の個人データを扱っていることを 自覚していただくこと。 現在 Windows98 、 Me などを利用されている場合できるだけ早く Vista ・７への更新を行ってください。
名簿ソフトのセキュリティー 一般的な住所録ソフト（年賀状ソフト）では、セキュ リティはあまり考えられていない。簡単操作に重きが 置かれている。個人で扱う情報量なのであまり意識さ れていない。 支部ようぼく名簿は 2000 ～ 6000 人近くの個人情報を 扱うため十分な配慮が必要。 名簿ソフトの利用者を特定し、しかもデータ閲覧には パスワードなどのセキュリティが設定されている「名 簿棟梁」が最適。 一般に流通しているソフトとは違いようぼく名簿用の ため項目設定なども配慮されている。
紙データに関するセキュリティ ー 各支部において配布物を配っていただく 方に組単位で名簿を紙に印刷して配布す ることが考えられます。 これについては、支部において別途紹介 しました名簿取り扱い規約を決めてそれ に沿って扱うようにしましょう。 不要になった紙データは回収後シュレッ ダーなどで破砕後破棄することが望まし いです。
大阪教区でのようぼく名簿の経 緯 ２００１年以前は、紙のよふぼくカードが本 部から教区を経由し、庶務を通して各支部に 配布されていた。 それらようぼく名簿の管理は、支部の独自性 に由来していた。 結果、担当者が変わる度に管理方法がまちま ちで、統一した管理が欠落し、名簿の消失や 整備がとどこうった。 ２００１年以降は本部からデジタル化された データを名簿整備ソフトで供給され、大阪教 区は名簿棟梁ソフトを活用して運用している。
支部名簿担当者責務 支部名簿担当者は、常に名簿の整備を行 い、支部の各会からの要望に応えられる よう備えることが求められる。 大阪教区名簿担当者会議（毎月 29 日午後 ３時）に出席し、毎月の変更情報を受け 取る。 委員会に出席することで、各支部のデー タ活用などの事例を研鑽し、支部での活 用に生かせることができます。