プラスワン ( ＋１ ) ～踏みだそう！ あなたがつなげる未来への一歩～ Ｄグループ 平成 24 年 1 月 20 日 平成 23 年度国立大学法人等若手職員勉強会 分科会Ⅱ

役割分担 司会 高橋 宏暢（国立大学協会） 書記・ＰＰＴ 鵜飼 大輔（名古屋工業大学） 発表者・メンバー 中大路 悠（人間文化研究機構） 狩集 広行（山梨大学） 蓜島 良和（東京工業大学）、村上 健一郎 （横浜国立大学） 高村 敏満（京都大学）、沼田 紘治（神戸 大学） 山西 洋輔（山口大学）、大林 洋之（鳴門 教育大学） 福本 高司（九州工業大学）、横松 良介 （九州大学） 中川 明子（人間文化研究機構） 企画員 三好 史恵（東京農工大学）

はじめに・・・ 企画にあたって、私たちが大切にしたい想い ● 「実現性」「継続性」 自分がその気になれば今日からすぐに始められること・続けられる ことを 企画し、それを実際にやることで小さくても確実に一歩ずつ「理想 の職員」に向かって進み続けたい。 ● 「まずは自分から」「目に見える結果を出す」 仲間や組織に呼びかけても、自分ができていなければ説得力がない 。 まずは自分ひとりでもできることをやろう。そしてみんなの目に見 える 「結果」を出そう。 ● 「自分が変われば仲間も変わる。」 自分が理想の職員に近づくだけでは終わりたくない。理想の職員に 多くの人が近づけば近づくほど、職場自体も理想の職場に近づいてい けるのではないか。少しずつ周りの人を巻き込みながら、ボトムアッ プで職場を変えていきたい。

D グループ 理想と現実のギャップ ● 信頼される・・・責任感、コミュニケーション力、モラル、知識、判 断力、 向上心、主体性、高いモチベーション、まとめ る力、 問題意識、広い視野、提案できる力 ● 力不足・・・低い業務効率、周囲との連携不足、 迅速に的確に判断 を下し、 具体的な提案をするための 知識不足。 理想＝前向きで信頼される職員 現実＝前向きで問題意識はあるが、力不足な職員 ギャップ＝周りの状況がみえてきているが、 自分のことで手一杯で余裕がない。 発展途上。

理想の実現に向けて ～３つのステップ～ ステップ１ ＜自分へ＞ 自分が大前提 !! 現実の自分を理想の自分へ近づける ステップ２ ＜仲間へ＞ 理想に近づいた自分のやり方を仲間にも広げる 仲間とともに相談、試行、反省、改善（ＰＤＣＡ）して いく ステップ３ ＜組織へ＞ 仲間が増えれば自然と組織全体へと広がってい く・・・！！

ステップ１ ＜自分へ＞ ①業務の効率化 自分の業務のやり方を見直し、 非効率的な現状を変える ②必要な知識の収集 知識不足な自分から 知識を持った自分へ ③ステップ２への準備 自分の成功例を仲間に広げる準備 理想の 職員への 第一歩！

ステップ１ ＜自分へ＞① 業務の効率化 ● 整理ルールを作成 ・・・机、書類の整理、フォルダ、ファイ ル整理 ・必要な書類やデータを探す時間は ・ただ片付けるだけでなく、整理ルールが あると持続可能に ● 業務マニュアル及びスケジュール表を作成 ・・・マニュアル等の作成により業務手順 の無駄を 見つけ、効率化につなげる → 残業の 減少 無駄

ステップ１ ＜自分へ＞② 必要な知識の収集 ● 業務に関連する法令集、規程集を作成 何のための業務かを理解し、問題解決の 糸口にできる ● 中期目標・計画を把握 自分の大学が目指す方向を意識した仕事 が できるようになる → 提案力もアップ ● 学内の意思決定の流れを把握 スケジュール管理がしやすくなる ○ 月 ○ 日の会議にかかるから × 日までに決めよ う

ステップ１ ＜自分へ＞③ ステップ２への準備 ● 企画自体のマニュアルを作成 仲間に企画の魅力を説明できるようにす る ● 他部署に知り合いを増やす 他部署にも仲間ができれば多様な意見を 取り入れられ、最終的に組織へ広がり やすくなる マニュアル例 Part1 この企画を実行した際のメリット Part2 業務の効率化のためのコツ Part3 知識を増やすために必要なコンテンツ

情報共有による周囲との連携向上。 業務の整理をすることによる効率 化。 時間的、精神的余裕ができる。 知識修得・自己研鑽・趣味の時間 ができる。 最初に時間がかかる。 自分の負担が大きい。 仲間を増やし、組織にまで広げていくのが難 しい。 さらに 「理想」 へ ワークライ フバランス メリット・デメリット

・ 目に見える結果 （例：机がきれいになる、残業が減る 等） → 仲間にアピールできる ・ 面白がる工夫 （例：プチご褒美） → モチベーションの持続につながる ・ 毎日の積み重ね （例：毎朝３０分だけ等） → 負担軽減につながる ・ 同志 → 仲間が増えれば負担は減少。 参加したくなる雰囲気を醸成する。 必要となるもの・必要となる人

ステップ２ ＜仲間へ＞ ①メリットをアピールして仲間を増やす 目に見える成果で興味を引き、参加した い 気にさせる → マニュアルで説明 ②ステップ１の成果を共有 メーリングリストや掲示板で情報共有す る ③ステップ３への準備 仲間とマニュアルを改善し、組織にも応 用 できるようにしていく

ステップ２ ＜仲間へ＞① メリットをアピールして仲間を増やす ● 目に見える成果で周りの興味をひく Point ：強制は反発を生むので ● 企画のマニュアルを使ってメリットを説明 興味を持ってくれた人に参加してもらえる よう 企画のマニュアルで説明する ・机がきれいで仕事 が しやすそうだ なぁ・・・ ・なんだか楽しそう ・どうして残業が少 ない んだろう？？ ×

ステップ２ ＜仲間へ＞② ステップ１の成果を共有 ● マニュアルやスケジュールを共有する お互いの業務状況を把握することにより 、 お互いの業務の補完も可能になる → 周りを活かせていない現状から脱出！ ！ ● メーリングリストの作成 希望者の ML を作成し、日頃から意見交換 できるようにする → ちょっとした疑問も聞きやすくなる

ステップ２ ＜仲間へ＞③ ステップ３への準備 ● 仲間と共にマニュアルの改善・試行を行 う ● 上司やより多くの人に知ってもらえるよう プレゼンの準備もする

ステップ３ ＜組織へ＞ ①上司に企画のメリットをアピール 組織に広げるには上司の賛同も必要 ②ステップ２までで得た仲間との協力 仲間が増えれば自然と組織全体へと 広がっていく・・・！！

ステップ３ ＜組織へ＞① 上司に企画のメリットをアピール ● ステップ２までの成果・ステップ３のメリット を 上司にアピールする 効率化、協力体制の強化、知識の習得 等 ● 係長 → 課長の賛同を得て事務連絡会等で他の 部署の賛同も得る

ステップ３ ＜組織へ＞② ステップ２までで得た仲間との協力 ● 相互に働き掛けをしあうことでさらに企画を盛 り上げる 各部署の仲間がそれぞれ①の取組を行えば、 部署間の合意も得られやすい 「前向きで信頼される」理想の自分から 「前向きで信頼される」理想の組織へ。