予算等集計方法の改善による 残業時間の抑制 2015 年度業務改善コンテスト 財務部主計課 勝山貴史 西村友太

予算期における主計課の業務 予算等集計方法の改善による残業時間の抑制 ◆ 提出された予算書の内容精査及び集計 ① 入力用予算書 ・概要説明書 ・財務諸表 ・教職員数 ・学生生徒数 など 紙ベース： 50 枚 ② 施設設備入力用予算書 ・ 施設設備科目詳細 ・工事計画 ・修繕計画 ・ 75 周年記念事業計 画 など 紙ベース： 15 枚 予算書のファイル形式は Excel （ Microsoft ）であり、主計課が用 意した所定のフォーマットを使用し、複数の入力シートで構成 されている。 ③ 予算執行点検評価書 紙ベース： 5 枚 ・予算の自己点検評 価 ・募集活動状況 など

予算期における主計課の業務 予算等集計方法の改善による残業時間の抑制 ◆ 提出された予算書の内容精査及び集計 ◆ 法人本部 １ ０ ◆ 大学院・大学・短大 ２２ ◆ 高校・中等部・小学 校 認定こども園・幼 稚園 ２３ ◆ 医学部・付属病院 群 ８ × ６３６３ ＝ ３，１５０ 枚 50 枚 ※値＝予算提出単位

予算期における主計課の業務 予算等集計方法の改善による残業時間の抑制 ◆ 提出された予算書の内容精査及び集計 ★ 集計に関わる主な予算書（財務三表） ● 資金収支予算書 収支科目（大科目、合計含む） ３１５セル × １１カ年 × ６３ ＝ 218,295 セル ● 活動区分資金収支予算書 収支科目（大科目、合計含む） ９５セル × １１カ年 × ６３ ＝ 65,835 セル ● 事業活動収支予算書 収支科目（大科目、合計含む） １４７セル × １１カ年 × ６３ ＝ 101,871 セル ※その他、委託費明細表、教職員数、学生生徒数など集計が必要とな る 予算資料はいくつもある。 正確に！

従来の集計方法 予算等集計方法の改善による残業時間の抑制 ◆ コピー ＆ ペースト ・時間がかかる ・科目の段ズレの可能性 ・本来重きを置かねばな ら ない内容精査の時間を 圧迫する ● 提出された予算書 ・資金収支予算書 ★ 集計表 ・資金収支集計表 “ 横並べ ” コピー ＆ ペー スト

手動集計から自動集計へ 予算等集計方法の改善による残業時間の抑制 ◆ 検討： Access （ Microsoft ）を利用した集計 ・主計課のみでは運用に支障 がある ・不具合が起こった場合、原 因の究明に時間がかかる ・外部要因による変化があっ た場合、メンテナンスに時 間が かかる ・課員が使い慣れていない ・複数の予算書を同時に 集計可能 ● 提出された予算書 ★ 集計表 ・資金収支集計表 “ 横並べ ” Access に取り込む

手動集計から自動集計へ 予算等集計方法の改善による残業時間の抑制 ◆ Excel のファイルリンク機能を利用した自動集 計 ● 提出された予算書 ・ファイル管理は課員全員が 徹底して注意する必要があ る ・複数の予算書を同時に 集計可能 ・メンテナンスが容易 ・複雑な計算式は使用し な いため構成の理解が容 易 ・課員が使い慣れている ★ 集計表 ・資金収支集計表 “ 横並べ ” Excel のファイルリ ンク

Excel のファイルリンク機能を利用した自 動集計 予算等集計方法の改善による残業時間の抑制 ◆ 集計表、 “ 横並べ ” の構成 ６３ある予算提出単位の資金収支予算書（単年度）を、横一列に 並べる

Excel のファイルリンク機能を利用した自 動集計 予算等集計方法の改善による残業時間の抑制 ◆ 従来の提出予算書管理方法（フォルダ構成） 大学 短大 ～ ～ 提出予算書 湘南校舎 ① 入力用予算書 ※ファイル名に法則はなく、そのほとんどが 担当者 の裁量に任されていた。 ～ ・「法人」「大学」「短大」などといった区分けとファ イル名のみの管理だった。

Excel のファイルリンク機能を利用した自 動集計 予算等集計方法の改善による残業時間の抑制 ◆ ファイルリンク機能利用のフォルダ構成と通し 番号 予算書提出 0××× 湘南校舎 １ ××× 代々木校舎 ２ ××× 清水校舎 ３ ××× 高輪校舎 ～ ① 入力用予算書 _ 湘南校舎 _01 ※ファイル名は規則通りに。 ①0××× ※ファイル名は通し番号の み。 リンクファイル 0××× 湘南校舎 １ ××× 代々木校舎 ２ ××× 清水校舎 ３ ××× 高輪校舎 ～ 同期

Excel のファイルリンク機能を利用した自 動集計 予算等集計方法の改善による残業時間の抑制 ◆ リンクファイルと “ 横並べ ” をファイルリンク接 続 リンクファイル 0××× 湘南校舎 ２ ××× 清水校舎 ３ ××× 高輪校舎 ①0××× ～ １ ××× 代々木校舎 ① １ ××× ★ 集計表 “ 横並べ ” Excel のファイルリ ンク

Excel のファイルリンク機能を利用した自 動集計 予算等集計方法の改善による残業時間の抑制 ◆ 期待される効果 ◎ 作業工程が単純化されることにより、正確性が高まる ⇒コピー＆ペーストのような人為的な作業工程を減らすことにより、 正確性が高まることが期待される。 ◎ 予算編成の「質」の向上 ⇒要求予算を迅速かつ正確に把握することにより、的確な経営 判断を 行えるようになる。 ◎ フォルダ構成は単純であるため、来年度以降も改修する手間が少 ない ⇒ファイルリンク状態を確認すればよいため、外部要因の変化への対応が容 易。

★ 集計表 Excel のファイルリンク機能を利用した自 動集計 予算等集計方法の改善による残業時間の抑制 ◆ 集計時間短縮以外の効果 ● 所定フォーマットが変更されている ● 小数点や端数（ 1,000 円単位）の発生 ● 収入・支出の合計不一致 など 提出された予算書に発生する集計を妨げる要因 ◎不具合状況が一目で判断できる エラーチェッ ク 予算書が提出された時点で不具合箇所が判明するため、主計課 としては内容精査の前に再提出を促すことができ、現地担当者 は、提出後すぐに訂正・差替が可能となる。 主計課だけでなく、学園全体の予算業務短縮、 残業時間の抑制に繋がる。

予算期における残業時間の抑制 予算等集計方法の改善による残業時間の抑制 ◆ 直近５年間の一人当たりの残業時間と今年度の目標値 一人当たり１０時間の残業時間の抑制、 ６５時間を切ることが目標となる

今後の展望 予算等集計方法の改善による残業時間の抑制 ◆ 応用として ◎ “ 横並べ ” 以外の集計表にも柔軟な対応が可能となる ⇒予算編成の段階において、特殊な様式での集計状況の報告が必要と なっても元となる数値が提出された予算書に入力済みであれば、集 計 表自体を組み替えることで対応可能。 ◎ 補正予算、決算業務にも応用できる ⇒年間業務のうち、繁忙期となる上記業務の残業時間抑制に繋がる。 年間を通して、さらなる残業時間の抑制 へ

今後の展望 予算等集計方法の改善による残業時間の抑制 ◆ GrowOne （財務会計システム）の導入 GrowOne 学園全体を GrowOne という財務会計システムで統一し、 日々の会計業務から予算、補正予算、決算に至るまで、 すべてこのシステムを通して展開していくことを検討し ている。

予算等集計方法の改善による残業時間の抑制 ご清聴ありがとうございました。