汎用ソフトを用いたe-mail 保健指導方法 医療法人社団　新虎の門会　新浦安虎の門クリニック 高山 弘美　大前 利道　大前 由美　沼本 美由紀　 堀内 純　　斉藤 智　　滑田 梨沙　 こんにちは、 これから、汎用ソフトを用いたe-mail保健指導方法について発表させていただきます。

はじめに ４月から始まる特定健診において、 当院では指導対象者が・・・ １８００名以上と試算されている。 対象人数が多く、指導、管理面での混乱が予想される。 はじめに。。。さきほど、滑田からデータ表示がありましたように、当医院では保健指導対象者が年間１８００名以上と試算されます、 このように対象人数が多いと指導・管理での混乱が予想されます。

目的 特定健診ではメールでの指導も認められていることから、汎用メールソフトを使用しての指導について検討した。 目的はこれから開始される特定保健指導ではメールでの支援が認められています。　 メールを使うことにより、時間・場所を問わず双方間でのやりとりができ、 また、資料・情報管理が容易であるため煩雑な保健指導業務の負担軽減が考えられます。　　 汎用されているメールの機能を使用して保健指導方法を検討いたしました。

４月から開始される特定保健対象者 且つＰＣを使用できる方 対象と方法 [対象] ４月から開始される特定保健対象者 　　　　　　且つＰＣを使用できる方 [方法] 対象は、今年４月から開始される特定保健指導対象者で、かつ、PCを使用できるかたです。 まだ、特定保健指導は開始されておりませんので、今回は当院職員を対象に簡単な質問の書かれたメールを送付し、送受信方法、受信メール管理などで問題点がないかトライアルをおこないました。 今回使用したソフトはNetscape7.1です。 (当院では職員メールとして使用しています。） 使用ソフトはネットスケープ７．１

１．返信状況が悪い ２．メールを読んでもらえたか分からない ３．受信メールの管理が大変 問題点 １．返信状況が悪い ２．メールを読んでもらえたか分からない ３．受信メールの管理が大変 トライアルをおこなった中で、問題点がありました。 ①返信状況が悪かった。 ②メールを読んでもらえたか？分からない。 ③アットランダムに返信されてくる受信メール確認が大変であった。。。　以上３つのです。

１．メール返信状況が悪い タイトルの工夫。 返信期日を設ける。 返信率は３割、返信に１週間以上の日数を要するものもあった。 迷惑メールとの判別が難しいとの意見。 問題点の１つ。。。メール返信率が悪い、について。。。 トライアルをして返信率は３割、返信に要した時間は１週間以上の日数を要するものもありました、 当院職員からは迷惑メールとの判別が難しいと意見がありました。 この対策として件名：：タイトルの工夫。返信期日をもうけて簡潔な文面にすることで返信しやすいのではないか？とおもわれます。 対策 タイトルの工夫。 返信期日を設ける。

特定健診の指導メールであることが一目でわかるように、受検日、クリニック名などの入力が必要と思われる。 件名の工夫 　　　　　　　　　　　　　　　入力します 特定健診の指導メールであることが一目でわかるように、受検日、クリニック名などの入力が必要と思われる。 この画面は、Netscapeでのメール作成画面です。 矢印の件名に、このメールが特定健診の指導メールであることが一目で分かるように検診受検日、クリニック名などを入力いたします。

受信確認設定 ２．メールを読んだかどうか わからない 送信したメールが読まれたか（開封されたか）、返信メールが来るまでわからない。 対策 問題点２つ目の、送ったメールが読まれているか？ということは返信メールが来るまでわかりません。 この対策として：：メール機能内の受信確認設定をおこないます。 対策 受信確認設定 8

受診（受信）者がメールを開封したら、送信者に受信確認メッセージが送付される。 受信確認設定 受診（受信）者がメールを開封したら、送信者に受信確認メッセージが送付される。 こちらの画面もメール作成画面です。受信確認設定はオプションから受信確認にチェックをいれます。 この設定で受信者はメールを読む前にクリックボードがでて、クリックをしてからメール内容が表示されます

３．受信メールの管理が大変 返信のタイミングが個人によって違うので、受信の確認・管理が大変である。 対策 受信フォルダーの振り分け設定 問題点３つめは、返信メールのタイミングは個人によって違うので、受信の確認・管理が大変であることです。 この対策として：：メール送信前に受検者からのメールを受検日ごとにフォルダー振り分けを設定しておきます。 受信フォルダーの振り分け設定

受信メールを件名、アドレス、日付などの条件を指定して指定フォルダに振り分ける機能。 受信メッセージ振り分け機能の利用 　　　　　　　　　　　　　　　入力します 受信メールを件名、アドレス、日付などの条件を指定して指定フォルダに振り分ける機能。 こちらの画面は受信したメールを、フォルダーごとに振り分ける機能です。 あらかじめ、この設定を、おこなう前に振り分けるフォルダーを作成しておきます。　　 フォルダー作成後、受信メール振り分け機能設定します。

メッセージの振り分け機能の利用 受信メールの自動振り分けが可能となる。 受信確認のメッセージとの照合により、返信の有無を確認できる。 受信メール振り分け機能を利用すると。。。 ・受信メールの自動振り分けが可能になります。 ・受信確認メッセージとの照合により返信の有無を確認できます。

まとめ 受信者が、一目見て迷惑メールでないと識別できる工夫が必要。 メールを開封したか、見てくれたか？の確認が必要。 受信メールの振り分けにより、大量に受信される受検者からのメール管理が容易になる。 まとめ。。。 送信前に３つの設定をおこなうことが大切です。 ①メール受信者が、一目見て迷惑メールでないと識別できる工夫が必要。（タイトル、デジタル署名、暗号化） ②メールを開封したか？見てくれたかの確認が必要である。 ③受信メールの適切な振り分けにより、大量に受信される受信者からのメールを日付や個人などのフォルダーを設定することによりメール管理が容易になる。　　　 以上の３つ①②③をおこなうことで双方間でのメールのやり取りが効率よく、先の述べた問題点が亡くなった。

考察 汎用のメールソフトを使用することにより、コストを掛けずに支援業務の一部を行うことができる。 多数の受検者が時間・場所を問われない ファイル管理が容易である 保健指導を行うにあたり検診受検者がPCを扱うことができれば、コストがかからずTPOを問わずに保険指導ができる。しかし、返信が確実に行われないと双方間でのやり取りは成立しないので、返信に期日を設けるなどの対策が必要と思われた。また、保険指導を円滑に行うには、個人ホルダー設定、スタッフが使い易いホルダー管理が必要と思われる。返信メールはメールアドレスで個人ホルダーに振り分けられるように設定し、さらにホルダーに付帯情報を持たせることにより、保険指導内容が明確でスタッフは管理が容易になると考えられる。

おわりに これから始まる特定保健指導において、 e-mailは指導業務の一部を担う 有効なツールになると思われる。