輝いて今を生きるために－尊い生と死から学ぶ－ 別府国際コンベンションセンター ビーコンプラザ 第38回日本死の臨床研究会年次大会 輝いて今を生きるために－尊い生と死から学ぶ－ 運営マニュアル 2014年11月1日(土)～2日(日) 別府国際コンベンションセンター ビーコンプラザ 　シャトルバス＆お弁当&B級グルメ ver.2.1

シャトルバス＆お弁当&B級グルメ－運営マニュアル目次－ ■スタッフおよび前日準備---2ページ　 ■当日準備　　　---3ページ ■シャトルバス業務フロー　　---4ページ ■お弁当配布業務フロー　　　---7ページ ■B級グルメ業務フロー　　---9ページ ■全業務共通フロー　　---10ページ ■大会タイムテーブル　---11ページ ■会場案内図　　　　　---15ページ

シャトルバス＆お弁当&B級グルメ－スタッフおよび前日準備－ 氏名 10/31 11/1 11/2 備考 リーダー、トランシーバー、リボン サブリーダー、トランシーバー、リボン ※シャトルバス担当をしている時で有事の際は携帯電話での連絡となります。 前日準備 □お弁当配布所の確認→1階に2ヶ所、それぞれ掲示、机の確認　 □物品確認→□シャトルバスルート図、時刻表、路線バス時刻表も　8人分 　　　　　　□シャトルバス乗り場案内ボード（別府駅構内、外で3枚） 　　　　　　□会場入口案内ボード(ビーコン側で1枚)駐車場案内(2枚) 　　　　　　□時計(各自腕時計してきてもらう) 　　　　　　□お弁当チケット回収用の箱 　　　　　　□ゴミ袋 　　　　　　□台ふきん 　　　　　　□バケツ　　　　　　　 □動作確認→★次ページからのマニュアルに従って一通りのリハーサルを行う★ 　　　　　　※実際にやってみてぎこちなければリーダー判断で変更しても可。 □会場内確認→□トイレ（2か所以上）、身障者トイレの場所 　　　　　　　□お弁当配布所（2か所,10:30-14:00）　□ほかの当日受付窓口 　　　　　　　　　※それ以上の案内は総合窓口へ 　　　　　　　□スタッフ控え室の場所（楽屋4もしくは特別控室3）

シャトルバス＆お弁当&B級グルメ－当日準備－ ・並んでもあわてない、一人ひとり丁寧に対応！ ・笑顔とあいさつを忘れない！ ・わからないときはリーダー、サブリーダー（リボン）へ！ 11月1、2日　6時50分～朝礼、準備 □全体朝礼 □点呼、自己紹介、名札・ジャンパー着用確認 □担当決め（リーダーより） □物品確認 □業務フローのリハーサルを行い、動作確認 □トイレ（2か所以上）、身障者トイレ、お弁当配布所の位置確認 □受付窓口の位置確認 ★7時30分にシャトルバス第1便が別府駅を発車します。 　7時10分には別府駅側の案内係、シャトルバス担当は 　ビーコンを出発します。 （降車場にてシャトルバスに乗せてもらう） 　7時30分、シャトルバス第1便発車後は8分毎に3台のバスが 　ローテーションで9時30分発便の最終便まで運行します。

シャトルバス＆お弁当&B級グルメ－シャトルバス業務フロー－ 主な業務内容～シャトルバス～ 11月1日、2日の両日、7時半～9時半までの間、 シャトルバスへの乗車・降車誘導および利用料(100円)の徴収を行う Ⅰ　別府駅西口にてシャトルバスの乗車誘導および利用料(100円)の 　　徴収を行う。バス：1号車～3号車まである Ⅱ　ビーコンプラザ側にて降車した方へ会場の入口への誘導を行う。 Ⅲ　ビーコンプラザ側にて駐車場の案内を行う。 ※亀の井バス　3台（1台あたり40人定員）が別府駅西口で待機しています。 ※シャトルバス乗り場は本来のバス停とは離れたところにあるので、 　誘導が必要です。誘導は別府駅西口側3名、ビーコン側3名 　プラカードを持って行う。 乗車・降車時間 約7分ずつ程度 あります。 ※→はバス経路

シャトルバス＆お弁当&B級グルメ－シャトルバス業務フロー－ 業務フロー（別府駅西口誘導担当3名、バス担当3名） ＜別府駅西口＞ ④バス担当 ③誘導担当 ②誘導担当 ①誘導担当 ＜7時15分～9時25分まで＞ ①～③誘導担当：「おはようございます。日本死の臨床の大会シャトルバス乗り場はこちらです。」“シャトルバス乗り場はこちら”の看板を掲げる。 ＜7時15分～9時30分まで＞ ④バス担当：「おはようございます。日本死の臨床の大会シャトルバス乗り場はこちらです。」40人数え、乗車を誘導する。定刻になったらドライバーさんへ出発してもらう。 ④バス担当、誘導担当は最終便でビーコンに戻る。

シャトルバス＆お弁当&B級グルメ－シャトルバス業務フロー－ 業務フロー（ビーコン側誘導担当2名） ＜ビーコン側＞ 正面玄関 ⑦誘導担当 ⑥誘導担当 ⑤誘導担当 ※→はバス経路 ⑤、⑥、⑦誘導担当： 　「おはようございます。」「入口はこちらです」 「参加証をお持ちの方は首から下げて会場にお入りください。」 「お持ちでない方はまず参加申込書をご記入のうえ、受付窓口へ御提出ください」 もしバス車内に忘れ物があった場合、バス担当より受け取り、何時に受け取ったかなどの情報と共に総合案内に落し物として届ける。 最終便：1号車　9時30分別府駅発便（別府駅側誘導担当が乗車しています） 　　　　2号車　9時22分別府駅発便 　　　　3号車　9時14分別府駅発便

シャトルバス＆お弁当&B級グルメ－お弁当配布業務フロー－ 業務フロー（お弁当配布） ＜お弁当配布＞ 配布場所 2か所 その他各控え室へ配布するお弁当もあり。 業者さんが運んでくれるので確認を。 配布については次ページ参照。 1 シャトルバス終了後、10時15分までにお弁当配布所2か所につく。（適宜2名ずつ休憩に入るなどしてメンバー調整可。） 2 お弁当は業者さんが10時15分に配布2か所に配達してくれる。11時すぎに本部関連、大会関連の控え室に配達がある。基本的には業者さんが対応してくれるが、リーダーorサブリーダーは配布所、各控え室の配達完了確認をすること。指定時刻にはごみ回収に行く。次ページに掲載しているので参考にしてください。 3 10時30分～14時まで　お弁当＆お茶配布 11月1日：67７個　11月2日：539個 青色の11月1日/黄色の11月2日と書いたチケット（次ページ参照) と引き換えにお弁当とお茶を渡す。日付を間違えないように！ ごみは配布所で回収するので、持ってきてもらうように伝える。 4 14時で配布所クローズ。14時30分に業者さんの回収が来るので、リーダーorサブリーダーが回収対応。各控え室のごみも回収されているか確認すること。 ※余ったお弁当はボランティアスタッフ控え室に持ち込み、消費期限内に食べてもらうことを掲示し、自由に持って帰ってもらう。

シャトルバス＆お弁当&B級グルメ－お弁当配布業務フロー－ 業務フロー（お弁当配布） ＜お弁当配布参考資料＞ 日付を確認し お茶・お弁当と引き換える 11月1日　青色 11月2日　黄色　 お弁当配布箇所一覧

シャトルバス＆お弁当&B級グルメ－B級グルメ業務フロー－ （16時すぎたら、業者さんがテントをたたみます） 食べるところ 食べるところ スペースがあまりないため、行列ができたら、人の流れがとまらないような方向に流すこと。 ごみ箱、テーブルの上を清潔に保つ（定期的に巡回して、テーブルを拭いたりごみをあつめたりする。

シャトルバス＆お弁当&B級グルメ－全業務共通－ 業務フロー ＜リーダー・サブリーダーの動き＞ 目標：シャトルバスの円滑な運行。 　　　また乗車する方へ簡単な入場時の案内を行い、場内受付をサポートする。 　　　お弁当の円滑な配布。ごみ回収。お弁当業者さんとのやりとり。 　　　B級グルメコーナーの誘導、管理 Point1 （シャトルバス） 時刻通りにシャトルバスが運行開始できるように、両日朝7時10分までに別府駅側担当者・バス担当者をビーコン→別府駅へ移動してもらうようにすること。 Point2 （シャトルバス） 時刻通りにシャトルバスが運行できるように、乗車時・降車時の誘導を行う。 Point3 　(シャトルバス) バス車内落し物などの事態があった場合、降車場にてビーコン側担当者が引き継ぎ、対応する。　落し物→総合案内へ Point4 　(シャトルバス) ビーコンプラザから降車場にてシャトルバスに乗って別府駅へ、別府駅から最終便に乗ってビーコンプラザへ帰ってくる。 Point5 （弁当） 配布所、各控え室に指定数量配達されることを確認する。業者に同行。 小会議室3のみ11時まで打ち合わせに使用しているため、11時以降に配達すること。 Point6 　(弁当) 各会議室が13時すぎより予定が入っているところがあるため、13時きっかりに弁当ガラを回収に行き、配布所にて保管する。14時半に配布所に業者さんが回収にくる。 ※休憩はリーダー判断で適宜とって構いません。