情報処理入門 A ・ B 第 3 回 電子メールの仕組みと 使い方・マナー 坂口 利裕 横浜市立大学商学部

2004/05/11 ・ 12 情報処理入門 A ・ B 2 本日のテーマ 電子メールの仕組み 電子メールの使い方 電子メール利用時のマナー

2004/05/11 ・ 12 情報処理入門 A ・ B 3 電子メールの仕組み A クライアン ト Router B クライアン ト Router Internet メール サーバ A メール サーバ B LAN-A LAN-B 送受信が自動的に行われるのはサーバ間のみ クライントへメールが転送されるのは，クライアント側の設定に依存する SMTP による通信 POP など

2004/05/11 ・ 12 情報処理入門 A ・ B 4 電子メールの流れ クライント A から，（ A の所属する）メールサーバ A に向けて（宛先付の）メールを送信（通常 SMTP を使 用） メールサーバ A は，宛先から受け取ったメールを転送 するべきメールサーバ B を（ DNS を使って）探す サーバ間で SMTP によりメールを転送 メールサーバ B は，受信したメールを保管 クライアント B は，適当なタイミングで（ B の所属す る）メールサーバ B にアクセスし，着信したメールが あれば，手元に読み込む（通常 POP を使用）

2004/05/11 ・ 12 情報処理入門 A ・ B 5 メールアドレスについて 学内のメール交換では，個人識別のた めの ID （ユーザ ID ）のみで互いを識別 できる。 外部とのメール交換では，住所も必要。 本学では， yokohama-cu.ac.jp （ドメイン名）を付加して， ユーザ が，正式な（メール）アドレスとなる。

2004/05/11 ・ 12 情報処理入門 A ・ B 6 電子メールの基本機能 メールアドレスを使って，ユーザレベルでの情報の やりとりを行う 情報は，文字情報（テキスト情報）のみ扱える 複数のメールアドレスに対して，同一内容をいっせ いに送信する せいぜい 10 人程度にする それ以上の場合は電子メールシステムの応用である「メー リングリスト」システムを使用する 送信する側も受信する側も自分の都合に合わせて読 み書きできる 即時性は（携帯メールのように，相手方に直接送信される わけではないので）ない！

2004/05/11 ・ 12 情報処理入門 A ・ B 7 Grac へのログイン ユーザ名とパスワード を入力したら「ログイ ン」をクリックする．

2004/05/11 ・ 12 情報処理入門 A ・ B 8 Grac 起動時の画面 メールに関する 操作はサブウィ ンドウの中のボ タンを用いる （ Web ブラウザ のボタンでは操 作しない）

2004/05/11 ・ 12 情報処理入門 A ・ B 9 各ボタンの機能（１） 新着メー ルの チェック 新規メール の作成 アドレス 帳の設定 オプショ ンの設定 メール機 能の終了 使い方の簡 単な説明 メールの仕分 け箱（フォル ダ）の切り替 え メールの仕分 け箱（フォル ダ）の作成と 削除

2004/05/11 ・ 12 情報処理入門 A ・ B 10 各ボタンの機能（２） 画面に表示さ れているメー ルの件数と総 数 先頭（最も新しい） メールあるいは最終 （最も古い）メールに 移動 一覧を前の（次 の）グループに変 更

2004/05/11 ・ 12 情報処理入門 A ・ B 11 各ボタンの機能（３） メールのチェックボックスをセッ ト・クリアする（セットされたも のが移動や削除の対象となる） 選択されたメールを別フォルダに 移動する 選択された（不要になった）メー ルを消去する 選択されたメールで条件に合うも のを選ぶ

2004/05/11 ・ 12 情報処理入門 A ・ B 12 メール一覧の見方 返信済み・未 読などの状態 チェックボックス （移動や削除の対象 となることを示す） 各メールに付けられているタイトル （標題），クリックすると内容が表 示される 送信者のアドレス，送信者側で設 定されていれば実名で表示される， クリックするとアドレス帳に追加 できる

2004/05/11 ・ 12 情報処理入門 A ・ B 13 署名などの基本設定 メールアドレスだけでは相手が発信人の身元 を判断できないので，アドレスとは別に実名 も送信するように設定しておく メールの本文の最後には発信人の身元を示す ための「署名」を添える．毎回同じものを使 用するために設定しておく． 日本語による実名・所属の他，英字による表 現，およびメールアドレスを添えておくのが 基本． 学生の場合は学年まで記入しておく．

2004/05/11 ・ 12 情報処理入門 A ・ B 14 各種設定（動作オプションの設 定） Grac の最初の画面 から「設定」をクリッ クし，「送信 （ SMTP ）サーバの設 定」と「署名編集」に 手を加えておく

2004/05/11 ・ 12 情報処理入門 A ・ B 15 送信（ SMTP ）サーバの設定 ローマ字による実名（日本語は相 手が読めない環境である場合もあ るので原則として使わない） 自分のメールアドレスを正確に （必ず半角文字で）

2004/05/11 ・ 12 情報処理入門 A ・ B 16 署名編集 署名の名前を適当に （例えば「標準署名」 など）に修正 署名（メールを出した り返事をする度に自動 的に追加される内容） を入力する 「追加」で登録する 標準の署名を変更する

2004/05/11 ・ 12 情報処理入門 A ・ B 17 メールの送信（１） 宛先をメールア ドレスで入力 （アドレス帳を 設定している場 合は「宛先」を クリックして選 択） 標題は簡潔に 本文では，時候の挨拶など は省く．自分の身元を示し てから，要件を簡潔に書く．

2004/05/11 ・ 12 情報処理入門 A ・ B 18 メールの送信（２） 最終確認する。 特に宛先は， 十分チェック する。

2004/05/11 ・ 12 情報処理入門 A ・ B 19 メールの読み方 受信ボタンをクリックしてサー バ上の新着メールをチェックす る 内容を確認したいメールを （標題や送信者名から判断し て）選び，その標題部分をク リックする 内容が表示され る

2004/05/11 ・ 12 情報処理入門 A ・ B 20 電子メール・その他の機能 別名（実名とメールアドレスの対応表 ＝アドレス帳）の利用による宛先設定 の簡素化 文章以外のデータのやりとり（ファイ ルの添付（同封）） → データも文字化 しておくるため，見かけのデータ量が 増大する フォルダのグループ化による受信メー ルの整理（自動化できるものもある）

2004/05/11 ・ 12 情報処理入門 A ・ B 21 アドレス帳の設定例 実名（この名前も相手に送 信されるので，表記は注 意） 電子メールアドレ ス（正確に！） 「追加」で，アドレス帳に 登録

2004/05/11 ・ 12 情報処理入門 A ・ B 22 電子メール利用における トラブルへの対処（予防措 置） メールは個人情報なので，開いたまま席を離れない メールアドレスは本人の承諾なしに第三者に教えな い 署名には迷惑電話や迷惑なダイレクトメールを防止 するため，電話番号や住所は記入しなくてもよい （失礼にはあたらない） 読み終わったメールはこまめに削除しておく（一人 あたりの保存量には上限がある） ファイル添付機能の利用は慎重に（データ量が多く なる）。ファイル圧縮ツールを利用するなどデータ 量をできるだけ節約する 送信は自分の都合でよいが受信は相手の都合による （緊急連絡には向かない）。定期的に着信のチェッ クを行なっておくこと。

2004/05/11 ・ 12 情報処理入門 A ・ B 23 パスワードの管理 パスワードは他人（相手が教員であっても） には漏らさないこと 一人のパスワードが漏れても，そこからシス テム全体に被害が及ぶ 定期的に変更すること（理想的には 1 ヶ月に 1 度，最低でも 90 日に 1 度は必ず変更せざるを 得ない） 忘失した場合は，「パスワード再発行願い」 を提出する（手続き完了に 1 週間要する）

2004/05/11 ・ 12 情報処理入門 A ・ B 24 パスワードの変更方法 「利用者メニュー」の中に用意されて いる「パスワード変更」アイコンを使 用 新しいパスワードの条件「 6 文字以上 8 文字 以内」「英字と数字を混在」を守る。 変更処理がシステム全体に行き渡るまでは， 新しいパスワードは有効とならない。おお よそ 30 分間隔で行われるので，最悪 30 分待 てば，新しいパスワードが有効となる。

2004/05/11 ・ 12 情報処理入門 A ・ B 25 宿題（実習課題１） 自分のユーザ ID とパスワードを確認して，実 際に電子メールを利用する 「署名」などの設定を行なう まず自分自身に送信してみる 受信できることを確認する これまでの授業の感想など「ひとこと」を添えて 宛てに送る ★届いた人は＋ α 対象とします ★署名設定などが不十分な場合はやり直しの指示 を返信します

2004/05/11 ・ 12 情報処理入門 A ・ B 26 電子文書の書法の参考書 （例） UNIX を中心に書か れているので，操作 方法の参考にはなり にくいが，インター ネットや一般の電子 文書における作法な ど理論面から丁寧に 説明されているので， 一読しておくべき一 冊。

2004/05/11 ・ 12 情報処理入門 A ・ B 27 次回は... 実習室での実習 場所：実習室 A （変更する場合は近辺に掲示） 今回の宿題（実習課題１）をこなすことを目標に します 定員 30 人の部屋なので， キーボード操作（特に日本語入力）に自信のない人 今回の説明だけではメールの操作に自信のない人 を優先的に行います（自力で宿題ができた人は参 加不要）

2004/05/11 ・ 12 情報処理入門 A ・ B 28 次々回は 表計算ソフト入門 コンピュータの本来的利用＝計算機能を活用する ためのソフトの機能と使い方 次々回以降，スライド資料は事前に各自で準 備 PowerPoint が組み込まれていない場合は，自宅な どのパソコンでは印刷できません 授業日の前日までに時間を作って作業しておくこ と 具体的な手順は，授業のホームページ上に設ける 解説ページを参照のこと