貿易教室 なぜビジネス文書が必要なのか ビジネス文書交換の方法 一般的ビジネス文書の種類と書式 文例1（資料ご請求のお礼） 文例2(創業記念に対しての礼状) 言葉チェック 宿題
なぜビジネス文書が必要なのか ビジネスで相手と意思の疎通を図るのに、最も手っ取 り早くて確実の方法は、表情や身振りや手振りが加 わった『会話』です。しかし、話すことは、保存できない、 立証できないという欠点があって、言葉だけのやりと りによってのトラブルを避けるために。、『文書として残 す』ということが必要になってくる。ビジネス文書は、 「明確に意思を伝達する」のと、「伝達された意思を保 存する」という、取引を機能させる二つの役割がある。
ビジネス文書交換の方法 科学技術の発達や社会の発展により、取引相手の 意思伝達の方法はずいぶん変わってきた。これま では主に書信や電報の形で意見の交換を行い、双 方が合意の上、契約を結ぶという形だったが、テ レックス、ファクスができてから、そのスピードは倍 化し、途中で紛失する恐れはないなどの特典で大 いに歓迎され、たちまち普及し、今日文書交換上の 重要な方法となっている。ところが、ファクスの文書 は機密性の問題や法律上立証ができない欠点があ るということで、いったん合意し、互いに印鑑を押し て相手側に速達やEMSで郵送するのが一般のやり 方である。
一般的ビジネス文書の種類 ビジネス文書の分け方が二つある。ひとつはビジネ スの段階によって分ける方法である。たとえば、広 告宣伝、貿易の相手の募集、会社や製品の紹介と 推薦、カタログなどの請求、引き合い、オファー,カウ ンターオファー,注文,契約,保険,運送，抗議やクレー ムなどの各段階によって分類する方法。 もうひとつは文書の種類によって分ける方法であ る。たとえば：広告、紹介状、案内状、照会状、変更 などの通知状、依頼状、提案状、断り状、抗議状、 招待状、見舞い状などに分類する方
一般的ビジネス文書の書式 ビジネス文書の書式としては、横書きと縦書きの二種 類がある。さらに横書きは発信番号、日付、発信者名 を上部に書く場合と下部に書く場合がる。
ビジネス文書の仕組み 前付け：発信番号、発信日付、受信者名、発信者名、 件名 冒頭語:拝啓、拝復、前略など 前文:一般に時候の挨拶、相手の安否を伺う、ある いは祝う言葉。 本文:相手に知らせる内容。用件を要領よく、簡潔で 正確に書くことが重要。 末文:結びの挨拶。主文の要点、要旨を繰り返して 強調する；相手の繁栄、自愛を祈念する挨拶；今後 のご愛顧を願う挨拶。 結語:敬具、草々など。
文例1（資料ご請求のお礼） 拝啓（頭語） 時下、益々ご清栄のことと、お喜び申し上げます。 (時候の挨拶、相手の安否を伺う、或いは祝う言葉) さて、この度は、当社製品大理石のお問い合わせをいた だき、ありがとうございました。 ご請求いただきました製品のカタログと営業案内、価格表 を同封させていただきます。 なお、添付書類で、ご不明な点やご質問などがございまし たら、当社ユーザーサービス部の王武までお問い合わせく ださい。 まずは、取り急ぎお礼かたがたご案内まで。（谨此致谢,特 函） ご検討のうえ、ご用命いただければ、幸いです。(静候佳音) 敬具(結語)
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宿題 P198実例1を中国語に訳しない。