ビジネスマナー０５ ビジネス文書 の書き方

≪ビジネス文書の書き方と留意点≫ ☆ビジネス文書の目的 仕事に必要な情報を伝える 関係者同士で理解する 文書にして記録に残す どうすればわかりやすい 文書になるんだろう？

☆ビジネス文書を書く手順 ポイント ①「目的と主題」を考える ②情報・材料を集める ③全体の構成を考える ④下書きをし、見直す 　　※信頼できる情報か確認しましょう。 ③全体の構成を考える 　　※結論・重要事項・依頼内容は一番はじめに！ ④下書きをし、見直す 　　※文字の間違いはもちろん、表現や話の通りも確認しましょう。 ⑤最終チェック・上司などの確認

☆ビジネス文書の書き方 ポイント ①文書の型（フォーマット）を活用する ②１つの文書には１つの用件だけにする ③文章はなるべく簡潔にする 　　※箇条書きなどを使いましょう ④結論から先に書く ⑤必要な内容を５W1Hにもとづいてまとめる Who（誰が） What（何を） When（いつ） Where（どこで） Why（なぜ） How（どのように）

☆正確に書くためのポイント 実践 ①文章のよじれ・ねじれ 例）なお、出欠のご連絡は、佐藤までご連絡いただきます よう、お願いいたします。 　例）なお、出欠のご連絡は、佐藤までご連絡いただきます 　　　よう、お願いいたします。 　⇒　なお、出欠は、佐藤までご連絡いただきますよう、 　　　お願いいたします。 　例）このページの課題は、ボタンの配置をわかりやすく 　　　します。 　⇒　このページの課題は、ボタンの配置をわかりやすく 　　　することだ。

実践 ②文の形式 例）値段設定に納得いただけておらず、この商品の利用者 は、おそらく少数である。 　例）値段設定に納得いただけておらず、この商品の利用者 　　　は、おそらく少数である。 　⇒　値段設定に納得いただけておらず、この商品の利用者 　　　は、おそらく少数だろう。 　例）消費税率の引き上げに応じて、値札の貼り替えは 　　　なるべく早く対応する。 　⇒　消費税率の引き上げに応じて、値札の貼り替えは 　　　なるべく早く対応するべきだ。（する必要がある）

実践 ③同音異義語 例）シコウ錯誤してより良くする … （ ） 試行 突然のことでシコウ停止に陥った… （ ） 　例）シコウ錯誤してより良くする　　…　（　　　） 　　　突然のことでシコウ停止に陥った…　（　　　） 　　　先輩は熱心で上昇シコウが高い　…　（　　　） 試行 思考 志向 　例）成果をオサめる　…　（　　） 　　　学問をオサめる　…　（　　） 　　　税金をオサめる　…　（　　） 収 修 納

実践 ④数値に関わることば 例）参加料は五千円以下である。 …五千円を（含む／含まない）、それより下の金額 例）結果は７月１日以降に出る。 　例）参加料は五千円以下である。 　　　…五千円を（含む／含まない）、それより下の金額 例）結果は７月１日以降に出る。 　　…７月１日を（含む／含まない）、それより後の日程 　例）このアトラクションは５歳未満は利用できない 　　　…５歳を（含む／含まない）、それより下の年齢

≪社内文書の種類と形式≫ ☆社内文書の目的 社員への連絡、仕事の報告や連絡 ■よく使う社内文書 文書名 目的 報告書 　社員への連絡、仕事の報告や連絡 ■よく使う社内文書 文書名 目的 報告書 調査や仕事の経過・成果を報告 稟議（りんぎ）書 案件を回して承認や決済を求める 連絡文書 告知・連絡・依頼・案内等 議事録 会議の全容や結論・経過をまとめる

≪社内文書の形式と作成のポイント≫ ☆社内文書作成のポイント ポイント ①型（フォーマット）を使う ②原則横書きで書く 　　※数字や外国語を違和感なく使用できる ③文体は「です」「ます」調にする ④箇条書きでまとめるとよい ⑤敬語は最小限にする

実践 報告書を作る ■前付け 作成日時 ：報告書を作った日 宛先 ：先生宛 所属と氏名 ：所属学科、氏名 ■本文 ※テンプレートを使用する場合はWordファイルを参照 報告書を作る 　■前付け 　作成日時　　：報告書を作った日 　宛先　　　　：先生宛 　所属と氏名　：所属学科、氏名 　■本文 　件名 　：「授業名」受講報告書 　日時 　：授業を受けた日付 　場所 　：学校・教室番号 　講義名と講師：授業名・先生のお名前 　授業の内容　：授業内容をまとめて書く 　所感 　：授業の感想 　■後付け　 　添付資料　　：配布された資料（あれば）

チャレンジ 連絡文書を作る ■前付け 作成日時 ：文書を作った日 宛先 ：受講者各位 発信者 ：先生の役職 ■本文 ※テンプレートを使用する場合はWordファイルを参照 連絡文書を作る 　■前付け 　作成日時　　：文書を作った日 　宛先　　　　：受講者各位 　発信者　 　：先生の役職 　■本文 　件名 　：「講義名」試験実施について（通知） 　概要 　：試験があることを記載 　日時 　：試験が行われる（仮の）日時 　場所 　： （仮の）教室番号 　■後付け　 　追記 　：遅刻入室を原則認めないことを書く 　担当者　　　：自分の学科と氏名

仕事に関する告知や、請求書などの帳票のため ≪社外文書の種類と形式≫ ☆社外文書の目的 　仕事に関する告知や、請求書などの帳票のため ■よく使う社外文書 文書名 目的 見積書 商品（作業）の値段、納期、支払方法等を提案 発注書 商品や作業を注文（依頼） 納品書 納品した商品（品名・品番・数量等）の確認 請求書 販売（作業）した会社が、発注元に代金を請求 送付状 送付する文書や品物の内容を書いたもの

≪社外文書の形式と作成のポイント≫ ☆社外文書作成のポイント ポイント ①型（フォーマット）を使う ②ビジネス慣用表現を使う 　　※慣用表現はテキスト等を参照 ③見直して、間違いがないか確認する 　　※特に金額や数値の不具合に注意 ④敬称・敬語を正しく使用する

☆慣用表現を使った本文の作成と構成 拝啓、謹啓などを使用 季節のあいさつ・日頃の感謝が一般的 頭語 ポイント 季節のあいさつ・日頃の感謝が一般的 ポイント 頭語 拝啓、時下の候、平素は格別のご厚情を賜り、誠にありがとうございます。 さて、早速ながら下記の書類を同封させていただきました。 ご査収の上、ご配慮賜りますよう、お願い申し上げます。 今後とも変わらぬご愛顧とご支援のほどお願い申し上げます。 敬具 記 ①商品A　納品書　（1部） ②商品A　御請求書　（1部） 以上 前文 「正確に」 「簡潔に」 「丁寧に」 ポイント 主文 本文をまとめ、文章を締めるあいさつ ポイント 末文 結語 頭語とセットで使用する ポイント

実践 送付状を作る ■前付け 宛先 ：先生宛（学校名・役職も書く） 作成日時 ：文書を作った日 所属と氏名 ：所属学科、氏名 ■本文 ※テンプレートを使用する場合はWordファイルを参照 送付状を作る 　■前付け 　宛先　　　　：先生宛（学校名・役職も書く） 　作成日時　　：文書を作った日 　所属と氏名　：所属学科、氏名 　■本文 　件名 　：書類送付のご案内 　頭語～結語　：書類を同封していることを書く 　同封物 　：「講義名」レポート　（部数） 　■後付け　 　追記　　　　：不備があった場合の対応を書く

良い関係を続けられるよう、儀礼的なものが多い。 ≪社交文書の種類と形式≫ ☆社交文書の目的 　良い関係を続けられるよう、儀礼的なものが多い。 ■よく使う社外文書 文書名 目的 見舞状 病気や事故の安否や、 季節の安否（暑中見舞等）をたずねる 案内状・招待状 式典や催しに招待する 挨拶状 開業や移転、異動等を知らせ、これからも 良い関係を続けるようにお願いする

≪社交文書の形式と作成のポイント≫ ☆社交文書作成のポイント ポイント ①基本的に縦書き ②正しい敬語、敬称、慣用表現 　　※慣用表現はテキスト等を参照 ③慶事・弔事などは句読点に注意 　　※歴史的な理由や、幸せが切れないようになどの理由 ④基本的に件名（標題）は書かない ⑤時期や出す日（吉日）を選ぶ

≪ビジネスメールの特徴≫ ☆ビジネスメールの特徴 遠くてもすぐに届けられる 相手の都合に合わせなくて良い 同時に複数の相手に送信できる 文書、写真、画像なども送信できる 相手の文章を引用できる 記録として残すことができる ただ、相手がすぐに 見るとは限らない！

≪ビジネスメールの書き方≫ ☆ビジネスメールのポイント ポイント ①メールアドレスは正確に ②件名は内容がわかるものに 　　※「ご連絡」など要件がわからないものはNG！ ③見やすいレイアウトに整える 　　※段落後に1行空行を入れると見やすい ④改行は逆効果の場合がある 　　※メーラーや画面サイズ、機器によって自動改行される位置が違う！

☆メールを書く前に ※インストールが必要ないメーラー ②自分のメールアドレスを確認 例：〇〇〇 @ XXXX.ac.jp ログインすればどこから でもチェック可能 例：Windows標準メール、Thunderbird、 　　Outlook、Becky！　など ※インストールが必要ないメーラー Gmail、Yahoo！メール　など 　②自分のメールアドレスを確認 　　例：〇〇〇　@　XXXX.ac.jp 手紙でいう「宛名」 手紙でいう「住所」

☆メールの作成 【例】Windows標準メール 添付ファイルはここから選ぶか、 メール本文の部分にドラッグ＆ドロップ メール本文の作成 ①宛先　送信したい相手のメールアドレスを記載。 　　　　複数人に宛てることも可能。 ②ＣＣ　メールの内容を参考までに知らせたい相手のメール 　　　　アドレスを記載。　　※ＣＣ⇒カーボンコピー ③BCC　メールの宛先を公開しないで送りたい相手のメール 　　　　 アドレスを記載。　　※BCC⇒ブラインドカーボンコピー ④件名　このメールで伝えたい内容を簡潔に記載。

会社名、部署名、役職は正確に、略称にしない 始めに「要件は何か」をわかりやすく簡潔に 今後につなげるあいさつで締めるのが一般的 ≪ビジネスメールの書き方≫ 会社名、部署名、役職は正確に、略称にしない ポイント ☆メール本文の構成 ××株式会社 営業部　〇〇　〇〇様 株式会社△△の□□です。 いつもお世話になり、ありがとうございます。 先ほどはお電話にご対応いただき、ありがとうございました。 その際、お話させていただいた次回会議の日程をご相談させて いただけますでしょうか。 ・4/10（月）　13:00～ ・4/11（火）　10:00～ また、次回会議のアジェンダを添付しております。 お手数ですが、ご確認の程よろしくお願い申し上げます。 ご不明な点などございましたらご連絡ください。 何卒、よろしくお願い申し上げます。 -------------------------------------------- 株式会社△△　営業部　□□　□□ 〒542-****　大阪市XX0-0-0 TEL:88-8888-88　FAX：99-9999-99 Email:□□@△△.jp 宛名 本文の前に、ワンクッション 感謝の言葉が多い ポイント 書き出し 導入 本文 始めに「要件は何か」をわかりやすく簡潔に ポイント 結び 今後につなげるあいさつで締めるのが一般的 ポイント 署名

実践 ポイント ①機種依存文字を使わない（文字化けの原因！） ②添付ファイルサイズに注意 ③コンピュータウィルスに注意する 例）　①　②　③　④　⑤・・・ Ⅰ　Ⅱ　Ⅲ　Ⅳ　Ⅴ・・・ ㍉　㌔　㌢　㍍　㌘　・・・ ②添付ファイルサイズに注意 ③コンピュータウィルスに注意する ④迷惑メール、匿名メールは送らない 実践 ビジネスメールを書いてみよう 　ビジネスメールを書いて先生宛に送りましょう。 　本文には簡単な自己紹介等を書きましょう。