・なぜ、身の回りから紙文書をなくせたのか？ ・オフィス改革にあたって各職員はどのような作業を行ったのか？ ・共有フォルダの整理イメージ ＜参考資料＞ ・なぜ、身の回りから紙文書をなくせたのか？ ・オフィス改革にあたって各職員はどのような作業を行ったのか？ ・共有フォルダの整理イメージ
なぜ、身の回りから紙文書をなくせたのか？ 行政情報システム企画課における１日の流れ（その１） 登庁 着席 業務開始 パソコン用ロッカーからLAN端末、マウス、内線電話だけを取り出す チームのテーブルに向かい、自由に着席 着席後は、LAN端末でメールや 共有ファイルサーバを用いて業務開始 ポイント ポイント ・個人の座席という概念がないので、書類の置き場所・保管場所がそもそもない （ただし、チーム内で業務上参照頻度の高い文書（法令集、逐条解説、マニュアル、報告書等）は一部チーム用キャビネットに保管） ・LAN端末の画面を相手に見せたり、卓上ディスプレイを用いることで、チーム内で資料を電子データのまま確認・修正が可能（受信メールの本文及び添付ファイルなどをいちいちプリントアウトすることもなくなった）
なぜ、身の回りから紙文書をなくせたのか？ 行政情報システム企画課における１日の流れ（その２） 打合せ 退庁 打合せには各自LAN端末を持ち寄り、無線LANを最大限活用。 資料は共有フォルダ上のものを使用するなど参加メンバーで共有。 退庁時にはLAN端末等をロッカーに収納（仮に仕掛中の紙文書が発生した場合も同様に収納） ポイント ポイント ・LAN端末が無線LANに対応したことで、庁舎内であればどこでもストレスのないペーパーレスでの打合せが可能に ・議事録やメモ取りなども、LAN端末内の「メモ帳」や「Word」でそのままメモを取ってしまうことで、 メモ起こしの作業が効率化 ・席上には端末・紙文書などを一切残さず、鍵付きロッカーに保管することで執務室内のセキュリティが向上 ・紙文書を発生させると、廃棄や保管を考慮せねばならず、かえって煩わしい
各職員はどのような作業を行ったのか？（個人机編） 個人机が撤廃されることから、身の回りのほぼ全ての紙文書を整理 並べてある報告書類は必ずしも机上にある必要があるか？（参照頻度は低いのではないか？） 打合せ、会議、レク等で使用した資料をそのまま机に積みあげてないか？（電子データは共有フォルダで管理してるにもかかわらず） 前任（前々任、前々々任…）などが残したよく分からない資料が引き出しに眠ってないか？ 課長補佐、係長、係員などで同一の資料（マニュアル類）を保有してないか？ これら紙文書のほとんどは廃棄！ （PDF化はごく一部）
各職員はどのような作業を行ったのか？（書庫編） オフィス改革を機に、書庫についても整理整頓 そもそも資料が古すぎて、どの担当の書類か不明なものが存在する 本当に保存すべき文書なのかどうか怪しいものが存在する 各担当の資料が入り混じって並べてある（担当ごとの配置になっていない） 背表紙の名称が不明確or中身と一致していない 書庫もかなりのスリム化！
部署内の共有フォルダ、こんなことになってませんか？ BEFORE よく使うフォルダの名称の頭に「●」や「☆」をつけて、とりあえず上の方に表示されるようにだけしてある 最初の階層から全く体系立ってないので一瞬で迷う すでに汚く使われてしまっているので、自分が多少汚く使っても問題ないという発想に陥る 一時的に置いたであろうフォルダやファイルを誰も削除しない 最初の階層にも関わらず、フォルダではなく未整理のファイルが置いてある 特定の個人とおぼしきフォルダやよく分からないショートカットが存在する
共有フォルダの整理イメージ（行政情報システム企画課の例） AFTER 大原則：どんな人が見ても、どこに何があるか、大まかに分かること 課で最初の階層は担当（班、チーム、グループ）のフォルダのみ。 各担当の中の階層は、業務内容に応じて分かりやすく分類。その際、フォルダ名の頭に「01」「02」などをつけて採番した方が見やすくなる。 （国会関係は10番台、予算関係は20番台で採番するなど、ある程度フォルダを種別で固めて分類するのも手） 必要かどうかすぐに判断できないような古いフォルダは、「その他」フォルダを作成し、とりあえずそこに全て放り込む！ （後日、時間のある時に精査） 業務フォルダの中の階層は、時系列順、年度順にするなど工夫。フォルダ・ファイル名にも例えば「150109」など「yymmdd」を頭につける。