①長文にしない ②eメールに挨拶は必要？ ③改行を入れる ④一行空けて読みやすく ⑤最後に署名を入れる ⑥引用は最小限に ⑦タイトルは具体的に ⑧一つのメールに一つの用件 ⑨相手のＥメール活用度を確かめてから送ろう ⑩すぐに返信する 【ＣＨＥＣＫ！】 発展途上のＥメールのマナー。 相手への思いやりが基本！

通信速度が速くなり、通信時間が気にならない環境でイ ンターネットを利用できる人が増えてきたが、むやみに 長いメールは受信するのに時間がかかり、相手に負担を かける場合があることも知っておかなくてはならない。 また、コンピュータのモニターで文章を読むとき、長い ものは画面をスクロールしながら読まなくてはならず、 延々と続くメールは読むのに疲れる。 　そんなわけで、Ｅメールは長文にしない、というのが 原則になっている。どうしても必要な内容だけで長く なってしまうときはしかたがないが、できるだけ無駄な 部分を省いて、短くしたほうがいい。もちろん、「簡 潔」が求められるのは手紙の文書でも同じなのだが、Ｅ メールの場合は特に行数節約を考えよう。

というわけで、挨拶も短いほうがいい 「拝啓」「敬具」などの頭語・結語や、「～の候」な どの時候の挨拶はほとんど使われていない。文面に よっては挨拶をまったく入れなくても違和感がない はずだ。とはいえ、「やはりひとことほしい」とい う場合も多いはずなので、そのときは短い挨拶にし よう。 一般的には

「いつもお世話になっております。～」 「突然のメールにて失礼致します。～」 　などがよく用いられる。かしこまった文書なら、 「平素は格別のご厚情を賜わり厚く御礼申し上げま す。～」 「日頃は格別のご愛顧を賜わりまして、ありがとう ございます。～」 　など、手紙文の感謝の挨拶をつかってもいい。 　返信の場合は、 「メールありがとうございました。～」 　で始めてもよいだろう。

Ｅメールを書くときは、30～35字くらいで改行を入 れるのが原則となっている。 　というのも、改行を入れずに送ると、受け取った 側のメーラー（メールを送受信するソフト）の自動 改行によって、読みにくい文面になってしまうこと があるからだ。

　30～35字くらいなら、引用マーク（>）が何回か入っても、改行位置がズレることはない。

メール画面はなるべく行数を多く表示する ために行間が狭くなっている。そのために、 べったり詰めて書かれたメール文はとても 読みにくい。 段落ごとか、内容のかたまりごとに1行ア キを入れていくと、かなり読みやすくなる。

受信したＥメールを開くと、日付や宛先、差出人、 件名（タイトル）などのヘッダ情報がメーラーの書 式にしたがって表示されるが、本文の最後にも自分 の所属や名前などを記した「署名」が入っていたほ うがよい。  「署名」を単語登録しておけば、いちいち入力しな くてもすむ。 　また、メーラーには「署名」を自動的に入れてく れる機能をもつものが多いので、活用しよう。

　署名に入れるべき要素は、以下のとおりだ。（＊は必要に応じて） 　　名前 　　メールアドレス 　　所属（会社名、部署名） 　　住所 ＊ 　　電話番号 ＊ 　　ファックス番号 ＊

Ｅメールでは、返事を書くときに、相手の書いたこ とを引用するということが広く行われている。メー ラーには、返信ボタンを押すと、自動的に受信文に 引用マーク（>）を貼りつけた返信メールを起こし てくれる機能があり、これを活用すると、手軽に返 事のメールが書けてしまう。 　ところが、これを多用しすぎると、受け取った側 は自分が書いた文章を延々読まされるハメに。しか もダラダラと長いメールになり、とても迷惑。引用 は必要最小限にとどめよう。

Ｅメールを活用するようになると、メーラーの受信箱はメール でいっぱいになる。 　受信箱からあとで読みたいメールをさがすときの手がかりは タイトル（件名、Subject）。もしもメールのタイトルが、 「こんにちは」「お久しぶり」「例の件で」「至急」なんてい うものばかりだったら、もうお手上げになってしまう。紙の ファイルなら、ペラペラとめくるだけで次々に中身をチェック できるが、データのファイルはいちいちクリックして開いてい かなくては中身を読めない。メールがたまったら不要なものを 捨てたいが、いるのかいらないのかも、中身がわからなければ 判断できない。 　そんなわけで、メールのタイトルは、自分のパソコンのファ イル名と同様、具体的な言葉にする必要がある。 　タイトルの文字数は限られているので、よく練ってつけるこ と。相手のファイルに入っているところを想像して整理しやす いようにタイトルをつけてあげれば喜ばれる。

情報管理上の意味。たとえば、メールを整理して「事業Ａ関係」 「事業Ｂ関係」などのファイルに分類して保管したいとき、1つのメールに事業Ａについても事 業Ｂについても書かれていると、手続きが面倒になる。また、タイトルに現れなかった内容で重 要なものがあると、あとでもう一度見たいと思っても探し出せなくなる。 メールの返信のときの混乱を避ける意 味。メーラーには、自動的に返信メールの宛先と件名を作成し てくれる機能があるが、「事業Ａについて」というタイトルで、事 業Ａと事業Ｂについて書いてあると、特に事業Ｂの部分について返 信しても、タイトルは「Ｒｅ：事業Ａについて」となってしまう。 メーリングリストなどで複数の人がメールをやりとりする場合は、 こうした「Ｒｅ：」で話題をたどって話し合っていくことが多いが、 開いてみるとタイトルとまったく違う話題だった、なんていうこと もある。

名刺にメールアドレスがあったからといって、 緊急で大事な用事をはじめてのメールアドレ スに送信するのは危険。送ってもずっと見て もらえないということは十分にありうる。 　郵便と違って、Ｅメールの場合、相手がパ ソコンを起動し、サーバーにアクセス（接 続）しない限り、メールが届いたことさえわ からない場合もある。Ｅメールを十分に活用 していない人、複数のメールアドレスを持っ ていて、つかっていない古いアドレスを放置 している人もいるので、注意しよう。

　Ｅメールを仕事でつかい始めたら、コンスタント にアクセスすること。相手が「あの人は毎日メール を読んでいるはずだ」と思っているのに、何日もＥ メールを見ないと、大切な連絡を見逃して迷惑をか けてしまうことにもなりかねない。 　このため、Ｅメールでは、受け取ったらとにかく 返事をすぐに出すことが原則となっている。返事に 時間がかかる場合は、「メールを受け取りました。 検討致しますので、しばらくお待ちください」など と返信して、メールを読んだことだけでも知らせて おいたほうがよい。

郵送、電話、FAX、メール　どっちにするか.doc